In cosa consistono monitoraggio e controllo dei progetti?
Il monitoraggio e il controllo dei progetti ti aiutano a misurarne le prestazioni. Utilizza il processo per esaminare il piano di progetto, rivedere lo stato, identificare potenziali problemi e implementare le modifiche quando necessario. Questa fase coincide con quella di esecuzione del ciclo di vita del progetto.
Puoi utilizzarla per rispettare le scadenze e il budget previsti di un progetto, gestendo al contempo i rischi e prevenendo le alterazioni dell'ambito. Al termine della fase di monitoraggio e controllo, il cliente riceve i deliverable di progetto completati.
Qual è l'obiettivo principale della fase di monitoraggio e controllo nella gestione dei progetti?
Lo scopo principale del monitoraggio e del controllo nella gestione dei progetti è identificare i problemi prima che si verifichino e apportare eventuali modifiche. Queste modifiche possono richiedere una nuova valutazione e un aggiornamento del piano di progetto.
Alan Zucker, fondatore di Project Management Essentials, LLC, che vanta oltre 25 anni di esperienza nella leadership e nella gestione dei progetti in aziende Fortune 100, identifica lo scopo del monitoraggio e del controllo: "I project manager monitorano regolarmente le prestazioni concentrandosi su costi, programmazione e ambito. Se il progetto va fuori strada, devono adottare misure correttive".
L'importanza del monitoraggio e del controllo dei progetti
Il monitoraggio e il controllo dei progetti sono essenziali per completare un progetto nel rispetto di scadenze, budget e ambito. I processi di monitoraggio e controllo consentono di identificare le deviazioni dal piano di progetto. Il monitoraggio e il controllo dei progetti assicurano prestazioni senza intoppi, efficienti e puntuali.
Alan Zucker descrive l'importanza del monitoraggio e del controllo per realizzare un progetto di successo: "I project manager sanno che nessun progetto procede perfettamente secondo i piani. Dobbiamo essere diligenti nel monitorare le prestazioni per verificare che soddisfino le nostre aspettative di successo e, in caso contrario, determinare le azioni da intraprendere per tenere il progetto sotto controllo".
Il processo di monitoraggio e controllo dei progetti
Il processo di monitoraggio e controllo tiene traccia dei parametri di prestazione per assicurarsi che il progetto rispetti scadenze, budget e ambito. Il processo aiuta i team di progetto a individuare i problemi prima che si verifichino.
- Monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione (KPI): il monitoraggio dei KPI consente di mantenere i deliverable di progetto sotto controllo e le prestazioni aggiornate. I project manager utilizzano i dati su tempistiche, budget e qualità per prendere decisioni migliori, apportare modifiche al fine di prevenire eventuali problemi e sfruttare al massimo le opportunità.
- Monitoraggio delle richieste di modifica: misurare i dati sulle prestazioni del progetto aiuta a scoprire se questo è sotto controllo o se sono necessarie modifiche. Se il progetto è fuori rotta, verrà inviata e implementata una richiesta di modifica per apportare una correzione.
- Monitoraggio dell'ambito di progetto: questa fase aiuta a garantire che qualsiasi modifica all'ambito del progetto sia verificata e documentata. Dovrai aggiornare tutti i documenti rilevanti, come una dichiarazione dell'ambito del progetto e la struttura di ripartizione del lavoro, oltre a determinare eventuali aggiustamenti di tempistiche e costi relativi a un ampliamento dell'ambito, che possono richiedere un cambiamento di strategia.
- Identificazione dei rischi: idealmente, l'identificazione dei rischi dovrebbe avvenire durante tutto il progetto, in modo che, quando si presentano rischi, si abbiano a disposizione le informazioni pertinenti per prendere la decisione giusta.
- Comunicazione con i membri del team, gli stakeholder e i clienti: garantire una comunicazione regolare consente di avere sempre i progetti sotto controllo ed evitare incomprensioni che costano tempo e denaro. È fondamentale che gli stakeholder e i membri del team ricevano tutte le informazioni pertinenti in modo tempestivo.
Come creare un piano di monitoraggio e controllo dei progetti
Un piano di monitoraggio e controllo dei progetti integra fattori quali successo, ambito, programmazione, risorse, rischi e costi. Il piano viene sviluppato durante la fase di pianificazione del ciclo di vita del progetto.
- Delineamento del progetto.
Stabilisci i valori di riferimento relativi ad ambito, programmazione e budget per il benchmarking in base al piano di progetto. Il piano definisce gli obiettivi, le risorse e le milestone del progetto. - Suddivisione del progetto in attività secondarie o unità di lavoro.
Una struttura di suddivisione del lavoro è uno strumento utile che i project manager possono utilizzare per creare attività secondarie e gestire il lavoro. Questa visualizzazione consente di monitorare e semplificare le prestazioni e i deliverable. - Esecuzione del piano di progetto e creazione di report e analisi per identificare le varianze.
Determina se le varianze sono accettabili e continua a monitorarle. Individua la causa delle varianze inaccettabili e apporta le dovute modifiche.
Come implementare il monitoraggio e il controllo dei progetti
I project manager utilizzano da tre a cinque KPI per comunicare i dati di monitoraggio e definire gli obiettivi per mantenere il progetto sotto controllo. I KPI devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestivi.
- Monitoraggio dei parametri di progetto: il piano di progetto includerà l'ambito e le misurazioni da eseguire per garantirne il successo. I project manager utilizzano i KPI per tenere traccia di programmazione, attività e costi e per assicurarsi che siano in linea con il piano di progetto.
- Monitoraggio del coinvolgimento degli stakeholder: confrontandoti e comunicando con il team di progetto, la dirigenza e i clienti, potrai garantire che tutti siano coinvolti e focalizzati sulle attività.
- Monitoraggio dei rischi: completando le valutazioni dei rischi per tutta la durata del progetto, puoi prevenire eventuali problemi e mitigare gli impatti negativi sulle tempistiche e sul budget del progetto.
- Monitoraggio delle prestazioni del progetto: i project manager utilizzano dashboard dei KPI per identificare i problemi e misurare l'avanzamento del lavoro.
- Adozione di azioni correttive per controllare i progressi: i project manager utilizzano il piano di progetto come base per controllare i progressi e tenere traccia delle modifiche fino alla risoluzione o al raggiungimento della fase di chiusura del progetto.
- Monitoraggio e gestione della documentazione dei dati: documentare le prestazioni e le modifiche relative al progetto garantisce il coinvolgimento degli stakeholder, mitiga i problemi e orienta i progetti futuri.
Le best practice di monitoraggio e controllo dei progetti
Le best practice di monitoraggio e controllo dei progetti richiedono un'attenzione costante ai dettagli e possono consentire ai project manager e ai team di bilanciare tempistiche, costi e budget.
- Definizione dei ruoli del team di gestione dei progetti: assicurati che i membri del team conoscano le aspettative e le tempistiche da rispettare.
- Identificazione di un punto di contatto: è necessario designare una persona responsabile del monitoraggio e della documentazione qualora insorgessero eventuali problemi.
- Determinazione della frequenza del reporting sui KPI: in fase di sviluppo del piano di progetto, dovrai decidere con quale frequenza condurre il reporting sui KPI e attenerti a tale programmazione. Questi dati sono essenziali per il monitoraggio e il controllo delle prestazioni.
- Definizione delle soglie di varianza per programmazione, budget e costi: stabilisci la percentuale di modifica accettabile e la cifra della soglia di varianza da modificare.
- Per ottenere la varianza del piano (SV), sottrai il valore pianificato (PV) dal valore guadagnato (EV).
- Per ottenere invece la varianza del budget (BV), sottrai il denaro speso dal budget pianificato per ogni voce e dividilo per il budget originale per calcolare la percentuale.
- Per calcolare la varianza dei costi (CV), sottrai il costo effettivo (AC) dal valore guadagnato (EV).
- Determinazione della causa della varianza come comune o unica: il lavoro continua senza modifiche in caso di varianza prevista e accettabile. Se la varianza è causata da eventi imprevisti, identifica e implementa la modifica appropriata.
- Analisi degli ordini di modifica: esamina le richieste di modifica documentate con il team di progetto per approvarle o rifiutarle.
- Monitoraggio e controllo dell'alterazione dell'ambito: mitiga l'alterazione dell'ambito per rispettare i parametri del progetto e tieni presente che eventuali modifiche al progetto possono influire sui risultati.
- Esecuzione di un rigoroso processo di approvazione al completamento: assicurati di documentare e archiviare tutte le approvazioni in modo adeguato.
Zucker aggiunge: "Spesso le competenze trasversali sono lacunose, quindi concentrati sulla comunicazione e mantieni alto l'interesse degli stakeholder. Le nuove prospettive costituiscono un vantaggio per i progetti e un comitato consultivo di specialisti fornisce supervisione e guida ai project manager".
Tecniche di monitoraggio e controllo dei progetti
I project manager si affidano al monitoraggio e al controllo per rivedere, rendicontare e tenere traccia delle prestazioni del progetto e utilizzano questa fase per prendere decisioni informate, evitare crisi e massimizzare prestazioni e opportunità.
Le tecniche di monitoraggio e controllo riguardano tre aree nell'ambito della gestione dei progetti:
- Monitoraggio del piano di progetto: utilizza il metodo del percorso critico (CPM) per identificare le milestone essenziali del progetto e rispettare la scadenza dei deliverable.
- Monitoraggio del budget di progetto: utilizza la gestione del valore guadagnato per assegnare le attività del progetto in base al loro costo.
- Monitoraggio dello stato del progetto: utilizza i report sullo stato del progetto per standardizzare la procedura di reporting e identificare le attività completate, i punti chiave, i rischi e i progressi in tempo reale.
La strategia di monitoraggio e controllo dei progetti
I progetti di successo richiedono diligenza e precisione nel monitoraggio e nel controllo, quindi avere la giusta strategia può fare la differenza. Un buon approccio di monitoraggio e controllo esamina i livelli di qualità, rischio e coinvolgimento degli stakeholder e comunica tutti i risultati dei progetti.
Questi suggerimenti possono aiutarti ad aderire a una strategia di monitoraggio e controllo dei progetti:
- Stabilisci una cadenza e un processo ben definiti per la gestione delle richieste di modifica.
- Adatta il reporting delle prestazioni alle esigenze di progetto.
- Non sovraccaricare il team di progetto con richieste di informazioni.
- Posiziona gli stakeholder in base alle necessità tenendo conto delle loro competenze.
- Assegna priorità ai dati sulle prestazioni che sono attuabili e richiedono una decisione.
- Prendi in considerazione l'impatto delle decisioni su programmazione, budget e ambito.
- Stabilisci un processo decisionale trasparente e comunica e documenta i risultati.
I project manager si affidano a Smartsheet per il monitoraggio e il controllo dei progetti
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