I membri del team a distanza sono ovunque
Il lavoro a distanza è una forma di lavoro in crescita e, se sei un manager che ha ancora responsabilità dirette su un dipendente che lavora da casa, è arrivato il tuo momento. Secondo i dati di Gallup, il 43% dei dipendenti lavora a distanza. Anche se il lavoro a distanza è comune nelle piccole aziende, non è una loro peculiare prerogativa: secondo la Fortune 100, sette manager su dieci supervisionano almeno un dipendente a distanza. Sebbene sia una pratica comune anche tra i millennial, il 60% dei quali lavora a distanza secondo la Society of Human Resource Management, i dati mostrano anche che circa quattro adulti su cinque appartenenti a diverse generazioni sceglierebbero di lavorare a distanza se gli venisse proposto.
Circa 3,7 milioni di dipendenti lavorano da casa per almeno la metà del tempo, secondo Global Workforce Analytics: un dato che rappresenta il 2,5% di tutti i lavoratori americani. Senza contare inoltre che i freelance e i nomadi digitali si stanno moltiplicando, con alcune statistiche indicanti che più di metà della forza lavoro americana opererà come freelance entro il 2027. Freelance o no, le proiezioni dell'azienda di ricerca IDC indicano che il 72% di tutti i lavoratori lavorerà fuori dagli uffici entro il 2020, il che significa che potrebbe lavorare da qualsiasi luogo dentro o fuori l'edificio o in qualsiasi parte del mondo. Considerato tutto questo, i manager devono sviluppare, e devono farlo rapidamente, competenze di gestione a distanza.
Molti manager esitano ad accettare la sfida di gestire a distanza i lavoratori, presumendo che se alcuni o tutti i membri del team lavorano fuori sede, il quartier generale deve aver rivalutato la sua responsabilità o capacità di guidare queste persone. Tuttavia, la maggior parte dei manager non ha molta scelta sulla supervisione di individui o team che lavorano a distanza, data la tendenza che si osserva sui posti di lavoro. Questo perché i vantaggi del lavoro a distanza, una volta sperimentati, sono difficili da lasciare.
“Before the recession, remote opportunities were a way to attract talent and seen as a way to foster sustainability,” says Kate Lister, President of Global Workplace Analytics, a company that studies workplace trends. “But post-recession, the C-suite woke up. Remote work became not just tactical but a strategic move because remote work saves money. Our research shows that companies can save about $11,000 per employee per year by allowing half-time telework.”
Nonostante i vantaggi per le aziende nel consentire il lavoro a distanza, è poca la formazione a disposizione dei manager di team convertiti in lavoro a distanza o che entrano in luoghi di lavoro in cui i membri del team sono ampiamente dislocati.
"Uno dei fastidi più grandi per me è che non c'è mai stato un sistema Six Sigma per il lavoro a distanza", afferma Lister, facendo riferimento al protocollo di miglioramento dei processi lanciato negli anni '80.
I manager che temono di non riuscire ad adattarsi alla situazione, possono rincuorarsi: i dipendenti che lavorano a distanza non hanno bisogno di approcci di gestione diversi; inoltre, scegliere l'ambiente e gli strumenti di lavoro virtuali giusti e il mezzo di comunicazione corretto per un determinato messaggio, nonché definire le aspettative, può garantire ancora di più un rapporto di lavoro di successo e reciproco.
Lister afferma che i manager con una forza lavoro sempre più a distanza possono migliorare confrontandosi con i loro colleghi di aziende che gestiscono bene il lavoro a distanza, oppure possono leggere i casi di studio riportati nel libro Work on the Move, pubblicato dalla società di ricerca Workplace Evolutionies.
Rimotivazione: i team a distanza vogliono i vantaggi corrispondenti e faranno ciò che serve per ottenerli
L'atteggiamento è tutto. E quando si tratta di team a distanza, c'è una buona notizia per i manager: la maggior parte dei dipendenti si gode l'opportunità di lavorare a distanza per decine di motivi, dalla riduzione dei tempi di spostamento alla possibilità di suddividere il proprio programma in parti quotidiane che consentono un migliore equilibrio tra vita lavorativa. In altre parole, i dipendenti desiderano il privilegio di lavorare a distanza e sono quindi disposti a soddisfare le regole, i requisiti, le aspettative e gli imprevisti stabiliti dalla dirigenza per salvaguardare la possibilità di lavorare a distanza.
- I membri del team a distanza sono più coinvolti. Chi lavora a distanza è più felice di chi lavoro solo in sede, secondo la ricerca Gallup, secondo la quale i lavoratori a distanza sono il 32% più coinvolti rispetto ai loro colleghi in sede. Detto questo, non tutti i lavoratori a distanza vogliono tagliare completamente con l'ufficio. Anche se il "coinvolgimento ottimale" tra un membro del team a distanza e il datore di lavoro è aumentato, passando da un giorno da fuori sede a settimana (fuori sede per il 20%) a tre o quattro giorni (fuori sede per il 60-80%), i dipendenti beneficiano comunque di rapporti frontali, connessione sociale, pause caffè e di una struttura, che sono disponibili sul posto di lavoro.
- La distanza è uno zuccherino. Indipendentemente che la gestione sia rivolta ai superiori o ai subordinati, ricorda sempre che i dipendenti sono disposti a flessibilità e sacrificio pur di avere il privilegio del lavoro a distanza. Subito dopo una paga e dei benefici che siano competitivi, la flessibilità sul lavoro è un'assoluta priorità, soprattutto se i dipendenti sono genitori, secondo la ricerca del 2015 di Ernst & Young. I dipendenti faranno sacrifici per ottenere flessibilità: circa il 37% dei lavoratori tecnologici accettava una riduzione della paga del 10% pur di lavorare da casa, secondo Global Workplace Analytics. La ricerca Citrix conferma questa realtà: un'azienda ha rivelato che quasi due terzi di tutti i membri dei team avrebbe rinunciato a almeno un benefit legato al lavoro in cambio del privilegio di lavorare da casa solo una volta a settimana.
- Risparmiare tempo significa guadagnare. Il tempo di spostamento dei dipendenti a distanza spesso viene reinvestito in giorni lavorativi. AT&T riferisce che il personale a distanza lavora cinque ore in più ogni settimana rispetto ai lavoratori in sede, mentre per Sun Microsystems il 67% del tempo di spostamento risparmiato si trasforma in ore lavorative. Tieni presente che un dipendente che risparmia sei ore a settimana sugli spostamenti potrebbe, nel corso di 50 settimane, dedicare 200 ore aggiuntive all'azienda, ovvero cinque settimane lavorative intere di 40 ore!
C'è un altro modo in cui il lavoro a distanza può offrire vantaggi in termini finanziari e temporali ai manager. Circa il 46% delle aziende intervistate da Global Workplace Analytics ha affermato che il tele lavoro riduce gli abbandoni: il tempo e i costi legati a reclutamento, assunzione e formazione dei nuovi dipendenti vengono ridotti quando i lavoratori a distanza rimangono in azienda. Curare e seguire i team a distanza potrebbe richiedere un investimento iniziale di tempo e formazione tecnologica per i manager, ma non è proprio la riduzione degli abbandoni e la soddisfazione del team un premio degno per questo sforzo?
Gestione di team a distanza: anticipare le preoccupazioni e gli ostacoli
I manager alla guida di team a distanza, per avere successo devono dedicare del tempo extra alla raccolta di informazioni relative a ciò di cui hanno bisogno sia personalmente che professionalmente. Se da un lato questo aspetto è vero per i manager che fanno capo a team in sede, dall'altro i membri del team a distanza hanno problemi sul lavoro che i lavoratori in sede non hanno. Ti stai chiedendo quali problemi potrebbe avere un dipendente quando ricopre un ruolo a distanza sul tuo posto di lavoro? Di seguito sono riportati quattro problemi segnalati dai lavoratori a distanza nella ricerca del posto di lavoro e i modi per affrontarli o compensarli.
Problema 1: i dipendenti a distanza ottengono promozioni?
Uno su 10 lavoratori americani con programmi flessibili o accordi a distanza ha dichiarato a Ernst & Young di aver sperimentato "conseguenze negative" legate all'accordo sul lavoro flessibile, segnalando che in molti luoghi di lavoro c'è ancora uno stigma sulla flessibilità che può compromettere avanzamenti, assunzioni interne o promozioni. I lavoratori, soprattutto se genitori, temono gli uffici con poca flessibilità o le politiche che non prevedono il passaggio al telelavoro, che non permettono il lavoro da casa o da altre sedi. Anche se riescono ad entrare nell'unico reparto flessibile, un cambio di manager o di lavoro interno potrebbe compromettere la flessibilità?
Cosa possono fare i manager: definire obiettivi chiari e misurabili per i membri del team a distanza può dimostrare ampiamente il valore del lavoro svolto a distanza quando si tratta di revisioni annuali, promozioni, progetti chiave o riassegnazioni interne. Inoltre, se i manager parlano regolarmente degli obiettivi di carriera con i loro dipendenti a distanza, possono affidare quel dipendente a un mentore o un altro professionista che abbia fatto carriera lavorando a distanza, riconoscono internamente i dipendenti a distanza per il loro contributo in modo che il dipendente acquisisca visibilità e invitano i dipendenti a distanza a partecipare a eventi virtuali e in sede, in cui possano connettersi con la forza lavoro più ampia. Tutto questo può far superare le paure.
Problema 2: ostacoli al completamento del lavoro
Uno su quattro lavoratori a distanza sente il suo stato di fuori sede crea ostacoli al completamento delle attività relative al lavoro. Alcuni di questi ostacoli possono essere legittimi: qualcuno ha dimenticato di fornire una password o di condividere con il membro del team a distanza un documento prima di disconnettersi a fine giornata? Il supporto tecnico non riesce a risolvere il problema di un dipendente a distanza? Un problema tecnologico li hai ha fatti uscire da una riunione virtuale che invece prosegue per i lavoratori in sede nella sala conferenze?
Cosa possono fare i manager: i manager e i dipendenti a distanza devono essere formati regolarmente su come utilizzare le tecnologie che ottimizzano il lavoro a distanza. Se i dipendenti e i datori di lavoro sono entrambi aggiornati rispetto alle competenze necessarie per condividere documenti e risorse aziendali, gli ostacoli al completamento del lavoro vengono ridotti al minimo. A parte l'e-mail, sistemi basati su cloud come Google Docs, Smartsheet o Dropbox consentono ai lavoratori di "passare il testimone" tra loro stessi e il manager in qualsiasi momento della giornata. Inoltre, durante le riunioni con partecipanti a distanza, l'utilizzo della tecnologia per archiviare la riunione (sia che si tratti di una registrazione audio o di un accesso DIY ai materiali della presentazione) può essere utile, in modo che il dipendente fuori sede che si è perso una chiamata o una riunione online possa almeno consultare le note o ascoltarla in seguito.
Problema 3: FOMO
La Fear Of Missing Out (FOMO, cioè la paura di essere "disconnessi") è una preoccupazione legittima per i membri dei team a distanza. Circa quattro dipendenti su dieci che lavorano da casa temono di perdere informazioni critiche dalla dirigenza o di ricevere le informazioni troppo tardi, secondo Zogby Analytics. I lavoratori possono anche temere di essere tagliati fuori dalle chiacchierate che si fanno in pausa o da pranzi occasionali, aperitivi o progetti di beneficenza o volontariato, situazioni che rinforzano i team. I lavoratori a distanza, che lavorano come contraenti a lungo termine o fuori sede a tempo pieno, si sentono spesso isolati lavorando da soli giorno e giorno dopo. I lavoratori con almeno un amico sul posto di lavoro sono il 50% più felici di coloro che non hanno contatti, secondo i dati Gallup.
Cosa possono fare i manager: i posti di lavoro con team a distanza spesso scelgono un ambiente informale basato su cloud, in cui i membri del team possano interagire con il gruppo o con un qualcuno in particolare. I manager possono incoraggiare i dipendenti a distanza a socializzare attraverso queste reti con gli altri membri del team o i colleghi all'interno dell'azienda, in modo da favorire le relazioni sul posto di lavoro. Inoltre, se un dipendente o un team lavora completamente a distanza, la dirigenza può pensare di un raduno periodico in cui l'intero team si reca in un determinato luogo per un summit o in cui l'intero team si ritrova in ufficio per collaborare ed entrare a contatto diretto con i nomi che generalmente vede sullo schermo. Stabilire un contatto reale è importante per combattere la FOMO.
Gli elementi di una buona gestione a distanza
Cosa caratterizza una valida gestione dei lavoratori a distanza? Che tu stia gestendo un dipendente a distanza o un team interamente dislocato, dovrai possedere (o sviluppare) diversi tratti per guidare il tuo team.
- Capire al volo il lavoro a distanza: i manager che hanno successo nella gestione a distanza hanno un passato comune, come l'idea che i dipendenti a distanza abbiano bisogno di una gestione diversa quando in realtà ciò di cui hanno bisogno sono forme di contatto e interazione diverse per mantenere una forte comunicazione. Hanno anche superato la paura dell'approccio "lontano dagli occhi, lontano dal cuore" che può portare a microgestione, sapendo che i dipendenti a distanza possono lavorano troppo e dovrebbero spronati a prendersi tempo libero o terminare la giornata lavorativa a un'ora ragionevole. Capiscono che il personale a distanza è un buon affare e che i membri del team possono essere più felici e più produttivi, lavorando anche più ore rispetto al personale in sede.
- Imparare a conoscere i dipendenti, i loro ritmi lavorativi e il loro punto di vista: per portare avanti un rapporto lavorativo a distanza, il fattore chiave è la fiducia tra manager e datore di lavoro. Puoi guadagnare rapidamente fiducia imparando a conoscere a fondo lo stile di vita e il modello lavorativo dei dipendenti, cosa li motiva e perché vogliono lavorare in quel modo. Se un dipendente si alza presto, scompare il pomeriggio per stare con i figli dopo la scuola e riprende il lavoro dopo cena, conoscere le abitudini familiari è un grande passo avanti per un manager che mira a definire le sue aspettative (e quelle degli altri) in base alla produttività, ai ritmi del flusso di lavoro e alle ore di disponibilità del membro del team. I lavoratori potrebbero non lavorare nell'arco di una normale giornata lavorativa (dalle nove alle cinque), ma in ore diverse.
- Stabilire aspettative e obiettivi chiari: che si tratti della scadenza entro la quale i progetti devono essere completati, come attingere a una catena di comando, o quando manager/dipendente sono entrambi disponibili simultaneamente, è importante stabilire aspettative chiare che, se seguite nel corso del tempo, creino fiducia. I team potrebbero non lavorare nell'arco di una normale giornata lavorativa dalle nove alle cinque, ma stabilire ore di presenza e assenza: questo è un esempio di definizione delle aspettative sia per i dipendenti che per il manager.
- Includere e apprezzare i lavoratori a distanza: mentre contraenti e freelance possono essere abituati a riconoscimenti occasionali (generalmente legati a un controllo), i dipendenti a distanza vogliono che il loro contributo sia riconosciuto e apprezzato. Ciò può avvenire con inviti a riunioni telefoniche/video con il personale in sede, la condivisione delle informazioni (aggiornamenti sui reparti o sugli sviluppi aziendali generali, una riunione di aggiornamento periodico sullo stato), o altre forme di controlli periodici in cui un manager può lodare, esprimere apprezzamenti e contestualizzare il contributo del singolo dipendente a un progetto o un'iniziativa più ampia. Con un team che opera a livello globale o distribuito su vari fusi orari, tale riconoscimento può assumere la forma di riunioni scaglionate in tempi diversi per rispettare il fuso orario di ciascun dipendente.
- Incoraggiare e normalizzare il lavoro a distanza all'interno del posto di lavoro: i membri a distanza del team, che si tratti di un nuovo lavoro a distanza o di un nuovo posto di lavoro, spesso hanno paura di perdere qualche opportunità o esser poco visibili nella posizione che ricoprono. Oltre ad apprezzare individualmente i loro contributi, un buon manager monitora, misura e ed elabora relazioni sul successo dei progetti completati a distanza e sulle persone che li hanno curati. La normalizzazione del lavoro fuori sede, che quindi non è l'eccezione ma la norma, è buona pratica sia per il manager che per il dipendente.
Per saperne di più su come supportare il tuo team a distanza con la comunicazione, leggi l'articolo “Come implementare strategie di comunicazione a team remoti per la tua azienda: Migliori pratiche e suggerimenti degli esperti."
Gestione a distanza sul lavoro: il governo statunitense e il telelavoro
Forse sorprendentemente, il governo federale degli Stati Uniti incoraggia il lavoro a distanza (il termine più utilizzato è telelavoro), sottolineandone i vantaggi in termini di morale dei dipendenti, la possibilità di lavorare a distanza nel tempo o in caso di catastrofi o altri disastri e il potenziale del telelavoro nella riduzione dei costi legati a beni immobili e utenze, nonché degli sprechi di tempo. L'ufficio del personale degli Stati Uniti presenta rapporti annuali al Congresso sull'avanzamento delle iniziative di telelavoro e, nel rapporto più recente, l'agenzia ha dichiarato che il 42% di tutti i dipendenti federali ha diritto al telelavoro. Circa la metà dei dipendenti che ha diritto al telelavoro lavora già con questa modalità.
All'interno delle numerose agenzie che rientrano nell'ambito federale, il passaggio al lavoro a distanza si traduce in risparmi significativi, che a sua volta porta il governo a incoraggiare ancora di più il telelavoro (laddove sia applicabile a un determinato lavoro). Per fare alcuni esempi: secondo il rapporto annuale sul telelavoro del 2017 (citato in precedenza), l'Ente federale per la gestione delle emergenze (FEMA, Federal Emergency Management Agency) stima di risparmiare 702.277 dollari grazie al telelavoro. Il lancio dell'iniziativa Flex Friday della NASA presso il Johnson Space Center ha permesso di risparmiare 85.000 dollari sulle utenze su base annuale, mentre il National Council on Disabilities ha recuperato 2.400 dollari all'anno normalmente concessi per gli spostamenti in metropolitana ai lavoratori in sede.
Questi numeri sono una forte motivazione in termini di profitto, ma il governo sa che la gestione dei dipendenti a distanza richiede delicatezza. "La gestione dei telelavoratori assegna responsabilità aggiuntive per i supervisori e competenze più elevate di gestione delle prestazioni", si afferma nel rapporto presentato al Congresso. "Mantenere inalterati i livelli di prestazione e raggiungere gli obiettivi di miglioramento in un ambiente di telelavoro sono aspetti che richiedono competenze di supervisione eccellenti."
Di seguito sono riportate le competenze principali nell'elenco delle competenze desiderate per la gestione dei dipendenti a distanza:
- Pianificazione del lavoro: quali attività all'interno del reparto svolgerà il dipendente?
- Definizione delle aspettative: qual è il livello di qualità delle attività che il dipendente deve svolgere e come verranno misurate e valutate?
- Monitoraggio delle prestazioni: per stabilire i parametri di riferimento è necessario considerare quantità, qualità, tempestività e spese relative al monitoraggio dei premi lavorativi, nonché molte comunicazioni.
- Apprezzare i dipendenti per le loro prestazioni: apprezzare i dipendenti fuori sede è particolarmente importante per mantenerli motivati.
Oltre a guidare i team seguendo questi quattro criteri, i leader dei reparti con lavoratori in telelavoro in genere lo promuovono nei seguenti modi:
- Attraverso la continuità e la pianificazione delle operazioni (COOP) (per il 79% delle agenzie)
- Promuovendo il telelavoro in riunioni a livello di agenzia (57%)
- Con e-mail a livello di agenzia a supporto del telelavoro (44%)
- Collegano gli obiettivi e le finalità strategiche del telelavoro e dell'agenzia (43%)
- Ospitando eventi speciali sul telelavoro, ad esempio la "settimana del telelavoro" (23%)
- Esponendo cartelloni o poster (10%)
Modellamento delle posizioni a distanza, assunzione e creazione di un team a distanza
Se stai gestendo un team a distanza e lo stai integrando con una nuova assunzione, oppure devi avviare un team a distanza e stai valutando come descrivere la proposta del lavoro offerto, prendi in considerazione i seguenti punti:
Puoi provare prima di acquistare?
A volte l'assunzione di un contraente o di un freelance rappresenta un ottimo modo per testare una futura posizione fuori sede. Se sei alle prime armi nella gestione dei dipendenti a distanza, lavorare con i freelance può essere un valido test per valutare un futuro coinvolgimento di quel freelance o di un'altra assunzione a tempo pieno. Indica se il contraente deve presentarsi alle riunioni e con quale frequenza. Se si trattasse di un lavoro continuativo, la percentuale di tempo trascorso fuori sede sarebbe del 20%, del 60% o del 100%? In termini di lavoro in senso stretto, quali tecnologie avete utilizzato tu e il freelance per eseguire il progetto? Queste tecnologie sono facilmente disponibili all'interno dell'infrastruttura IT dell'ufficio oppure si trovano al di fuori dell'infrastruttura, magari nel cloud? Se hai lavorato con questo contraente nel tempo, che frequenza devono avere le comunicazioni? Inoltre, se l'azienda non ha predisposto accordi di lavoro a distanza, lavora con la leadership o il reparto HR appropriati per i contratti standard o personalizzati l'impiego di freelance.
Scarica il modello Politica per il lavoro a distanza – Word
Il lavoro può essere eseguito a distanza?
Prima di pubblicizzare un lavoro che verrà eseguito a distanza o di avviare colloqui con i dipendenti attuali che aspirano a stipulare un accordo di telelavoro, pensa bene al lavoro da svolgere. In breve, chiediti se il lavoro può essere effettivamente svolto a distanza. Il particolare, il lavoratore può disporre di un ufficio a casa o lavorerà da un bar? Il membro del personale può eseguire le attività previste per il lavoro con le tecnologie dell'ufficio fornite dall'azienda o avrà bisogno di assistenza da parte del datore di lavoro per eseguirle? (Ad esempio, se il lavoratore vive lontano, ha bisogno di internet ad alta velocità o di aggiornamenti speciali per le comunicazioni? Potrà ricevere i pacchi tempestivamente o le spedizioni richiederanno un corriere espresso per via della sua posizione?) Infine, il dipendente ha bisogno di crittografie speciali o di un altro accesso remoto speciale per le informazioni sensibili?
Ci sono candidati al lavoro che abbiano un profilo "per il lavoro a distanza"?
I dipendenti a distanza devono essere persone che sappiano motivarsi, indipendenti, con una mentalità imprenditoriale, creative nella risoluzione dei problemi (ma consapevoli del processo aziendale), devono essere comunicatori reattivi, tecnologicamente preparati e curiosi di apprendere nuove cose. In un contesto a distanza, un dipendente deve lavorare da solo per gran parte del tempo, prendere l'iniziativa per affrontare i progetti (piuttosto che attendere controlli costanti) e scegliere di non prendere sul personale le comunicazioni "brusche" (e-mail brevi, messaggistica istantanea, modifiche su documenti); inoltre, deve sapere anche quando alzare il telefono o scrivere un'e-mail ben pensata con un breve elenco puntato per comunicare una mole di informazioni o dettagli sfumati. Quando si assume per coprire una posizione a distanza, è il caso di parlare con i candidati di un'esperienza di lavoro a distanza a tempo pieno o come freelance e chiedere le referenze ai datori che hanno lavorato a distanza con il candidato. Alcuni datori di lavoro provano a svolgere i colloqui con i candidati utilizzando varie modalità di contatto per vedere come si destreggiano tra le varie forme, in quanto è un indicatore relativamente accurato dell'attività sul lavoro.
Aggiungere e coinvolgere nuovi membri del team a distanza
Come in tutte le relazioni, la prima impressione è quella che conta, ma conta anche l'impegno nel corso della relazione. I migliori manager offrono agli assunti per lavori a distanza un inserimento completo e verificano l'andamento con comunicazioni frequenti e chiare, in modo che i dipendenti a distanza conoscano il contesto aziendale e l'importanza del loro contributo e siano sempre motivati a orientare correttamente la loro posizione.
- Crea un processo di inserimento: mentre molti membri del team a distanza utilizzano tecnologie comuni o ampiamente utilizzate per collaborare con i datori di lavoro o i progetti, quando includi un nuovo dipendente a distanza, dedica un po' di tempo per farlo familiarizzare con la suite di strumenti tecnologici, i protocolli di gestione dei progetti, i pannelli di controllo, l'intranet social e gli strumenti di riunione. L'inserimento è un momento fondamentale per definire la cultura e rispondere alle domande. Se il nuovo dipendente ha familiarità con una o due ma non con tutte le quattro tecnologie dominanti nell'ufficio virtuale, assicurati che riceva l'opportuna formazione o che venga affiancato da un mentore. Oppure guidali attraverso un processo, in ufficio o utilizzando video o altre tecnologie demo virtuali. L'inserimento è un momento fondamentale per definire la cultura e rispondere alle domande.
Scarica il modello Inserimento dei lavoratori a distanza
- Definisci una cultura: un buon manager di un team a distanza apprende il punto di vista del team e ha esperienza (o almeno prova a fare esperienza) nel lavoro a distanza per l'azienda. La scelta della tecnologia giusta per i dipendenti a distanza può essere un contributo importante per una cultura del lavoro di successo, così come comunicare le ragioni funzionali alla base delle scelte tecnologiche. I manager possono utilizzare strumenti e applicazioni informativi e strumenti di condivisione delle schermate per mostrare cosa ci si aspetta dai dipendenti, condividendo anche gli strumenti del calendario, l'intranet virtuale o gli spazi di "svago" (che dovrebbero offrire ai dipendenti contatti occasionali e personali con i colleghi e comunicazioni di gruppo) e strumenti di riunione.
- Controlli regolari: quando si gestiscono membri a distanza del team, un contatto periodico di persona è fondamentale. Che il manager visiti il dipendente presso il suo ambiente di lavoro o che il dipendente vada in ufficio per riunioni occasionali o un pranzo, oppure che l'azienda organizzi raduni ricorrenti fuori sede e inviti l'intero team a partecipare, il contatto umano è fondamentale per creare relazioni abbastanza solide per poter portare avanti il lavoro virtualmente.
- Offri benefici: sebbene molti datori di lavoro risparmino sui costi previsti consentendo ai propri dipendenti di lavorare parzialmente o totalmente fuori sede, è importante per i telelavoratori partecipare ai vantaggi offerti da tali risparmi. Che si tratti di proporre a questi dipendenti una retribuzione per il lavoro da casa, in modo che utilizzino le tecnologie più aggiornate o più recenti, o riconoscere un premio per i loro servizi, o ancora concedere bonus o premi per i dipendenti a distanza, i manager devono manifestare un apprezzamento verso queste persone.
- Promuovi il lavoro a distanza: non lasciare che i peggiori incubi dei dipendenti a distanza diventino realtà. Promuovi i dipendenti a distanza e invia un segnale al resto del team: che si lavori in ufficio o a distanza, il successo non dipende dalla sede. In altre parole, non mostrare un bias di fanatismo della presenza: un rischio segnalato dalla London Business School in uffici con un mix di team in sede e a distanza. Parla sempre con i dipendenti a distanza degli obiettivi di carriera a breve e lungo termine. I dipendenti a distanza vogliono lavori a tempo pieno che offrano sia flessibilità che la possibilità di progredire professionalmente. Non possono assumersi responsabilità che desiderano assumersi ma di cui i manager sono all'oscuro. Quindi la soluzione è parlare con loro.
- Invita i dipendenti a fornire un feedback frequente e tempestivo: quando gestisci un team a distanza, tieni a mente che i membri del team possono dare un contributo prezioso sui processi aziendali che un manager in sede potrebbe non aver considerato. Sollecita il feedback da parte dei lavoratori, che va a vantaggio sia dell'inclusione che del miglioramento dei processi.
Leggi la nostra guida completa per realizzare una forte cultura aziendale del lavoro a distanza.
Progettare il posto di lavoro virtuale giusto
Nelle organizzazioni sia di grandi che di piccole dimensioni, la scelta della giusta combinazione di strumenti di lavoro virtuali è fondamentale per il successo di un dipendente o di un team a distanza. I manager possono dare un'occhiata virtuale al lavoro in corso in anticipo con un membro a distanza del team, i dipendenti a distanza possono voler esaminare le risorse o i materiali archiviati nel cloud in modo da poter procedere con il lavoro e i leader dei progetti potrebbero voler tenere traccia delle milestone e dei colli di bottiglia in un'unità globale.
Oltre a tali esigenze, i team dislocati hanno bisogno di una solida suite di strumenti per la comunicazione istantanea che consentano al singolo di condividere dati (spesso in forme complesse come fogli di calcolo, formati di presentazione, ecc.), immagini e messaggi personali rapidi, il che significa che possono essere necessari una combinazione di strumenti in tempo reale (messaggistica, condivisione di schermate, documenti basati sul cloud), messaggistica istantanea e video. Di seguito sono indicati alcuni degli strumenti utilizzati dalle aziende per guidare i gruppi a distanza.
I fondatori di 15Five, un'azienda che realizza software, utilizzavano una combinazione di Zoom, Google Drive e del proprio strumento di feedback dei dipendenti per un tracciamento ad ampio raggio dello stato del loro lavoro e per indirizzare i dipendenti nella direzione corretta quando necessario.
Documentare la collaborazione per i team a distanza
Documentare la collaborazione è importante per i team che lavorano più a distanza. Che un'organizzazione no-profit stia scrivendo una concessione con input e dati provenienti da più reparti o che un'agenzia stia inviando una proposta per un lavoro, è fondamentale individuare le piattaforme alle quali possano contribuire più utenti simultaneamente o a turno. Google Docs e Google Drive forniscono strumenti condivisibili multipli che consentono di condividere facilmente documenti, fogli di calcolo e altri tipi di file, con l'identificazione dell'utente per identificare i messaggi e modificare le note per un partecipante in particolare. Hackpad (di proprietà di Dropbox) è un'altra piattaforma popolare.
Strumenti per la gestione dei progetti e per la comunicazione
Quando il lavoro deve progredire in fasi e coinvolge più utenti, gli strumenti per la gestione dei progetti rappresentano un ottimo archivio dei progressi, dei colli di bottiglia e delle prestazioni del progetto. I team a distanza possono utilizzare AceProject, Bitrix 24, Mango, Yammer, Evernote, Azendoo o Smartsheet. Toggl è popolare tra alcuni manager per la gestione dei tempi, laddove una tempistica efficiente o il bilanciamento di più progetti crea problemi nell'utilizzo del tempo. Ad esempio World Vision, ONG a sostegno dell'infanzia, utilizza Smartsheet per gestire i progetti del suo team di leader di progetto dislocato in tutto il mondo, composto da membri che lavorano su fusi orari diversi. Per Gryffin.com, un'azienda di marketing digitale, il flusso di lavoro digitale è fondamentale nei team dislocati.
Strumenti per video e foto
Gli strumenti vocali, di messaggistica e video possono creare un ambiente "di svago virtuale" nel quale i lavoratori possono incontrarsi di persona per interagire o per risolvere problemi, ma forniscono anche buone opzioni di riunione dal vivo, in cui le persone possono parlare o scrivere ed esaminare allo stesso tempo i materiali di presentazione. Skype, che ha funzioni di videochiamata e telefonata oltre alla messaggistica, nonché a Google Hangouts, Facetime e Appear.in rientrano tutti in questa categoria.
Piattaforme aziendali di messaggistica e per riunioni
Le piattaforme che permettono di messaggiare con uno o più utenti, portando avanti più conversazioni contemporaneamente, possono essere utili per i team a distanza. Zoom consente questo tipo di comunicazioni, mentre Slack consente ai team di creare la propria rete (o canale) di messaggistica chiusa, permettendo conversazioni tra due utenti secondo necessità. Questi strumenti offrono funzionalità sia di produttività che di svago virtuale, in cui i membri del team dislocato possono interagire individualmente nonostante siano collocati in posizioni diverse. Zapier, che conta oltre 20 dipendenti in decine di sedi, utilizza Slack come ufficio virtuale e chat room di gruppo, che comprende ora oltre 20 canali (alcuni per l'archiviazione), come indicato nel blog del fondatore.
Riunioni online
Ogni team ha bisogno di uno strumento di riunione online. GotoMeeting è uno strumento diffuso e con app come World Time Buddy consente di fissare riunioni nei vari fusi orari.
Gestione della messaggistica e dei messaggi
Due degli strumenti di base presenti in qualsiasi luogo di lavoro sono un account e-mail e un telefono. Ma la combinazione di più account e-mail e di messaggistica, in aggiunta alle comunicazioni tramite telefoni aziendali, dispositivi mobili personali e piattaforme di social media (Twitter, Facebook), può complicare la gestione dei messaggi. Alcuni team e lavoratori a distanza utilizzano strumenti come Zapier, un'app che indirizza avvisi per la messaggistica alla destinazione preferita, o Whatsapp per configurare soluzioni personalizzate per gestire i messaggi. Poiché i dipendenti a distanza possono non ricevere lo stesso riconoscimento pubblico dei lavoratori in sede, alcuni manager utilizzano l'e-mail come strumento per comunicare sia al singolo che al gruppo (riferendosi al singolo) relativamente a un lavoro ben svolto. Questo è il modo in cui l'amministratore delegato di Inkwell, Melanie Manon, elogia pubblicamente i dipendenti, come dichiarato alla Harvard Business Review, in modo che l'intero team sappia quando uno dei propri membri ha svolto egregiamente un lavoro.
Condivisione dello schermo e formazione
L'inserimento dei dipendenti a distanza è un'attività importante per i manager e l'utilizzo di strumenti di condivisione dello schermo e di piattaforme di formazione con esempi personalizzati del processo o del "prodotto finale" può rivelarsi utile. TeamViewer e Join.me sono strumenti utili, come lo sono Screenflow e Camtasia.
Feedback del dipendente
I manager che si fidano dei loro dipendenti che lavorano a distanza si fidano di loro anche per rendere note le tecniche di processo e produzione utilizzate all'interno di un gruppo. Misurare il morale dei lavoratori e raccogliere il loro feedback, oltre a rivelare il processo aziendale, mostra anche ai lavoratori a distanza che la loro esperienza conta per la gestione. Strumenti come TeamMood possono misurare il morale, mentre 15Five può aiutare a mettere insieme i feedback dei dipendenti. Possono anche entrare in gioco strumenti di sondaggio come SurveyMonkey.
Memoria istituzionale
Gli ambienti di lavoro a distanza richiedono un notevole impiego di tecnologie basate sul cloud e molte password e login. LastPass per le aziende può ottimizzare i login, mentre HelloSign è uno strumento pratico per le firme elettroniche necessarie in alcuni ambienti di lavoro.
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