Busey Bank gestisce un numero di progetti 10 volte superiore risparmiando centinaia di migliaia di dollari con Smartsheet

Busey Bank sta creando una community bank più forte, perseguendo una crescita strategica con fusioni e acquisizioni. Busey è una filiale della First Busey Corporation, una holding company del valore di 12,9 miliardi di dollari con clienti commerciali e privati e servizi di gestione patrimoniale con cinque linee di business. Busey usa la tecnologia per rafforzare la gestione operativa con un'infrastruttura basata sul cloud e Smartsheet è una delle risorse più potenti per promuovere efficienza, scalabilità e trasparenza.

"Con Smartsheet abbiamo ottenuto la visibilità dei processi e abbiamo potuto gestire molte attività contemporaneamente", dichiara Javed Hassan, vice presidente e Business Systems Process and Automation Manager in Busey Bank. "Se cercassimo di gestire 46 progetti, 14 revisioni dei processi e 15 richieste di modifica, esattamente ciò che stiamo affrontando ora con 11 gruppi di lavoro, senza una qualche forma di struttura centralizzata, non sapremmo davvero da che parte iniziare. L'organizzazione strutturale dei gruppi di lavoro e l'uso di Smartsheet ci permettono di gestire il team di progetto in modo ottimale e rimanere efficienti."

Hassan è entrato in Busey nel 2012 e ha iniziato a occuparsi di gestione dei progetti nel 2017, quando la banca era nella fase conclusiva della sua ricerca di una soluzione tecnologica che fosse in grado di tracciare i progetti e semplificarne la gestione. Randi Potter, vice presidente senior e Director of Technology and Business Systems alla Busey Bank, ricorda come, insieme a un suo collega, dovessero accedere a moltissime informazioni per conto di colleghi che non riuscivano a capire e usare il sistema precedente.

"Lavoravo in banca da cinque anni quando abbiamo iniziato a cercare una nuova soluzione e mi occupavo principalmente di gestione dei progetti", ricorda Potter. "La soluzione esistente ci dava molti problemi, tra cui la difficoltà di ricavare report e metriche accurate da un progetto. Non erano disponibili pannelli di controllo e l'esperienza dell'utente ne risentiva. La curva di apprendimento per capire come aggiornare le attività non era sostenibile. In altre parole, gli utenti non la adottavano né la capivano e la soluzione veniva usata solo per la gestione dei progetti. Con Smartsheet facciamo molto di più."

Oltre a una soluzione che potesse essere facilmente capita da tutti gli utenti, Potter e il suo team cercavano funzionalità di reportistica e metriche più efficaci. Smartsheet non permette solo di visualizzare report e dati sui pannelli di controllo, ma stimola i dipendenti dell'intera organizzazione a trovare soluzioni per problemi che un tempo rimanevano irrisolti.

"L'uso e l'adozione di Smartsheet mi hanno lasciata senza parole", dichiara Potter. "All'inizio avevamo solo 20 utenti con licenza, oggi sono arrivati a 200. Smartsheet si è rivelato uno dei fornitori e uno dei sistemi cruciali di tutta l'azienda; facciamo grande affidamento su questa soluzione, il suo uso su larga scala e la sua adozione in tutte le nostre linee di business sono davvero degni di nota."

Un fattore di miglioramento che fa risparmiare centinaia di migliaia di dollari

Oggi, oltre a permettere alla Busey Bank di gestire contemporaneamente un numero di progetti 10 volte superiore al passato, Smartsheet favorisce l'automazione e il miglioramento dei processi e delle modifiche alla configurazione dei sistemi tecnologici. I dipendenti inviano le richieste usando i moduli Smartsheet, provvisti di tutte le istruzioni necessarie per compilarli senza errori e indirizzarli al team giusto grazie ala logica condizionale. Un processo di revisione collaborativo assicura che la richiesta sia valutata dalle persone competenti, in grado di confermare che le modifiche richieste sono conformi agli standard e alle priorità dell'azienda. I miglioramenti di questo processo ci hanno permesso di risparmiare tempo e denaro.

"Siamo partiti dall'IT perché all'inizio è stata proprio la gestione dei progetti IT a promuovere la soluzione Smartsheet", afferma Hassan. "Siamo poi passati ad altri reparti in base alle varie necessità tecnologiche. Il programma è cresciuto a tal punto che tutti i nostri progetti tecnologici sono ora gestiti centralmente con un'unica soluzione in Smartsheet. Abbiamo inoltre individuato i processi che presentano elevate opportunità di automazione o miglioramento. Nella prima metà del 2021 questi processi ci hanno permesso di risparmiare oltre 200.000 dollari."

La strategia per la crescita di Busey Bank include fusioni e acquisizioni. Smartsheet ha snellito questi processi con modelli che permettono di adottare un approccio standardizzato, di tracciare in modo completo un elevato numero di dettagli e di migliorare continuamente applicando le lezioni apprese durante un'acquisizione alla successiva occasione.

"La nostra capacità di gestire il piano di progetto di fusioni e acquisizioni è ora più veloce del 95%", sostiene Potter. "Tutte le attività sono già definite dalla linea di business con modelli di progetto standardizzati; in caso di cambiamenti, è sufficiente aggiornare le date e i responsabili delle attività. La nostra ultima acquisizione è stata la più veloce di sempre. Credo di aver partecipato a otto conversioni dati da quando lavoro alla Busey Bank con tempi variabili dai nove ai 12 mesi; in questo ultimo caso abbiamo completato tutto in appena quattro mesi."

Smartsheet permette a Busey di gestire l'accesso ai dati in modo flessibile. Aggiornare le autorizzazioni è ora molto facile, come bloccare l'accesso ai dati proprietari da parte degli ex dipendenti. Smartsheet permette anche di gestire l'accesso di utenti esterni per finalità specifiche. Busey ad esempio ha potuto collaborare in tempo reale con un fornitore esterno per sviluppare rapidamente un portale di accesso ai finanziamenti del programma PPP, un'iniziativa del governo statunitense per sostenere le piccole e medie imprese durante la difficile crisi pandemica. Il team Busey ha lavorato con il fornitore esterno su un foglio Smartsheet condiviso su cui segnalare anomalie e problemi di prestazioni, confermarne la risoluzione e tenere traccia dei progressi fino al completamento, senza inutili sprechi di tempo in riunioni o valanghe di e-mail. Anche personalizzare l'accesso per i dipendenti è semplice, con un perfetto equilibrio tra visibilità e sicurezza dei dati.

"Con le autorizzazioni in Smartsheet, possiamo gestire l'intero programma con uno sforzo amministrativo minimo", sostiene Hassan. "Nella piattaforma per la gestione centralizzata di progetti, processi e richieste di modifiche che abbiamo creato, chiunque entri ottiene accesso immediato a tutto ciò a cui stiamo lavorando. Ci piace essere trasparenti. Tuttavia, niente può essere modificato senza essere stati prima esplicitamente assegnati al lavoro. Poter differenziare le varie autorizzazioni, o avere anche solo la possibilità di inserire dei commenti, ci è di grande aiuto."

Un approccio standardizzato per la conformità alle normative

Hassan ritiene che uno dei maggiori benefici di Smartsheet è la possibilità di lavorare con i modelli. Insieme al suo team, Hassan ha creato una serie di approcci standardizzati che definiscono le operazioni necessarie, i contatti giusti e i responsabili dell'approvazione per ogni tipo di progetto, da una semplice lista di attività alle più complesse fusioni e acquisizioni. Ciò permette di completare tempestivamente i progetti più facili come le imprese più impegnative, ad esempio l'implementazione di una nuova piattaforma software. I modelli principali disponibili sono circa 10-15 e i team possono continuare a migliorarli con le lezioni apprese dai progetti completati e dagli aggiornamenti ai processi.

"Il modello di gestione dei progetti IT che abbiamo sviluppato ci assicura il rispetto dei requisiti e delle linee guida della Federal Financial Institutions Examination Council (FFIEC)", afferma Potter. "In previsione delle ispezioni annuali, abbiamo registrato e conserveremo tutte le informazioni che dovremmo produrre in un progetto o implementazione IT di grandi dimensioni. Sul lato fusioni e acquisizioni, Smartsheet ci ha permesso di archiviare tutte le approvazioni e le attività di convalida dei dati, proprio il tipo di informazioni che gli ispettori richiedono nelle loro verifiche a un anno dall'acquisizione. Tutti questi dati sono centralizzati in un'unica posizione, possiamo fornire i documenti richiesti con facilità senza nessuno sforzo manuale superfluo."

Il miglioramento della reportistica è un altro vantaggio importante. Busey Bank usa i pannelli di controllo per offrire ai vertici aziendali un controllo e una trasparenza eccezionali sui progetti, con la possibilità di esaminare nel dettaglio un'attività in base alla divisione o al progetto. 

"I pannelli di controllo con i report e le metriche che possiamo ricavare da Smartsheet ci forniscono la visibilità a ogni livello della gestione, a partire dagli stessi dati", sostiene Hassan. "Non è difficile. Direi che un utente Smartsheet esperto può creare pannelli di controllo, report e metriche per ogni sorta di visualizzazione. È importante offrire ai vertici aziendali una rapida panoramica di ciò che sta accadendo, mentre i membri dei team coinvolti nel progetto possono calarsi completamente nel progetto e svolgere in autonomia le proprie mansioni."

Uno strumento di collaborazione molto efficace

Il più grande risultato dell'adozione di Smartsheet è forse il sensibile aumento della collaborazione in tutta la banca. Le informazioni si trovano in un'unica posizione e assicurano visibilità in tempo reale dei dati e dello stato di avanzamento del lavoro. Le notifiche e gli avvisi automatici permettono di ricevere gli aggiornamenti quando necessario, senza perdersi nei meandri delle e-mail. Le riunioni sono indette in base agli ordini del giorno e ai pannelli di controllo in Smartsheet; le decisioni e le azioni da intraprendere sono incluse nel foglio in tempo reale per eliminare ogni incertezza su ciò che deve essere fatto.

L'approccio olistico di Busey alla formazione è essenziale per il successo del programma. All'inizio Potter e il suo team hanno organizzato una serie di sessioni di formazione differenziate a seconda del ruolo in collaborazione con un rappresentante di Smartsheet. Le sessioni registrate sono state messe a disposizione su un sito di formazione interno a cui i dipendenti potevano accedere per imparare nuove funzionalità o ripassare le conoscenze appena acquisite. I dipendenti Busey hanno potuto constatare la facilità d'uso della piattaforma e come migliorasse il lavoro; la sua adozione si è quindi diffusa in tutta l'organizzazione.

"Penso che le persone vogliono sentirsi coinvolte nella gestione dei progetti", sostiene Hassan. "Mentre agli inizi eravamo percepiti solo come una seccatura, "la gestione dei progetti vuole un aggiornamento da me", ora siamo considerati una risorsa. Si desidera collaborare con i team di tecnologia perché si può ottenere visibilità e ricevere supporto. Si può individuare ciò che non funziona come previsto, ma anche riconoscere i successi conseguiti."

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