Roche Diagnostics si avvale di una soluzione Smartsheet creata in tempi brevissimi per gestire la distribuzione dei test COVID-19 e l'analisi dei dati

Roche Diagnostics, leader globale in biotecnologie, aveva bisogno di una soluzione tecnologica valida per gestire la priorizzazione delle domande, la distribuzione, l'uso e la reportistica dei risultati dei suoi test diagnostici per la COVID-19 appena sviluppati. Accuratezza, flessibilità e velocità erano fattori cruciali; avendo di fronte una pandemia a rapida espansione, Roche doveva indirizzare i materiali di analisi dove ce n'era più bisogno, cosa che cambiava da un giorno all'altro e a volte anche nel giro di qualche ora. Collaborando con esperti Smartsheet, Roche è riuscita a implementare rapidamente una soluzione che offrisse una risposta rapida alla crisi sanitaria globale.

"Tutti avevamo lavorato alla continuità operativa e alla pianificazione pandemica per anni, anzi decenni, ma ora era qualcosa di reale", afferma Bryan Langford, vicepresidente di Implementation, Planning e Support presso Roche Diagnostics, Nord America. "Sapevamo che dovevamo dare una risposta tempestiva e che il modo in cui avevamo agito fino a quel momento non aveva più valore. Era una situazione scoraggiante e, sebbene possa dire che nessuno sapesse come l'avremmo affrontata, sapevamo tutti che avremmo trovato un modo. E sapevamo che, in Smartsheet, avevamo un partner che ci avrebbe aiutato in questa impresa."

Una soluzione per dare rapidamente una risposta a una pandemia

Roche è da decenni in prima linea nella ricerca sanitaria, con un portfolio globale di farmaci e strumenti diagnostici che abbracciano gli ambiti dell'oncologia, dell'immunologia, dell'oftalmologia, delle malattie infettive e delle neuroscienze. Quando Jonathon Fullerton è entrato in azienda otto anni fa, come senior manager dell'ufficio per la gestione dei progetti commerciali, è rimasto colpito dal fatto che il lavoro scientifico all'avanguardia dell'azienda fosse basato su un misto di processi cartacei, documenti Word e fogli di calcolo tra loro indipendenti. In pochi anni, gli sforzi di Fullerton per la digitalizzazione e l'automazione della gestione dei progetti hanno portato all'implementazione di Smartsheet.

"Abbiamo deciso che era giunto il momento di trasformare il modo in cui implementavamo la gestione dei progetti", ricorda Fullerton. "Abbiamo scelto Smartsheet come vendor e sviluppato una soluzione assolutamente personalizzata. La connettività di Smartsheet ci consente di integrare altri sistemi di registrazione in tutta l'azienda. Possiamo realmente unificare i vari sistemi dell'azienda e condividere dati e processi."

Roche usava Smartsheet già da qualche anno quando l'emergenza da COVID-19 e la sua rapida diffusione in tutto il mondo hanno posto nuove sfide nell'ambito della gestione dei progetti. All'inizio di marzo 2020, Roche era pronta a immettere sul mercato il primo test diagnostico per COVID-19 ad alta produttività approvato a livello federale. Langford e i suoi colleghi si sono resi conto che non era possibile sostenere la produzione allo stesso ritmo della domanda; in Roche serviva un modo per individuare le comunità più bisognose, indirizzare a queste le scorte di test e adeguare rapidamente la strategia al cambiare delle priorità.

"Ci serviva qualcosa che fosse assolutamente flessibile, perché con la COVID le cose cambiano da un giorno all'altro, e a volte in poche ore", dichiara Lisa Glavan, Marketing Product Manager presso Roche. "Avevamo bisogno di una soluzione ben strutturata, sapendo che avremmo raccolto una mole ingente di dati in un periodo di tempo indefinito, fintanto che la pandemia fosse proseguita. Ne avevamo bisogno per garantire sicurezza: avremmo infatti raccolto le informazioni sui test dai vari laboratori. E doveva essere una soluzione facile da usare per Roche, ma soprattutto per i nostri clienti, che ci avrebbero trasmesso le informazioni."

Anche l'azienda aveva bisogno di aiuto. Lo sviluppo del tipo di soluzione Smartsheet da loro immaginata avrebbe richiesto in genere settimane o mesi, e Fullerton e i suoi colleghi si sono resi conto di non avere all'interno dell'azienda l'esperienza necessaria per farlo in tempi rapidi. Langford si è rivolto quindi a Smartsheet. In tre giorni, un team di collaboratori, composto da esperti Smartsheet e personale Roche, ha sviluppato e lanciato la prima iterazione di un sistema per sostenere la produzione di test dell'azienda.

Gestire una situazione in continua evoluzione con dati in tempo reale

Oggi Roche usa Smartsheet per gestire la priorizzazione delle domande, la distribuzione e la raccolta dei dati per i suoi test diagnostici e anticorpali per la COVID-19. L'azienda raccoglie da laboratori ospedalieri e di riferimento informazioni quali il numero di test eseguiti, il numero di risultati positivi e le scorte dei kit di test presso una data ubicazione. I dati vengono quindi analizzati rispetto ai valori di produzione e ordini, stato e ubicazione delle spedizioni e dati epidemiologici, per determinare dinamicamente quali aree hanno la massima priorità per la tranche successiva di consegna dei prodotti.

"Si tratta di un test che prima non esisteva", dichiara Fullerton. "E all'improvviso ne producevamo milioni a settimana, e non erano ancora abbastanza. Nessun vendor riesce a stare al passo con la domanda di test per COVID. Abbiamo dovuto creare ogni tipo di strumento per l'allocazione dei test, l'individuazione delle ubicazioni a cui mandarle, la priorizzazione e il tracciamento. Abbiamo usato Smartsheet per quasi ognuna di queste attività."

Le dashboard visualizzano i dati delle diverse parti interessate, aiutando i dirigenti dell'azienda e i responsabili delle vendite a vedere cosa accade nelle aree da loro gestite. Uno degli elementi più importanti della soluzione Smartsheet usata da Roche era la semplificazione del processo di compilazione dei dati in tempo reale e la conseguente generazione dei report per le autorità sanitarie federali, tra cui la task force della Casa Bianca per il coronavirus.

"Ogni giorno tenevamo un meeting sulla produzione alle 15:00", ricorda Fullerton. "Rivedevamo i dati e ci assicuravamo che tutto fosse corretto. Alle 15:15, quello stesso report veniva consegnato alla Casa Bianca. Sono una persona che lavora al miglioramento dei processi e non pensavo certo che il risultato del mio lavoro sarebbe arrivato direttamente sulle scrivanie della Casa Bianca. Ma mi sono sentito orgoglioso, e insieme a me i miei ragazzi."

Una piattaforma che promuove agilità e innovazione

Da quando è iniziata la pandemia, Roche ha analizzato oltre 100.000 test somministrati ogni giorno negli Stati Uniti. La soluzione Smartsheet dell'azienda è stata aggiornata ed espansa per aiutare a tracciare e gestire in modo efficace le richieste del prodotto. I volumi di dati sono impressionanti, ma non tanto quanto la dedizione di ciascuno all'interno dell'intera azienda.

"Siamo sempre stati consapevoli dell'impatto che abbiamo sui pazienti, ma è veramente incredibile poterlo vedere mentre accade", afferma Glavan. "Vedere quanti test vengono eseguiti, la quantità di kit usata, osservare gli hotspot che si aprono e si chiudono in tutti gli Stati Uniti. Siamo abituati a fare la differenza, ma non lo avevo mai visto realmente con i miei occhi."

Secondo Fullerton, Roche ha anche iniziato a trasformare la sua cultura, che sta diventando più agile e innovativa, non solo in termini di approccio alla gestione della crisi, ma anche nel modo di lavorare in generale. L'uso di Smartsheet promuove la comunicazione tra i team all'interno dell'azienda, anche quando il numero di dipendenti che lavora da remoto è drasticamente aumentato.

"Il modo in cui lavoriamo è profondamente cambiato", afferma Fullerton. "Soprattutto se pensiamo che l'intero personale lavora a distanza, questo è stato l'anno che ha rappresentato il più grande cambiamento che abbia mai visto da quando sono in Roche. Per essere agili come organizzazione e rapidi nel cambiamento, abbiamo assolutamente bisogno di piattaforme come Smartsheet. Abbiamo fatto le cose sempre nello stesso modo per anni, ma gli eventi di quest'anno ci hanno costretto a mettere tutto in discussione e ad adottare una mentalità completamente nuova. È un momento incredibilmente emozionante per l'azienda."

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