Pro AV Solutions fornisce una lista in rapida crescita di installazioni client con Resource Management da Smartsheet, nonostante le sfide di una pandemia globale

L'integratore audio-visivo Pro AV Solutions è specifico per le installazioni aziendali. Man mano che un numero sempre maggiore di grandi aziende costruisce nuovi quartier generali o rinnova gli uffici esistenti a Sidney e in tutta l’Australia, l'attività di Pro AV è cresciuta in modo esponenziale, con nuove installazioni da milioni di dollari, oltre ai clienti abituali. Pro AV aveva bisogno di una soluzione più flessibile per la programmazione e l'aggiornamento delle risorse umane per stare al passo con la domanda. Resource Management di Smartsheet aiuta Pro AV ad apportare aggiornamenti in tempo reale e individuare sforamenti di tempo e di budget prima che inizi il lavoro presso il sito di un cliente.

"Utilizzavamo Smartsheet per gestire la pianificazione delle risorse", dice Chris Georgiou, responsabile dell'amministrazione dei progetti presso l’ufficio di Pro AV Solutions nel Nuovo Galles del Sud. "Attualmente, possiamo contare su un team composto da circa 35 tecnici solo per Sidney, di conseguenza la loro gestione era una costante fatica quotidiana. Adesso, con il passaggio a Resource Management di Smartsheet abbiamo fatto un passo avanti nella gestione delle risorse".

Gestire una rapida crescita aziendale nel bel mezzo delle complicazioni di una pandemia globale

L'aumento dei contratti dei grandi clienti, come una recente implementazione presso un complesso di due edifici di nuova costruzione per la più grande banca di Sidney, stava spingendo Georgiou e il suo team a trovare modi migliori per gestire le risorse. Con la pandemia di COVID-19 è stato necessario gestire anche altre variabili. Alcuni stati in cui Pro AV aveva uffici hanno dovuto far fronte a lockdown restrittivi che hanno portato alla chiusura delle attività dei clienti. Altri stati, come il Nuovo Galles del Sud, hanno dovuto adottare nuove procedure di sicurezza per i viaggi e i luoghi di lavoro, mentre il ritmo dell'attività è rimasto invariato o è perfino aumentato.

"L'attuale crisi da COVID ha messo i freni ad alcune cose, ma a Sidney siamo riusciti effettivamente a resistere a tutto questo", afferma Georgiou. "In realtà non ci siamo fermati affatto. So che in altri stati, in particolare nel Victoria, che è attualmente duramente colpito dalla pandemia, le loro attività hanno subito un leggero rallentamento in questo momento. Alcuni uffici stanno svolgendo il lavoro internamente, sono molto ridimensionati, ma il numero delle nostre risorse in generale continua a crescere. Avevamo bisogno di trovare una soluzione migliore per la gestione delle nostre risorse ed è lì che è entrato in gioco Resource Management di Smartsheet".

Pro AV ha utilizzato Smartsheet per diversi anni, integrando i dati provenienti da varie piattaforme commerciali per generare i rapporti e utilizzando i modelli per semplificare la gestione dei progetti. Resource Management di Smartsheet era il passaggio successivo nell’ottimizzazione dei loro processi.

"Pro AV avrebbe creato un foglio di pianificazione per ogni singolo progetto, a cui il team avrebbe assegnato determinate persone", afferma Georgiou. "Le modifiche ai progetti avvenivano ogni giorno, quasi ogni ora, a seconda del progetto, ed era necessario apportare tante modifiche manualmente. Adesso, con Resource Management di Smartsheet, questo può essere fatto in molti modi e anche molto più velocemente. I PM hanno una maggiore visibilità su chi è stato assegnato a cosa e dove stanno per originarsi dei conflitti. Possono vedere immediatamente quali saranno le implicazioni delle loro modifiche".

Una piattaforma flessibile che offre una rapida visione sulle sfide del reperimento di risorse.

Oggi Resource Management di Smartsheet offre a Pro AV Solutions una flessibilità notevolmente migliorata nella gestione delle risorse. La piattaforma permette ai manager di tenere traccia delle modifiche in tempo reale e di apportare ulteriori aggiustamenti per evitare di eccedere con il budget o di andare oltre le scadenze o la capacità. Georgiou afferma che l'attività di generazione di rapporti è un altro grande vantaggio. La piattaforma rende semplice la revisione di progetti aperti e chiusi, il confronto tra le ore di lavoro vendute e le ore di lavoro utilizzate e la visualizzazione dei trend per mese, trimestre e anno fiscale.

"Vedere le cifre reali durante il corso di un progetto o perfino prima del suo inizio è stata una vera rivelazione", dichiara Georgiou. "Non avevamo questa visibilità prima. In realtà c'era, ma il team non si era mai preoccupato di andare a cercarla. Mentre ora, non puoi proprio ignorarla: è lì sullo schermo ed è possibile prendere decisioni sulla base di ciò che si vede. In passato, abbiamo osservato i nostri progetti in maniera retrospettiva, guardandoci alle spalle e dicendo "va bene, impareremo da questa cosa la prossima volta. Adesso abbiamo una visione migliore di ciò che accade, e possiamo apportare modifiche in modo effettivo e in tempo reale”.

Generazione di rapporti sui dati accurati per dare supporto a uno sviluppo migliore dei progetti

Georgiou afferma che dal momento che Resource Management di Smartsheet è facile da imparare e da utilizzare, presentarlo al suo dipartimento è stato ancora meglio di quanto ci si potesse aspettare. Anche altri dipartimenti, come il team di elaborazione ingegneristica, lo stanno provando e stanno generando dati preziosi a cui non avevano accesso prima.

"Tutti sono stati abbastanza positivi; non abbiamo mai avuto delle vere obiezioni", afferma Georgiou. "Dai tecnici che sono sul posto e che utilizzano il sistema di tracciabilità del tempo, al team in ufficio che sta utilizzando il sistema per l'attività di generazione di rapporti e programmazione, tutti finora hanno risposto in modo positivo".

Questa facilità d'uso ha il potenziale per tradursi in una migliore offerta e una maggiore redditività. Il sistema legacy CRM di Pro AV Solutions non forniva in modo semplice i dati di cui i team avevano bisogno per prendere decisioni importanti. E se i rapporti erano difficili da generare, i team non avrebbero potuto prendersi il tempo per eseguirli, lasciandosi sfuggire informazioni utili che avrebbero potuto fare la differenza nella pianificazione di un progetto. Se il team di vendita aveva dati non accurati sul numero di ore necessarie per integrare i sistemi in una particolare tipologia di ambiente di lavoro, avrebbero potuto fare offerte al ribasso per un progetto, riducendo il profitto finale per un contratto.

"Il sistema CRM che utilizziamo avrebbe generato rapporti che richiedevano numerose modifiche per la generazione di dati che potessero essere effettivamente letti e utilizzati", afferma Georgiou. "Resource Management di Smartsheet ci consente di averli in tempo reale. Quando viene creato un nuovo progetto, prendiamo le informazioni di base quali ore, denaro e budget assegnato all'attività e li inseriamo in Resource Management di Smartsheet. Prima che il progetto sia attivo, prima che qualcuno metta piede nel sito o abbia un incontro con un cliente, è possibile vedere immediatamente con quali parametri è necessario lavorare e se si sforerà o meno il budget. È possibile rettificare eventuali situazioni che porterebbero a un’eccedenza di ore. È possibile tenere in considerazione questa cosa per eventuali progetti futuri simili, in modo da non sminuire il nostro lavoro".

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