Che cos'è la gestione dei progetti Agile?
La gestione dei progetti Agile offre un approccio flessibile e iterativo alla progettazione e allo sviluppo di tecnologie. Un approccio Agile include i costanti cambiamenti che si verificano nello sviluppo della tecnologia, consentendo ai team di scindere i lunghi requisiti, costruire e testare il metodo in segmenti più piccoli in modo che le modifiche ai requisiti siano gestibili lungo il percorso e non fermino l'intero progetto. Sebbene comunemente usati nello sviluppo di software, i principi alla base di Agile possono essere applicati con successo anche a progetti non legati alla tecnologia. La capacità di abbracciare il cambiamento così come viene, rendendo trasparenti le attività e i progressi e adattandosi lungo il percorso può apportare valore a molti tipi di progetti.
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Perché usare la gestione dei progetti Agile
La capacità di fornire un prodotto software rispettando tempi e budget, anche quando i requisiti e le richieste cambiano lungo il percorso, è la ragione primaria per aderire alla gestione dei progetti Agile. I project manager possono costruire il loro prodotto, raggiungendo tutte le pietre miliari, pur rimanendo agili per reagire al cambiamento costante. Con Agile, la complessità viene ridotta, i successi vengono riconosciuti rapidamente, la qualità viene migliorata man mano che i problemi vengono identificati tempestivamente e il feedback degli utenti è sempre ben accetto durante tutto il ciclo di vita dello sviluppo.
Perché hai bisogno di uno strumento Agile?
Prima di tutto, ti starai chiedendo perché hai bisogno di uno strumento? O, forse, perché è necessario uno strumento specifico per Agile? È certamente vero che Agile può essere gestito attraverso una varietà di mezzi, compresi metodi della vecchia scuola come schede indice, fogli di calcolo, MS Project o disponendo tutto su una lavagna, ma questi esempi non prevedono la collaborazione. Tutti questi esempi possono essere utilizzati per raccogliere ed elencare i requisiti, tenere traccia dei progressi e delle iterazioni e persino creare report, in una certa misura. Puoi anche iniziare a tenere traccia dei valori della sequenza temporale e raccogliere dati sull'efficienza dello sviluppo.
Ma una pila di strumenti disparati rende il processo altamente inefficiente. La buona notizia è che ci sono molti strumenti che integrano tutte le funzioni di Agile in un'unica risorsa. I grafici burndown, le iterazioni, la prioritizzazione del backlog, l'archiviazione dei casi utente e la collaborazione possono essere gestiti in un'unica risorsa coerente. Mantenendo tutto in un unico posto, tutte le parti interessate sanno dove guardare in qualsiasi momento e possono rimanere al passo con i loro ruoli all'interno del progetto.
La selezione di strumenti Agile inizia mettendo a fuoco lo scopo
Il movimento Agile offre una varietà di metodologie tra cui scegliere: Scrum, Kanban, Feature Driven Development (FDD), Lean Software Development (LSD), Dynamic Systems Development Method (DSDM), Agile Software Development (ASD), Extreme Programming (XP) e Crystal. La tua organizzazione potrebbe aver già deciso quale metodologia utilizzerà, nonché se adottare Agile a livello aziendale (Agile scalato o "SAFe ®" (Scaled Agile Framework ®) o a livello di sviluppo (Scrum Agile), nel momento in cui inizi a selezionare uno strumento. La domanda diventa: quale strumento è il migliore per quale metodologia?
Principi generali per la scelta dello strumento Agile giusto
È essenziale selezionare lo strumento Agile giusto per supportare le esigenze e la metodologia aziendale. Le seguenti cinque funzionalità ti aiuteranno a scegliere una soluzione che supporti il tuo team e il loro approccio ad Agile.
1. Facilitare la collaborazione e la comunicazione
Cerca una soluzione che faciliti la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team. Lo strumento Agile dovrebbe consentire ai membri del team di comunicare tra loro e avere discussioni complete per giungere infine a una conclusione. Prendi in considerazione uno strumento che disponga di autorizzazioni in modo da poter determinare chi deve far parte di una conversazione. Dovrebbe essere possibile per qualsiasi parte interessato, siano esse analisti aziendali, sviluppatori di software, commercianti o chiunque altro, osservare e partecipare alla conversazione mentre il progetto attraversa le sue varie fasi dall'inizio alla consegna.
2. Tracciare cronologia e responsabilità
Trova uno strumento Agile che consenta di esaminare la cronologia della discussione e "collegare i puntini" tra conversazione, azione e risultato finale. Lo strumento dovrebbe fornire un mezzo per riferire sui vari segmenti del ciclo di vita del progetto e sul progetto nel suo complesso.
3. Archiviazione centrale ricercabile
Un singolo strumento ricercabile che supporta tutte le funzioni del progetto Agile è preferibile all'uso di più strumenti, perché crea un'unica fonte per archiviare e trovare le informazioni chiave del progetto, necessarie per prendere decisioni. Ad esempio, l'esecuzione del tracciamento del progetto su una lavagna mentre si tengono le conversazioni necessarie per sviluppare storie utente in Sharepoint, si traduce in ritardi nella ricerca di informazioni e nella possibile perdita di dettagli importanti. Inoltre, uno strumento Agile che consente di archiviare il contenuto in un unico database offre la possibilità di esaminare più progetti contemporaneamente ed eseguire report e analisi tra progetti.
4. Scalabilità
Il dott. Alistair Cockburn, leader nel movimento Agile, ha dedicato molti anni allo studio dei modi in cui i team si comportano. In un discorso tenuto nel 2012, Cockburn ha dichiarato: "Lo sviluppo del software è unico; è un'attività pura in sé. Quindi, se da un lato comprendiamo le "leggi della fisica" alla base del modo in cui le persone lavorano con il software, in realtà, lo sviluppo del software diventa il punto di riferimento e poi ci sono altre cose come lo sviluppo del software. Quindi possiamo prendere la nostra comprensione di ciò che accade nei team di progettazione del software e applicarla nei team di progettazione aziendale, nei team di progettazione di marketing, nella pubblicità, nelle startup, nell'imprenditoria, in tutti i tipi di altre attività."
L'idea di uno strumento Agile limitato a un team di sviluppo software può guidare l'implementazione iniziale, ma tieni presente che il team di sviluppo potrebbe crescere. Altri reparti potrebbero voler utilizzare lo strumento per i loro progetti. Trovare uno strumento con ampie capacità potrebbe non sembrare la scelta più efficiente, ma il tempo potrebbe dimostrare che è la selezione ottimale.
5. Analisi
Le analisi sono essenziali per qualsiasi progetto, sia per la visualizzazione del processo in tempo reale che per la valutazione dopo il termine del progetto. Ti consigliamo di sapere quanto tempo ci è voluto per completare le singole attività e perché hanno richiesto così tanto tempo. Le analisi ti aiuteranno anche a determinare cosa ha soddisfatto le aspettative e cosa no. Uno strumento Agile in grado di fornire un drill-down dei dati sarà utile per impostare progetti futuri per il successo.
Requisiti degli strumenti Agile
Per scegliere lo strumento Agile giusto, è necessario raccogliere un elenco di requisiti. I requisiti sono funzioni, non caratteristiche. Le caratteristiche sono ciò che si trova nello strumento, ma le funzioni sono le attività eseguite dalle funzionalità.
Raccogliere i requisiti significa incontrare le principali parti interessate per determinare le funzioni che desiderano che uno strumento esegua. Ad esempio, il leader Scrum potrebbe desiderare uno strumento che aiuti a tenere traccia dello sviluppo delle funzionalità, mentre l'analista aziendale ha bisogno di un modo per coordinare le funzionalità con le storie utente e il responsabile dello sviluppo ha bisogno di funzionalità di reportistica per tenere traccia del tempo effettivo di sviluppo delle funzionalità rispetto al tempo di sviluppo previsto.
Ognuno ha una sua idea di cosa porterà il maggior valore, ma è improbabile che uno strumento soddisfi tutti. È qui che entrano in gioco le priorità. Riunire tutte le principali parti interessate per creare un elenco dei requisiti desiderati, quindi esaminare e identificare le priorità. Chiedi a ogni parte interessata di dare la priorità alle funzioni che stanno cercando, per creare una sorta di "lista dei desideri" sotto forma di matrice. Assicurati che tutte le parti interessate sappiano che potrebbe non esserci uno strumento per soddisfare ogni esigenza, quindi il compromesso è inevitabile. Definire questa aspettativa in anticipo ridurrà l'attrito.
Ecco un elenco di alcune funzioni generali che potresti voler avere nel tuo elenco dei requisiti:
- Pianificazione e tracciamento Agile
- Collegamento tra tracciamento del piano e reportistica sullo stato
- Modelli di processo personalizzabili
- Pannelli di controllo e report
- Cronologia degli elementi di lavoro per il controllo
- Gestione dei temi utilizzando racconti e altre storie
- Gestione del codice sorgente (o integrazione con l'attuale strumento di gestione del codice sorgente)
- Build multilivello
- Tracciamento e collaborazione delle attività di sviluppo
- Migliora la discussione tra i membri del team e memorizza i commenti
- Visibilità delle attività e delle modifiche, in modo che chiunque sia interessato da entrambe ne sia a conoscenza
- Strumenti di collaborazione per la gestione del backlog
- Strumenti di revisione e approvazione
- Tiene traccia delle attività di progetto, delle storie utente e di tutti gli elementi di lavoro
- Traccia delle relazioni tra elementi di lavoro (per relazioni quali padre-figlio o dipendenze)
- Strumenti di reportistica
- Capacità di eseguire analisi cross-project
- Mantiene una cronologia degli elementi di lavoro per il controllo
- Controlli di sicurezza degli accessi configurabili
- Disponibile per tutti i membri del team
- Gestione completa del ciclo di vita del progetto
- Facile interfaccia utente con funzionalità drag-and-drop
- Accesso alle risorse dell'assistenza clienti, inclusi forum, wiki, e-mail, chat
- Implementazione e accessibilità semplici: basate su cloud e on-premise
Confronto tra strumenti Agile
Quando a tutti i requisiti è stata assegnata la priorità, rimangono ancora domande importanti: quali sono gli strumenti a disposizione, cosa sono in grado di fare e quale è quello giusto? Ci sono molti strumenti da valutare e non è sempre facile scegliere quello giusto. Alcuni strumenti vengono commercializzati per le startup, mentre altri sono focalizzati su Kanban, di altri ancora viene sottolineata l'utilità per la gestione generale dei progetti Agile. La ricerca per trovare la migliore corrispondenza per le tue esigenze diventerà evidente solo con l'avanzare del processo di valutazione.
Passo 1: La lunga lista
Sebbene l'elenco possa essere inizialmente lungo, restringerlo potrebbe essere più facile di quanto pensi. La ricerca online può aiutarti a eliminare i prodotti che non sono adatti ai tuoi scopi, prima ancora di arrivare al punto o di abbinare i requisiti a specifiche caratteristiche del prodotto.
Dovrai fare la tua valutazione, ma leggere le recensioni online potrebbe aiutarti a concentrare i tuoi pensieri su ciò che stai cercando e potrebbe persino aiutarti a individuare lo strumento giusto per te. Una volta che hai ristretto la tua lista ai primi tre o cinque strumenti (o comunque quanti tu ne voglia valutare), è il momento di osservare l'elenco ristretto.
Passo 2: Entra nella matrice
Dopo il duro lavoro di raccolta dei requisiti e riduzione della gamma di strumenti, è tempo di scendere nei dettagli. Può darsi che tu abbia ristretto il campo a una serie di strumenti gratuiti e open source o strumenti proprietari o una combinazione di entrambi, ma una volta arrivato a questo punto, la decisione probabilmente dipenderà dai dettagli. Prendi l'elenco dei requisiti, aggiungi l'elenco breve lungo la riga superiore e inizia a scendere nell'elenco, aggiungendo segni di spunta nelle colonne per quelli che soddisfano i requisiti.
Se uno strumento soddisfa il requisito, contrassegnalo con un segno di spunta in quella colonna, altrimenti non segnare nulla. Questo processo aiuta a strutturare il processo decisionale. Grafici di burndown dell'iterazione, acquisizione del backlog, manutenzione della scheda attività, acquisizione della storia utente, reportistica: tutte queste funzioni possono o non possono essere incluse in un particolare strumento, ma è possibile disporle nella matrice.
Perché Smartsheet è un utile strumento di gestione dei progetti Agile
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