Cos'è un pacchetto di lavoro?
Un pacchetto di lavoro è la componente minima di una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), a volte chiamato elemento terminale di una WBS. Si crea un pacchetto di lavoro quando si scompone un deliverable in componenti mentre si crea una struttura di ripartizione del lavoro. Sai di avere un pacchetto di lavoro quando non puoi suddividere un deliverable in ulteriori sotto-deliverable o risultati tangibili del progetto. Un pacchetto di lavoro è un modo per comprendere i costi e la durata e per gestire facilmente queste cose.
"Un pacchetto di lavoro è un mini-progetto, in un certo senso", afferma Rod Baxter, co-fondatore di Value Generation Partners e autore di Project Management for Success Handbook. Proprio come un progetto, il tuo pacchetto di lavoro includerà tutti gli elementi, come il budget, i materiali, le risorse umane, i piani e le milestone.
Ai fini del reporting, un pacchetto di lavoro è solitamente di proprietà di una sola persona e include il lavoro che può essere completato entro un periodo di riferimento, a prescindere da ciò che può essere definito per la tua organizzazione. Suddividi ulteriormente un pacchetto di lavoro e finisci con le attività che compongono il mini-progetto.
Le attività o i compiti che compongono un pacchetto di lavoro dovrebbero fluire organicamente come risultato della scomposizione del progetto o del deliverable, ma le attività sono generalmente raggruppate in una disciplina di ingegneria, in una posizione geografica o in una divisione strutturale. Un pacchetto di lavoro deve essere esclusivo della WBS. Il completamento dei pacchetti di lavoro può essere una dipendenza per altri pacchetti di lavoro.
Come per altri concetti nella gestione del progetto, come l'obiettivo e la struttura di ripartizione del lavoro, il focus con i pacchetti di lavoro non dovrebbe essere le attività che lo creano, ma il risultato, il prodotto o il deliverable.
Comprendere i pacchetti di lavoro può essere un po' complicato perché termini come attività, compito e pacchetto di lavoro a volte vengono utilizzati in modo casuale e intercambiabile. Se stai studiando per l'esame del Program Management Institute (PMI) da Program Management Professional (PMP), tuttavia, la distinzione tra un pacchetto di lavoro e un compito è fondamentale.
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Ruolo dei pacchetti di lavoro nella struttura di ripartizione del lavoro
Secondo il Project Management Body of Knowledge (PMBOK) del PMI, una struttura di ripartizione del lavoro è "Una scomposizione gerarchica dell'ambito totale del lavoro che il team di progetto deve svolgere per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i deliverable richiesti." Quindi, una WBS è uno strumento incentrato sul risultato per determinare tutti i deliverable e le attività necessarie per un progetto. Una WBS suddivide o scompone tutti gli sforzi necessari per completare un progetto. È una rappresentazione visiva e gerarchica del lavoro, che consente a te e al team di vedere a colpo d'occhio tutto ciò che comprende un progetto.
La ripartizione viene effettuata in almeno tre livelli. Al livello più basso è il pacchetto di lavoro. Ogni livello ed elemento della WBS è numerato in modo che il lavoro che rappresenta possa essere facilmente identificato e tracciato attraverso diverse rappresentazioni grafiche utilizzate nel corso del progetto.
Una parte importante della WBS è il dizionario WBS. Sebbene la WBS sia una panoramica grafica del progetto per un rapido riferimento, il dizionario WBS fornisce uno sfondo approfondito su ogni componente della WBS. Possono essere incluse informazioni come la descrizione del deliverable per quel componente, il numero dell'elemento dal diagramma della WBS, i materiali richiesti e il costo. Ad esempio, se si sta costruendo un capannone, le pareti metalliche potrebbero essere un componente. Il produttore, le dimensioni dei fogli di metallo, il numero e il nome di tutti i bulloni e le rondelle utilizzati possono essere inclusi nel dizionario WBS.
Le risorse rappresentate dai componenti della WBS si sommano al 100%. In altre parole, se hai un budget di 50.000 dollari per costruire una casa e hai tre componenti di fondamenta, elettriche e idrauliche, il budget per questi tre deve sommare non più di 50.000 dollari. Lo stesso vale per le ore di lavoro o per i materiali. In questo modo, puoi assicurarti di non sovraimpegnare le risorse del progetto.
Quando un pacchetto di lavoro diventa un'attività?
Ogni pacchetto di lavoro viene ulteriormente scomposto nei compiti o nelle attività necessarie per completare il pacchetto di lavoro. Le attività sono solitamente indicate come verbo e sostantivo, come "Fare pranzo". Come sai qual è la differenza tra un'attività e un pacchetto di lavoro? Un pacchetto di lavoro ha un prodotto o un risultato specifico - o, nella gestione del progetto, un deliverable - che contribuisce al progetto. Un'attività di per sé non produce un elemento finito o un risultato che aiuta a raggiungere l'obiettivo del progetto.
Pacchetti di pianificazione rispetto ai pacchetti di lavoro
Una struttura di ripartizione del lavoro può contenere un'altra componente: un pacchetto di pianificazione. Un pacchetto di pianificazione è fondamentalmente un componente da lavorare in futuro. L'ambito del lavoro o del deliverable che si intende creare è noto in generale, ma non è ancora stato assegnato e programmato. Un pacchetto di pianificazione può diventare un pacchetto di lavoro una volta scomposto in attività.
In che modo la gestione dei progetti dei pacchetti di lavoro ti aiuta?
La suddivisione del progetto può sembrare molto confusionaria quando tutto ciò che tu e il tuo team volete fare è andare avanti con il lavoro, ma i pacchetti di lavoro hanno uno scopo reale. Di seguito sono riportati alcuni vantaggi dei pacchetti di lavoro:
- Pianificazione e budgeting. Dopo aver suddiviso i pacchetti di lavoro in attività, le attività vengono compilate in un elenco di attività che consente di creare il piano e il budget del progetto. Rod Baxter osserva che, a seconda del progetto, è quindi possibile tenere traccia delle metriche chiave del progetto, come la misurazione del valore guadagnato, la variazione dei costi, l'indice di prestazione dei costi o l'indice di pianificazione chiave.
- Stime più facili. È molto più facile stimare tempo, personale, costi e materiali su piccola scala. Se stavi pianificando un banchetto, come potresti determinare il costo totale se non conoscevi il prezzo di cose come forchette monouso e panini per la cena?
- Attività simultanea. La suddivisione dei pacchetti di lavoro consente di individuare opportunità di attività simultanee su un progetto. Più team possono lavorare su attività diverse contemporaneamente.
- Rivela interdipendenze. Quando tutti i pacchetti di lavoro sono identificati, è possibile vedere quali attività dipendono dagli altri. Ad esempio, per il tuo banchetto, probabilmente devi inviare inviti e contare le RVP prima di dare al ristoratore un conteggio finale.
- Controllo finito. Similmente alle stime, è più facile osservare e gestire qualcosa quando si conoscono i dettagli di ciò che si gestisce. Questa conoscenza può essere un'arma a doppio taglio. Se il progetto è costoso o ha un alto livello di rischio, come con i progetti edilizi o con team inesperti, potresti volere quel livello di gestione. Tuttavia, se inizi a gestire le attività e i compiti, soprattutto con un team esperto, potresti effettivamente dover microgestire.
- Mostra i risultati raggiunti. Un calendario dettagliato e gli obblighi di lavoro registrati in una matrice di assegnazione delle responsabilità (RAM) possono anche aiutare il tuo team a vedere a colpo d'occhio i propri compiti e scadenze. Completare con successo attività frequenti e pacchetti di lavoro può aumentare il loro morale.
- Visualizzazione delle parti interessate. A seconda del progetto, le parti interessate e i vertici aziendali dovrebbero concentrarsi maggiormente sui deliverable che si trovano più in alto nella gerarchia della struttura di ripartizione del lavoro. Tuttavia, la visualizzazione del pacchetto di lavoro è un buon modo per misurare e visualizzare i risultati incrementali.
Come creare un pacchetto di lavoro efficace
Come per altri strumenti di pianificazione del progetto, inclusa la struttura di ripartizione del lavoro, definire i pacchetti di lavoro è un lavoro di squadra. In qualità di project manager, avrai bisogno delle informazioni degli esperti in materia e dei lavoratori esperti per determinare quali attività sono necessarie per completare un pacchetto di lavoro. Con questo in mente, segui questi passaggi per creare pacchetti di lavoro efficaci:
- Non scomporre troppo. Per capire le dimensioni del pacchetto di lavoro appropriate, prova la regola 8/80, che afferma che un pacchetto di lavoro non dovrebbe richiedere meno di otto ore per essere completato o più di 80 ore. Un'altra misura collaudata e vera è quella di considerare se il pacchetto di lavoro può essere completato tra i periodi di riferimento.
- Tieni a mente le stime. Ricorda che la tua ripartizione dovrebbe aiutarti a stimare tempo e denaro per il progetto.
- Assegna la responsabilità. Per scopi di reporting e gestione, un pacchetto di lavoro dovrebbe essere assegnato a una sola persona.
- Rendilo unico. Il pacchetto di lavoro non deve essere ripetuto altrove nella WBS: dovrebbe essere unico nel suo genere.
Esempi di pacchetti di lavoro e attività
1. Costruzione di una scuola
2. Costruzione di un capannone
3. Organizzare una grande festa
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