Definizioni: che cos'è un team charter?
Un team charter è un documento che indica la missione di un team o di un progetto, l'ambito di operazione, gli obiettivi, le conseguenze e i tempi. Tutti i membri del team contribuiscono alla sua creazione.
I team charter sono essenziali perché vengono utilizzati per individuare gli obiettivi condivisi, ottenere il consenso dei singoli membri e mantenere il team coeso. Aiutano anche a mantenere il team in linea articolandone lo scopo complessivo.
Ciò porta alla domanda: che cos'è un team? Un team è un gruppo di dipendenti, manager e anche appaltatori a lungo termine che lavorano insieme in un periodo più o meno lungo su vari progetti correlati. Se i membri vengono e vanno nel corso del tempo, è importante che il nuovo team possa ritrovarsi nel charter, e non rientrarci semplicemente a parole, altrimenti diventerà una cimelio inutile.
Alcuni dirigenti possono avere più familiarità con un project charter piuttosto che con un team charter. Servono a scopi simili, ma per diversi gruppi e obiettivi. Un project charter riguarda i termini di un progetto specifico, che possono durare settimane o mesi (o addirittura anni). La definizione di un una carta del team è che si applica solo al team e per la durata di un progetto specifico. Tali progetti potrebbero essere la creazione di una garanzia per il rilascio di un aggiornamento a un prodotto, un'iniziativa di pubbliche relazioni, la costruzione dell'ala di un edificio, e così via. Dopo la conclusione del progetto, il charter non si applica più.
Un team charter ha una portata più ampia e una visione più a lungo termine. I membri del team possono anche ritrovarsi a essere membri di vari project charter nel loro lavoro e, come tali, questi charter dovrebbero essere concordi con il team charter.
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Qual è il vantaggio di avere un team charter?
Un team charter dovrebbe fornire una visione e una missione concise supportate da tutti i membri del team. Il charter dovrebbe anche essere un parametro a cui appellarsi contro attività valutate o perseguite dal team.
Una volta che un team è stato annunciato o creato, tutti i membri devono unirsi prima di affrontare eventuali risultati specifici, per creare il charter. In questo modo, tutti i membri hanno voce, cosa che può aiutare a garantire il loro sostegno e il consenso e aumentare la responsabilità. Gli scopi di un team charter includono:
- Ottenere il consenso di tutti i membri del team, compresi quelli che potrebbero aver inizialmente resistito ad essere inclusi
- Mettere i membri del team, compresi i dirigenti, responsabili di fronte agli stessi principi
- Definire ruoli e responsabilità in modo chiaro e misurabile
- Definire le operazioni, compresi i modi per adattarsi ai cambiamenti, affrontare gli ostacoli e anche definire azioni come la partecipazione
- Dimostrare lo scopo e la missione del team in modo trasparente agli altri dell'organizzazione
- Fornire chiarezza e ridurre la confusione nei casi in cui si verificano richieste o progetti contrastanti
“Why you’re creating the team in the first place should lead your team charter,” says Debbi Tillman, Director of Program Management at Mitchell International in San Diego. “And you need a team charter any time you need to form a deeper synergy among team members.”
“This can be especially critical if you are bringing together two teams that have previously worked separately,” Tillman continues, “Getting everyone’s input and buy-in is really critical to the success of your new team.”
Non avere il team charter: rischi per un successo ottimale
Anche se creare un team charter richiede tempo, è rischioso saltare questa fase. Non averlo spesso comporta caos ed errori perché non c'è chiarezza sui ruoli, sulle operazioni o sulla direzione complessiva del team.
"Il charter deve essere creato in poco tempo", afferma Tillman. Potrebbe variare da un pomeriggio o da due/tre giorni, a seconda delle dimensioni e dell'ambito del team. "Ma come da principi Agile: "È necessario muoversi lentamente, in modo da potersi muovere rapidamente". In altre parole, prenditi il tempo necessario per tutti i membri del team per creare il charter, in modo che sia tutto chiaro e tutti si sentano in grado di progredire."
Quando un team charter è messo per iscritto, diventa una potente cassetta degli attrezzi. "Significa eliminare le congetture e agire invece deliberatamente", aggiunge Tillman. "Il grande rischio di non avere il charter è l'inerzia. In altre parole, il membro del team più forte o più timido può finire per portare avanti il suo ordine del giorno. E questo non è ciò che l'intero team ha firmato."
Come creare un team charter efficace
Poiché i team sono creati da individui con diverse motivazioni, i team charter dovrebbero riflettere le varie dimensioni del team. Inoltre, dovrebbero includere l'attenzione del team, le priorità e i valori.
Da chi è coinvolto alla durata del charter, prendi in considerazione le seguenti domande:
- Chi è coinvolto: ogni persona di un team dovrebbe essere coinvolta, o si finisce per lottare o fallire. Lavorare attraverso resistenze o ambiguità nella creazione di un team charter all'inizio "forgerà i legami e stabilirà le basi" per il successo, afferma Tillman. Nessuno può tirarsi indietro.
- Chi è il leader del team e chi risolve i conflitti: un elemento chiave per decidere presto è il leader del team, chi è secondo al comando e così via. Se il team è abbastanza grande, potrebbero esserci leader in diverse aree. Devono essere concordate insieme e scritte come parte del charter. Lo stesso vale per il modo in cui vengono risolti i conflitti e se c'è un percorso di escalation che deve essere documentato.
- Quanto tempo richiede il processo di creazione di un charter: può variare. Molti leader aziendali affermano che il periodo di tempo può essere da una mezza giornata a un workshop di due/tre giorni. Il segreto è garantire che tutti i membri del team contribuiscano e che una volta creato il charter, tutti si sentano abbastanza concordi da firmarlo e procedere con il lavoro.
- Quanto tempo dura un team charter: il team dovrebbe decidere se il charter copre tutto il lavoro per un trimestre, un anno o se deve essere continuativo. Se il team concorda un charter che copre un anno pieno, con controlli occasionali secondo necessità, può sentirsi in grado di sapere che non sarà soggetto a frequenti cambiamenti.
Di seguito è riportato un diagramma che mostra le fasi tipiche coinvolte nella creazione di un team charter. Tieni presente che questi pezzi non devono necessariamente essere fatti in un ordine particolare, ma tutte queste fasi sono necessarie per creare un team charter efficace.
Primo elemento di un team charter di successo: il background
I membri del team devono venire alla riunione di creazione del charter con eventuali azioni o decisioni che li hanno guidati. Apporta tutte le informazioni possibili per creare uno schema di base del tuo team.
Dall'identificazione dei leader alle parti interessate, ecco alcune domande da porre:
- Chi è il leader del team? Quando quella persona non è disponibile, chi è il secondo in comando e così via?
- Di cosa hanno bisogno le principali parti interessate e cosa si aspettano da questo team?
- Cosa ogni membro del team apportare al team e quali sono le loro aspettative individuali? Quest'ultima domanda è essenziale per ottenere il sostegno e il consenso, soprattutto se ci sono parti riluttanti.
Secondo elemento di un team charter di successo: obiettivi di missione e visione
Una volta stabilito il background e la leadership del team, puoi concentrarti sugli aspetti più profondi del charter. Questi elementi diventeranno i principi guida che tutte le attività del team dovrebbero supportare.
Gli elementi chiave sono i seguenti:
- Decidi come deve manifestarsi il successo. Come viene misurato?
- Illustra i principi per guidare il team per il tempo in cui lavorerà insieme.
- Definisci il ruolo chiave che il team svolge nel successo (finanziario e altrimenti) dell'azienda.
- Crea una breve dichiarazione della missione. Può essere condivisa più o meno ampiamente al di fuori del team, ma mantenendola concisa sarà facile da afferrare e confrontare con le liste di controllo. Tillman afferma: "La mia dichiarazione sulla missione del team di progetto del reparto [gestione programmi] è questa: "Siamo operativi con calma". Si tratta di una parte della nostra proposta di valore per l'intera organizzazione, e proviamo davvero a misurare tutto ciò che facciamo rispetto a questo."
- Crea scadenze provvisorie, punti di riferimento e milestone, per determinare come lavoro, prestazioni e interazioni del team riconducono al charter.
Terzo elemento di un team charter di successo: ruoli e responsabilità
Una volta creata la tua dichiarazione sulla missione e che ogni membro del team ha condiviso il proprio background e le motivazioni, definisci i ruoli e le responsabilità del team.
Ora è possibile scrivere e definire questi ruoli, come segue:
- Indica chi sta facendo cosa e per chi.
- Valuta tutte le competenze necessarie per il team per raggiungere i suoi obiettivi.
- Annota le lacune da colmare. Sono necessari nuovi membri del team (contratto, part-time, partecipanti occasionali all'interno dell'azienda)?
- Crea una matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) dei ruoli e delle responsabilità.
- Assicurati che la voce di ogni membro del team sia cercata, registrata e riflessa nelle definizioni. Questo è il segreto del successo sia del charter che del team. Se anche solo un membro del team non si sente ascoltato o coinvolto, o non sostiene la struttura, il team probabilmente non avrà successo.
Quarto elemento di un team charter di successo: budget e risorse
Una volta definiti ruoli e responsabilità, il team può valutare il budget e le risorse per le attività in questione. Solitamente ci sono due modi per determinare il budget di un team: il metodo dall'alto verso il basso e il metodo dal basso verso l'alto.
- Il metodo dall'alto verso il basso: in questo scenario, il team utilizza il budget previsto per il periodo di tempo rilevante e decide come suddividerlo tra i progetti e le attività.
- Il metodo dal basso verso l'alto: spesso non c'è abbastanza tempo da assegnare a questo metodo, ma può essere molto più strategico e utile. In questo metodo, il team come gruppo (o un sotto-gruppo dedicato) decide di quale tipo di budget e risorse ha bisogno per le sue operazioni e lo richiede dell'organizzazione più ampia.
In qualunque modo venga determinato il budget, è necessario che il team garantisca che le risorse siano assegnate correttamente. Quindi il team può creare un budget che rifletta i progetti e le milestone del team.
Quinto elemento di un team charter di successo: controlli interni, bilanci e revisioni
Un team charter è efficace quanto le azioni misurate rispetto a esso, quindi è importante che il team discuta di come gestire controlli interni, bilanci e revisioni. I charter devono stabilire aspettative, controlli e obiettivi individuali dei membri.
I leader del team devono decidere, inoltre, se gli obiettivi del team assegnati ai membri saranno riflessi nelle revisioni annuali dei membri del team. Un sistema efficiente è l'uso degli obiettivi SMART. Devono essere:
- Specifici (Specific - S)
- Misurabili (Measurable - M)
- Fattibili (Achievable - A)
- Realistici (Realistic - R)
- Basati sul tempo (Time-based - T)
Nel team di Debbi Tillman presso Mitchell International, alcuni degli obiettivi del team diventano simili a un "accordo di livello servizio" aziendale. Ad esempio, come parte del team charter del reparto di gestione programmi, i membri hanno concordato che per ogni richiesta di qualcuno nel reparto, quella persona riceverà risposta entro due ore. Inoltre, qualsiasi richiesta e i passaggi successivi non avranno mai un'attesa superiore a due giorni.
È fondamentale anche definire la responsabilità dei membri del team. Ciò si applica a tutto, dalla partecipazione ai meeting del team a risultati di ampia portata.
Infine, questa fase dovrebbe garantire che non ci sia confusione sulle prestazioni e sulla condotta dei singoli, in quanto vengono ricondotte ai livelli più alti del team charter.
Sesto elemento di un team charter di successo: valutazioni dei membri del team
Per garantire che il team non torni a un modello dall'alto verso il basso per le valutazioni, i singoli collaboratori devono avere l'opportunità di fornire feedback sulle prestazioni dei leader del team. Inoltre, la creazione di una cultura del feedback peer-to-peer garantisce l'ascolto del punto di vista di tutti.
Dove trovare altre informazioni sulla creazione di un team charter efficace
Se vuoi approfondire la teoria e l'applicazione del team charter e come crearne uno efficace, ci sono diversi libri aziendali con informazioni utili. Eccone alcuni:
“The Six Sigma Way: How, GE, Motorola, and Other Top Companies Are Honing Their Performance”, di Peter S. Pande, Robert P. Neuman, and Roland R. Cavanagh.
“Creating Effective Teams: A Guide for Members and Leaders”, di Susan Wheelan.
“Creating Productive Organizations: Developing Your Work Force Manual”, di Elizabeth A. Smith.
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