Stellar Bank ha usato Smartsheet per accelerare la fusione. Inoltre, è diventata più agile e ha potuto risparmiare sui costi.

Molte imprese sanno quanto può essere complicato gestire set di dati incoerenti e spesso sbagliati sparsi in fogli di calcolo che vengono aggiornati manualmente. Per non parlare delle informazioni nascoste nelle caselle di posta, degli effetti di processi lenti che dipendono ancora da telefonate ed e-mail e dei trasferimenti di documenti cartacei all'interno di uno stesso edificio o nella stessa area geografica.

Ora, raddoppiando il tutto per due società alle prese con la fusione di due ambienti IT separati e incoerenti, si avrà un'idea delle difficoltà affrontate da Stellar Bank nell'integrare le applicazioni, i processi e i sistemi di comunicazione delle precedenti aziende, Allegiance Bank e CommunityBank of Texas, per formare Stellar. 

Il tempo non era dalla parte della banca.

"Volevamo integrare i due sistemi il più velocemente possibile, in modo da poter offrire ai clienti un'esperienza coerente al termine della fusione", dice Jason Trevino, Senior Vice President and Director of Enterprise Technology Solutions presso Stellar Bank. "In genere, in seguito all'implementazione di un contratto, l'integrazione IT avviene dopo mesi, perché solo in quel momento si può iniziare a lavorare".

La collaborazione "immediata" accelera la fusione e migliora la customer experience

Nel caso di Allegiance Bank e CommunityBank of Texas questo ritardo non si è verificato. Scegliendo Smartsheet, Stellar ha azzerato il ritardo e ha avviato subito la collaborazione tra le due banche.

"Smartsheet ci ha permesso di collaborare fin dal momento della firma dei documenti per la fusione", dice Trevino.

"Non ne avevo mai sentito parlare. Non abbiamo dovuto aspettare per creare sistemi e-mail e portali sicuri. Grazie a Smartsheet, abbiamo soddisfatto da subito i requisiti per la sicurezza e la privacy dei dati".

Mettere in moto rapidamente la parte tecnologica della fusione non è stato solo "utile". Ha rafforzato direttamente il marchio e la customer experience di Stellar. "Offriamo ai nostri clienti un'esperienza impeccabile all'interno di una community bank abbastanza ampia da soddisfare tutte le loro esigenze", dice Trevino. "Smartsheet ci ha permesso di raggiungere questo obiettivo più velocemente".

Il successo del programma PPP ha influito sulla reputazione di Stellar

Secondo Trevino, il successo più importante e sorprendente della banca con Smartsheet riguarda l'implementazione del programma Paycheck Protection Program (PPP). 

"L'avvio e l'amministrazione di un processo PPP rapido, preciso e sempre affidabile hanno influito molto sulla nostra reputazione", spiega.

"Eravamo vicini alle banche più importanti del Paese in termini di clienti serviti, prestiti conclusi e posti di lavoro salvati. Non ci era mai capitato. Senza Smartsheet, non avremmo potuto creare l'app in così poco tempo e non avremmo aiutato così tante persone".

Secondo Trevino, il merito è della flessibilità e dell'agilità di Smartsheet. "Grazie a Smartsheet, abbiamo ottimizzato i flussi di lavoro e i processi anche dopo il rilascio dell'app", dice. "Abbiamo perfezionato i processi senza alcun tipo di difficoltà".

La banca accelera in termini di processi, agilità e risparmio

Stellar usa Smartsheet per alimentare e trasformare la crescente condivisione dei suoi processi aziendali, diventando più agile nelle risposte a esigenze inaspettate. Così ha potuto migliorare la customer experience e aumentare la produttività.

• Le chiusure trimestrali prima richiedevano 120 giorni all'anno, ora solo 7
• I processi end-to-end, come le approvazioni delle richieste, richiedevano almeno 10 giorni, ora vengono completati in un giorno
• L'elaborazione delle prove di concetto richiedeva alcuni giorni, ora bastano 2 ore
• Smartsheet sostituisce una serie di app di terze parti usate in passato, riducendo i costi di licenza e manutenzione

Dalla gestione dei progetti a fusioni e acquisizioni

Una delle banche precedenti usava Smartsheet come soluzione per la gestione dei progetti, quindi Trevino e i suoi colleghi hanno iniziato a fare lo stesso per organizzare e gestire la fusione tra Allegiance e CommunityBank of Texas. Trevino ha elaborato l'intero piano del progetto con le dashboard e i report di Smartsheet per oltre 200 stakeholder coinvolti nella fusione. Tuttavia, per Stellar non era sufficiente una soluzione di gestione dei progetti e Trevino sapeva che Smartsheet avrebbe risolto i loro problemi.

Ha convinto l'organizzazione a espandere l'impronta di Smartsheet per automatizzare i processi di moduli, fogli ed eventi. Allegiance e CommunityBank of Texas usavano Smartsheet come piattaforma comune per colmare il gap tra i loro sistemi. Collaboravano tramite Smartsheet, senza modificare le strutture di audit o i sistemi IT, rischiando di non soddisfare i requisiti normativi. 

Una piattaforma senza codice semplifica lo sviluppo di applicazioni intuitive

Per accelerare l'implementazione della fusione, Stellar si è affidata a diverse funzionalità di Smartsheet, come WorkApps, Bridge, Data Mesh e Data Shuttle.

WorkApps è una piattaforma senza codice che permette di creare app facili da esplorare e che mette a disposizione fogli, moduli, report e dashboard in un'unica esperienza intuitiva. Può essere usata per gestire semplici progetti o riunioni, ma è utile anche per soddisfare esigenze come quelle di Stellar e promuovere la collaborazione con centinaia di stakeholder in un complesso portfolio di progetti. 

La banca ha usato WorkApps per individuare gli attuali processi di Allegiance e CommunityBank of Texas e i loro gap e per stabilire quali dati potessero essere visualizzati ed elaborati da entrambe le banche, senza esporre quelli che dovevano rimanere riservati fino al termine della fusione per questioni normative. Ha permesso alle unità di trasferire e conservare documenti, allegati, note, verbali delle riunioni e molto altro, tutto in un portale in comune. Sono state costruite dashboard per garantire la trasparenza delle richieste di lavoro e si è usato WorkApps per comunicare e collaborare senza dover ricorrere a caotici scambi di e-mail.

L'integrazione delle app di servizio crea un'unica versione della realtà

Per integrare le applicazioni di servizio della banca, Stellar ha usato la funzionalità Bridge di Smartsheet, che connette dati di diversi sistemi e automatizza le attività di routine. In principio, Stellar usava Bridge per integrare il suo processo di creazione dei prestiti in Smartsheet, potendo così garantire prestiti PPP durante la pandemia. Con Data Shuttle, Stellar ha spostato in modo automatico i dati tra diverse piattaforme e creato una fonte attendibile centralizzata per prendere decisioni in tempo reale. Con Data Mesh è stato possibile mappare i dati di fogli e report di grandi dimensioni, eliminare i dati duplicati, accelerare la collaborazione e automatizzare i processi per lavorare più rapidamente. 

Stellar continua a usare Smartsheet per automatizzare e integrare processi e applicazioni aziendali, come il processo di monitoraggio delle anomalie. 

"Il colpo di scena è che le persone non sono più soddisfatte di fogli di calcolo pieni di dati, lunghi documenti e tutto ciò che non si può condividere in modo nativo", dice Trevino.

"Il nostro personale chiede sempre di caricare i dati e i processi su Smartsheet per poter collaborare. In genere, per la nostra banca l'adozione di nuove tecnologie richiede tempo. Quando i nostri dipendenti hanno scoperto Smartsheet, la sua percentuale di adozione è passata dal 25% all'85% in un fine settimana".

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.