Come Spartan Race supera gli ostacoli grazie a Smartsheet

Partecipare a una Spartan Race può essere un'esperienza che cambia la vita. Gli eventi di gara più rappresentativi dell'azienda, il 5K Sprint, il 10K Super e la mezza maratona Beast, portano i corridori a superare numerosi ostacoli su percorsi di tutto il mondo, mettendo alla prova sia gli atleti agonistici che gli atleti occasionali. Il team di Spartan Race Inc. è entusiasta, motivato dalle trasformazioni che le loro competizioni producono nella vita delle persone. Ma quando la motivazione porta a quella che il vice presidente dell'eccellenza operativa e direttore del personale Rob Neitzel chiama una visita della "fatina delle idee", Smartsheet aiuta l'organizzazione a prendere decisioni intelligenti per evitare che le nuove ed entusiasmanti iniziative intralcino la realizzazione dei piani strategici.

"Quando si svolge una gara, è un'esperienza incredibile", dice Neitzel. "Parte tutto dai partecipanti; sono davvero la magia che rende possibile ciò che siamo. Ma, per poter essere un'azienda basata su eventi, è necessario avere un team di professionisti in grado di garantire che il conto economico sia positivo, in modo tale da poter essere in ottima forma per gli anni a venire."

Per pianificare e svolgere le gare in luoghi di tutto il mondo, i team operativi come la logistica, il marketing, la sponsorizzazione e il merchandising si affidano l'uno all'altro per coordinare aspetti quali la pianificazione e lo svolgimento delle gare, il marketing e la vendita dei prodotti. Ma quando Neitzel si è unito a Spartan, ha scoperto che i team avevano difficoltà a comunicare efficacemente nelle loro aree di competenza. Una parte fondamentale del problema consisteva nel fatto che diversi gruppi utilizzavano i propri strumenti per organizzare e pianificare la loro parte dell'attività, dalla posta elettronica ai fogli di calcolo, fino alle presentazioni, senza un metodo coerente che garantisse a tutti di ottenere le informazioni necessarie.

Neitzel ha voluto adottare la metodologia della "figurina di baseball" che usava quando era un Ranger dell'Esercito, in cui ogni team o progetto viene riassunto in un grafico coerente che indica obiettivi e mete, strategie e tattiche. Al momento di passare all’azione, i suoi team utilizzavano e aggiornavano manualmente le schede fisiche, ma Neitzel sapeva che Spartan necessitava di una soluzione software accessibile online da qualsiasi ufficio dell'azienda o località in cui si svolgeva la gara. Il suo general manager per gli eventi negli Stati Uniti pensava che Smartsheet potesse sviluppare una "figurina di baseball digitale", che avrebbe permesso di riunire i team di Spartan.

"Cercavo un software che avrebbe funzionato con me e che mi avrebbe offerto una soluzione personalizzabile rispetto a un prodotto commerciale di serie", dice Neitzel. "Ho contattato il team di Smartsheet: abbiamo svolto diversi incontri e mi hanno presentato una variante della figurina di baseball. E ogni volta che facevo una richiesta o una modifica mi davano esattamente quello che stavo cercando. Quindi, per queste capacità e la disponibilità del team a collaborare con me, ho scelto di utilizzare Smartsheet."

Oggi Neitzel utilizza Smartsheet per visualizzare lo stato e i problemi per ciascuna delle 14 unità chiave di business. La soluzione mostra tutte le dipendenze; ad esempio, progetti di merchandising di cui il team di marketing ha bisogno per creare annunci pubblicitari, o requisiti di sponsorizzazione necessari per un team del luogo per pianificare le dimensioni e il numero di banner che comporranno l'area del traguardo. I team utilizzano le dashboard per informare le parti interessate, mentre la programmazione dei social media viene impostata utilizzando la funzionalità calendario di Smartsheet.

Neitzel stima di risparmiare circa cinque ore alla settimana, tempo che in precedenza passava a consultare i report e le e-mail sullo stato del progetto. Ora, è tutto a portata di mano. I responsabili dei suoi team non devono organizzare riunioni con lui per visionare i progetti; Neitzel può estrarre da solo le informazioni e approfondire ponendo domande e dubbi specifici. E, secondo Neitzel, uno dei maggiori vantaggi consiste nel gestire quella "fatina delle idee", cercando di evitare che il flusso costante di nuove buone idee possa vanificare i piani esistenti.

"Purtroppo non abbiamo risorse illimitate: dobbiamo assegnare delle priorità", spiega Neitzel. "Se riesco a visualizzare le mie priorità e i loro risultati, posso vedere il costo, non solo in termini di denaro, ma anche di come ciò ritarderebbe la realizzazione di qualcos'altro. Per questo, quando il nostro CEO, Joe De Sena, decide di introdurre una nuova linea di merci a metà trimestre, posso vedere che cosa ha pianificato il mio vice presidente del reparto merchandising e spiegare a Joe che immettere nuovi prodotti interrompe 3,2 milioni di dollari di entrate. Precedentemente il nostro atteggiamento sarebbe stato dire: lavoriamo più duramente e facciamolo. Ma, grazie alla visibilità ottenuta con lo strumento della figurina di baseball, possiamo vedere l'impatto che ciò avrebbe sui nostri obiettivi generali e prendere la decisione giusta."

Neitzel sta lavorando con il suo account partner Smartsheet per la realizzazione di dashboard per i team internazionali che coordinano gli eventi di Spartan Race in tutto il mondo. Un sistema di controllo della pianificazione ed esecuzione degli eventi è in fase di realizzazione, con la possibilità di inserire i dati degli eventi direttamente nel sistema centrale per una più facile valutazione post-evento, che può contribuire a migliorare gli eventi futuri. E man mano che i team di Spartan adottano e si appropriano della soluzione, cosa che sta accadendo molto più facilmente di quanto Neitzel avesse sperato, le possibilità continuano a espandersi.

"Qualsiasi sistema di software dipende dalle persone, dal processo e dalla tecnologia", afferma Neitzel. "La tecnologia di Smartsheet è sicura e stabile; le persone sono reattive e in grado di soddisfare le esigenze dei clienti. Ma ciò che la distingue è l'assistenza clienti e la nostra capacità di avere un rapporto di collaborazione con la nostra azienda per aiutare a formare, rispondere alle domande e far sì che ciascuno dei nostri membri del team possa utilizzare lo strumento al meglio delle sue capacità. Per me è una collaborazione; è speciale, ed è proprio questo che mi fa venire voglia di lavorare con Smartsheet."

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