AVI Systems si occupa dei suoi clienti con coerenza, efficienza e trasparenza

AVI Systems è il più grande system integrator globale che fornisce soluzioni audiovisive (AV) e di comunicazione unificata (UC) per aziende in tutto il mondo. L'azienda è anche il maggiore stakeholder di GPA, un fornitore globale che ha fornito assistenza su progetti in 50 Paesi nel 2022. AVI aiuta le aziende di tutte le dimensioni e di tutti i settori a migliorare la comunicazione e la collaborazione con soluzioni innovative e unificate. Con quasi 900 dipendenti nelle 28 sedi statunitensi, AVI Systems ha progettato, installato e supportato iniziative AV, UC e di media digitali negli Stati Uniti a partire dal 1974. 

"Il nostro obiettivo con ciascun cliente è quello di aiutarlo a coinvolgere e creare impatto umano. Configuriamo soluzioni AV in qualsiasi ambiente, dalle classiche sale riunioni, agli stadi, nei cafè, in musei e in centri di esperienza", racconta Zach Valigura, Direttore del Delivery and Project Management Office (PMO) presso AVI Systems. Aiutiamo i nostri clienti a diventare globali e a standardizzare le loro installazioni AV in tutti i fusi orari in modo coerente".

Portare coesione in progetti complessi

Durante la pandemia da COVID-19, molte aziende hanno avuto bisogno di soluzioni abilitate per i video per le loro sale conferenza per permettere ai dipendenti di partecipare alle riunioni, sia che lavorassero da remoto, sia in ufficio. Questo ha creato un elevato carico di lavoro in entrata per AVI Systems, diventato poi difficile da gestire per project manager e program manager. "Era una grossa sfida logistica quella di implementare tutto in tempo", spiega Valigura. "Dovevamo coordinarci con i team interni del cliente come l'IT, le strutture, la gestione dei progetti e l'approvvigionamento per essere certi che le dipendenze fossero in ordine prima di iniziare la nostra installazione. Ottenere le informazioni dai clienti era solo metà dell'opera, dovevamo anche raccoglierle. Nel frattempo, i nostri program manager dovevano assicurarsi che i progetti fossero realizzati coerentemente in tutto il mondo".

Senza una soluzione di gestione centralizzata dei progetti o senza dati raccolti, AVI System si è trovata ad affrontare molti problemi con la coordinazione di progetti complessi e con la loro standardizzazione.

"Quando ho iniziato a lavorare per l'azienda nel novembre del 2021, ho realizzato che tutte le informazioni che ci servivano erano sepolte in e-mail e fogli di calcolo", ricorda Valigura. "Avevamo un disperato bisogno di un semplice foglio di tracking per organizzare tutto".

Valigura aveva già lavorato con Smartsheet in passato, quindi ha deciso di utilizzarlo per monitorare i progetti. "Solamente tre persone nella nostra azienda avevano una licenza in quel momento", ricorda. "Prima che potessi accorgermene, uno specialista IT è venuto da me dicendomi: "Smartsheet è fantastico! Abbiamo iniziato a usarlo per monitorare i nostri progetti IT e lo adoriamo!" Sebbene avessero provato numerosi altri software negli anni, non li avevano mai adottati. Smartsheet, tuttavia, ha dato la sensazione di un foglio di calcolo familiare con la possibilità di ulteriori usi nella gestione dei progetti".

Dipendenti equipaggiati di tutto ciò che serve

Ben presto, AVI Systems ha ideato una nuova soluzione PMO più elaborata lavorando a stretto contatto con il team Smartsheet e garantendo il rispetto dei requisiti di conformità e governance. Per i project manager di AVI Systems, la nuova soluzione è diventata l'unica fonte di verità dove monitorare i progetti, raccogliere, visualizzare e condividere informazioni con team e clienti. "Utilizziamo tutto da dashboard, centri di controllo e visualizzazioni dinamiche completi a pivot e calendari per avere chiarezza su quello che sta succedendo nel nostro progetto", dice Valigura. "Inizialmente abbiamo anche provato a imitare l'esperienza di un foglio di calcolo standard per dare ai nostri dipendenti un livello di familiarità usando Data Shuttle per portare i dati in Smartsheet. Ci siamo anche affidati alla funzione di Data Mesh per mappare le colonne a diverse aree della soluzione e creare nuovi fogli". 

Con la nuova soluzione PMO, i dipendenti AVI System ora sono equipaggiati al meglio per affrontare progetti complessi. "Ci affidiamo ai nostri project manager e program manager per guidare i clienti lungo la loro esperienza e loro, a loro volta, sono completamente abilitati grazie a Smartsheet", aggiunge Valigura.

"L'impatto maggiore è la capacità di organizzare montagne di dati, possiamo creare quanti fogli vogliamo e collegarli insieme con le dashboard. Tutti sanno esattamente cosa sta succedendo in azienda, siamo come un libro aperto. E Smartsheet mi aiuta a scongiurare una crisi quasi tutti i giorni".

Clienti soddisfatti e informati

AVI System ha più di 520 progetti aperti in tutto il mondo per i suoi programmi Enterprise. Con progetti più trasparenti e gestiti meglio, AVI Systems ha creato maggiore fiducia nei clienti. "Quello che abbiamo visto negli anni è che se i clienti non sanno cosa sta succedendo, solitamente pensano al peggio", ci spiega Valigura. "Con Smartsheet diamo aggiornamenti in tempo reale. È sufficiente consultare le dashboard live e ottenere una trasparenza in tempo reale in un formato e secondo termini di utilizzo personalizzati che sono significativi per i clienti”.     

I rappresentanti delle aziende possono facilmente condividere i report consolidati con gli stakeholder e i dirigenti interni, risparmiando circa 4.000 ore all'anno sulla reportistica per i team AVI e circa il 20% per la raccolta delle informazioni da parte dei clienti AVI. "I nostri clienti spesso ci dicono che le comunicazioni interne sono migliorate, spiegandoci che le persone hanno smesso di chiamare per ricevere aggiornamenti", aggiunge Valigura.

"Grazie a Smartsheet abbiamo un successo incredibile nel guidare i clienti attraverso le loro implementazioni globali, cosa che non credevo potesse essere possibile. Stiamo creando un'esperienza talmente coerente e fantastica che non vogliono rivolgersi a nessun altro. Diventando un partner affidabile, i clienti vogliono continuare a lavorare con noi, si rivolgono a noi invece che andare da altri e questo significa un aumento di fatturato ricorrente".    

Condividere le vittorie

Al di là della gestione dei progetti, Smartsheet si è dimostrato utile anche in altre aree come la gestione delle finanze, delle operazioni e dell'IT. Ha anche aiutato il team vendite nel lancio di progetti. "Quando presento le nostre pratiche di gestione del programma ai potenziali clienti, mi soffermo su Smartsheet, condivido una dashboard live con il loro logo e dati anonimizzati per dar loro un'idea di come si presenteranno i risultati finali", spiega Valigura. "In effetti, i clienti sono talmente colpiti da voler mostrare la demo anche ai loro team IT. È una grande ispirazione a esplorare nuovi modi di lavorare".

In futuro, AVI Systems continuerà a perfezionare le pratiche di gestione dei progetti e le soluzioni e le condividerà con i leader GPA nelle 26 business unit regionali dislocate in tutto il mondo. "Il nostro obiettivo principale è quello di rendere il nostro approccio utile ai project manager in tutto il modo, aiutarli a rimanere organizzati e fornire trasparenza nei nostri processi", conclude Valigura.