Hanley Energy continua a illuminare con Smartsheet

La missione di Hanley Energy è tenere accese le luci dei suoi clienti, e Smartsheet alimenta questo impegno. L'azienda irlandese progetta e implementa hardware, software e servizi per la gestione dell'energia in diverse industrie fondamentali di tutto il mondo, dal settore manifatturiero alla vendita al dettaglio alimentare, fino alla gestione dei centri dati.

Dieci anni dopo la sua fondazione, Hanley Energy è ancora in crescita, a quello che il suo managing director e fondatore Dennis Nordon definisce un tasso impressionante. Il continuo potenziale di crescita dell'azienda e la base di clientela in espansione a livello mondiale non viene dissipato dalla dirigenza.

"Stiamo assistendo a una svolta epocale per quanto riguarda l'allontanamento dalle aziende tradizionali", dice Nordon. "L'orario lavorativo dalle nove alle cinque qui non esiste più. Ora siamo un'azienda globale e seguiamo un modello 'Follow the sun', dobbiamo quindi poter offrire informazioni istantanee ai nostri clienti in qualsiasi momento, in continenti e lingue diverse."

Per continuare le proprie operazioni, Hanley Energy aveva bisogno di una piattaforma di software come servizio (SaaS) e di processi che potessero supportare pratiche aziendali coerenti e scalabili, dalla progettazione del prodotto alla consegna e dai timesheet alle prospettive di vendita.

Hanley Energy ha adottato Smartsheet per affrontare sfide aziendali ricorrenti, come la gestione dei progetti e la pianificazione delle risorse, e ha ottenuto livelli mai visti di trasparenza e visibilità per i team interni e i loro clienti.

Una soluzione sostenibile per la pianificazione dei progetti

Con particolare attenzione sui centri dati e sugli ambienti industriali, Hanley Energy fornisce una soluzione completa per il ciclo di vita del prodotto, dal design e la produzione del software al reporting e all'analisi dei dati storici e in tempo reale.

Prima dell'implementazione di Smartsheet, i project manager (PM) utilizzavano gli strumenti con cui ogni team si trovava più a suo agio, come fogli di calcolo, e-mail o soluzioni professionali per la gestione dei progetti. In mancanza di un singolo approccio coerente, la creazione e la manutenzione dei progetti per i nuovi clienti potevano essere lente e complicate. "Questo approccio va bene per le fasi iniziali di un'azienda, ma non è sostenibile", osserva Nordon. "E di certo non è scalabile."

Paul Johnson, un consulente indipendente che si occupa della gestione dei programmi e dei processi per l'azienda, ha scoperto Smartsheet quando uno dei sui clienti a contratto gli ha inviato il link a un modulo per l'acquisizione di informazioni.

Johnson è rimasto meravigliato dalla possibilità di realizzare aggiornamenti sostanziosi al piano del progetto senza la complessità e il costo di una licenza per un prodotto completo. Era così entusiasta che è diventato un partner per le soluzioni di Smartsheet e ora aiuta le aziende in Irlanda a sfruttare il pieno potenziale della piattaforma. Hanley Energy è stata il suo primo cliente, con cui ha contribuito a creare numerosi casi d'uso.

"Una delle cose più belle era prendere un'azienda che usava già Excel come strumento principale per la gestione delle attività, dei programmi e dei progetti e importare le informazioni in Smartsheet solo con un paio di clic", dice Johnson. "Ha reso l'implementazione davvero veloce. La curva di apprendimento non era troppo ripida."

Oggi, Hanley Energy usa Smartsheet per semplificare il reporting, monitorare e gestire i prodotti e i servizi e ottimizzare la pianificazione delle risorse per i progetti attuali e futuri.

Trasparenza e visibilità migliorate

Nel settore energetico le decisioni devono essere prese in fretta, e ogni dettaglio conta. Hanley Energy usa Smartsheet per creare dashboard da un modello standard per fornire una metodologia di reporting coerente e semplice da usare. Con solo pochi clic, i PM dell'azienda possono personalizzare le viste che forniscono ai clienti l'accesso ai dati che soddisfano le loro necessità uniche.

"Abbiamo capito subito che avevamo bisogno di una soluzione scalabile che fosse implementabile in tutta l'azienda", dice Nordon. "Una soluzione che avrebbe dato visibilità a tutte le parti interessate, ma che soprattutto ci avrebbe fornito delle dashboard rivolte ai clienti, così che questi potessero vedere in tempo reale il contenuto della flotta e la fase in cui si trovava. Abbiamo fornito questa visibilità tramite Smartsheet."

Hanley Energy inoltre si occupa della gestione completa del ciclo di vita del prodotto, monitorando i singoli elementi dallo sviluppo attraverso numerose fasi di manutenzione. Nell'ambito dei centri dati hyper-scale, ciò significa mantenere aggiornati centinaia o anche migliaia di componenti. Smartsheet consente a Hanley Energy di monitorare il ciclo di vita di ciascun elemento e di dare ai clienti visibilità dei propri asset in qualsiasi momento.

Un aumento del 33% dell'efficienza della gestione dei progetti

La possibilità di accettare nuovi clienti e progetti continua a guidare la rapida crescita di Hanley Energy, Per l'azienda è importante crescere in modo strategico, avendo una chiara idea di quando si può accettare nuovo lavoro e di quando questo non è possibile.

Hanley Energy usa Smartsheet per monitorare gli obiettivi dei progetti in base alla disponibilità del personale. I PM possono vedere i vuoti nell'agenda in cui inserire nuovo lavoro, o creare un business case per assumere più personale.

"Sono responsabile delle vendite, e ho notato che i venditori tendono a essere fin troppo zelanti", dice Nordon. "Non ci piace dire di no a un ordine, ma sarebbe da irresponsabili deludere più clienti per aver preso in carico un progetto di troppo. Prima non avevamo questa visibilità, perché non c'era un archivio centrale per queste informazioni."

Prima di usare Smartsheet, i team gestivano i propri timesheet su carta o tramite fogli di calcolo. Ora tutti possono inserire i propri orari tramite un modulo Smartsheet accessibile da dispositivo mobile. I dati vanno direttamente in un foglio principale e i PM possono creare report sui costi del lavoro per progetti o periodi specifici. Ciò rende l'inserimento del tempo più semplice e accurato, il che migliora la pianificazione e la stima dei costi dei progetti presenti e futuri.

Anche le riunioni per i progetti si sono trasformate. Prima i PM organizzavano riunioni ogni giorno per rivedere tutti i progetti. Ora basta una riunione settimanale per discutere dello stato di più progetti, grazie all'estrazione dei dati più aggiornati da Smartsheet in tempo reale, alla revisione della documentazione e alla misurazione del livello di completamento, e anche all'invio di e-mail direttamente dai fogli.

Nordon stima che ciò ha fatto risparmiare ai PM un terzo della loro giornata lavorativa, tempo che ora è impiegabile per accettare ulteriori lavori con i clienti o eseguire panificazioni strategiche più profonde.

Un monitoraggio accurato crea nuovi flussi di entrate

Smartsheet ha anche portato alla creazione di un nuovo flusso di entrate grazie ai servizi di consulenza. Grazie al monitoraggio più accurato del lavoro fatto per i clienti, Nordon e i suoi PM possono individuare il tempo speso per le consulenze e mostrare il valore aggiunto al coinvolgimento dei clienti.

"Poiché siamo un'azienda ingegneristica basata sulle soluzioni, la parte ingegneristica veniva sempre svolta gratuitamente", dice Nordon. "La consulenza sarebbe dovuta essere a pagamento, ma secondo il nostro approccio quei servizi erano parte del progetto. Abbiamo approfondito la questione e abbiamo capito che la consulenza era un prodotto che potevamo vendere, per cui i nostri clienti sarebbero stati felici di pagare."

Hanley Energy prevede di continuare con la sua rapida crescita, e di poter scalare i propri servizi e soluzioni in modo facile e sostenibile grazie all'aiuto di Smartsheet.

"Dal nostro punto di vista, come azienda di produzione e sviluppo di software altamente dinamica e in crescita, Smartsheet è probabilmente lo strumento più importante a nostra disposizione", afferma Nordon. "Senza, non potremmo andare avanti."

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