Century Software si affida a Smartsheet per una gestione semplificata dei progetti e per ottenere notevoli risparmi

Century Software (M) Sdn. Bhd., una filiale di Censof Bhd., azienda del settore tecnologico specializzata in soluzioni software per la gestione finanziaria, è cresciuta in maniera esponenziale dalla sua fondazione nel 2008. Le soluzioni Century Software, per clienti che vanno dalle amministrazioni locali fino a quelle federali e statali, non si limitano solamente alla contabilità finanziaria. Sono disponibili, infatti, soluzioni aziendali complementari per fornire servizi completi per le amministrazioni degli stati di Malesia, Singapore, Indonesia e Hong Kong. 

Con l'espansione della base clienti di Century Software, Ashikin Aris, Senior General Manager of Professional Services presso Century Software, si è trovata a supervisionare circa 50 progetti (grandi e piccoli) in una sola volta. "I progetti erano gestiti manualmente e non c'era alcun modo di vedere cosa stesse succedendo alla base", racconta Ashikin. Dovevo chiamare personalmente ciascun componente del team per ottenere aggiornamenti e dettagli, aspetto che faceva perdere molto tempo e soprattutto era poco efficiente".

Century Software non poteva personalizzare lo strumento di gestione progetti allora in uso per rispondere alle esigenze in crescita dell'azienda. "Ci serviva uno strumento centrale per gestire le risorse, tracciare i progressi e monitorare le timeline in modo più efficiente", ci racconta Ashikin. Al momento della scadenza della licenza di tale strumento, Ashikin ha cercato altre opzioni e ha individuato Smartsheet.

Per Ashikin la flessibilità e le funzionalità di personalizzazione di Smartsheet erano fondamentali. Aggiunge:

"Mi serviva poter modificare dati e presentazioni. Questo è il fattore principale che ha reso Smartsheet la soluzione più interessante per le mie esigenze".

Anche ricevere assistenza tecnica era importante nella fase dell'implementazione. "57NETWORK, il nostro partner Smartsheet locale, era sempre a nostra disposizione per aiutarci", ricorda Ashikin. Vivien Chong, Modern Work Management Specialist presso 57NETWORK ci racconta della loro collaborazione, "Abbiamo supportato Century Software principalmente con la formazione e la risoluzione dei problemi che i suoi team si sono trovati ad affrontare. Questo ha dato loro modo di lavorare su altre attività mentre noi ci occupavamo dell'implementazione di Smartsheet e della gestione delle risorse".

Trasformare la gestione dei progetti 

Grazie a Smartsheet, Century Software ha semplificato le proprie procedure di gestione dei progetti con successo. Come ci racconta Ashikin: "In termini di costi, abbiamo risparmiato circa 100.000 rinngit malesi all'anno solamente riducendo il carico di lavoro amministrativo dell'ufficio di gestione progetti (PMO)". Implementando Smartsheet, l'azienda ha migliorato la visibilità dei dati, automatizzato i promemoria e aumentato la produttività delle risorse, consentendo ai componenti dei team di concentrarsi sull'elemento più importante: i clienti. 

L'handover delle vendite di Century Software, eseguito tramite Smartsheet, risulta ora più efficiente. "Oltre a occuparsi della pianificazione e dell'esecuzione dei progetti, i nostri capi PMO possono assegnare progetti ai Project Manager attraverso la piattaforma e impostare promemoria automatizzati per l'allocazione delle risorse", afferma Ashikin. "Manteniamo tutti aggiornati con un foglio principale su una dashboard in tempo reale, che consente di tenere informati e preparati i nostri team".

Accesso rapido a informazioni insight utilizzabili

Per poter prendere decisioni aziendali informate, gli stakeholder come i direttori della gestione spesso richiedono report sullo stato del progetto.

Prima di Smartsheet sarebbe stata necessaria una settimana ogni mese per preparare un report che includesse i dati sullo stato, sui rischi e sulle altre sezioni del progetto. Questo era una spina nel fianco per le persone che si occupano dell'amministrazione e spesso i report contenevano comunque ancora informazioni non sufficienti per prendere delle decisioni. 

"Da quando ci affidiamo a Smartsheet, abbiamo semplificato la procedura di raccolta e presentazione delle informazioni, fornendo un'immagine più chiara per la gestione. Ora utilizziamo dashboard in tempo reale, che permettono ai membri dei team di risparmiare ore per l'aggiornamento dei progetti, e le riunioni sono più produttive con i dati corretti a disposizione", spiega Ashikin.

Estensione delle funzionalità con le integrazioni

Grazie ai miglioramenti operativi ottenuti tramite Smartsheet, Century Software ha visto un'opportunità per andare oltre. L'azienda usava Acumatica, una soluzione di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) basata su Cloud, per creare un sistema amministrativo di contabilità e finanziario degli enti governativi. 

Realizzando che Smartsheet poteva essere integrato con Acumatica, Century Software ha deciso di esplorare ulteriormente le opportunità disponibili. L'azienda ha scoperto che l'integrazione del monitoraggio dei costi di progetto in Acumatica con le funzionalità di gestione del progetto di Smartsheet poteva aiutare gli utenti a espandere le loro capacità di gestione dei progetti. Ashikin spiega, "Abbiamo riunito questa soluzione in un pacchetto, estendendo la funzione di monitoraggio dei costi di progetto presente nel nostro prodotto per la pianificazione delle risorse governative a uno dei nostri clienti. Il risultato per il cliente è stato una migliore gestione dei Project Manager e delle risorse. Sono molto felici dei risultati". 

Visto il successo di questa integrazione, Century Software prevede di esplorare in futuro altre possibilità simili per i clienti. "Valutiamo continuamente le esigenze dei nostri clienti ed esploriamo sempre nuove soluzioni", sottolinea Ashikin. "Stiamo esaminando l'utilizzo dell'automazione di processi robotici per raccogliere dati e comunicare con Smartsheet in modo più efficace". Creare pacchetti di questi tipi di soluzioni richiede un elevato livello di integrazione, e Century Software ha l'esperienza necessaria nello sviluppo di API.

"Abbiamo in programma di replicare il pacchetto Acumatica per altri clienti a breve. Sono certa che con l'aiuto di 57NETWORK potremmo lavorare in tale direzione fornendo ai nostri clienti soluzioni di massima qualità", conclude Ashikin.