Roche Diagnostics si avvale di una soluzione Smartsheet di rapida costruzione per gestire la distribuzione dei test COVID-19 e l'analisi dei dati

Roche Diagnostics ha collaborato con gli esperti di Smartsheet per creare rapidamente una soluzione per tracciare la priorità della domanda, la distribuzione e l'uso dei test diagnostici e degli anticorpi COVID-19 negli Stati Uniti, consentendo la distribuzione alle aree che ne hanno più bisogno e una rapida segnalazione dei dati sulla pandemia alle autorità sanitarie federali.

Industria

  • Sanità

Dimensione dell'organizzazione

  • Aziendale (più di 10.000 dipendenti)

Regione

  • America del Nord

Utilizzo dei casi

  • Gestione dei dati
  • PMO
  • Supply Chain Management

Gestione della distribuzione dei test COVID-19 e analisi dei dati

Roche Diagnostics ha collaborato con gli esperti di Smartsheet per creare rapidamente una soluzione per tracciare la priorità della domanda, la distribuzione e l'uso dei test diagnostici e degli anticorpi COVID-19 negli Stati Uniti, consentendo la distribuzione alle aree che ne hanno più bisogno e una rapida segnalazione dei dati sulla pandemia alle autorità sanitarie federali.

Smartsheet ci ha offerto la possibilità di integrare altre piattaforme, flussi di informazioni e flussi di lavoro che le nostre soluzioni esistenti non riuscivano a soddisfare. Man mano che abbiamo sviluppato queste soluzioni, esse hanno sostituito le applicazioni individuali. Hanno sostituito innumerevoli comunicazioni estremamente inefficienti. E abbiamo visto aumenti di produttività all'interno della nostra organizzazione di gestione dei progetti di prodotto del 30% e 40%. Stesso numero di persone, più progetti, più esperienze dei clienti migliorate, semplicemente eliminando gli sprechi e utilizzando una piattaforma più efficiente.

Bryan Langford, vicepresidente, implementazione, pianificazione e supporto, Roche Diagnostics Nord America

Il leader mondiale delle biotecnologie Roche Diagnostics aveva bisogno di una solida soluzione tecnologica per gestire la prioritizzazione della domanda, la distribuzione, l'uso e il reporting dei risultati per i suoi nuovi test diagnostici COVID-19. Precisione, flessibilità e velocità erano essenziali: Di fronte a una pandemia in rapida diffusione, Roche aveva bisogno di indirizzare le forniture di test dove erano più urgentemente necessarie, il che cambiava di giorno in giorno e persino di ora in ora. Collaborando con gli esperti di Smartsheet, Roche è stata in grado di implementare rapidamente una soluzione che ha facilitato una risposta rapida alla crisi sanitaria globale.

«Tutti noi abbiamo eseguito la continuità aziendale e la pianificazione delle pandemie per anni e decenni, ma la situazione è diventata reale», dice Bryan Langford, vice presidente, implementazione, pianificazione e supporto di Roche Diagnostics in Nord America. «Sapevamo che dovevamo avere una risposta urgente e che il modo in cui facciamo le cose oggi non aveva più importanza. Era scoraggiante, e nonostante nessuno sapesse come, sapevamo che avremmo trovato un modo. E sapevamo anche che in Smartsheet avevamo un partner che ci avrebbe aiutato a trovare la nostra strada.»

Una soluzione per supportare una risposta agile a una pandemia globale

Roche è all'avanguardia nella ricerca sanitaria da decenni, con un portafoglio globale di farmaci e diagnostica che comprende oncologia, immunologia, oftalmologia, malattie infettive e neuroscienze. Quando Jonathon Fullerton si è unito all'azienda come senior manager dell'ufficio di gestione dei progetti commerciali otto anni fa, è rimasto sorpreso nello scoprire che il lavoro scientifico all'avanguardia dell'azienda era supportato da un mix di processi cartacei e documenti di elaborazione testi e fogli di calcolo indipendenti. In pochi anni, gli sforzi di Fullerton per digitalizzare e automatizzare la gestione dei progetti hanno guidato l'implementazione di Smartsheet.

«Abbiamo deciso che era il momento di reinventare il modo in cui gestiamo i nostri progetti», dice Fullerton. «Abbiamo selezionato Smartsheet come fornitore e abbiamo sviluppato una soluzione molto personalizzata. La connettività di Smartsheet ci permette di integrare altri sistemi di registrazione in tutta l'azienda. Possiamo davvero collegarci con altri sistemi aziendali e condividere dati e processi.»

Roche utilizzava Smartsheet da alcuni anni quando la comparsa del COVID-19 e la sua rapida diffusione in tutto il mondo hanno creato una nuova sfida di gestione dei progetti. All'inizio di marzo 2020, Roche era pronta a portare sul mercato statunitense il primo test diagnostico COVID-19 ad alta produttività approvato a livello federale. Langford e i suoi colleghi si resero conto che la produzione non avrebbe potuto tenere il passo con l'esplosione della domanda; Roche aveva bisogno di un modo per identificare le comunità con il maggior bisogno immediato e indirizzare i rifornimenti a loro, e per cambiare rapidamente quando queste priorità si evolvevano.

«Avevamo bisogno di qualcosa che fosse incredibilmente flessibile, perché nel mondo del COVID le cose cambiano ogni giorno, se non ogni ora», dice Lisa Glavan, marketing product manager di Roche. «Avevamo bisogno di qualcosa su cui contare che fosse molto affidabile, sapendo che avremmo raccolto molti dati per un periodo di tempo imprecisato man mano che la pandemia continuava. Avevamo bisogno che fosse sicuro perché avremmo raccolto informazioni sui test dai laboratori. E doveva essere facile da usare per Roche, ma soprattutto per i nostri clienti che ci avrebbero inviato le informazioni.»

L'azienda aveva inoltre bisogno di aiuto. Il tipo di soluzione di Smartsheet che immaginavano avrebbe richiesto settimane o mesi per essere sviluppata, e Fullerton e i suoi colleghi si sono resi conto di non avere le giuste competenze interne per costruirla così rapidamente. Langford ha contattato Smartsheet. Nel giro di tre giorni, un team collaborativo di esperti di Smartsheet e lo staff di Roche hanno sviluppato e lanciato la prima iterazione di un sistema per supportare il prodotto di test dell'azienda.

Gestire una situazione dinamica con dati in tempo reale

Oggi Roche utilizza Smartsheet per gestire la prioritizzazione della domanda, la distribuzione e la raccolta dei dati per i suoi test diagnostici e anticorpali per il COVID-19. L'azienda raccoglie informazioni dai laboratori ospedalieri e dai laboratori di riferimento, tra cui il numero di test eseguiti, il numero di risultati positivi e il numero di kit di test rimasti in magazzino in un luogo. I dati vengono poi analizzati rispetto alla produzione e alle cifre degli ordini, allo stato e alla posizione delle spedizioni, e ai dati epidemiologici per determinare dinamicamente quali aree sono più prioritarie per la prossima serie di consegne di prodotti.

«È una prova che non esisteva», dice Fullerton. «All'improvviso stiamo ottenendo milioni a settimana, e non è ancora abbastanza. Nessun fornitore può stare al passo con la domanda di test del COVID. Abbiamo dovuto creare tutti i tipi di strumenti per allocare la fornitura, scegliere i posti giusti per inviare le cose, stabilire le priorità e monitorare. Abbiamo usato Smartsheet in quasi tutte queste aree.»

I pannelli di controllo visualizzano i dati per una varietà di parti interessate, aiutando i dirigenti dell'azienda e i direttori delle vendite a vedere cosa sta succedendo nelle aree che gestiscono. Uno degli elementi più importanti della soluzione Smartsheet di Roche è stata la semplificazione del processo di compilazione e segnalazione dei dati in tempo reale alle autorità sanitarie federali, compresa la task force sul coronavirus della Casa Bianca.

«Ogni giorno avevamo una riunione di produzione alle 15:00», spiega Fullerton. «Rivedevamo i dati; ci assicuravamo che tutto fosse corretto. Alle 15:15, la relazione veniva inviata alla Casa Bianca. Sono una persona che si occupa del miglioramento dei processi, non immagino di lavorare su qualcosa che arriva direttamente alla Casa Bianca. Ma ero piuttosto orgoglioso, e anche i miei figli lo erano.»

Una piattaforma che rafforza l'agilità e l'innovazione

Dall'inizio della pandemia, Roche ha registrato regolarmente più di 100.000 test somministrati ogni giorno in tutti gli Stati Uniti. La soluzione di Smartsheet dell'azienda è stata aggiornata e ampliata per aiutare più efficacemente a tracciare e gestire le esigenze dei prodotti. I volumi di dati sono impressionanti, ma non quanto gli sforzi dedicati di tutti in tutta l'azienda.

«Sappiamo sempre che stiamo avendo un impatto sui pazienti, ma è davvero incredibile essere in grado di vedere effettivamente ciò che accade», spiega Glavan. «Vedere quanti test vengono eseguiti, guardare la fornitura che viene utilizzata, e vedere gli hotspot salire e scendere in tutti gli Stati Uniti. Abbiamo sempre avuto un impatto, ma non l'ho mai sentito così direttamente.»

Fullerton racconta che Roche ha iniziato anche a trasformare la sua cultura per diventare più agile e innovativa, non solo come approccio alla gestione delle crisi, ma come modo generale di lavorare. L'uso di Smartsheet ha aiutato l'azienda a comunicare più efficacemente tra i team, anche se un gran numero di dipendenti lavora in remoto.

«Il modo in cui facciamo affari è fondamentalmente cambiato», dice Fullerton. «Specialmente con la nostra intera forza lavoro in remoto, quest'anno è stato il più grande cambiamento che ho visto nel mio tempo qui da Roche. Quanto siamo agili come organizzazione, quanto velocemente possiamo muoverci; Abbiamo decisamente bisogno di piattaforme come Smartsheet. Abbiamo operato nello stesso modo per molti anni e gli eventi di quest'anno ci hanno costretto a cambiare le cose e a passare a un modo di pensare completamente nuovo. È un momento incredibilmente stimolante per l'azienda.»

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro caso di studio.