Tutti i tipi di progetti possono trarre vantaggio dalle riunioni Scrum.
Scrum non è solo per il software. Scrum può essere applicato a quasi tutti i progetti per ottenere risultati migliori. In effetti, un sondaggio di Scrum Alliance del 2013 ha rilevato che più della metà degli intervistati che utilizzano Scrum appartengono a settori non IT, dalle forze dell'ordine alla sanità e alla vendita al dettaglio.
Le metodologie Agile sono nate dalle tecniche di lean manufacturing e uno degli esempi più famosi di riunione Scrum giornaliera è lo stand-up quotidiano del British Privy Council.
Quindi, come si fa a stabilire il proprio Scrum quotidiano? Suddividiamolo in alcuni passaggi chiave.
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Impostazione del framework per la riunione Scrum
Per gettare le giuste basi per il tuo rituale Scrum, è importante comprendere l'uso corretto dello Scrum quotidiano e avere il sostegno della leadership.
Nel contesto dello sviluppo software Agile, gli Scrum giornalieri si svolgono all'interno di uno sprint, che è un periodo di lavoro di solito da due a quattro settimane. Durante lo sprint, viene affrontato un insieme predefinito di requisiti del backlog del prodotto per produrre una nuova iterazione del software.
Indipendentemente dalla tua applicazione Scrum, ricorda che le riunioni di Scrum vengono utilizzate durante un periodo definito di lavoro intenso e mirato e sono diverse da altri tipi di riunioni giornaliere del personale, di pianificazione o di stato. Non perdere il valore di questo periodo di intensità cercando di utilizzare le riunioni Scrum al di fuori di un grande impulso a un lavoro specifico.
Negli Scrum quotidiani, i membri del team parlano di ciò che hanno realizzato il giorno precedente, di ciò che intendono fare quel giorno e degli ostacoli che devono affrontare. Il processo non è dall'alto verso il basso, con il capo o il manager che riceve un report da ciascun membro del team. L'attenzione si concentra invece sulla collaborazione e sul fatto che i membri del team si impegnino reciprocamente.
Decidere chi farà parte del team Scrum
I team Scrum funzionano meglio quando coinvolgono meno di 10 persone, idealmente da cinque a sette. Il numero limitato facilita la comunicazione e favorisce il cameratismo e la condivisione della proprietà.
Se il tuo progetto è di grandi dimensioni, puoi scalare le riunioni Scrum suddividendo il lavoro e creando più team. Ogni team ha una propria riunione di standup giornaliera e poi invia un rappresentante a una riunione "Scrum of Scrums" in cui viene coordinato il lavoro di tutti i team.
Nel team Scrum esistono tre ruoli:
Lo Scrum Master agisce come coach per il team e aiuta a risolvere i problemi e a facilitare il lavoro. Sebbene abbia una profonda comprensione del lavoro svolto dal team, è importante notare che lo Scrum Master non è il tradizionale project manager che ricopre un ruolo di capo. I team Scrum si organizzano autonomamente.
Il product owner rappresenta lo stakeholder principale del lavoro, come l'utente o il consumatore, e comunica un'ampia visione o un obiettivo al team. Comprende le motivazioni aziendali e stabilisce le priorità del lavoro. Il product owner comunica anche con altri stakeholder oltre al team Scrum. Nella comunità Agile si discute se i product owner dovrebbero assistere o partecipare agli Scrum giornalieri, ma la maggior parte degli esperti sostiene che dovrebbero farlo.
Il team è composto da persone che hanno competenze diverse. Sono interfunzionali e si formano a vicenda. I team migliori sono affiatati e si trovano nello stesso luogo. I membri del team Scrum devono impegnarsi ad aiutarsi reciprocamente e a mettere al primo posto le priorità del team.
Il ruolo degli esterni
Tutti questi membri assistono e partecipano alle riunioni Scrum. Le persone esterne al team possono desiderare o dover partecipare di tanto in tanto, ma per evitare di ridurre la concentrazione del team sugli obiettivi, non partecipano alla discussione. Quando il tuo Scrum è appena in via di costituzione, potrebbe essere utile chiudere lo standup giornaliero agli esterni.
Se i membri del team sentono di essere esposti o valutati da manager o stakeholder di altre parti dell'organizzazione, potrebbero essere meno inclini a essere onesti riguardo a sfide e ostacoli. Limitare la partecipazione può contribuire a creare fiducia e sicurezza nei membri Scrum all'inizio o in momenti particolarmente delicati del ciclo di vita del progetto.
Stabilire dove e quando si svolgerà lo Scrum
Il passo successivo nell'organizzazione di una riunione Scrum efficace è la definizione della logistica. Puoi rafforzare il suo potere rituale tenendo il tuo Scrum giornaliero alla stessa ora e allo stesso posto ogni giorno. Molti veterani di Scrum consigliano di tenerlo all'inizio della giornata, in modo che tutti abbiano un'idea chiara di ciò che riserva la giornata. Se i membri del team hanno turni scaglionati nel corso della giornata, è possibile scegliere un momento a metà giornata in cui sono tutti presenti.
Il luogo migliore per la riunione è l'area di lavoro del team, in modo che la bacheca Scrum, che mostra lo stato del lavoro, possa essere vista e aggiornata durante la riunione e consultata in seguito. I team distribuiti non sono l'ideale per Scrum per una serie di motivi, ma se è il tuo caso, puoi usare una bacheca online per svolgere la stessa funzione. Se hai membri del team in remoto, assicurati che partecipino allo Scrum per telefono o in videoconferenza e organizzate il tutto prima del primo giorno. Nulla scarica lo slancio e l'energia più delle conference call con un suono incomprensibile o distorto e con immagini difettose.
Fissare un limite di tempo rigoroso
Il prossimo passo è la definizione di un limite di tempo per lo Scrum giornaliero. Una regola fondamentale dello Scrum è che deve essere molto breve, non più di 15 minuti. Non è questo il momento di approfondire la pianificazione o i dettagli tecnici. Per rispettare i tempi, alcuni team si procurano un timer gigante o utilizzano un'app che tutti possono vedere.
Se nel corso degli aggiornamenti della riunione Scrum emerge qualcosa che non può essere risolta rapidamente, lasciarla offline per discuterne dopo la riunione tra le persone direttamente coinvolte nel problema. Questa procedura talvolta è chiamata barra laterale o parcheggio. Per favorire l'avanzamento delle attività, gli Scrum vengono tradizionalmente eseguiti in piedi. Vietare telefoni e altri dispositivi per ridurre al minimo le distrazioni.
Argomenti di discussione dei membri del team
In effetti, negli Scrum giornalieri non ci sono ordini del giorno in senso tradizionale (o verbali). La riunione prevede che ogni partecipante risponda a tre domande:
- Cosa hai fatto ieri?
- Cosa farai oggi?
- Ci sono ostacoli che bloccano i tuoi progressi?
Lo Scrum Master prende nota degli eventuali ostacoli e ha il compito di risolverli dopo la riunione.
Concorda in anticipo l'ordine di parola e non lasciare che nessun individuo, come lo Scrum Master, debba decidere. Altrimenti, ciò va contro il principio di auto-organizzazione di Scrum e inibisce la sensazione che il team stia gestendo la propria riunione Scrum.
Esistono diversi metodi per passare la parola, ad esempio girando in cerchio in senso orario o antiorario. Ad alcuni team piace passare un oggetto, ad esempio una palla, che può rendere più divertente la rotazione. Un altro modo è quello di far parlare le persone in ordine di arrivo o mediante estrazione di cartellini numerati. Puoi anche avanzare lungo la bacheca delle attività, iniziando dagli elementi a destra (più vicini alla fine) e in alto (massima priorità). Le persone parlano quando vengono discussi gli elementi di loro proprietà.
Musica
Puoi provare a progettare una risposta pavloviana allo Scrum e mantenere alta l'energia introducendo piccoli spunti per iniziare e terminare la riunione.
La riproduzione di "Get Up, Stand Up" di Bob Marley o di un'altra canzone è il segnale per alcuni team che lo standup giornaliero sta per iniziare, e molti team amano segnalare la fine di una riunione Scrum con una frase ad effetto. Dai un'occhiata alla nostra playlist di fantastiche canzoni "Get Ready to Scrum".
Prepararsi al lancio
Una volta definite le regole di base e la logistica della tua riunione Scrum quotidiana, riunisci il team per discuterne i dettagli. Non aspettare di farlo al tuo primo Scrum, altrimenti stabilirai un precedente di allontanamento dalle rigide restrizioni del formato, che sono la chiave del tuo successo.
In una riunione Scrum efficace, il periodo di rodaggio è minimo. Dovresti vedere il successo fin dall'inizio. Avere un facilitatore o uno Scrum Master con esperienza nel metodo aiuta i team a evitare le insidie più comuni, come impantanarsi in conversazioni che dovrebbero essere tenute per le barre laterali o non affrontare semplicemente le tre domande.
Ma anche se non hai un veterano di Scrum a guidare le riunioni, puoi stabilire rapidamente uno Scrum giornaliero efficace mantenendoti fedele ai principi fondamentali. Resisti alla tentazione di modificare, almeno all'inizio del processo, perché si corre il rischio di diminuire la magia.
Risoluzione dei problemi
Tuttavia, se le tue riunioni Scrum non stanno funzionando come speravi, è probabile che ciò sia dovuto a uno dei problemi più comuni. Li descriveremo brevemente insieme ad alcune potenziali soluzioni.
- Concentrati sullo Scrum Master - Gli organizzatori di Scrum giornalieri efficaci sottolineano l'importanza della comunicazione tra pari. Un'insidia comune, soprattutto per i nuovi Scrum, è la tendenza delle persone a rivolgersi allo Scrum Master quando parlano. Per aiutare a riorientare l'attenzione sui compagni di squadra e sugli impegni presi con loro, lo Scrum Master può interrompere intenzionalmente il contatto visivo con il relatore. Un'altra tecnica consiste nel far stare lo Scrum Master al di fuori del cerchio.
- Le riunioni divagano - Il problema può essere la socializzazione, un relatore che entra troppo nel dettaglio di un argomento o la conversazione che si impantana su argomenti più adatti a una barra laterale. Alcuni team pronunciano una frase del tipo "portalo offline" come promemoria. Oppure puoi provare la regola delle due mani. Se qualcuno pensa che la riunione sia andata fuori tema, alza la mano. Se una seconda persona alza la mano, la conversazione si interrompe e lo stand-up riprende il suo corso normale.
- Non concentrarsi sulle domande - Le riunioni Scrum perdono la loro efficacia se non ruotano intorno alle tre domande di cui sopra. Può essere una tentazione per uno Scrum Master aprire una riunione parlando di un nuovo requisito o di un cambiamento del progetto appena emerso. Ciò porta inevitabilmente a una discussione su come gestire la nuova esigenza, e le domande vengono trascurate.
- Allo stesso modo, se lo Scrum Master microgestisce o "dirige" la conversazione a spese della comunicazione tra pari, l'atmosfera collaborativa si perde e le riunioni perdono di efficacia. Mantieni le tue riunioni Scrum focalizzate sull'avanzamento del team verso gli obiettivi del progetto, attenendosi alle domande.
- Le persone arrivano in ritardo, non sono preparate o non sono disposte a parlare molto. - Questi rallentano gli Scrum quotidiani e spengono l'energia. Le misure punitive dovrebbero essere evitate poiché minano lo spirito Scrum. Una soluzione migliore consiste nel cambiare il modo in cui si passa la parola o il modo in cui si formulano le domande (invece di "cosa hai fatto ieri", si potrebbe dire "cosa hai RAGGIUNTO o ti sei IMPEGNATO a raggiungere"). Se il problema è più profondo, come la mancanza di fiducia o di coesione nel team, la scarsa comunicazione, la duplicazione degli sforzi, il micromanaging da parte dello Scrum Master o gli ostacoli che non vengono risolti, potresti prendere in considerazione la possibilità di sospendere le riunioni Scrum per alcuni giorni e affrontare le questioni di fondo. In questo modo eviterai di peggiorare la situazione creando la percezione che lo Scrum giornaliero non sia un uso efficace del tempo.
Con il supporto della dirigenza, alcuni interventi di base per preparare i gruppi al cambiamento e un po' di pianificazione, è possibile creare uno Scrum efficace in breve tempo. In breve tempo, ne raccoglierete i vantaggi aiutando i team a concentrarsi sui processi che forniscono il massimo valore all'azienda, chiarendo il flusso di lavoro, collaborando meglio e rendendo visibili i progressi e i problemi.
In breve, lo Scrum quotidiano fatto nel modo giusto rafforzerà la tua capacità di innovare.
Checklist per organizzare e gestire rapidamente la riunione Scrum
- Gettare le basi
- Ottieni il supporto della dirigenza
- Identifica il lavoro adatto a uno sprint
- Formare il team
- Decidi chi farà parte del team Scrum
- Mantieni i numeri limitati, sotto le 10 persone
- Assegna i ruoli Scrum Master e product owner
- Definire la logistica
- Scegli un luogo vicino all'area di lavoro dove si terrà sempre la riunione
- Stabilisci l'ora di inizio dello Scrum
- Se hai partecipanti in remoto, cerca di capire come organizzare una videoconferenza o una conferenza telefonica
- Prepara una bacheca per visualizzare lo stato di avanzamento del lavoro e un timer
- Pensa di iniziare e terminare con segnali rituali come la musica.
- Scegli un metodo per passare la parola
- Orientare il team
- Organizza una riunione di pre-lancio con il team
- Spiega lo scopo di Scrum
- Delinea le regole di base per lo svolgimento della stand-up quotidiana
- Passa alle tre domande giornaliere
- Discuti il progetto che intraprenderai
- Fornisci esempi di quali conversazioni devono essere salvate per la barra laterale
- Risolvere i problemi se necessario
- Valuta dopo alcuni giorni come sta andando
- Assicurati che la comunicazione sia tra pari
- Verifica che ogni partecipante risponda alle tre domande
- Valuta se lo Scrum rimane in linea e entro il termine
- Se uno qualsiasi di questi aspetti non funziona, implementa le correzioni
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