Come capire quando è il momento di investire in un software di gestione dei progetti?
Quando i processi di gestione aumentano il lavoro invece di semplificarlo, dovresti considerare di investire in un software di gestione dei progetti. Se il tuo lavoro è distribuito su troppe app e trascorri troppo tempo in riunioni, un software di gestione dei progetti può esserti di aiuto.
Alcune situazioni, come quelle di seguito, indicano la necessità di strumenti migliori:
- I tuoi team passano molto tempo ad aggiornare gli altri sullo stato tramite riunioni o e-mail.
- Non riesci a mantenere i dati aggiornati e accessibili su più piattaforme.
- Il tuo team spesso non rispetta le scadenze e non è in grado di anticipare gli ostacoli comuni.
- Dedichi troppo tempo a organizzare i dati e generare manualmente i report.
Molte piccole aziende iniziano il loro approccio alla gestione organizzata utilizzando strumenti che già conoscono. Gli strumenti del foglio di calcolo come Microsoft Excel sono eccellenti per alcune situazioni, ma al crescere di un'organizzazione, anche processi e domande si fanno più esigenti. Excel non è in grado di offrire molti degli strumenti di cui le aziende più grandi hanno bisogno, come il reporting integrato, gli aggiornamenti in tempo reale e la scalabilità.
Salvador Ordorica, CEO di The Spanish Group, spiega i vantaggi di un software dedicato alla gestione dei progetti su sistemi statici come Excel: "Considera tutti i processi Excel per cui esiste una soluzione dedicata. Qui, tutti i tuoi dati sono disponibili in un unico posto, un modo molto comodo per avere tutte le informazioni del progetto raggruppate in un unico luogo. Tutte le attività possono essere pianificate e contrassegnate come completate. Gli eventi passati e futuri del calendario sono disponibili per riferimento, così come i dati dei clienti, le risorse e le spese di progetto. Puoi inviare le fatture ai clienti automaticamente. Puoi accedere ai tuoi dati in un lampo e, poiché risiedono in un unico posto, puoi condividerli facilmente con il tuo team con solo pochi clic. Non serve passare da un foglio di calcolo all'altro per trovare i dati."
Il software di gestione dei progetti è concepito nello specifico per questi casi di utilizzo ed è molto più potente quando si tratta di collaborare, monitorare lo stato e creare report e trasformare piccole operazioni in configurazioni più grandi e complesse. Molte aziende riferiscono anche che il software di gestione dei progetti è essenziale nella transizione al lavoro a distanza e, di conseguenza, in una comunicazione più asincrona.
Cosa cercare in un software di gestione dei progetti
Cerca un software di gestione dei progetti in grado di colmare le lacune e affrontare i problemi all'interno del tuo approccio attuale. Lo strumento giusto dovrebbe integrarsi con il software e i processi esistenti per facilitare il lavoro e rispettare il budget.
"Gestisco alcune aziende di mia proprietà, lavoro con i clienti come consulente e mi occupo di formazione e tutoraggio di professionisti del PM", afferma Cornelius Fichtner, Presidente dell'OSP International e PM podcaster. "Ciò significa che ho avuto la possibilità di lavorare ampiamente con i software di gestione dei progetti. Le caratteristiche principali che di solito osservo sono, in ordine, la pianificazione e la programmazione dei progetti, le funzioni di comunicazione e la documentazione. Se queste funzionalità non sono fatte bene, la tua capacità di organizzare i progetti e assegnare le attività ai membri del team sarà molto limitata."
Inoltre, quando cerchi un software PM, considera i seguenti fattori:
- Esigenze del tuo team: tra gli strumenti software attuali, determina le funzioni più utilizzate dal tuo team. Non selezionare un programma solo in base alle funzioni disponibili; scegline uno con le funzioni che effettivamente utilizzerai.
"Dobbiamo capire dov'è che i nostri strumenti di gestione dei progetti hanno deragliato e reso le cose più complicate," racconta David Reid, Direttore delle vendite pressoVEM Tooling. "Avevamo bisogno di un prodotto che semplificasse la gestione, l'assegnazione e la stima delle risorse per migliorare la nostra efficienza, quindi abbiamo deciso di creare un elenco di tutte le funzionalità necessarie al team."
- Design intelligente: un software moderno per la gestione dei progetti è caratterizzato da un'esperienza ben ponderata e un uso intuitivo. La maggior parte fornisce tutorial, ma dovresti essere in grado di accedere facilmente alle funzioni di base esplorando lo strumento.
- Supporto al prodotto: leggi recensioni e chatta con i rappresentanti di vendita in merito al tipo di supporto offerto dal servizio. Possono offrire più di un semplice supporto tecnico, come la configurazione del sistema, l'onboarding dei dipendenti e la formazione per utilizzare il prodotto.
- Budget: la maggior parte degli strumenti software di gestione dei progetti prevede un modello di abbonamento con un costo mensile per utente. La maggioranza offre prezzi differenziati e molti mettono a disposizione prove gratuite per livelli superiori specifici o consentono l'accesso continuo a un livello di base gratuito. Potresti scoprire di avere bisogno solo di un acquisto una tantum per una soluzione on-premise che si adatti alla tua organizzazione.
Considera il costo dell'iscrizione mensile e annuale rispetto al costo del tempo che i tuoi dipendenti risparmierebbero utilizzandolo. La maggior parte delle iscrizioni chiede meno di 50 dollari al mese, quindi se ogni dipendente potesse risparmiare una o due ore utilizzando il prodotto, potrebbe valerne la pena. Le funzionalità aggiuntive in genere costano di più, ma se la tua azienda non ne avesse bisogno, le spese aggiuntive potrebbero non essere giustificate.
"Confronta il costo di ogni strumento," suggerisce Sam Cohen, fondatore di Gold Tree Consulting. "Esamina tutte le funzionalità offerte dal software e infine il prezzo. Dopo tutto, sarebbe meglio evitare di pagare per funzionalità di cui la tua azienda non ha alcun bisogno." - Potenziale risparmio di tempo: l'automazione è uno degli strumenti più potenti offerti dal software di gestione dei progetti. Grazie all'automazione, è possibile rendere i flussi di lavoro più efficienti, ricordare al team le scadenze e ridurre il tempo speso in attività ripetitive.
- Collaborazione: buoni strumenti di gestione dei progetti facilitano la collaborazione con accesso a file, pannelli di controllo e calendari condivisi. Molti offrono un accesso a più livelli, in modo che i membri del team possano creare o modificare i progetti secondo necessità.
- Opzioni di pianificazione flessibili: ogni progetto è diverso, quindi scegli uno strumento che ti aiuti a creare il piano migliore per il tuo team. Molte soluzioni di gestione dei progetti offrono fogli di calcolo, diagrammi di Gantt e visualizzazioni di tipo cartellino o Kanban per organizzare e pianificare i progetti in modo efficiente.
Come scegliere il software di gestione dei progetti
Il metodo migliore per scegliere un software di gestione dei progetti è analizzare attentamente le tue opzioni. Confronta gli strumenti e le funzionalità di cui hai bisogno tra i concorrenti e utilizza le prove gratuite. Considera in che modo ogni programma può essere scalato per adattarlo alla crescita della tua azienda.
Ecco alcuni passaggi da seguire per identificare i migliori software di gestione dei progetti per il tuo team o la tua organizzazione:
- Crea un elenco di funzioni: esamina i programmi che utilizzi attualmente ed elenca le funzioni più utilizzate. Consulta il tuo team e stabilisci se ci sono grandi lacune nell'offerta dei tuoi strumenti attuali, quindi cerca degli strumenti che le colmino. Considera che potresti essere in grado di integrare o sostituire questi strumenti con il nuovo software di gestione dei progetti.
- Ricerca: esamina le opzioni e controlla le funzionalità simili. Utilizza una tabella comparativa per annotare i prodotti che offrono le funzionalità desiderate. Parla con i colleghi che utilizzano strumenti diversi e leggi le recensioni positive e negative degli utenti. Molte aziende offrono anche confronti affiancati dei loro prodotti rispetto alla concorrenza.
"Abbiamo chiesto consiglio ad altri project manager, oltre a servirci di motori di ricerca, periodici commerciali e riviste specializzate," fa notare Reid. "Dopodiché, abbiamo ristretto il nostro elenco a circa cinque fornitori da provare e tra cui scegliere. Abbiamo esaminato la tecnologia e la spesa per passare a ciascuna opzione. Abbiamo quindi avviato un test drive con tutti i fornitori di software selezionati per vedere come lavoravano." - Utilizza prove disponibili: utilizza prove gratuite o livelli più bassi e meno costosi per verificare se i prodotti sono adatti al tuo team. Molti prodotti sembrano eccezionali a livello superficiale, ma potrebbero essere difficili da utilizzare o non avere le funzionalità necessarie alla tua organizzazione." Le prove gratuite ti consentono di testare ogni strumento e di vedere se funziona bene con il flusso di lavoro della tua azienda," suggerisce Cohen.
- Parla con i rappresentanti delle vendite: scopri in che modo l'azienda interagisce con i clienti e fornisce assistenza. Scegli un'azienda con personale esperto che fornisca un'assistenza continuativa in ogni fase di implementazione e formazione, e assistenza tecnica per tutta la durata del prodotto.
- Verifica i protocolli di sicurezza: assicurati che qualsiasi prodotto scelto rispetti le rigorose linee guida di sicurezza per salvaguardare i tuoi dati e quelli dei tuoi clienti.
- Inizia la ricerca in anticipo: se possibile, inizia a cercare un software di gestione dei progetti prima che diventi una necessità immediata e critica, in modo da non dover prendere una decisione affrettata. Alcuni prodotti possono essere implementati facilmente in uno o due giorni, mentre alcune soluzioni più potenti possono richiedere settimane per essere implementate e personalizzate del tutto.
- Coinvolgi il tuo team: prendi in considerazione le opinioni del tuo team. Possono aver lavorato con vari prodotti in passato o desiderare determinate funzionalità per i loro ruoli. Il tuo team probabilmente pensa a degli strumenti in grado di aiutarli nel loro lavoro quotidiano.
Domande da porre durante la scelta di un software di gestione dei progetti
È naturale avere molte domande quando si sceglie un software di gestione dei progetti. Dai costi alle funzionalità, abbiamo stilato un elenco di alcune delle migliori domande da porre mentre si valuta il passaggio.
Durante la ricerca di un software di gestione dei progetti, poniti le seguenti domande:
- Quali funzionalità sarebbero utili per il mio team? Lavora con il tuo team per determinare un elenco di funzionalità necessarie e desiderate. In passato, potrebbero aver lavorato con prodotti che potrebbero essere una buona soluzione ora.
"Una delle mie armi segrete per valutare diverse piattaforme software è l'esperienza dei miei freelance. Ho iniziato come freelance e questo mi ha dato la possibilità di imparare molto su diverse piattaforme software e pratiche di gestione del settore. In qualità di CEO, attualmente non sono molto aggiornato, ma è una delle cose che chiedo sempre durante l'onboarding o l'offboarding dei freelance per rimanere informato," suggerisce Devon Fata, fondatore e CEO di Pixoul. - Quali processi desideriamo migliorare? Consulta il tuo team e crea un elenco dei processi limitati dal tuo software attuale. "La sfida principale che il mio team ha affrontato è stata la pianificazione e la gestione dei tempi," afferma Cohen. "Utilizzando gli strumenti di gestione dei progetti, siamo stati in grado di superare questo problema. Abbiamo potuto programmare le attività per tutti e prevenire i colli di bottiglia che avrebbero potuto causare problemi più grandi."
- Cosa possiamo permetterci? Stabilisci un budget per il software di gestione dei progetti. Prendi in considerazione i costi del lavoro dei processi attuali e confrontali con il tempo risparmiato con un software di gestione dei progetti. Molti prodotti offrono livelli di prodotto gratuiti o a basso costo o accesso agli utenti non autorizzati. Potresti scoprire che solo i project manager e i dipendenti di livello amministrativo potrebbero aver bisogno di una licenza a pagamento per utilizzare il software.
"Soprattutto nella gestione di una forza lavoro a distanza, è stato un grande vantaggio per noi avere meno licenze di cui preoccuparsi," afferma Cohen. - Da quanto tempo esiste questa azienda? Fai alcune ricerche sulle aziende che stai considerando. Un'azienda che ha avuto molto tempo per perfezionare le sue offerte e l'assistenza potrebbe garantire un minor rischio di diventare antiquata.
- Ci sono molti aggiornamenti di prodotto? E in che modo ci influenzano? Gli aggiornamenti di prodotto sono ottimi e generalmente risolvono i bug e potenziano le funzionalità. Molte aziende pubblicano gli aggiornamenti di prodotto imminenti sul proprio sito Web e si impegnano a renderli il più possibile indolore per i loro utenti.
- Esistono testimonianze di aziende simili alle nostre riguardo questo prodotto? Uno dei modi migliori per verificare se una soluzione di gestione dei progetti funzionerà per la tua organizzazione è trovare testimonianze. Cerca recensioni positive e negative di aziende di dimensioni simili nel tuo settore per conoscere le loro esperienze.
- L'azienda offre l'assistenza per tutta la durata del prodotto? L'assistenza continua è fondamentale se si prevede di utilizzare un prodotto per molti anni. Assicurati che i tuoi migliori concorrenti abbiano una storia di assistenza continuativa al proprio prodotto tramite gli aggiornamenti.
- L'azienda offre assistenza per la formazione e l'onboarding all'inizio, e per i nuovi prodotti e funzionalità? La maggior parte delle aziende offre la formazione sul proprio software e sui principali aggiornamenti, ma vale la pena verificare che sia veramente così.
- Le funzionalità di questo prodotto si allineano ai miei processi o devo aggiornarli drasticamente? Scegli un software che si integri con i tuoi attuali processi. Detto questo, potresti anche scoprire che l'adozione di nuovo software potrebbe aprire nuovi canali di processo vantaggiosi.
"La comunicazione si è rivelata la sfida più grande quando siamo passati al modello di azienda a distanza. Abbiamo concesso maggiore flessibilità, il che significa che i dipendenti hanno lavorato in orari diversi. Grazie all'aiuto del software di gestione dei progetti, possiamo comunicare le attività assegnate a ciascun membro del team in modo asincrono. Il [software di gestione dei progetti] ci consente di semplificare la comunicazione e di agevolare la collaborazione tra reparti," spiega Steve Anevski, CEO di UpShift Work.
- Questo prodotto si integra con le app che uso attualmente? È più facile ottenere il consenso dal tuo team se puoi continuare a utilizzare alcuni dei tuoi attuali strumenti accanto a quelli nuovi. Molte soluzioni software di gestione dei progetti si integrano in applicazioni comuni quali Slack, Google Workspace, Microsoft OneDrive e altro ancora.
- Quanto tempo serve per implementare pienamente questo software? A seconda della complessità, il software può richiedere da pochi giorni ad alcune settimane per essere implementato del tutto. Pianifica il tempo necessario per coinvolgere il tuo team ed eseguire la migrazione dei tuoi progetti.
- L'interfaccia utente è intuitiva per i membri del team meno esperti di tecnologia? Un software ben progettato è intuitivo per l'utente medio. Il moderno software di gestione dei progetti è stato pensato per semplificare l'esperienza utente.
Requisiti del software di gestione dei progetti
Il software di gestione dei progetti dovrebbe soddisfare il maggior numero possibile di esigenze. Stabilisci gli strumenti e le funzionalità necessari identificando i punti dolenti nei processi attuali. Scegli un prodotto con funzionalità che possano aiutare a ridurre questi problemi.
Anevski descrive il suo metodo per la scelta di una soluzione di gestione dei progetti per la sua azienda: "Gli strumenti di gestione dei progetti sono stati un aspetto essenziale della nostra azienda, poiché consentono una maggiore collaborazione tra reparti. Quando ho cercato lo strumento ideale, ho valutato le nostre esigenze aziendali per determinare quale piattaforma sarebbe stata più adatta alle nostre esigenze. Ho identificato e creato un elenco dei problemi che i miei dipendenti si trovano ad affrontare durante la gestione dei progetti. Quindi ho cercato di capire in che modo risolvere questi problemi tramite il software. Ho cercato diversi strumenti, dando la priorità alle funzionalità."
Tutte le organizzazioni hanno esigenze diverse in base alle dimensioni, al settore e alla natura della loro attività. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità del software di gestione dei progetti che sono richieste dalla maggior parte delle aziende:
- Strumenti di collaborazione: questi includono strumenti di comunicazione asincrona e chat, aggiornamenti in tempo reale, condivisione di file e accesso all'account a più livelli. Gli strumenti di collaborazione facilitano la visibilità e la comunicazione tra i membri del team, i clienti e gli altri soggetti interessati.
- Strumenti di pianificazione: questi strumenti includono diagrammi, fogli di calcolo, pannelli di controllo e calendari e vengono utilizzati per pianificare le attività, monitorare lo stato e creare i report.
- Strumenti di gestione delle risorse: questa categoria include la gestione delle attività, l'automazione, i promemoria e le notifiche. La gestione delle risorse consente al team di suddividere il lavoro in modo intelligente e affrontare i progetti in modo efficiente.
- Strumenti di monitoraggio del tempo: questi includono fogli presenze per i dipendenti, modelli di monitoraggio del tempo per le singole attività e la possibilità di impostare le scadenze. I modelli di monitoraggio del tempo giustificano le ore di lavoro e assicurano il rispetto delle scadenze.
Esigenze dei team
I team, come le aziende, hanno esigenze diverse. Scegli uno strumento che rifletta le esigenze del tuo team, compresi i processi e la metodologia che tendono ad applicare ai tuoi progetti (ad esempio, Waterfall, Agile).
I team che utilizzano metodologie proattive di gestione dei progetti, come Waterfall o Kanban, hanno bisogno di uno strumento per definire ruoli rigorosi, impostare facilmente scadenze e automatizzare promemoria per spostare un progetto attraverso fasi ben definite. Questi team possono anche trarre vantaggio da strumenti di reporting automatici e regolari. I team che utilizzano metodologie più flessibili come Agile o Scrum possono preferire uno strumento che possa aiutarli a suddividere grandi progetti in attività più piccole da assegnare a singoli individui. Questi team Agile traggono grande vantaggio anche da strumenti di comunicazione integrati e da aggiornamenti in tempo reale ai pannelli di controllo da parte dei colleghi.
Coinvolgi i tuoi team in anticipo per garantire un'adozione rapida e completa di nuovi software. Ascolta l'opinione dei dipendenti sul software da scegliere e sulle funzioni più critiche. Il tuo team dovrà lavorarci ogni giorno e avrà una visione particolareggiata di come utilizzare i vari strumenti.
Allo stesso modo, se stai cercando di convincere i tuoi superiori dei vantaggi del software di gestione dei progetti, inizia in anticipo la conversazione. Hai più probabilità di convincerli se puoi presentare loro l'idea e mostrare i risultati preliminari utilizzando livelli o prove gratuiti.
Requisiti funzionali
Oltre alle esigenze dei singoli team, il software di gestione dei progetti dovrebbe essere relativamente facile da imparare, adattarsi al crescere dell'azienda, consentire l'accesso in base al ruolo dell'utente e fornire aggiornamenti in tempo reale.
Durante la ricerca di un software di gestione dei progetti, prendi in considerazione i seguenti requisiti funzionali:
- Capacità di condividere all'esterno: uno strumento di gestione dei progetti dovrebbe consentirti di condividere report e pannelli di controllo con i soggetti interessati e i clienti che sono esterni alla tua azienda o che non possiedono un account per utilizzare la piattaforma.
- Accesso in base ai ruoli utente: il software di gestione dei progetti dovrebbe consentire vari livelli di accesso in base al ruolo di un utente. Non tutti hanno bisogno di accedere alle informazioni riservate dei clienti o hanno la capacità di modificare ogni cella in un foglio.
- Facilità di adozione: assicurati che lo strumento scelto sia facile da imparare e che l'azienda offra assistenza per formare il tuo team. L'adozione di un nuovo strumento dovrebbe semplificare, e non complicare, il lavoro di tutti.
- Comunicazione facile: uno strumento di gestione dei progetti dovrebbe consentire una facile comunicazione all'interno del software per mantenere le conversazioni contestuali e in un unico posto.
"Internamente, abbiamo dato priorità alle funzionalità di comunicazione per il nostro software di gestione dei progetti," afferma Fichtner. "Il campo di gioco è più o meno lo stesso per molte altre funzionalità, ma la qualità dello strumento di comunicazione varia enormemente. Ora coordiniamo le nostre attività e comunichiamo tra noi in un unico posto. Essere in grado di parlare e gestire i nostri progetti in un unico posto è stato un grande vantaggio." - Aggiornamenti in tempo reale: il tuo strumento dovrebbe aggiornare tutti gli utenti in tempo reale quando qualcuno apporta modifiche a un documento.
- Scalabilità: lo strumento di gestione dei progetti dovrebbe essere in grado di adattarsi al crescere dei tuoi progetti e della tua azienda. Scegli uno strumento che ti consenta di aggiungere nuovi utenti e di aumentare lo spazio di archiviazione in cloud ogni volta che ne hai bisogno.
Requisiti tecnici
Il software di gestione dei progetti dovrebbe fornire un'esperienza tecnica semplificata. Dovrebbe integrarsi bene con le comuni applicazioni, funzionare correttamente su tutti i principali sistemi operativi, essere compatibile con vari tipi di file e poter usufruire dell'assistenza per l'intera durata del prodotto.
Quando scegli uno strumento di gestione dei progetti, prendi in considerazione le seguenti funzionalità tecniche:
- Automazione e notifiche: lo strumento dovrebbe consentire di automatizzare flussi di lavoro comuni e impostare notifiche e promemoria automatici.
"Le e-mail sono una parte essenziale della comunicazione sul posto di lavoro, ma il software di gestione dei progetti consente di ridurre il disordine nella posta in arrivo. Non è necessario inviare e-mail di follow-up o promemoria perché tu e il tuo team potete comunicare e visualizzare l'avanzamento reciproco e inviare automaticamente le notifiche," spiega Ordorica. - Compatibilità di browser, sistema operativo e dispositivi mobili: un buon strumento di gestione dei progetti è compatibile con tutti i comuni browser internet, sistemi operativi e piattaforme mobili. Molti di questi possiedono app proprie per facilitare l'accesso da qualsiasi luogo del mondo.
- Archiviazione basata su cloud: il software di gestione dei progetti dovrebbe offrire ai suoi utenti un archivio cloud per garantire che i dati siano accessibili a chiunque, ovunque e in qualsiasi momento.
- Integrazione con il software esistente: molti sistemi di gestione dei progetti si integrano con altre applicazioni di uso comune, come Evernote, Google Docs, Microsoft Office, Microsoft OneDrive, Slack e altro ancora. Prendi in considerazione una soluzione che riduca al minimo le modifiche necessarie da apportare alle altre applicazioni da te utilizzate.
- Compatibilità dei file: scegli uno strumento che sia compatibile con i file già utilizzati. Un software di gestione dei progetti dovrebbe consentirti di lavorare nel modo che preferisci.
- Assistenza continua: è fondamentale poter usufruire di supporto e assistenza continui per le nuove versioni. Se intendi utilizzare un prodotto a lungo termine, scegline uno con una storia comprovata di formazione e assistenza per le nuove versioni.
Tabella comparativa per la ricerca del software di gestione dei progetti
Scarica la tabella comparativa per la ricerca del software di gestione dei progetti
Microsoft Excel
Con l'aiuto di Sam Sweney, fondatore di Trivvy, abbiamo creato questa tabella comparativa per la ricerca del software di gestione dei progetti per prendere nota e mettere a confronto facilmente le offerte delle varie soluzioni software. Confronta le opzioni software di gestione dei progetti rispondendo alle domande poste dalla tabella durante la ricerca. Utilizza questi confronti per scegliere il software di gestione dei progetti più adatto al tuo team.
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