Modello di budget di un evento
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Quando utilizzare questo modello: utilizza questo modello di budget per eventi per aiutarti a gestire sia le spese che le entrate per qualsiasi evento. Può aiutarti a tenere traccia dei costi previsti rispetto a quelli effettivi, monitorare i margini di profitto e presentare sintesi finanziarie chiare a team interni o partner esterni.
Caratteristiche del modello: Questo modello include più categorie di spese e ricavi, ad esempio affitto di locali, spese di viaggio, spese per pubbliche relazioni, spese di programmazione di eventi e vendita di biglietti e prodotti, che possono essere personalizzate in base alle proprie esigenze specifiche. Include anche grafici per aiutarti a tracciare l'accuratezza delle previsioni di budget confrontando profitti e perdite previsti ed effettivi.
Utilizza il budget eventi Smartsheet per aggiungere funzionalità di modello che consentono un coordinamento più semplice con i fornitori e i membri del team di eventi, tra cui assegnazioni di attività, avvisi automatici e condivisione collaborativa.
Modello Event Budget Planner
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Quando utilizzare questo modello: utilizza questo modello di pianificatore del budget per eventi per organizzare le spese previste in ogni dettaglio del tuo evento, dalla logistica e dal marketing ai servizi per gli ospiti e al cibo. Ottieni una visione completa dei costi potenziali durante la fase di pianificazione iniziale o quando prepari una proposta di budget per l'approvazione.
Caratteristiche del modello: Questo modello include sezioni per più categorie di eventi, come sede, programmazione, comunicazioni e sponsor, con voci di riga dettagliate sotto ciascuna. Il formato semplice aiuta a garantire che nessun costo venga trascurato e offre la flessibilità di personalizzare le righe in base alla scala o allo stile del tuo evento. Nella parte superiore, il modello evidenzia il costo totale previsto.
Modello Budget & Cost Tracker per conferenze
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Quando usare questo modello: utilizza questo modello di budget e monitoraggio dei costi per conferenze per pianificare e gestire le spese in ogni funzione di un evento multiforme, ad esempio conferenze che coinvolgono più dipartimenti, fornitori o tracce di programmazione.
Caratteristiche principali: Questo modello copre tutte le principali categorie di spesa, come luogo, cibo, decorazione e programmazione. Questi sono suddivisi in voci dettagliate con campi per i costi previsti, gli importi effettivi e il monitoraggio della varianza, in modo da poter vedere dove l'evento è sotto o fuori budget. Il modello calcola automaticamente i subtotali, con un riepilogo del budget totale in alto per un rapido riferimento. Il layout strutturato funziona per conferenze di varie dimensioni e portata. Supporta inoltre una comunicazione chiara con stakeholder, fornitori o team finanziari.
Ottieni l'accesso alla pianificazione degli eventi e alle funzionalità di budget con il modello budget gestione eventi Smartsheet. Progettato per conferenze e altri eventi, il modello consente di assegnare priorità e monitorare attività e voci di budget con un foglio di calcolo collaborativo e una timeline visiva.
Modello di budget per eventi di raccolta fondi
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Quando usare questo modello: usa questo modello di budget per pianificare il budget del tuo evento di raccolta fondi, confrontare entrate e uscite stimate ed effettive e ottenere una visione chiara delle prestazioni e della redditività della raccolta fondi.
Caratteristiche notevoli: A differenza dei budget generali per eventi, questo modello enfatizza il monitoraggio delle entrate. Include dettagliati dettagli per tavoli, biglietti singoli, livelli di sponsorizzazione, donazioni e vendite all'asta o di merce. Il modello fornisce anche un riepilogo dei profitti con confronti visivi per analizzare i risultati a colpo d'occhio e aiutarti a pianificare le campagne future.
Modello di budget di un evento ibrido
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Quando usare questo modello: usa questo modello di budget per eventi che combinano elementi virtuali e di persona. Con più flussi di entrate e categorie di spesa dettagliate, questo modello è adattabile per una serie di eventi.
Caratteristiche principali: Il duplice focus di questo template sulla logistica digitale e fisica lo rende particolarmente utile per i team che bilanciano formati di eventi complessi e reporting degli stakeholder. Il modello include colonne per categorie di budget, costi previsti, costi effettivi, varianze e note per aiutare a monitorare le modifiche e analizzare i risultati del budget. Le sezioni sono personalizzate per eventi ibridi e includono voci come tariffe per piattaforme virtuali, buoni pasto, catering in loco e personale tecnico. La sezione delle entrate tiene traccia dei livelli dei biglietti, dei livelli di sponsorizzazione e dei redditi dei venditori.
Modello di budget per feste
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Quando usare questo modello: utilizza questo modello di budget per feste per pianificare riunioni sociali personali o aziendali in contesti personali o aziendali, monitorando le spese e rispettando il budget.
Caratteristiche principali: questo modello classifica le spese e le suddivide in voci di riga, registrando gli importi e lasciando spazio ai commenti. Include anche una tabella riassuntiva che calcola automaticamente le percentuali di categoria, il budget totale, le spese totali e la differenza rimanente. Un grafico a torta illustra visivamente come i fondi sono distribuiti tra categorie come luogo, arredamento, cibo e intrattenimento.
Modello di proposta di budget per eventi
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Quando usare questo modello: usa questo modello di proposta di budget per eventi per presentare un piano finanziario chiaro e strategico alle parti interessate o agli sponsor dell'evento. Questo modello è ideale per conferenze, summit o eventi ad alto investimento che richiedono l'approvazione anticipata e un'approfondita giustificazione del budget.
Caratteristiche principali: Questo modello combina dettagli narrativi e numerici, con sezioni per obiettivi di evento, giustificazione e aree di investimento chiave accanto a proiezioni dettagliate dei ricavi e ripartizioni dei costi. Le tabelle preformattate forniscono informazioni sulle spese in conto capitale e sulla pianificazione di emergenza, e il modello include anche un riepilogo visivo dei costi per una visione completa della portata finanziaria e del valore strategico dell'evento.
Spese da considerare quando si crea un budget per eventi
Che tu stia organizzando una raccolta fondi, una conferenza o un incontro sociale, una dettagliata ripartizione delle spese ti aiuta a gestire i costi, evitare sorprese e rimanere entro i tuoi obiettivi finanziari. È importante pianificare un'ampia gamma di spese che supportino sia la logistica che l'esperienza dei partecipanti.
Categorie di spesa essenziali per la pianificazione di eventi
Ogni evento avrà requisiti di budget unici a seconda del tipo, delle dimensioni e della location. Ecco alcune spese chiave da tenere a mente quando pianifichi il budget del tuo evento:
- Locazione location: il costo dell'affitto di uno spazio per eventi varierà in base alla posizione, alle dimensioni e all'ora del giorno. Assicurati di confermare ciò che è incluso, come tavoli e sedie o supporto audiovisivo di base.
- Cibo e bevande: questo include servizi di ristorazione, bevande, snack e talvolta mance del personale. Fattori come il numero degli ospiti, le esigenze alimentari e il formato dei pasti possono tutti influire sui costi di cibo e bevande.
- Supporto audiovisivo e tecnico: il tuo evento potrebbe richiedere microfoni, proiettori, schermi, servizi di live streaming e personale tecnico. Per eventi ibridi o virtuali, questo può includere anche licenze di piattaforma e aggiornamenti di Internet.
- Decorazione e segnaletica: Questo copre fiori, illuminazione, scenografia, insegne di marca e tocchi estetici che migliorano l'atmosfera. Questi elementi dovrebbero allinearsi con il tema e il marchio.
- Intrattenimento e relatori: le tariffe dei keynote, gli onori dei panelisti, i musicisti, i DJ o altri artisti rientrano tutti in questa categoria. Possono applicarsi requisiti di viaggio, alloggio e motociclista.
- Marketing e promozione: le spese potrebbero includere annunci digitali, campagne e-mail, volantini, produzione di video, progettazione grafica e altri elementi di marketing.
Controlla la nostra raccolta di modelli di budget per aiutarti a creare una ripartizione dettagliata delle spese di marketing, oltre a suggerimenti su come pianificare un budget di marketing.
- Personale: Valuta se avrai bisogno di personale temporaneo, di sicurezza, personale addetto al check-in o volontari. Alcune strutture addebitano anche costi aggiuntivi per il personale tecnico o di pulizia.
- Registrazione e gestione degli ospiti: questo include software di registrazione, badge identificativi, materiali per il check-in e supporto in loco. La gestione fluida degli ospiti migliora l'esperienza dei partecipanti.
- Assicurazione e permessi: Assicurare l'assicurazione per eventi e permessi ti protegge da responsabilità e può essere richiesto dalla sede. Questo può includere l'assicurazione generale per eventi, licenze per liquori o permessi comunali.
- Trasporti e parcheggio: i luoghi fuori sede o gli eventi su larga scala potrebbero includere servizi di navetta, posteggiatore, viaggio con altoparlanti o posti auto riservati.
- Fondo imprevisti: riserva una parte del tuo budget totale – di solito dal 5 al 10% – per costi imprevisti. Ciò aiuta a proteggere da modifiche o superamenti dell'ultimo minuto.
Per ulteriori strumenti per aiutarti a pianificare le tue finanze e tenere traccia delle spese e delle entrate per diversi tipi di progetti e attività, consulta la nostra selezione di modelli di budget e modelli di budget operativi.
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