Perché la pianificazione delle risorse è importante nella gestione dei progetti?
La gestione delle risorse è un processo essenziale della gestione dei progetti e un'attività di base della gestione delle risorse umane, dalle grandi aziende alle piccole startup. La gestione dei progetti richiede la gestione delle risorse. Indipendentemente che il progetto sia finalizzato allo sviluppo di una nuova funzione software o alla costruzione di un nuovo edificio, la pianificazione delle risorse contribuisce direttamente al risultato finale del progetto. Un progetto con un'assegnazione eccessiva di risorse fa perdere tempo, uno con poche risorse rischia di non raggiungere le milestone critiche, mentre uno in cui si utilizzano le risorse sbagliate non soddisferà le aspettative. I project manager devono capire di quali risorse ha bisogno un progetto e di quali risorse il progetto dispone già prima di sviluppare piani di progetto accurati.
L'argomento della pianificazione delle risorse, dell'allocazione e della gestione è spesso associato ad attività di pianificazione delle persone, comuni nella gestione delle risorse umane (HRM) e nella loro pianificazione. La gestione delle risorse umane è un approccio all'acquisizione, alla formazione, al controllo, alla gestione e alla misurazione delle risorse umane, mentre la pianificazione delle risorse umane è una strategia per aggiungere valore a un'azienda o a un'organizzazione supportando attività rivolte alle persone quali formazione, retribuzione, sicurezza e comunicazione. La pianificazione delle risorse è associata a diversi settori e approcci, compresi i seguenti:
- Enterprise Resource Planning (ERP): l'ERP si riferisce alla combinazione di processi aziendali e informazioni, che uniscono diverse funzioni delle aziende (come Contabilità e Risorse umane) con le funzioni di fabbricazione o sviluppo del prodotto e le funzioni inerenti ai servizi di un'azienda o di un'organizzazione. Un software ERP (come Microsoft Project) supporta l'attività di pianificazione delle risorse presso le aziende indicate in Fortune 500 e grandi aziende che scalano le operazioni per migliaia di progetti, tra cui la fabbricazione.
- Pianificazione dei fabbisogni dei materiali (MRP): un sistema di pianificazione e controllo per inventario, produzione e pianificazione. La MRP è un approccio alla gestione delle risorse materiali, che comporta la conversione di un programma di produzione principale in una ripartizione dettagliata delle materie prime utilizzate in ingegneria civile, immobili commerciali e settori della fabbricazione. La Manufacturing and Resource Planning (MRP II) ha sostituito la MRP come standard, e l'ERP ha ampliato il contesto in modo da includere Risorse umane e le attività finanziarie.
- Pianificazione delle risorse di utenze: questa attività prevede la stima della domanda da soddisfare per le risorse di utenze (ad esempio il gas naturale, l'affidabilità della risorsa, costi delle risorse disponibili e politiche e normative pubbliche da considerare).
- Pianificazione integrata delle risorse (IRP): un tipo di strumento roadmap utilizzato per la pianificazione delle risorse di utenze sviluppato in collaborazione con enti pubblici, patrocini del settore, sviluppatori e altre parti interessate del progetto.
- Pianificazione delle risorse naturali: si riferisce alla gestione delle risorse naturali come terra, acqua, suolo, piante e animali. Al contrario, la pianificazione delle risorse di distribuzione (DRP) si riferisce a un metodo per la pianificazione degli ordini all'interno di una catena di fornitura
Modello di pianificazione delle risorse Agile
Questo modello di pianificazione della capacità delle risorse include un diagramma di Gantt per visualizzare e pianificare le risorse per i cicli di sprint nei progetti software Agile. Usa questo modello per riprodurre in un grafico le risorse per lo sviluppo del software per quantità e tipo di competenza (ad esempio, PM, analisti, sviluppatori, progettisti, product manager, amministratori, ecc.). Modifica il modello per visualizzare la distribuzione dei tempi e delle attività del tuo team nel calendario dei cicli di sprint Agile (espressi in intervalli di due settimane in questo modello).
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Ottimizza il processo di pianificazione delle risorse
La pianificazione delle risorse del progetto prevede l'assegnazione e l'utilizzo di diversi tipi di risorse, tra cui persone, materiali, attrezzature e capitale finanziario. Il termine "risorse" generalmente implica tutto ciò da cui dipende un project manager o un'azienda per consegnare prodotti e servizi. Nel contesto di questo esempio, il termine significa risorse umane. La pianificazione delle persone è diversa dalla pianificazione delle risorse fisiche.
In primo luogo, identifica i requisiti delle risorse per il piano del progetto: di quale tipo di persone esperte hai bisogno per completare le attività del progetto? Utilizzerai dipendenti interni o risorse a contratto da fornitori esterni? Disponi dei materiali, dei software e delle attrezzature da fornire ai membri del team per promuovere il proprio lavoro? Questa fase comporta la documentazione dei ruoli e delle responsabilità del progetto, l'organizzazione dei team di progetto in base alle competenze e la creazione di piani di controllo delle risorse per la gestione dei cambiamenti e delle relazioni.
Successivamente, determina i costi e la durata delle risorse necessarie nell'intero piano del progetto. Utilizza le tecniche e gli strumenti di previsione delle risorse, compresi i software di gestione dei progetti, per aiutarti a creare un piano di risorse ottimizzato. Decidi l'intervallo di competenze necessarie (per attività del progetto) e determina se è necessario modificare l'ambito del progetto, pianificare una formazione aggiuntiva o fornire esperti in materia. Questa fase è sia quantitativa (nella quale si utilizzano informazioni come piani, budget e report, analisi dei dati di progetti precedenti) e qualitativa (a causa della componente di pianificazione delle persone).
Infine, crea un piano e un calendario delle risorse e determina se hai i requisiti di risorse necessari per completare l'intero piano di progetto in tempo. Anticipa gli scenari ipotetici per determinare gli scenari peggiori di gestione delle risorse. Elenca l'attività individuale delle risorse del progetto e assicurati che tutte le attività siano assegnate a una risorsa specifica.
L'utilizzo di un software di fogli di calcolo per creare piani delle risorse ha i suoi limiti. La gestione manuale dei dati aumenta la possibilità di errori. I piani delle risorse del progetto sono documenti di progetto viventi, ciò significa che per il successo è fondamentale l'analisi dei dati in tempo reale. Il rischio di elaborare eccessivamente o eliminare piani di risorse in fogli di calcolo, o di creare più versioni in un team di progetto distribuito, è alto. Prendi in considerazione di investire in un software di gestione dei progetti per rispettare il piano e ottimizzare la pianificazione e la gestione delle risorse.
Modello di piano delle risorse del progetto
Usa questo modello di pianificazione delle risorse per gestire più tipi di scenari di gestione dei progetti e del portfolio. Pianifica le risorse umane e non (il materiale, le attrezzature) in sezioni separate per un'analisi facile in base a ogni fase del progetto, dall'origine alla realizzazione. Pianifica e stima i costi per i dipendenti a tempo pieno, i consulenti freelance, il personale temporaneo, il software, l'hardware e molto altro.
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Strumenti e tecniche di pianificazione delle risorse
Gli strumenti software di gestione delle risorse consentono di automatizzare le attività e tracciare le ore di lavoro rispetto ai budget, fornire diagrammi di visualizzazione a colori per monitorare agevolmente le risorse in tempo reale e condividere dati generali per i responsabili dei portafogli per tracciare gli scenari ipotetici di più progetti e team. La strategia di gestione delle risorse include vari processi per organizzare e gestire i team di progetto.
La pianificazione delle risorse prevede l'utilizzo strategico di risorse umane e non umane per sviluppare prodotti e servizi nel rispetto della scadenza e del budget. Gli strumenti software aiutano a semplificare la pianificazione delle risorse, ma l'elemento umano alla gestione delle risorse richiede più di una tecnologia da gestire. Esistono tecniche diverse per aiutare i team di pianificazione delle risorse e gestire i team di progetto, tra cui:
- Meeting delle risorse: meeting brevi, frequenti e orientati all'azione rappresentano per i project manager un forum in cui discutere ruoli e responsabilità relativi alla pianificazione delle risorse. Il meeting si concentra sulla condivisione di informazioni basate sui fatti e sulla pianificazione a breve termine per attività e compiti critici del progetto. Questi meeting aiutano a creare una cultura del progetto e a fornire alla leadership un frequente controllo per azioni correttive e chiarimenti.
- Livellamento delle risorse: si tratta di una tecnica per ottimizzare l'allocazione delle risorse, modificando il piano del progetto nel corso del tempo per risolvere i conflitti causati dalla sovra-allocazione delle risorse. Secondo la guida al PMBOK, queste modifiche al piano del progetto possono influire sul percorso critico.
- Smoothing delle risorse: una tecnica per ottimizzare l'allocazione delle risorse utilizzando lo scorrimento libero (o totale) senza influire sul percorso critico. La guida PMBOK definisce lo scorrimento libero come la "il tempo entro il quale un'attività del piano può essere ritardata o estesa dalla sua data di inizio originale senza ritardare la data di fine progetto o violare un vincolo del piano".
- Disponibilità e utilizzo delle risorse: una tecnica di pianificazione delle risorse per garantire che le risorse allocate al progetto siano effettivamente disponibili. Viene attuata calcolando il costo del loro utilizzo, monitorando il l'uso pianificato rispetto a quello effettivo delle risorse e attuando azioni correttive.
- Pianificazione della capacità delle risorse: una tecnica di pianificazione utilizzata dai responsabili dei portafogli che supervisionano la pianificazione delle risorse e gestiscono più progetti. La pianificazione delle capacità prevede di determinare se le risorse allocate sono sufficienti a completare nuovi progetti e di determinare se la quantità di risorse, o il livello di persone esperte, è sufficiente nei team di progetto esistenti.
Che cos'è un diagramma di pianificazione delle risorse?
Il software di pianificazione delle risorse include funzionalità per creare grafici di pianificazione delle risorse come quello di Gantt e il RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) per aiutare i project manager a visualizzare, pianificare e gestire le risorse per il piano del progetto. I project manager utilizzano diagrammi di pianificazione delle risorse come i diagrammi di Gantt per trovare il percorso critico, un diagramma reticolare a colori che consente di visualizzare una sequenza di attività nel corso del piano del progetto, la durata di ogni attività e il percorso più lungo dall'inizio della prima attività del progetto fino al termine dell'ultima attività. La guida PMBOK consiglia di utilizzare il metodo del percorso critico (CPM) per determinare la durata più breve possibile di un piano di progetto.
Modello di pianificazione delle risorse del personale
La gestione delle risorse comporta l'assegnazione di attività, ruoli e responsabilità ai team di progetto per chiarire i processi e la partecipazione. Questo modello di pianificazione delle risorse combina una matrice RACI e una funzione di istogramma. Usa questi strumenti per visualizzare e pianificare le attività di progetto e creare una programmazione ottimale basata sulle risorse umane disponibili.
Scarica il modello di pianificazione delle risorse del personale – Excel
Cosa includere nel piano di gestione delle risorse
I piani delle risorse indicano come allocare, controllare e utilizzare le risorse. Oltre a questa funzione pratica, i piani di gestione delle risorse possono aiutare a guadagnare il consenso delle parti interessate e far approvare i budget del progetto. Un piano di gestione delle risorse fisiche consiglia ai project manager come usare materiali e attrezzature. I piani delle risorse umane specificano il tipo di persone esperte necessarie per completare un progetto e la quantità, il costo e la durata prevista delle loro attività. Prima di implementare il piano del progetto, modifica e organizza il piano delle risorse per assegnare ogni singola attività del progetto alla persona appropriata. Un valido piano delle risorse include le seguenti informazioni:
- Identificazione delle risorse: il tipo di persone o risorse materiali necessarie, nome, titolo, fonte (se a contratto) e il team di progetto assegnato.
- Costo delle risorse: costo diretto o stimato delle risorse.
- Requisiti delle risorse: le informazioni relative alle risorse disponibili, comprese quando sono disponibili, tutte le condizioni e la durata della loro disponibilità.
- Ruoli e responsabilità: le funzioni specifiche che le risorse umane svolgono per il progetto. Tra queste informazioni potrebbero rientrare l'autorità delle risorse, tra cui i responsabili del processo decisionale e l'autorità di approvazione.
- Quantità di risorse: la quantità di questa tipologia di risorsa (ad esempio la quantità di ore di manodopera, attrezzature o materiali).
- Stati delle risorse: lo stato attuale della risorsa (pianificato, richiesto, approvato, negato, assegnato, confermato).
- Posizioni delle risorse: dove si trova la risorsa, comprese le risorse virtuali e i team co-localizzati.
- Organizzazione delle risorse: una visualizzazione grafica del team di progetto e la loro relazione con altre risorse del team di progetto.
- Calendario delle risorse: i giorni lavorativi previsti, le ore di turno, le date di inizio e fine per le diverse milestone del progetto e i festivi programmati. I calendari delle risorse identificano la durata del lavoro per risorse specifiche.
- Registro dei problemi delle risorse: le informazioni sulle sfide poste dalla pianificazione delle risorse, ad esempio nell'acquisizione di risorse esperte e nelle fasi di risoluzione dei problemi a cui hanno lavorato per mantenere in carreggiata i piani delle risorse del progetto.
Che cos'è una previsione delle risorse?
Una previsione delle risorse è una valutazione quantitativa delle condizioni e degli eventi utilizzati per stimare la quantità di risorse e il costo previsto, allocato ed effettivo delle risorse di un progetto. Questa previsione si basa sulle informazioni disponibili quando viene sviluppato il piano delle risorse. La durata dell'attività stima la durata prevista per ogni attività del progetto. È utile per determinare i costi e la quantità di risorse umane necessarie, espressa in ore, settimane, giorni o mesi. Il PMI elenca vari strumenti e tecniche di previsione nella guida PMBOK, tra cui i seguenti:
- Stima dal basso verso l'alto: valuta i piccoli dettagli, come la durata della singola attività del progetto per risorsa, da una ripartizione complessiva dell'ambito totale del lavoro. Utilizza questa tecnica per prevedere la durata delle singole assegnazioni o i costi delle risorse esperte, aggiungendo tutte le stime di livello inferiore dei costi e del consumo delle risorse per determinare una stima totale. Questo processo è accurato ma richiede tempo.
- Consultazione dei dati pubblicati: sfrutta i report pubblicati, gli articoli delle riviste di settore e i dati pubblici di organizzazioni come PMI per creare previsioni sulle risorse utilizzando questi dati per creare stime. Si tratta di un tipo di stima per analogia, definita nel PMBOK come "una tecnica per stimare la durata o il costo di un'attività o un progetto utilizzando i dati di un'attività o di un progetto simile."
- Stima parametrica: il software di gestione dei progetti presenta una funzione di algoritmo per eseguire stima parametrica. Utilizza questo strumento per prevedere i costi delle risorse o stimare la durata delle risorse in base ai parametri delle risorse del progetto e ai dati storici.
- Stima a tre punti: utilizza una stima realistica, una stima ottimista e uno scenario peggiore della manodopera del progetto per prevedere i costi delle risorse applicando la media delle tre stime.
Modello di pianificazione delle risorse del team
Usa questo modello per prevedere la capacità del team di progetto (espressa in ore lavorative) e visualizzarla con mappe di calore. Personalizza il modello per riflettere la disponibilità del tuo team in base alla allocazione delle ore lavorative. Si tratta di uno strumento di utilizzo delle risorse progettato per aiutarti a pianificare e gestire la domanda del tuo team e a compilare rapidamente i dati in base alle ore di progetto assegnate e utilizzate.
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