Modelli di pianificazione di eventi
Modello di pianificazione di un evento
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Questo modello per la pianificazione di un evento include aree in cui elencare elementi strategici come gli obiettivi, il pubblico target e il messaggio, oltre ai dettagli logistici come note sul catering, il programma e l'apparecchiatura audio-visiva necessaria. Indica la persona responsabile di ciascun incarico, con le relative azioni richieste e scadenze. Questo modello completo può guidare il processo di pianificazione e fornisce un riepilogo delle attività da svolgere durante un evento.
Modello di programmazione di un evento
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Crea l'itinerario di un evento con date, luoghi, orari di inizio e fine e pause programmate. Questo semplice foglio di calcolo è uno strumento utile per creare il programma di un evento organizzato che puoi condividere con lo staff e i partecipanti. Puoi usare questo modello per eventi di uno o più giorni oppure per una conferenza con più relatori che presentano in sale diverse della sede prescelta.
Modello di sequenza temporale per il marketing di un evento – Excel
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Tra le attività di marketing per eventi di grandi dimensioni possono coinvolgere la pubblicità su scala nazionale, i contenuti online, le pubbliche relazioni e le ricerche di mercato. In questo modello puoi concentrare singole campagne di marketing, insieme a una sequenza temporale di pianificazione settimanale. Creando una sequenza temporale per ogni attività all'interno di una campagna, puoi valutare come si sovrappongono le azioni, pianificare le date importanti e avere una rappresentazione visiva del tempo necessario per ciascun elemento.
Modello di to-do list
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Usa questo modello di to-do list per pianificare, assegnare priorità e svolgere tutte le attività necessarie per il tuo evento. Puoi monitorare l'avanzamento di ogni elemento rispetto al completamento selezionando una scadenza predeterminata. Nel modello c'è spazio per ulteriori note o commenti, cosa particolarmente utile quando una to-do list viene condivisa.
Modello di proposta di evento – Word
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Nella pianificazione degli eventi avere una proposta eccezionale da offrire ai potenziali clienti potrebbe essere un vantaggio rispetto alla concorrenza. Questo modello fornisce uno schema da cui partire nella creazione di una proposta di gestione degli eventi personalizzata. Troverai sezioni per elencare le esigenze e le spese del cliente, illustrare nel dettaglio i servizi che fornisci e altro ancora.
Modello di contratto per planner di eventi
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Un contratto per planner di eventi deve delineare chiaramente le aspettative del cliente, le responsabilità di chi pianifica l'evento, i termini dell'accordo e tutti i dettagli pertinenti al progetto. Potresti anche includere un contratto con la tua proposta di evento. In questo caso usa questo modello come punto di partenza per redigere il tuo contratto di pianificazione di un evento per elencare servizi, termini e altri importanti informazioni aziendali. A seconda dell'ambito dell'evento e dei servizi di gestione che fornisci, puoi redigere un testo breve oppure espandere il modello per aggiungere ulteriori dettagli.
Modello di checklist di matrimonio – Excel
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Wedding planner professionisti e singole coppie di sposi possono trarre vantaggio da un modello di checklist per il loro evento. Pianificare un matrimonio coinvolge tante attività che si evolvono, dalle decorazioni al cibo alla fotografie, quindi una semplice checklist semplifica la procedura e aiuta a individuare le spese per non trascurare niente di importante. Ottieni altri suggerimenti per la pianificazione dei matrimoni dai pro e scopri altri modelli utili leggendo i consigli degli esperti su Come creare una linea temporale di matrimonio.
Modulo di valutazione di un evento
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Una valutazione post-conferenza può fornire dati cruciali sugli elementi dell'evento che hanno avuto successo e aiuta a individuare le aree da migliorare. Puoi usare questo modello di valutazione per qualsiasi tipo di evento e personalizzarlo per membri interni del team o partecipanti all'evento. Una volta decise quali informazioni desideri raccogliere, tra cui quali aspetti dell'evento o del processo di pianificazione desideri analizzare, ti basta personalizzare il modulo in base alle tue esigenze.
Modello di calendario di eventi
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Questo modello fornisce un formato di calendario con una colonna laterale per elencare gli eventi. Il calendario mostra tutti e 12 i mesi dell'anno su un singolo foglio Excel, semplificando la visualizzazione dei mesi, la pianificazione anticipata e la visualizzazione rapida degli eventi elencati nella colonna corrispondente. Ogni mese è colorato in tonalità alternate per agevolarne la visualizzazione.
Modello di budget di un evento
Modello di budget per conferenze – Excel
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Il budget è uno strumento di gestione delle conferenze importante che serve nella pianificazione per individuare le spese e i requisiti delle risorse, prendere decisioni sugli eventi informate e che è di sostegno al progetto complessivo. Utilizza questo modello per stimare i costi previsti e segnare le spese effettive. Confrontare le proiezioni con i costi effettivi può aiutare a creare stime più accurate per le conferenze future.
Modello di budget di un evento – Excel
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Questo modello di budget per eventi elenca le spese in un foglio di calcolo e raggruppa visivamente i dati in diagrammi. Puoi utilizzare questo formato per identificare rapidamente per cosa stai spendendo la parte più consistente del budget. Ad esempio, potresti scoprire che alcuni costi, come la programmazione dell'evento, il catering, la pubblicità e gli affitti delle venue sono le spese più ingenti. Nel modello c'è una sezione per i commenti in cui puoi fare brainstorming o condividere messaggi con il team che lavora all'evento
Modello di budget per feste – Excel
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Organizza la pianificazione di una festa e monitorane il budget con questo modello che include un riepilogo delle spese e dei costi totali e un grafico a torta che non solo categorizza i costi e ma fornisce una suddivisione dettagliata delle spese per ciascuna categoria. Le celle sono precompilate con costi comuni, come l'affitto di attrezzature o i servizi di sicurezza e pulizia ma puoi modificare facilmente i campi per soddisfare i tuoi requisiti.
Modello di budget per matrimonio – Excel
Scarica il modello di budget per matrimonio – Excel
Questo strumento di pianificazione del budget separa le spese di matrimonio in categorie tra cui abbigliamento, decorazioni, ricevimento e fotografie. Nel modello le categorie sono suddivise in elenchi più dettagliati di spese, per tenere conto di voci più e meno ingenti, determinare per quali categorie stai spendendo di più e garantire di non superare il budget.
Modelli per sedi e fornitori di eventi
Modello di candidatura per food vendor
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Se stai pianificando una conferenza o un evento per cui servono food vendor, questo modello può aiutarti a semplificarne il processo di candidatura. Raccogli informazioni da ciascun fornitore, inclusi i dettagli di contatto, i beni o i servizi che offrono e i permessi. Puoi anche aggiungere regole e normative che ciascun vendor deve accettare per partecipare all'evento.
Checklist per la venue di un evento
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Usa questo modello di checklist per ispezionare una venue e determinare se soddisfa i requisiti per il tuo evento. Le voci da controllare includono commissioni, capienza, parcheggio, attrezzatura audiovisiva e altro ancora. Seguendo una checklist puoi individuare i potenziali problemi e fare un confronto rapido tra le varie alternative.
Checklist per il catering
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Questo modello di checklist per il catering semplifica la selezione dei candidati. Le spese del catering possono accumularsi rapidamente, quindi è importante richiedere stime dettagliate per un budget accurato. Anche se alcune venue forniscono un servizio di catering, dovrai comunque dare al fornitore i dettagli dell'evento e assicurarti di comprendere le loro politiche.
Checklist per relatori a un evento
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Organizza tutti i dettagli relativi ai relatori o all'intrattenimento nel corso di un evento, compresi le attrezzature audiovisive e non solo necessarie per presentazioni o esibizioni. Scegliere chi interviene a un evento è parte integrante della sua gestione, dunque è tuo compito garantire il successo di ciascuna presentazione. Pianificare in anticipo significa organizzare i trasporti, raccogliere le biografie dei relatori e allocarsi le attrezzature necessarie.
Modello di lista dei fornitori a un matrimonio
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Questo modello serve ai weddin planner per avere sotto controllo tutti i fornitori con cui hanno intenzione di collaborare o che inviano preventivi. Il modello comprende sezioni dedicate a informazioni di contatto, stato del contratto, costi e servizi forniti. Puoi anche aggiungere un punteggio di valutazione in base alla tua esperienza di lavoro con un fornitore, recensioni professionali o fare un confronto tra competitor.
Modelli di fogli di registrazione e presenze
Modello di registrazione all'evento
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Se stai reclutamento di volontari per un evento, nel raccogliere informazioni ti può essere utile un foglio di registrazione stampabile come questo. Ti basta pubblicare il modello sulla pagina di un evento per raccogliere rapidamente nomi, recapiti e tutte le altre informazioni necessarie (come l'affiliazione all'evento) o aggiungere uno spazio in cui i volontari possono registrarsi per attività specifiche. Modifica le etichette delle colonne per indicare le informazioni che stai cercando.
Modello di foglio presenze per conferenze
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Per garantire che tutti i partecipanti siano presenti a una conferenza o a un evento di formazione, chiedi loro di firmare un foglio di accesso. Nella parte alta del modello puoi indicare i dettagli della conferenza, per ritrovare e archiviare il foglio facilmente. Puoi modificare questo modulo di base e utilizzarlo per raccogliere i dettagli sulla partecipazione a qualsiasi tipo di evento.
Modello di foglio presenze a una festa
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Per eventi che spaziano dalle feste a una gita aziendale, con un foglio di partecipazione ti farai un'idea di quante persone ci saranno. Il modello include colonne per l'allestimento e la pulizia per permettere ai volontari di pianificare in anticipo queste attività.
Cosa includere nel piano strategico di un evento
Il primo passo della pianificazione di un evento può essere una sessione di brainstorming man mano che si considera lo scopo dell'evento, i risultati sperati e le risorse disponibili. Tieni presente che, per quanto non debba trascurare alcun dettaglio importante, bisogna spezzare una lancia a favore della brevità. Essere concisi, forse anche limitare lo schema di un evento a una pagina, favorisce la chiarezza e aumenta la probabilità che venga seguito. Non dilungarsi troppo può essere particolarmente utile nella creazione di un modello di evento che sarà utilizzato in altre occasioni nella tua organizzazione. Avere un protocollo chiaro da seguire permetterà di rispettare standard e requisiti, anche se le persone e i dettagli dell'evento cambiano.
Mentre pensi a come creare un evento che soddisfi i tuoi obiettivi, ecco alcune cose da tenere presenti e includere nel tuo piano:
- Scopo dell'evento: oltre a dettagli fondamentali come date, orari, sedi e altre informazioni logistiche, è importante conoscere il risultato sperato. Vuoi raggiungere un obiettivo specifico come raccogliere fondi o trasmettere conoscenze? Forse vuoi che il tuo evento soddisfi diversi obiettivi, come lanciare un prodotto, aumentare la consapevolezza del brand e dare impulso alle vendite. Tenere a mente lo scopo dell'evento ti aiuta a sviluppare una strategia efficace per raggiungere questi obiettivi.
- Pubblico di riferimento: identificare il pubblico di riferimento e le relative esigenze può orientarti nelle fasi di marketing e pianificazione. Come soddisfare le esigenze del pubblico? In che modo il tuo evento si distingue dalla concorrenza?
- Vantaggi e valore dell'evento: una volta determinate le esigenze del pubblico, puoi individuare i relatori, le attività di intrattenimento, le attività e il messaggio più efficaci. Il tuo evento offre una proposta di valore unica che i potenziali partecipanti non vorranno perdersi?
- Marketing e metriche dell'evento: elenca tutti i canali di marketing che utilizzerai per promuovere il tuo evento e crea una sequenza temporale per ogni fase di marketing. Oltre alle metriche per monitorare l'efficacia delle tue campagne, individua quali altre metriche chiave usare per valutare l'evento nel suo insieme.
- Budget: prendi in considerazione entrate e uscite man mano che pianifica l'evento.
Al termine dell'evento, le attività di gestione sono focalizzate sulla raccolta e la valutazione delle metriche chiave. A prescindere dal perché lo fai – per contare i biglietti venduti e le presenze, sollecitare il feedback dei partecipanti o analizzare le prestazioni dell'intero processo di pianificazione e di svolgimento dell'evento – chiedere una valutazione ti aiuterà a capire se l'evento ha avuto successo e cosa devi migliorare, Si tratta di dati cruciali da utilizzare per prendere decisioni informate in occasione di eventi futuri.
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