Aruba usa Smartsheet per rispettare i target di budget, sensibilizzare sugli eventi e aumentare la collaborazione tra i team

Aruba, un'azienda Hewlett Packard Enterprise (HPE), fornisce reti mobili a milioni di persone che ogni giorno usano i propri dispositivi mobili per le comunicazioni sia di lavoro che personali. Fornitore leader di soluzioni di rete wireless di ultima generazione, Aruba offre alle principali aziende una piattaforma di servizi di alto livello e sicura, che abbraccia campus, filiali, centri di elaborazione dati e ambienti di lavoro da remoto.

Il reparto di marketing globale di Aruba si affida a Smartsheet per centralizzare meeting e calendari di eventi, per gestire i progetti e tracciare i dati dei budget per le campagne marketing. "Smartsheet ci offre un metodo semplice per standardizzare tutti i nostri eventi e le informazioni sul budget tra i 12 team, ciascuno dei quali ha calendari e budget propri", dichiara Jody Robertson, manager delle operazioni di marketing globale per Aruba. "Grazie a Smartsheet abbiamo una maggiore visibilità, che ci consente di rispettare i target di budget come mai in passato".

In qualità di responsabile delle operazioni relative ai budget per l'area marketing di Aruba, Robertson deve garantire che la spesa complessiva dei suoi team rientri nell'1% del budget annuale allocato per pubblicità, marketing e social media. "È uno dei nostri obiettivi principali", dichiara. "Inoltre, dobbiamo spendere i fondi per il marketing conformemente ai nostri obiettivi aziendali". Tuttavia, prima di Smartsheet, tenere traccia delle cifre aggiornate dei budget era complicato, perché i team marketing di Aruba usavano una combinazione di SharePoint e fogli di calcolo Excel. "I dati risiedevano in diversi strumenti e posizioni e la visibilità dei numeri più recenti era limitata, per cui era complicato tenere traccia delle informazioni per ogni team", ha dichiarato Robertson. "Inoltre, dovevamo consentire al team di leadership esecutiva una maggiore visibilità sui dati".

Aruba aveva anche bisogno di poter condividere le informazioni sul calendario tra tutti i 12 team di marketing in modo più efficiente. "In passato, c'erano due persone che approvavano e pubblicavano gli eventi nel calendario, e si creava quindi un collo di bottiglia", prosegue. "Volevamo che tutti i proprietari degli eventi avessero la possibilità di modificare e aggiornare direttamente i loro eventi, senza dover aspettare che le informazioni venissero pubblicate". 

Migliore visibilità del budget per i team di marketing e i dirigenti 

Robertson aveva usato Smartsheet quando ricopriva un'altra funzione, e ha suggerito ad Aruba di passare da SharePoint a Smartsheet per la gestione dei progetti e il calendario globale degli eventi.

"Avevo visto in precedenza i vantaggi offerti da Smartsheet, e sapevo che sarebbe stato lo strumento giusto per consentire a tutti di accedere agli stessi dati e unificare i report in modo semplice", ha detto. "Riusciamo a gestire tutto in un'unica posizione, senza dover estrarre i dati da vari strumenti".

I team di marketing globale di Aruba, sia globale che regionale, usano Smartsheet per tracciare e gestire i loro budget, e ogni team usa il proprio workspace in Smartsheet per conservare report e fogli di budget in un unico posto. "Ogni team ha un foglio di budget per gestire direttamente i suoi budget, e allo stesso tempo io posso gestire il budget complessivo e tracciare le spese per l'intera organizzazione", dice Robertson. Ciascuno dei 12 team può accedere a un pannello di controllo Smartsheet per vedere un riepilogo aggiornato di tutti i dati del budget, incluse le spese correlate a una campagna o quelle con venditori specifici. 

Aruba ora ha una maggiore visibilità delle spese di marketing e del ROI. "Con Smartsheet riusciamo a vedere lo stato aggiornato dei nostri budget, per cui riusciamo a rientrare nell'obiettivo di margine dell'1% e non sforare il budget", afferma Robertson. "Riusciamo a rientrare nel target di budget con molta più precisione rispetto al passato".

Dati standardizzati tra quattro regioni globali 

I 12 team marketing di Aruba, distribuiti in più regioni, stanno usando Smartsheet per visualizzare lo stesso set di dati. Tale centralizzazione e standardizzazione aiuta tutti i team a ridurre gli errori quando si aggiornano progetti e budget.

"In passato, c'erano errori ortografici e di altro tipo, che spesso generavano errori nei dati", afferma Robertson. "Smartsheet ci offre un'unica fonte di informazioni, e questo riduce gli errori. Inoltre, sappiamo che il tempo è denaro. Tutto questo ci permette di risparmiare tempo sull'aggiornamento e la correzione dei dati, e sappiamo che questo ci fa risparmiare anche in termini economici".

Aruba usa anche Smartsheet Control Center per aggiornare rapidamente progetti e budget in un'unica posizione e distribuire le informazioni a vari workspace. "Control Center è fondamentale per noi, perché offre scalabilità man mano che i workspace continuano a crescere e supporta la natura agile delle nostre attività commerciali", dichiara Robertson. "Ora, invece di inserirli manualmente, gli aggiornamenti vengono applicati universalmente in un'unica posizione, per cui il processo è più semplice e si risparmiano tempo e denaro".

Una visualizzazione del calendario globale per promuovere una maggiore consapevolezza degli eventi

Grazie allaCalendar App di Smartsheet, Aruba può presentare una vista completa di centinaia di attività ed eventi globali di vendita e marketing a tutti i team di marketing. I dipendenti del settore marketing usano un link a Calendar App integrato in SharePoint per visualizzare i dati aggiornati del calendario, e possono aggiornarlo autonomamente senza dover attendere che un membro designato del team esegua l'azione.

"Qualsiasi proprietario di eventi può aggiungere o modificare un evento in Calendar App", afferma Robertson. "Non c'è più bisogno di attendere la pubblicazione dei dati. In aggiunta, possiamo classificare con maggiore semplicità i dati del calendario grazie ai livelli di filtro personalizzati disponibili nell'app".

Il team di leadership esecutiva di Aruba usa i pannelli di controllo di Calendar App per avere una maggiore consapevolezza delle attività e degli eventi in tempo reale. "Il nostro team di leadership ha bisogno di vedere tutto in un unico posto, perché i suoi membri vogliono promuovere una maggiore sensibilizzazione sugli eventi regionali o globali", ha dichiarato Robertson. "Ora possono farlo con Smartsheet".

Integrazione che promuove la collaborazione 

Grazie all'integrazione di Smartsheet con applicazioni di comunicazione come Slack e Microsoft Teams, Aruba promuove la collaborazione tra gruppi diversi. "Possiamo pubblicare report, pannelli di controllo e fogli intelligenti vari in Teams cosicché le persone possano lavorare direttamente all'interno di Teams", fa notare Robertson. "Ciò ci permette di collaborare meglio sui progetti".

Questa integrazione ha inoltre potenziato la collaborazione tra i team di marketing di Aruba e di HPE. Ad esempio, i team di Aruba e HPE in passato usavano calendari propri per tracciare gli eventi di marketing.

"Non avevamo una grande reciproca visibilità sugli eventi, ma ora che abbiamo adottato tutti Smartsheet e creato report propri, vediamo tutto meglio e stiamo colmando il divario", spiega Robertson. "Calendar App ci permette di lavorare in modo più intelligente".

Robertson prevede di utilizzare Smartsheet per collaborare ulteriormente con i team di marketing HPE e di utilizzare lo strumento per aggiungere nuovi casi d'uso e per sfruttare i vantaggi offerti dalle funzionalità avanzate di Smartsheet in futuro. "Smartsheet ottimizza i nostri processi e ci offre la visibilità in tempo reale di cui abbiamo bisogno, permettendoci al contempo di creare agevolmente pannelli di controllo per la leadership", spiega. "La nostra esperienza con Smartsheet è stata estremamente positiva: tutti lo adorano".

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