World Vision gestisce iniziative globali con Smartsheet

Che sia portando soccorso dopo il terremoto in Nepal, sviluppando programmi di formazione in Sri Lanka o lavorando con la politica in Sudan, World Vision International è in prima linea per il miglioramento delle vite dei bambini.

Fare la differenza richiede molto lavoro di squadra. L'organizzazione cristiana per l'aiuto, lo sviluppo e la difesa ha 50.000 dipendenti, volontari in tutto il mondo e 1.500 progetti attivi. Per organizzare così tante persone e impegni, World Vision aveva bisogno di uno strumento che ottimizzasse e unificasse la gestione di programmi di qualsiasi dimensione.

Smartsheet è stata la soluzione giusta per fornire tabelle di marcia dei progetti chiare e coordinazione e collaborazione efficienti.

Mappatura globale dei progetti

In passato i team di World Vision utilizzavano telefonate, e-mail e fogli di calcolo come principali strumenti per la comunicazione. Tuttavia, i team lottavano con aggiornamenti di stato, condizione del programma e pianificazione globale.

Smartsheet ha risolto queste sfide con i report di riepilogo, la pianificazione a livello regionale e le funzioni delle scorecard. I piani vengono preparati annualmente da ogni ufficio e rivisti ogni trimestre, coprendo le principali iniziative strategiche che devono venire implementate e completate da ogni team regionale.

I team usano Smartsheet per creare i propri piani regionali, le scorecard e i report che mappano l'esecuzione della strategia globale, l'implementazione delle iniziative principali e la misurazione degli indicatori strategici. Il risultato sono stati una maggiore visibilità e collaborazione.

Accesso e visibilità dei piani di progetto

Coordinare i team in tutto il mondo con la collaborazione in tempo reale e l'accesso remoto è stata un'altra sfida. Smartsheet ha permesso all'organizzazione di avere visibilità su 1.500 programmi globali, su ciò che funzionava o non funzionava, grazie all'accesso remoto e all'app per dispositivi mobili di Smartsheet.

"Smartsheet è il collante che ci aiuta a restare uniti, a coordinarci meglio e a evitare di sprecare risorse", dice Juan Bertoldi, Senior Advisor – Strategy, Global Office of Strategy, Collaboration & Innovation.

Pratiche standardizzate in più aree geografiche

Con membri dei team e volontari sparsi in tutto il mondo, una lista di controllo per la valutazione uniforme manteneva tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

I piani vengono preparati annualmente da ogni ufficio e rivisti ogni trimestre, coprendo le principali iniziative strategiche che devono venire implementate e completate da ogni team regionale. I team usano Smartsheet per creare i propri piani regionali, le scorecard e i report che mappano l'esecuzione della strategia globale, l'implementazione delle iniziative principali e la misurazione degli indicatori strategici.

"Si possono notare le modifiche a colpo d’occhio, allegare documenti ed eseguire report per avere una rapida istantanea dei nostri progressi", dice Bertoldi. "La facilità d’uso e le potenti funzionalità di collaborazione rendono Smartsheet un ottimo strumento per supportare i processi chiave di World Vision International.

"Ciò che facciamo ha un solo obiettivo: il continuo benessere dei bambini, soprattutto i più vulnerabili, e Smartsheet ci permette di avvicinarci di più a questo obiettivo."