Smartsheet Control Center aiuta Redbox a ridurre del 20% i costi creativi e a promuovere più prodotti

I chioschi di Redbox sono presenti in oltre 40.000 sedi di negozi al dettaglio negli Stati Uniti. Da qui i clienti possono noleggiare o acquistare DVD e Blu-ray a un prezzo accessibile. Negli ultimi due anni, Redbox ha aggiunto servizi di streaming e servizi di TV in diretta gratuiti o con annunci pubblicitari. A seguito della crescita dell'azienda, era necessario trovare una soluzione migliore per gestire i contenuti creativi di marketing. Smartsheet consente a Redbox di gestire e monitorare migliaia di asset delle campagne per supportare l'espansione dei suoi prodotti innovativi.  

"Ogni volta che prendiamo in considerazione il lancio di un nuovo prodotto o servizio, ci chiediamo sempre come questo potrebbe essere utile ai clienti per risolvere i loro problemi", dice Durriya Gunja, Senior Director, Brand, Creative Services and Content Management presso Redbox.

"Grazie a Smartsheet possiamo creare soluzioni che facciano risaltare i nostro brand e offrire in modo efficiente i servizi più richiesti".

Il mercato dell'intrattenimento è sempre più competitivo. Infatti, le più importanti società di streaming e aziende di noleggio di DVD si contendono la fedeltà dei clienti. Redbox ha creato un brand unico nel suo genere, che unisce le moderne opzioni di streaming online ai miliardi di DVD fisici che i clienti noleggiano da quando l'azienda è stata fondata. Nel 2017, quando Gunja ha iniziato a lavorare per Redbox, era l'unica a far parte del team del brand e dei servizi creativi. Ha dovuto affrontare la crescita dell'azienda sviluppando e portando a termine centinaia di progetti creativi di marketing senza alcun processo formalizzato. 

A Gunja serviva una piattaforma che potesse raccogliere i contenuti creativi e lo stato dei progetti in un'unica posizione. Inoltre, questa piattaforma doveva essere semplice e intuitiva per i colleghi indaffarati e i nuovi dipendenti. Gunja aveva già usato Smartsheet in passato per la gestione degli eventi e sapeva che avrebbe potuto implementare rapidamente soluzioni per organizzare e semplificare il suo lavoro.

"In passato, la mia esperienza con Smartsheet era limitata, quindi non conoscevo tutte le sue funzionalità", spiega Gunja. "Le altre soluzioni sembravano meno intuitive e avevano lead time per l'implementazione troppo estesi: dai sei mesi a un anno. Non avevo tutto quel tempo. Quindi, ho deciso di usare Smartsheet solo per iniziare a digitalizzare i progetti. Allora non sapevo che per noi sarebbe diventato così importante".

Avanzamento fluido dei progetti grazie all'automazione

Oggi Gunja è responsabile di un team composto da 10 persone, che usa Smartsheet Control Center per svolgere un processo standardizzato di richiesta ed esecuzione dei progetti. Le richieste dei progetti vengono inviate tramite moduli online che generano automaticamente un brief creativo e richiedono a un project manager di pianificare il lancio. 

I modelli del progetto popolano una timeline con notifiche e flussi di lavoro di processi integrati e programmati su due o quattro settimane, con un brief diverso per i progetti urgenti, da completare entro cinque giorni. I modelli sono sicuri, prevengono gli errori accidentali e, nella maggior parte dei casi, possono essere aggiornati globalmente da Control Center. Inoltre, consentono di impostare i progetti in una frazione dei 5-10 minuti richiesti per la creazione manuale.

Al momento, il team gestisce tra i 70 e i 100 progetti e si occupa anche di creare 1.000 asset come testi delle e-mail, adesivi, banner, video in diretta, animazioni e sempre più contenuti ogni mese. Smartsheet semplifica il monitoraggio dello stato di un intero progetto e dei suoi asset.  

"Prima di Control Center, facevamo tutto manualmente", spiega Gunja. "Il brief creativo doveva essere elaborato manualmente partendo dalle informazioni aziendali. Ciò richiedeva molto tempo, sia al cliente che ai project manager. Control Center crea automaticamente il brief e invia le notifiche agli stakeholder, facendoci risparmiare enormi quantità di tempo. Ha eliminato lavoro anche per gli stakeholder. Quando si tratta svolgere queste attività, sembra di lavorare con il pilota automatico inserito".

Report dettagliati per decisioni strategiche

La possibilità di gestire centinaia di progetti nello stesso momento è preziosa, ma secondo Gunja il vantaggio principale di Smartsheet è la generazione dei report. Le informazioni vengono inserite in dashboard che mostrano lo stato del progetto e le previsioni in base a costo, budget, share of voice, linea aziendale, canali e altro ancora. Gunja può vedere quanti progetti sono stati completati in un mese o in un anno e quali asset sono stati usati per canali specifici. Questi dati sono utili per valutare la capacità del team e pianificare ulteriore assistenza durante i periodi di lavoro intenso, che possono essere previsti in base ai dati passati.

Grazie a informazioni così dettagliate, la leadership di Redbox è in grado di prendere decisioni strategiche sulle priorità aziendali. Mentre l'azienda pensa ai nuovi prodotti da offrire e a come differenziare il marchio, i dati aiutano Gunja e il suo team a giustificare in modo chiaro eventuali risorse aggiuntive o nuove iniziative. Gunja racconta che Redbox si impegna a migliorare in modo costante e a usare i dati delle ricerche per elaborare nuove idee e assumersi rischi. Nel frattempo, Smartsheet aggiunge informazioni utili per questi processi decisionali e di ideazione.

"Smartsheet ci ha consentito di dedicare il nostro tempo alle attività che richiedevano più attenzione", dice Gunja.

"Siamo in grado di monitorare se stiamo dedicando la giusta quantità di tempo richiesta da una linea aziendale o una share of voice in base ai nostri rendimenti, adattando così il nostro impegno. Ogni mese, condivido il report con il team di leadership per informare su come spendiamo il nostro tempo e quanto lavoro è in arrivo. È stato molto importante per decidere se aggiungere risorse o ridurre il numero di progetti".

Redbox usa il proofing di Smartsheet e l'integrazione della piattaforma con Adobe anche per semplificare le revisioni di diversi tipi di contenuti. I membri del team possono creare PDF, condividerli per la revisione attraverso Smartsheet e raccogliere tutti i feedback in un'unica posizione, senza dover uscire da Adobe Creative Cloud.

Ridurre le spese, non il personale o i progetti

Smartsheet ha permesso a Redbox di risparmiare significative quantità di tempo e denaro dedicate ai progetti creativi di marketing. Nell'ultimo anno, il team di Gunja ha realizzato un risparmio del 20% per i progetti creativi, senza dover ridurre il personale o il numero di progetti da seguire. L'automazione e la comunicazione garantite da Smartsheet hanno accelerato il lavoro del team ed eliminato gli ostacoli che avrebbero potuto causare ritardi o spese extra.

Lavorando in modo più efficiente, Gunja e il suo team hanno potuto espandere le loro mansioni dalla semplice esecuzione dei progetti a ideazione e pianificazione strategiche. I dati che raccolgono offrono una panoramica dettagliata di cosa sta funzionando e perché. Il tempo risparmiato può essere quindi dedicato alla creazione di nuovi modi per aumentare la consapevolezza del brand, far evolvere le offerte dei prodotti Redbox e migliorare costantemente la customer experience, tutto in base a quei dati.  

"Durante il primo anno in Redbox, dovevo sempre passare da una piattaforma all'altra per cercare di capire dov'erano i progetti", dice Gunja. "Automatizzando questo processo, devo occuparmi solo dei report. E se mai dovesse esserci una domanda, basta cliccare su un pulsante per vedere dove si trova un progetto e chi se ne sta occupando. Questo mi ha permesso di partecipare alle conversazioni strategiche con i clienti".

L'intuitività e la facilità d'uso sono solo due delle ragioni per cui Smartsheet ha ottenuto risultati così importanti. Gunja spiega che la piattaforma è stata adottata quasi completamente in Redbox, senza obiezioni. La user experience è semplice, quindi i nuovi utenti possono imparare rapidamente, senza sentirsi sopraffatti. Anche la formazione che Gunja ha incluso per ogni passaggio è stata utile.

"Smartsheet ci è stato molto più utile di quanto potessi immaginare quando ho firmato il contratto", dice Gunja. "Piattaforme più ampie richiedono molto più lavoro e finiscono per sfinirti, perché devi passare ore a cercare di capire come usarle. Con Smartsheet non è stato così. Più iniziavamo a usarlo e più lo capivamo, più riuscivamo a ottenere risultati. Vorrei sempre fare di più, persino oggi. Dovrebbero provarlo tutti per capire quanto possa fare la differenza".

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