Quali sono le categorie di rischio?
Una categoria di rischio è una classificazione di alto livello dei rischi di project management. Le due categorie di rischio generali sono i rischi a livello di progetto e i rischi a livello aziendale, che possono essere suddivisi in sottocategorie. Le categorie di rischio rappresentano fonti di rischio interne ed esterne.
- Rischi a livello di progetto: i rischi a livello di progetto hanno il potenziale di influenzare i risultati a livello di progetto. I rischi del progetto possono includere fattori legati al budget, alla gestione delle risorse, alla pianificazione e altro ancora.
- Rischi a livello aziendale: i rischi a livello aziendale hanno il potenziale di influenzare le operazioni complessive di un'azienda. Questi includono fattori come la priorità del progetto, la governance, la soddisfazione dei clienti e i rischi della forza lavoro. Il piano di gestione dei rischi di un'azienda affronta solitamente i rischi a livello aziendale in modo implicito.
Queste categorie di rischio possono essere suddivise a ciascun livello in rischi finanziari, rischi strategici, rischi di performance e rischi esterni.
Tipi di rischi del progetto
A livello di progetto, i rischi possono derivare da decisioni finanziarie, strategie di project management, prestazioni del progetto o fonti esterne. Questi quattro tipi di rischio hanno conseguenze variabili in base alla gravità. È importante considerarli tutti e quattro nella strategia di mitigazione dei rischi.
Questi sono i quattro tipi di rischi a livello di progetto:
- Rischi finanziari: i rischi finanziari coinvolgono i fattori monetari di un progetto. Questi potrebbero includere l'aumento dei costi dei materiali, i budget non realistici, i tempi o i requisiti di manodopera più alti del previsto, i numeri di vendita più bassi del previsto o la mancata garanzia di finanziamenti sufficienti.
- Rischi strategici: rischi strategici coinvolgono le strategie scelte per completare un progetto. Possono includere metodologie di project management, tecniche di pianificazione del progetto, operazioni giornaliere, cultura aziendale, tassi di soddisfazione e fedeltà dei dipendenti, dipendenze dei progetti o investimento in tecnologie.
“I rischi che si possono incontrare possono variare notevolmente nel caos della nostra cultura e del nostro ambiente", afferma Donald Bloom, CEO di Prime Retail Services, “ma i rischi più grandi che ciascuna azienda si trova ad affrontare sono le azioni delle persone incluse nell'autorità del progetto. La formazione su tali rischi e l'attenzione alla pianificazione completa di un progetto e all'esecuzione secondo i processi aziendali sono la pietra miliare per il successo."
- Rischi di prestazione: i rischi di prestazione coinvolgono le prestazioni complessive del progetto. Potrebbero includere aspettative non chiare per i deliverable, KPI non definiti, ricerche di mercato obsolete o linee di prodotti con scarse prestazioni.
"Alcuni progetti hanno requisiti emergenti, il che significa che non c'è modo di ottenere tutti i requisiti all'inizio del progetto perché le persone stanno ancora cercando di capire cosa vogliono", spiega Angela Druckman, titolare di of The Druckman Company. I progetti con linee guida e requisiti chiari incorreranno in meno rischi per le prestazioni rispetto a quelli senza di essi.
- Rischi esterni: i rischi esterni provengono da fonti esterne meno prevedibili. I rischi esterni possono influenzare le prestazioni e i risultati a livello di progetto o aziendale, a seconda della loro gravità. Questi potrebbero includere la malattia dei dipendenti, gli eventi meteorologici o le emergenze principali, le decisioni legali, la volatilità del mercato e i rischi della catena di approvvigionamento.
Per saperne di più su come gestire i rischi del progetto, leggi questa guida completa alla gestione dei rischi del progetto.
Esempi di rischi principali nel project management
Sebbene tutti i rischi possano influire sulle prestazioni di un progetto, alcuni possono bloccare o arrestare completamente un progetto. I rischi del progetto potenzialmente più impattanti includono importanti eccessi di budget, volatilità della forza lavoro, problemi di produzione e di approvvigionamento, cattiva gestione della programmazione e delle risorse e cambiamenti organizzativi.
Maggiori surplus del budget
I budget del progetto sono uno dei vincoli più critici da considerare quando si pianifica un progetto. Un progetto che supera il budget ha il potenziale per influenzare la solubilità finanziaria dell'intera azienda.
I superamenti del budget possono derivare da innumerevoli situazioni perché ogni parte di un progetto costa denaro. Con una pianificazione non corretta, i team possono facilmente spendere troppo su elementi come l'approvvigionamento di materiali, la manodopera o altri elementi di progetto necessari che non sono stati inclusi nel budget iniziale.
Immagina un'azienda che abbia contabilizzato al centesimo le spese di progetto. Hanno fatto un ottimo lavoro nell'anticipare tutti gli elementi coinvolti nell'esecuzione di successo del loro progetto, ma non sono riusciti a tenere conto delle spese di emergenza o dei surplus. A metà del ciclo di vita del progetto, il team scopre che una misurazione è stata interrotta e che il lavoro completato deve essere rifatto. Poiché i project manager non hanno tenuto conto di questa possibilità, non c'è più denaro nel budget per ripetere il lavoro e nessun modo per salvare il lavoro completato per la soddisfazione del cliente. Il progetto costerà ora molto più di quanto previsto e i dipendenti dovranno lavorare più ore per rimettere in carreggiata i deliverable.
"Proiezioni di budget più accurate migliorano la qualità dei dati", afferma Jeff Mains, CEO di Champion Leadership Group LLC. "Una migliore qualità dei dati è, senza dubbio, una delle componenti più critiche di varie pratiche di gestione dei rischi."
La gestione del budget di un progetto è un processo attivo che inizia con la ricerca e la pianificazione. Crea un budget dettagliato basato su un'attenta ricerca. Durante la creazione delle stime, utilizza i dati dei progetti precedenti e i numeri reali che trovi nella tua ricerca. Includi sempre spazio extra nel budget per le emergenze e mantieni aggiornato il foglio di budget con i costi correnti man mano che il progetto procede.
Mantenimento di dipendenti qualificati
I dipendenti sono una parte critica di qualsiasi azienda, quindi è importante assicurarsi che siano soddisfatti del loro lavoro. L'elevato ricambio dei dipendenti causa molti problemi ed è una delle principali fonti di rischio del progetto.
La volatilità della forza lavoro si verifica quando una bassa soddisfazione dei dipendenti si traduce in un elevato ricambio del personale. Il ricambio costante di un certo numero di dipendenti rende difficile pianificare e programmare un progetto, rallenta l'avanzamento dei progetti e impedisce a un team di sviluppare un'etica del lavoro forte e coerente.
Immagina uno scenario in cui un ingegnere altamente qualificato guida un reparto che assembla macchine per un'azienda. L'ingegnere è con l'azienda da decenni ed è esperto, qualificato e ama il suo lavoro. Nel corso del tempo, è l'unico ingegnere rimasto in azienda con le conoscenze per costruire queste macchine e per insegnare agli altri a farlo. Invece di mettere in atto un programma di formazione per i nuovi ingegneri, l'azienda si aspetta che questi vengano addestrati dall'ingegnere senior, che è ancora l'unico che sa come assemblare le macchine. Ora l'ingegnere senior deve costruire le macchine e addestrare gli altri a farlo e chiede di un'equa ricompensa per il carico di lavoro extra. L'azienda dice di no, quindi l'ingegnere senior va avanti, lasciando un'azienda con ingegneri junior che non hanno le conoscenze necessarie per assemblare e mantenere le loro macchine, e nessuno che li addestra a farlo.
Una forza lavoro altamente qualificata è una risorsa preziosa. La soddisfazione dei dipendenti è essenziale per mantenere una forza lavoro qualificata e una forza lavoro insoddisfatta costa denaro all'azienda. La soddisfazione del lavoro è maggiore se i dipendenti sono ben retribuiti, quindi è nell'interesse di un'azienda dedicare il tempo alla loro formazione e ricompensarli in modo appropriato. I lavoratori soddisfatti lavoreranno di più e avranno meno probabilità di cercare un'occupazione alternativa, il che significa che i tuoi team hanno meno probabilità di subire cambiamenti importanti nel mezzo dei progetti.
Complicazioni dell'approvvigionamento e della produzione
Per i progetti che prevedono la produzione di prodotti fisici, l'acquisizione di materiali di base è essenziale. Se non riesci a procurarti i materiali necessari per realizzare il tuo prodotto, l'avanzamento del progetto si interromperà.
Immagina un'azienda che fabbrica mobili in legno personalizzati. Un cliente vede un pezzo in uno showroom e ordina un tavolo da pranzo. Il venditore, dopo aver venduto decine di tavoli, fornisce al cliente un preventivo e una data di consegna in base alla sua esperienza e firma un contratto con il cliente. Tuttavia, quando è il momento di reperire il legno, si scopre che gli incendi hanno distrutto la maggior parte di questo tipo di albero. Ora, il prezzo di quel legno è più che triplicato e ci vorrà un mese in più per consegnare il legno. L'azienda è bloccata con un contratto per un ordine che consegnerà con un mese di ritardo e senza profitto.
I problemi della catena di approvvigionamento possono essere difficili da prevedere. A volte, anche quando i materiali sono disponibili, i prezzi sono proibitivi. Potresti risolvere questi problemi diversificando le fonti dei tuoi materiali o mantenendo uno stock di materiali superiore alle tue esigenze attuali. Oltre ai costi, i problemi della catena di approvvigionamento possono anche causare ritardi che riducono la soddisfazione dei clienti. Crea spazio nel tuo programma per le emergenze e sii il più trasparente possibile con i tuoi clienti quando insorgono ostacoli.
Resource Management
Stabilire le priorità e pianificare i progetti e gestire le risorse è un'abilità difficile ma necessaria. Se le tue risorse lavorative e finanziarie non sono bilanciate in modo appropriato, può essere un disastro sia per i progetti nuovi che per i progetti in corso.
Immagina una catena di caffè in crescita che sta aprendo un nuovo negozio in un luogo popolare. Ha già aperto nuovi negozi e ha un'idea delle esigenze di manodopera. Decide una data per l'apertura, inizia a lavorare alla costruzione all'interno del negozio e ad assumere personale per la nuova sede. Quando arriva la data di apertura, non è in grado di trovare e formare dipendenti di qualità, quindi decide di spostare un dipendente da ogni negozio esistente al quello nuovo. Ogni negozio interessato dallo spostamento del dipendente è più sotto sforzo a causa della mancanza di manodopera, mentre il nuovo negozio è più affollato del previsto e ha bisogno di ancora più manodopera. Dopo sei mesi, i dipendenti abbandonano la catena per trovare un lavoro meno stressante, lasciando l'azienda con ancora meno risorse per i negozi esistenti.
Per ridurre il rischio di un utilizzo eccessivo delle risorse, implementa i processi di gestione delle risorse. Le risorse del progetto includono denaro, materiali, attrezzature e persone. La tua organizzazione dovrebbe disporre di metodi per determinare quali risorse sono disponibili e in uso, nonché le esigenze di risorse dei progetti appena proposti. Le aziende dovrebbero anche adoperarsi per garantire che non vengano mai utilizzate più risorse di quelle che hanno a disposizione. Dovrebbero anche tenere le risorse in riserva per le emergenze.
Cambiamenti organizzativi
Anche i cambiamenti nella leadership possono portare a cambiamenti nelle priorità e nei finanziamenti. I progetti che una volta erano ben finanziati possono andare persi nella mischia, accantonati o addirittura annullati a titolo definitivo in seguito a cambiamenti organizzativi radicali.
Pensa a un'azienda con un amministratore delegato che è un runner per hobby. Viene contattato per una maratona locale per sponsorizzare un afterparty e accetta felicemente. L'azienda lo fa per alcuni anni perché ritiene sia una buona opportunità pubblicitaria e perché l'amministratore delegato partecipa alla maratona. Alla fine, l'amministratore delegato va in pensione e l'azienda assume una nuova persona per la posizione. Quando esaminano il budget annuale, ritengono che il costo dell'afterparty della maratona non sia necessario. Il team che lavora alla festa dell'anno successivo viene quindi riassegnato a un altro progetto.
I cambiamenti organizzativi possono essere molto utili per un'azienda perché consentono alle aziende di concentrarsi su nuove iniziative più redditizie. La ri-priorizzazione dei portfolio è un ottimo modo per capire dove risparmiare e utilizzare meglio le risorse. A volte questo significa sacrificare progetti per i quali sono state già spese molte risorse e grandi sforzi. È nell'interesse superiore di un'azienda valutare i pro e i contro della fine di qualsiasi progetto in corso per determinare l'impatto di questo sforzo sprecato.
Esempi dei rischi di progetto più comuni
Non tutti i rischi del progetto rischiano di far deragliare completamente un progetto, ma dovrebbero comunque essere presi sul serio. Alcuni dei rischi più comuni del progetto includono lo scope creep, le basse prestazioni di vendita, il project management inefficiente e i rischi informatici ed edilizi.
I project manager dovrebbero lavorare per mitigare i potenziali rischi, quando possibile. Sebbene la maggior parte dei rischi sia relativamente minore, più rischi possono rapidamente sommarsi e diventare una minaccia più grave per il progetto. Abbiamo delineato alcuni esempi di rischi comuni del progetto, con suggerimenti per mitigarli o evitarli quando possibile.
Scope creep
Lo scope creep è un rischio comune per progetti di tutte le dimensioni e tipi. Lo scope creep comporta aspettative crescenti per i requisiti e i risultati di un progetto dopo l'inizio del progetto. I manager possono combattere lo scope creep con una corretta pianificazione del progetto.
Ad esempio, immagina un'azienda che avvia un'iniziativa per aggiornare la pagina di pagamento sulla propria app. All'inizio, l'obiettivo del progetto è quello di ottimizzare il pagamento aggiungendo l'opzione per salvare le informazioni della carta cliente per gli acquisti futuri. L'obiettivo di completamento previsto è in un mese. Due settimane dopo il progetto, l'amministratore delegato afferma che desidera che l'app abbia la possibilità di effettuare il pagamento online, ma di ritirare gli articoli in negozio. L'amministratore delegato chiede al project manager se può essere aggiunto, poiché il team sta comunque lavorando alla pagina di pagamento. Il project manager è d'accordo. Una settimana dopo, un altro dirigente decide che i menu dell'app devono essere di un colore diverso e chiede al project manager se il team può aggiungere la nuova combinazione di colori contemporaneamente.
Alla fine del periodo previsto del progetto, la pagina di pagamento non è stata aggiornata, il ritiro in negozio non è stato completamente implementato e solo la metà dei menu ha la nuova combinazione di colori. Il team e il project manager si sentono stressati dal fatto che il progetto non è stato completato entro la scadenza e i dirigenti sono arrabbiati per il fatto che questo progetto abbia impiegato più tempo del previsto.
Lo scope creep esiste in tutti i settori, per aziende di qualsiasi dimensione. Lo scope creep deriva da una scarsa comunicazione e pianificazione e può causare un basso morale, una bassa fiducia dei dirigenti e un aumento del budget e delle esigenze di pianificazione.
Tieni sotto controllo lo scope creep creando un piano di progetto dettagliato e completo, mantenendolo e gestendo le aspettative per il piano e i deliverable del tuo progetto. È compito del project manager e dello sponsor del progetto gestire lo scope creep, attenendosi al piano di progetto come scritto.
Basse prestazioni di vendita
Le scarse prestazioni delle vendite sono un rischio per qualsiasi azienda. Quando i numeri di vendita sono inferiori alle aspettative, sia a causa della concorrenza, della bassa domanda o delle tattiche di vendita inefficaci, i leader dell'azienda potrebbero decidere di cambiare la direzione del progetto o di annullarlo completamente.
Immagina un ristorante di una piccola città che crea un menu speciale dello chef. Lo chef vuole imitare vari piatti raffinati della grande metropoli nelle vicinanze. Il menu normale non cambia, ma lo chef trascorre il suo tempo a sviluppare nuove ricette, a calcolare i costi degli ingredienti, a creare lotti di prova e a scrivere nuovi menu. Il nuovo menu è eccitante e innovativo, ma si rivela inviso alla clientela abituale del ristorante. Gli ingredienti esclusivi acquistati dallo chef si rovinano prima di poterli vendere e il ristorante perde denaro. Dopo il secondo menu stagionale, il ristorante decide di terminare l'ulteriore sviluppo e di concentrarsi sui piatti preferiti dei clienti.
Le basse prestazioni possono essere difficili da prevedere, ma alcune strategie possono contribuire a mitigarne l'insorgenza. Esegui ricerche di mercato prima di iniziare un nuovo progetto. In questo modo, puoi determinare meglio cosa ha venduto bene per te in passato e cosa funziona bene per i tuoi concorrenti. Assicurati che ciò che offri sia ciò che i clienti desiderano acquistare e assicurati che le tue offerte abbiano un prezzo appropriato.
Rischi esterni
I rischi esterni sono impossibili da prevedere, ma è comunque possibile adottare misure per mitigarne l'impatto. Rischi come incendi, inondazioni, malattie o lesioni possono ritardare i piani del progetto e influire sui risultati. Mettere in atto misure di sicurezza per ridurne al minimo gli effetti.
Immagina un'azienda con sede in Florida che ha un magazzino di produzione. Questa azienda ha un piano in atto per anticipare le tempeste durante la stagione degli uragani. Ha un piano completo di evacuazione dei dipendenti, un piano di continuità aziendale e un piano per spostare le attrezzature critiche più verso l'interno in caso di una grande tempesta. Ha anche una politica di monitoraggio degli eventi meteorologici man mano che si verificano e la possibilità di cambiare programmi a metà giornata per evitare infortuni ai dipendenti e la distruzione delle attrezzature. Infine, investe anche nella migliore assicurazione per uragani disponibile.
I rischi esterni possono devastare le operazioni di un'azienda e influenzare tutti gli aspetti di un'azienda. È fondamentale anticipare ciò che si può e avere un fondo di emergenza e un'assicurazione per le cose che non si possono prevedere. Molte aziende che lesinano in investimenti preventivi spesso finiscono per pagare di più quando sorgono le emergenze.
Rischi IT
Man mano che la tecnologia e i processi diventano più complessi, più condizioni potrebbero innescare eventi di rischio. I rischi informatici si focalizzano sulla raccolta, l'archiviazione e la protezione dei dati sensibili, nonché sulla manutenzione dell'hardware e del software utilizzati da un'azienda.
Ross Jurewitz, fondatore e amministratore delegato di Jurewitz Law Group, descrive uno scenario in cui i processi di gestione dei rischi hanno salvato la sua azienda da una potenziale crisi IT. "Una volta abbiamo avuto un dipendente che se n'è andato nel bel mezzo di un progetto", afferma. "Se n'è andato all'improvviso ed ha eliminato tutti i dati sul computer prima di andarsene. Per una svista, era l'unica persona che disponeva di queste informazioni vitali e, all'inizio, sono stato preso dal panico pensando che avevamo perso le informazioni sensibili di un cliente. Fortunatamente, uno dei protocolli di mitigazione del rischio che avevamo implementato era un disco rigido esterno contenente tutto ciò che era stato salvato o eliminato sul computer. Siamo stati in grado di recuperare tutte le informazioni perse da lì e continuare il progetto con il cliente nei tempi previsti."
Uno dei modi migliori per ridurre i rischi informatici è eseguire un backup regolare dei dati e garantire che tutti i computer e le applicazioni siano aggiornati. Per i rischi hardware e software, forma il personale sull'utilizzo di tutte le attrezzature e applicazioni e fornisci risorse per trovare autonomamente le risposte alle domande comuni. In un'azienda abbastanza grande, si può prendere in considerazione l'assunzione di una persona o di un reparto altamente competente che serva da autorità sulle questioni relative all'IT.
Rischi nell'edilizia
Una costruzione di qualsiasi tipo è un processo costoso e dispendioso in termini di tempo, che comporta molti rischi intrinseci. Un piano di progetto edilizio che non includa strategie di mitigazione del rischio può costare ai costruttori e ai loro clienti tempo e denaro significativi.
Bloom descrive una situazione che ha cambiato il modo in cui la sua azienda si approccia ai progetti edilizi. "Siamo stati impegnati in un grande progetto edilizio che sembrava essere un passo avanti nella crescita con un grande cliente al dettaglio", ricorda. "L'ambito del lavoro non era molto diverso dai progetti che avevamo completato molte volte. La nostra mentalità era che si trattava di diversi piccoli progetti in un unico luogo e in una volta, ma non era corretta. A causa dei requisiti di grandi progetti, il cliente ha richiesto più livelli di leadership sul campo e project management. Il nostro normale processo non ne ha tenuto conto e abbiamo iniziato a fallire. Tuttavia, una volta identificato questo rischio, abbiamo apportato modifiche al team di progetto e abbiamo riscontrato un aumento dei costi. Questo progetto è stato completato senza alcun profitto, ma ha soddisfatto le aspettative del cliente. Lo abbiamo utilizzato come esperienza di apprendimento e abbiamo deciso di non fare di nuovo un altro grande progetto come questo. Ora ci concentriamo su progetti che si adattano ai processi in cui il nostro team eccelle."
I progetti edilizi richiedono un'eccellente pianificazione e comunicazione. Si tratta di molte parti mobili costose, quindi è fondamentale che i project manager edilizi aggiornino budget e pianificazioni in tempo reale. In questo modo, possono mantenere i dati accurati ed evitare la maggior parte delle sorprese. Inoltre, i progetti edilizi richiedono permessi speciali, quindi è importante sapere cosa comporta il progetto fin dall'inizio. In questo modo, i manager possono garantire che tutte le esigenze legali siano soddisfatte.
Categorie di rischio del progetto: PMBOK
Il Project Management Body of Knowledge (PMBOK) suddivide il rischio del progetto in tre categorie: rischi operativi, rischi strategici a breve termine e rischi strategici a lungo termine. Abbiamo riassunto le loro spiegazioni di queste categorie di rischio di seguito:
- Rischi operativi: i rischi operativi sono quelli che si riferiscono ai risultati del progetto. I rischi operativi sono più presenti nelle fasi successive di un progetto. Di solito, coinvolgono i prodotti o i deliverable prodotti o l'incapacità di produrli.
- Rischi strategici a breve termine: i rischi strategici a breve termine sono quelli che colpiscono i proprietari del progetto durante la vita del progetto e nell'immediato periodo post-progetto. Potrebbero anche influenzare le persone che utilizzano i risultati del progetto.
- Rischi strategici a lungo termine: I rischi strategici a lungo termine sono quelli che si riferiscono alle finalità e agli obiettivi del progetto, nonché ai problemi che sta cercando di risolvere. I rischi a lungo termine possono influenzare gli utenti che sono molto lontani dai processi del progetto.
Best practice per i la gestione dei rischi di progetto
La gestione dei rischi del progetto è importante per garantirne il corretto completamento. Abbiamo raccolto alcuni suggerimenti e best practice dai nostri esperti. Alcune best practice includono operare con le proprie possibilità, mettere in atto solide pratiche di comunicazione e utilizzare software quando necessario.
Queste sono alcune best practice per i project manager per la gestione dei rischi del progetto:
- Sii proattivo: introduci processi per identificare tempestivamente i potenziali rischi. Rendi la valutazione dei rischi una fase della pianificazione del progetto e istruisci il tuo team sui rischi comuni in modo che anche loro possano coglierli. "Abbiamo scoperto che prima potevamo cogliere i problemi, meno costosi erano da risolvere. Quando siamo in grado di individuare i bug all'inizio del ciclo di test, riusciamo a ridurre i costi complessivi della produzione", afferma Druckman.
- Adotta un approccio Agile: alcune strategie di project management sono migliori di altre nella gestione dei rischi. "Scrum si basa sulla gestione dei rischi", spiega Druckman. "È la strategia di project management ideale quando disponi di un progetto che presenta un rischio superiore alla media (situazioni in cui non l'hai mai fatto prima o in cui hai un team inesperto) e una o più delle tue risorse è difficilmente limitata (ad esempio, hai chiesto un team di 12 persone e hai un team di 7, o hai detto alla leadership che hai bisogno di sei mesi, e ti hanno detto di farlo in tre). Scrum ti aiuterà a gestire questi rischi, prendendo quel progetto difficile e suddividendolo in brevi e predefiniti periodi di tempo chiamati sprint." Gli sprint Agile consentono a un team il vantaggio di concentrare le proprie energie su attività e deliverable specifici, in modo che possano combattere i problemi man mano che si presentano.
- Opera con le tue possibilità: uno dei modi più semplici per evitare i rischi è partecipare a comportamenti meno rischiosi. Se comprendi le risorse che hai a disposizione, è più facile mantenere l'ambito del tuo lavoro al loro interno ed evitare sovraccarichi. "Il primo passo è conoscere il tuo settore e le capacità delle tue operazioni. Non assumere ciecamente ciò che si può fare, ma concentrati su ciò che sai di essere in grado di fare ogni giorno ad alto livello", consiglia Bloom.
- Assegna priorità ai progetti semplici: trascorri la maggior parte del tempo a lavorare su progetti che sai di poter completare e che saranno redditizi. Ci sono meno rischi coinvolti in progetti simili a quelli che hai completato con successo in passato. "Il tempo bruciato lavorando a un progetto problematico è esponenzialmente superiore al tempo necessario per più progetti semplici", afferma Bloom. "Stabilisci un processo di valutazione dei potenziali progetti per evitare tempo e risorse non redditizie, sviluppando al contempo in modo strategico il tuo core business. I tuoi team lo apprezzeranno e saranno più coinvolti."
- Quantifica gli effetti del rischio: se possibile, determina gli effetti reali e quantificabili dei rischi del progetto. Rischi diversi hanno costi diversi. Se è possibile allegare dati in tempo reale o costi specifici, sarà più facile vedere quali meritano più attenzione. Un altro vantaggio di questa strategia di gestione dei rischi è che è più facile comunicare la gravità dei rischi agli stakeholder che non hanno familiarità con le sfumature di un particolare progetto.
- Incoraggia la comunicazione: i project manager devono garantire che la comunicazione fluisca in entrambe le direzioni. Non punire le persone per aver segnalato problemi quando li riscontrano e assicurati di comunicare i potenziali rischi agli sponsor del progetto non appena vengono identificati. "Assicurati di avere l'input di una leadership chiave per i progetti per fornire rassicurazioni sul fatto che è stata eseguita la corretta due diligence. Questo aiuta a creare una mentalità di proprietà per ogni persona del team. Con questa attenzione e questa intenzione, succederanno grandi cose", afferma Bloom.
- Mantieni la visibilità del progetto: le buone pratiche di visibilità assicurano che chiunque ne abbia bisogno possa avere una panoramica dell'intero progetto, nonché una visione d'insieme di ciò su cui ogni membro del team sta lavorando e quando. A volte questa vista all'esterno può aiutare gli altri a identificare i rischi che le persone più vicine al progetto potrebbero non aver colto.
Utilizza un software per project management: il software di gestione dei progetti aiuta i team a rimanere organizzati durante tutte le fasi del ciclo di vita del progetto. Molte opzioni software forniscono strumenti potenti per i project manager, tra cui metodi di identificazione, monitoraggio e gestione dei rischi.
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