In cosa consiste il successo di un progetto?
Il termine “successo del progetto” si riferisce al criterio specifico stabilito dal cliente e dal team prima che inizi il progetto. I team utilizzano queste specifiche, milestone e deliverable per valutare il successo del progetto dopo la sua chiusura.
L'importanza di misurare il successo di un progetto
È importante misurare il successo di un progetto, in modo che il team possa monitorarne l'avanzamento e identificare eventuali opportunità di miglioramento. La misurazione del successo di un progetto fornisce informazioni preziose sulla soddisfazione dei clienti e del team, contribuisce a migliorare continuamente e supporta le decisioni future.
Hassan Osman, Project Management Office Director presso Cisco e autore del blog The Couch Manager, afferma: "Misurare il successo di un progetto è importante perché è così che si determina la sua reale efficacia. I fattori di successo dipendono solitamente dagli obiettivi iniziali del progetto, che comprendono metriche oggettive e soggettive.”
Il ruolo del ciclo di vita del progetto nel successo del progetto
È possibile misurare il successo di un progetto guardando ogni fase del suo ciclo di vita, dall'avvio alla pianificazione, all'esecuzione e alla chiusura.
- Avvio: questa fase identifica l'ambito e i deliverable del progetto. I deliverable completati possono determinare il successo di un progetto.
- Pianificazione: stabilisci un flusso di lavoro, risorse e budget. L'accuratezza di questa pianificazione contribuisce al successo di un progetto.
- Esecuzione: Questa fase è utile per monitorare il budget, l’avanzamento e la qualità del lavoro. La performance di questi elementi può misurare il successo di un progetto.
- Chiusura: Questa fase analizza il completamento di milestone e deliverable, il che influisce direttamente sul successo di un progetto.
Valutazione del progetto
La valutazione del progetto consente a un team di progetto di riflettere sul successo e fallimento di un progetto in base ai parametri impostati dal team.
Come suggerisce Osman, "definire adeguatamente le misure e i livelli di tolleranza prima di iniziare, aiuta a stabilire le giuste aspettative per tutti. Una buona prassi è quella di definire i fattori di successo prima di avviare il progetto. Un'idea è quella di pensare a come lo slittamento di uno dei tre vincoli principali (tempo, costi e ambito) influirebbe sulla misurazione del successo dopo la chiusura del progetto. Ad esempio, alcuni progetti considerano un successo importante lo slittamento di due settimane sul programma e un aumento del 2% dei costi. Con altri progetti, lo stesso slittamento della pianificazione e l’aumento dei costi potrebbero rappresentare un fallimento completo.”
Come misurare il successo di un progetto?
È possibile misurare il successo di un progetto rivedendo l'ambito, valutando le specifiche, analizzando il budget del progetto e verificando la soddisfazione del cliente e degli utenti interni.
Queste fasi sono descritte di seguito.
Fase 1: Rivedere l’ambito di un progetto
Inizia rivedendo i requisiti e i deliverable su cui il team si è accordato all'inizio del progetto. Per ogni deliverable, tieni presente le risorse e le attività richieste, oltre al tempo necessario per il completamento.
Fase 2: Valutare le specifiche del progetto
Il progetto soddisfa le aspettative e i traguardi? È possibile determinarlo valutando se tutti i deliverable sono stati completati e se gli accordi sono stati rispettati nei tempi previsti.
Fase 3: Analizzare il budget del progetto
Il budget può essere un indicatore essenziale del successo del progetto. Calcola la quantità di tempo impiegato per il progetto e se ha superato o meno il budget.
Fase 4: Esaminare la soddisfazione cliente
La soddisfazione cliente con il risultato del progetto è fondamentale. Se i clienti non sono completamente soddisfatti devono poter fornire un feedback, che potrai utilizzare come spunto per i progetti futuri, al fine di generare business ripetibili.
Fase 5: Esaminare la crescita interna e la soddisfazione del team
È importante che il team di progetto sia soddisfatto del proprio ruolo e del risultato del progetto. Il progetto era impegnativo e interessante? Il team è soddisfatto della qualità dei deliverable? Questi fattori contribuiscono al senso di realizzazione e soddisfazione professionale del team di progetto.
Modello di e-mail per questionario cliente
Scarica il modello di e-mail per questionario cliente - Microsoft Word
Utilizzate questo modello per inviare via e-mail un sondaggio al cliente per valutarne la soddisfazione e raccogliere il suo feedback al termine del progetto. L'indagine riguarda l'interazione con il team di progetto, la soddisfazione complessiva e i progetti futuri. Le domande includono le opzioni sì/no e spazi per le risposte scritte, in modo che il cliente possa condividere i suoi pensieri e la sua esperienza.
Modello di e-mail per questionario del team
Scarica modello di e-mail per questionario del team - Microsoft Word
Utilizza questo modello per inviare via e-mail un sondaggio al team di progetto per ottenere il loro feedback al termine del progetto. L'indagine riguarda la leadership, il lavoro di squadra e l'esperienza complessiva di collaborare al progetto. Le domande includono le opzioni sì/no e spazi per le risposte scritte, risposte graduate e libere, in modo che il team possa condividere i propri pensieri e la propria esperienza.
Modello di report sullo stato del progetto e delle milestone
Scarica il modello di report sullo stato del progetto e delle milestone - Microsoft Excel
Usa questo modello per generare un report che ti consenta di esaminare lo stato di avanzamento del progetto e se è stata raggiunta o meno ogni milestone. Il modello evidenzia tre importanti punti di riferimento del progetto e i loro criteri di successo. Inoltre, è possibile valutare lo stato del progetto e se ha rispettato o meno la tempistica prevista.
Come documentare i criteri di successo di un progetto
I criteri di successo dei progetti comprendono il project management complessivo e i deliverable. È importante documentare i criteri di successo del progetto per garantire che i costi previsti, la portata e i tempi siano in linea per soddisfare le aspettative. La documentazione dei criteri può assumere la forma di budget, milestone e tempistiche.
Per saperne di più su come determinare i criteridi successo del progetto, consulta la nostra guida completa.
Esempi di successo del progetto
Nel loro documento del 2017 "Project Management Success Factors", gli autori Mladen Radujkovic e Mariela Sjekavica forniscono una suddivisione del successo della gestione del progetto per evidenziare tre categorie distinte di fattori di successo:
- Elementi delle competenze di project management: Gli elementi comprendono le competenze tecniche, comportamentali e contestuali del project manager e dei membri del team di progetto. La competenza viene misurata in base alla conoscenza delle best practice e alla capacità di operare secondo gli standard previsti.
- Elementi dell'organizzazione: Gli elementi includono la struttura, la cultura, l'atmosfera e la competenza organizzativa. L'organizzazione è particolarmente importante per i team che gestiscono più progetti alla volta.
- Elementi di metodologie, metodi, strumenti e tecniche di project management: Gli elementi includono metodologie, software, strumenti, tecniche decisionali, strumenti di valutazione del rischio e strumenti di supporto alle tecnologie di comunicazione e informazione. Un project manager dovrebbe sapere quali strumenti e metodi saranno migliori per ciascun progetto.
Come scrivono Radkovic e Sjekavica, "In teoria, se si dispone di un project manager e di un team competenti, di un manager e di un team coordinati, di una struttura organizzativa adeguata, di una cultura aziendale, un'atmosfera e una competenza elevate, nonché di un uso costante di metodologie, metodi, strumenti e tecniche gestionali, il project management potrebbe avere grande successo e realizzare anche il successo del progetto.”
Esempi di progetti di successo prevedono quanto segue:
- Esecuzione di attività e milestone
- Completamento del progetto nei tempi previsti
- Completamento del progetto all’interno del budget
- Impatto positivo sul futuro dell'azienda
- Soddisfazione del team di progetto del lavoro svolto
- Deliverable di qualità sono eseguiti e completati per la soddisfazione cliente
Per saperne di più sui fattori di successo del progetto, leggi questo articolo.
Ulteriori modalità per team remoti per misurare il successo del progetto
Un team remoto funziona quasi allo stesso modo di un team non remoto, ma potrebbe avere altri modi per misurare il successo di un progetto. Ad esempio, un team remoto può valutare la capacità del team di progetto di comunicare e coordinarsi nonostante i diversi fusi orari e le differenze culturali.
Per saperne di più, leggi il nostro articolo sulle strategie comunicazione di team remoti .
Come osserva Osman, "nella maggior parte dei casi, lavorare a un progetto con un team remoto non influisce necessariamente sulle metriche di successo del progetto se si punta a un risultato finale misurabile. Questo perché con il lavoro a distanza, la differenza principale è come e doveviene eseguito il lavoro, invece di ciò che viene fatto. Detto questo, una cosa che potrebbe differire tra team remoti e team co-localizzati, ovvero le misure soggettive di collaborazione, comunicazione e dinamiche di gruppo. Con i team co-localizzati, tali misure tendono ad essere un po' più elevate a causa di una migliore coesione del team e dei dettagli, il che potrebbe portare a un risultato complessivo migliore del progetto. Tuttavia, l'effetto di ciò è altamente contestuale e dipende dal tipo di team con cui si lavora".
Per saperne di più sugli strumenti di collaborazione a distanza consulta la nostra guida completa.
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