Orbis Education si affida a Smartsheet per automatizzare i sondaggi, semplificare i rinnovi contrattuali, gestire facilmente gli orari delle lezioni online e ottimizzare molte altre operazioni quotidiane di processi critici

Orbis Education, fondata nel 2003, sviluppa, commercializza e gestisce soluzioni di educazione sanitaria con programmi di istruzione superiore che aiutano a risolvere il problema della carenza di manodopera per ospedali e sistemi sanitari. Orbis collabora con università e organizzazioni sanitarie per fornire assistenza infermieristica professionale, terapia occupazionale, scienze di laboratorio medico e altri programmi di educazione sanitaria che consentono a migliaia di professionisti pronti per la pratica di entrare nel mondo del lavoro. 

Vari team Orbis si affidano al software Smartsheet per gestire una vasta gamma di attività, da assunzioni e inserimento fino a configurazione degli account, processi di pagamento, monitoraggio delle attività, gestione dei progetti, pianificazioni dei deliverable, sviluppo del curriculum, sviluppo di prodotti, dashboard per la leadership, fino anche a informazioni da fonte singola e accesso ai report, monitoraggio di OKR e KPI, portali dei team che fungono da intranet localizzata, manutenzione preventiva, garanzia di qualità, raccolta di moduli e dati, trigger di flussi di lavoro, nonché per comunicare con fornitori e partner esterni. Ad esempio, i dirigenti di Orbis usano Smartsheet per ottimizzare le informazioni e gestire le riunioni operative, il reparto infermieristico di Orbis si affida a Smartsheet per gestire tutti i progetti quotidiani e tenere traccia dei deliverable ai partner, il team e-learning di Orbis sfrutta Smartsheet per garantire che tutti i corsi si svolgano nei tempi previsti, il team dei processi aziendali di Orbis usa Smartsheet per monitorare l'inserimento di nuove assunzioni e inviare automaticamente sondaggi a destinatari specifici del lavoro attraverso il monitoraggio centralizzato e i trigger di flussi di lavoro.

"Smartsheet risponde alle esigenze specifiche di tutti i nostri reparti di Orbis", afferma Mark Gbur, Vice President of Product and e-learning di Orbis Education.

Prima di adottare Smartsheet, Orbis utilizzava un software di gestione dei progetti di base e fogli di calcolo offline per gestire i rinnovi dei fornitori, gli orari delle lezioni online e altri processi aziendali importanti. "Abbiamo perso molto tempo a modificare documenti duplicati e file offline, che inviavamo per e-mail per comunicare con studenti, docenti, partner e fornitori", afferma Gbur. "Adottavamo processi manuali che portavano a errori. Le nostre informazioni critiche erano obsolete quasi immediatamente dopo aver premuto invio e ci sembrava un modo antiquato e inefficiente di lavorare." 

I team sono stati in grado di crescere e scalare soluzioni che richiedevano molto tempo, erano soggette a errori e che altrimenti sarebbero state dipendenti dal personale. Originariamente, il team di Orbis Business Process si affidava a diverse soluzioni software per inviare ogni semestre oltre 20 sondaggi sulla soddisfazione e net promoter a docenti, coach accademici e fornitori di servizi di e-learning. Man mano che il volume dei sondaggi iniziava a crescere, diventava difficile stare al passo con la domanda e un piccolo progetto improvvisamente consumava una quantità eccessiva di tempo per un membro del team, solo sul front-end. "Prima di Smartsheet, ogni lunedì passavo il mio tempo a copiare e incollare. La soluzione per l'immissione dei dati che collegavano più fonti era inaffidabile, e il 60% dei dati per i sondaggi mancava da diversi team", afferma Gina Smith, Director of Business Process Operations, Orbis Education.

"Il numero di sondaggi che inviavamo era rapidamente aumentato da 20 a oltre 150, e includeva la maggior parte dei nostri partner e più team interni; sapevamo che dovevamo automatizzare il processo di raccolta dei dati ed eliminare i passaggi manuali per rendere tutto più accurato ed efficiente." 

Utilizzo di Smartsheet per gestire i processi aziendali critici

Orbis ha iniziato a usare Smartsheet nel 2010 per monitorare e gestire i progetti correlati ai corsi online. "Abbiamo valutato altri prodotti, ma Smartsheet aveva la maggior parte delle funzionalità che potevano persistere indipendentemente da un singolo dipendente e soddisfare le esigenze aziendali", afferma Gbur.

"Inizialmente ho creato un semplice sistema di ticketing in Smartsheet, che è diventato la nostra unica fonte di verità per i nostri knowledge base. Alla fine, ogni volta che si presentavano esigenze di raccolta dati, gestione di dati, processi o progetti, Smartsheet è diventato la soluzione più ovvia, adottata sempre di più in tutta l'organizzazione, e ora ha permeato tutta la nostra cultura."

Più recentemente, Orbis ha iniziato a utilizzare Smartsheet Control Center per automatizzare il processo di gestione dei sondaggi. Smith e il suo team creano blueprint in Control Center per assicurarsi che le attività siano allineate tra i diversi reparti e che gli stessi dati vengano utilizzati per il reporting del progetto.  Orbis si è resa conto di dover semplificare il processo di suddivisione dei dati provenienti da diversi stakeholder in modo autosufficiente e scalabile.

Orbis usa inoltre il generatore di documenti Smartsheet per automatizzare le fusioni di mail da fogli a PDF per generare firme contrattuali e rinnovi. "Con l'aumentare delle richieste di personale e delle assunzioni, abbiamo dovuto capire come gestire facilmente i contratti e i processi di pagamento", afferma Smith. Con il generatore di documenti Smartsheet, Orbis ha creato un semplice PDF per automatizzare la firma di nuovi contratti per ogni semestre. Poiché Smartsheet si integra con il software di firma elettronica DocuSign, il personale può firmare contratti di lavoro e inviarli automaticamente a Smartsheet. "Ora, in Smartsheet possiamo vedere a colpo d'occhio lo stato di ciascun contratto perché c'è l'ultima versione", afferma Smith. Orbis utilizza lo stesso processo anche per gestire automaticamente le valutazioni delle competenze cliniche degli studenti.

Oltre a questi casi d'uso, Orbis utilizza Smartsheet Dynamic View per condividere le informazioni sull'elaborazione delle retribuzioni con i manager a fini di modifica. "Dynamic View ci aiuta a controllare ciò che qualcun altro vede o non vede", dice Smith. "Non abbiamo più bisogno di gestire le autorizzazioni a livello di workspace o di asset."

L'organizzazione usa inoltre Smartsheet WorkApps per creare semplici app per la gestione di nuove assegnazioni, progetti di iscrizione e livelli di personale. "Utilizziamo Dynamic View per semplificare la gestione delle retribuzioni per i nostri direttori dei servizi infermieristici", afferma Smith. "Inoltre, utilizzando WorkApps, i manager possono visualizzare eventuali detrazioni sui salari che sono cambiate. Tutti i dati aggiornati confluiscono poi nei report Smartsheet che inviamo alla nostra casa madre per la reportistica."

Sondaggi automatizzati e rinnovo semplificato dei contratti con i fornitori 

Automatizzando i sondaggi sulla soddisfazione in Smartsheet Control Center, Orbis ha notevolmente aumentato il numero di sondaggi che invia ogni semestre. "Invece di inviare solo 20 sondaggi ogni trimestre, ora inviamo oltre 150 sondaggi sulla soddisfazione del personale ogni trimestre grazie all'automazione in Smartsheet Control Center", afferma Smith. "Questo ci aiuta a raggiungere più stakeholder, in modo da poter tenere più facilmente conto del feedback durante la progettazione dei nostri programmi."

Orbis ha inoltre risparmiato parecchio tempo grazie al generatore di documenti Smartsheet, per generare automaticamente i contratti per il personale, tracciare gli stati e semplificare l'intero processo. In passato, un dipendente finanziario di Orbis si affidava alle e-mail per gestire i contratti, un processo manuale che richiedeva troppo tempo.

"In passato ci volevano 5-10 minuti per aggiornare o rinnovare un contratto, ma ora possiamo intervenire su oltre 50 contratti in meno di 5 minuti usando Smartsheet", afferma Smith. "Smartsheet è stato un cambiamento per il nostro reparto finanziario."

Con l'automazione in Smartsheet, Orbis ha evitato di assumere personale aggiuntivo per facilitare l'invio e il monitoraggio dei rinnovi contrattuali con l'aumentare dei volumi.  

"Con Smartsheet, l'intero processo di gestione dell'azienda è più efficiente, ottimizzato, connesso e affidabile. Ora possiamo concentrarci sul nostro lavoro invece di gestire ingombranti processi isolati", dichiara Smith.

Dati più accurati e comunicazioni semplificate 

Con Smartsheet, Orbis ha una migliore visibilità dei dati di progetto, inclusi i dati storici che consentono agli utenti di visualizzare facilmente le tendenze delle iscrizioni. "In passato, ci affidavamo a un singolo Smartsheet per soddisfare le nostre esigenze di base sui dati di iscrizione, ma scrivevamo sopra i dati della settimana precedente ogni settimana", afferma Smith. "Utilizzando WorkApps, possiamo tornare indietro e guardare tutti i dati storici per vedere le tendenze per determinati periodi. Possiamo elaborare report per verificare, ad esempio, quanto sono accurate le nostre proiezioni sulle iscrizioni."

Orbis ha anche semplificato la comunicazione, sia internamente che con i partner. "Smartsheet è decisamente migliore dell'e-mail per la maggior parte delle nostre comunicazioni", afferma Gbur. "Abbiamo impostato aggiornamenti automatici delle richieste, in modo da ricevere notifiche quando ci sono modifiche, e non devo più inseguire le persone tramite telefono o e-mail per ottenere aggiornamenti sullo stato delle sessioni di formazione o dell'onboarding per docenti o personale."

Orbis prevede di espandere l'uso di strumenti Smartsheet come Dynamic View e WorkApps al crescere dell'azienda. "Che si tratti di dashboard, fogli o report, guidiamo tutte le nostre funzionalità quotidiane attraverso Smartsheet", afferma Gbur.

"Scopriamo continuamente che Smartsheet è la risposta ai nostri problemi", afferma Gbur.