Homecare Homebase migliora la visibilità delle campagne e l’efficienza del marketing con la piattaforma Smartsheet

Dal 1999, Homecare Homebase soddisfa le esigenze tecnologiche del crescente settore dell’assistenza domiciliare e hospice. Grazie a una piattaforma completa e a una gamma di servizi, l’azienda elimina il carico amministrativo e operativo, fornisce visibilità sui parametri chiave e offre ai fornitori di assistenza domiciliare più tempo per concentrarsi sui pazienti. 

Accesso facile e in tempo reale a tutti gli asset creativi e le linee guida 

Il team marketing di Homecare Homebase si impegna con la sua clientela attraverso una vasta gamma di eventi e campagne che mostrano ciò che l’azienda ha da offrire e come i suoi servizi possono aiutare a migliorare le condizioni dei pazienti. Il team era alla ricerca di una soluzione che potesse fornire un migliore accesso alle informazioni e una gestione più semplice delle attività.

Con molti contenuti creativi ed educativi in circolazione, le persone di Homecare Homebase avevano bisogno di un modo semplice e affidabile per trovare ciò di cui avevano bisogno. Quindi il team marketing è passato a Brandfolder, dove ha classificato tutti i suoi asset e le linee guida. “Ora abbiamo un brandbook basato sul web con un URL live in Brandfolder”, afferma Sara Cook, Director of Brand and Marketing Operations presso Homecare Homebase. C’è un portale interno del marchio che è accessibile ai dipendenti e una versione esterna da cui chiunque al di fuori dell’azienda può accedere alle raccolte pubbliche. Entrambi contengono le informazioni e gli asset più recenti disponibili.

“Brandfolder è diventata la nostra unica fonte di verità. Possiamo cercare i nostri asset usando parole chiave, il che lo rende molto user-friendly. Inviamo anche aggiornamenti automatici via e-mail ai proprietari per assicurarci che tutto sia aggiornato”, afferma Cook.

Quindi, ogni volta che c’è una versione più recente di un logo o di un asset, il team marketing può semplicemente sostituirlo e chiunque clicchi sul link attivo vedrà immediatamente le nuove informazioni. “In precedenza, molti dipendenti scaricavano un PDF dei nostri standard del marchio, lo tenevano sul proprio computer e non tornavano mai a vedere se c’era una nuova versione. Ora possono semplicemente andare sulla guida del marchio online e scaricarla da lì”, afferma Cook. Conservando gli asset e le linee guida del marchio più recenti in Brandfolder, Homecare Homebase è certa che nessun aggiornamento del marchio si perda nella confusione. 

Flusso di lavoro semplificato e visibilità per i richiedenti 

Quando i dipendenti non trovano ciò di cui hanno bisogno su Brandfolder e richiedono che venga creato qualcosa di nuovo, possono utilizzare un modulo di richiesta di immissione impostato dal team marketing. “Non volevo far impantanare le persone in un milione di domande da compilare nella loro richiesta. Quindi, nel foglio di intake per il marketing usiamo la logica condizionale per attivare domande di follow-up pertinenti a determinate risposte”, afferma Cook. “Ad esempio, il modulo non avrà le stesse domande se si sta chiedendo la produzione di un case study o se si sta andando a una fiera.” 

È stato inoltre creato un portale che mostra una Dynamic View delle richieste di marketing, in modo che i richiedenti possano vedere lo stato di avanzamento delle loro richieste. Dynamic View consente visualizzazioni diverse per amministratori e utenti, in modo che i richiedenti ottengano una dashboard più concisa di tutte le loro richieste. I richiedenti vedranno solo le colonne appropriate, ad esempio il nome, il titolo del progetto, la persona a cui è assegnato o la data di scadenza stimata. E possono anche contattare la persona rapidamente per porre una domanda su un determinato progetto.

Con numerosi eventi nel calendario di marketing, così come vari fogli e diversi report sui progetti di marketing, il team voleva dare una panoramica di ciò che si stava facendo a tutti i suoi membri. Per questo, Cook ha creato due WorkApps principali: una per le operazioni di marketing e una per il budget.

“Ora è davvero chiaro e facile per chiunque trovare rapidamente informazioni rilevanti. Le WorkApps sono facilmente accessibili da dispositivi mobili, così da permettere al team di rimanere aggiornato ovunque si trovi”, condivide. 

Processi semplificati per fornire valore più rapidamente 

Come la maggior parte dei team marketing, quello di Homecare Homebase deve destreggiarsi tra molti progetti e richieste diversi in ogni dato momento, difficili da tracciare in passato. “Prima le persone si fermavano in un ufficio o inviavano un’e-mail o un messaggio privato con la loro richiesta. Avevamo davvero bisogno di un processo migliore per assicurarci che nulla venisse tralasciato e che i progetti venissero assegnati in modo appropriato e seguiti fino al completamento”, ricorda Cook. “Volevo affidarmi a Smartsheet per organizzare ogni evento, attività, richiesta e asset.” 

Con le WorkApps, il team può raggruppare pagine, fogli e dashboard per argomento. “Per noi si è rivelato un assoluto punto di svolta”, condivide. Una volta che è stata assegnata una richiesta e il team vuole agire, può tracciare tutto attraverso i fogli di progetto all’interno di Smartsheet. 

Per Cook, una delle caratteristiche chiave di WorkApps è che mantiene tutto all’interno di una finestra che puoi modificare direttamente. “In passato, non potevo vedere tutti i progetti in un unico posto e dovevo andare ai fogli sorgente per le modifiche, il che implicava molti passaggi prima di poter aggiornare lo stato di un progetto. Ma sulle WorkApps c’è solo il nostro set di pagine sul lato sinistro. Posso cliccare su uno strumento per aprirlo nella stessa finestra, dove posso apportare modifiche e visualizzare l’intero foglio in un unico posto. È molto più veloce.”

Grazie al processo semplificato per intake e richieste di marketing, il team marketing è diventato anche più efficiente nell’elaborazione delle richieste. Le richieste vengono assegnate automaticamente alla persona appropriata in base al tipo di output necessario e le informazioni compilate nel modulo confluiscono direttamente nel foglio di marketing affinché il team possa rispondere. “Con queste automazioni configurate, le nostre vite sono molto più facili”, afferma Cook.

Infine, una volta completato un progetto, l’asset finale viene caricato direttamente da Smartsheet in Brandfolder. “All’interno dell’allegato Smartsheet, puoi semplicemente selezionare un’opzione dall’allegato stesso che controlla il caricamento su Brandfolder e scegliere in quale raccolta inserirlo, il tag che desideri applicare, e l’allegato passa immediatamente a Brandfolder”, spiega Cook. “Si tratta di un’integrazione piuttosto fluida.”

Con flussi di lavoro, dashboard e visualizzazioni nuovi e automatizzati, Homecare Homebase ha portato maggiore trasparenza, titolarità e produttività al suo team.

“Smartsheet aiuta veramente il nostro team marketing a garantire che nessuna richiesta vada dimenticata e a fornire valore agli altri reparti in modo più rapido e meticoloso, a vantaggio dei caregiver e dei loro pazienti”, conclude Cook.