Il distributore globale adotta Smartsheet per la gestione dei progetti del portafoglio, ottenendo al contempo l'automazione del flusso di lavoro

ADI è un distributore all'ingrosso di prodotti di sicurezza, AV e a bassa tensione, leader a livello globale, per ditte autorizzate. La sua attività è orientata a coadiuvare la crescita dei suoi clienti fornendo loro accesso a prodotti, servizi e supporto necessari per sfruttare al meglio nuove opportunità. Inoltre, ADI punta a consolidare la sua presenza nel settore mediante l'offerta di un'esperienza di acquisto omnicanale ai clienti senza intoppi e di livello superiore. 

A tal fine, ADI ha intrapreso un viaggio verso la trasformazione digitale, investendo notevolmente sulla sua impronta digitale. Ciò include aggiornamenti alla sua piattaforma di e-commerce, ADI Digital Branch, e dotare i suoi team degli strumenti digitali più recenti, come Smartsheet, per aumentare le vendite in modo efficace e servire meglio i clienti. 

Durante questo viaggio, una delle difficoltà riscontrate da ADI interessava il supporto alla gestione dei progetti in tutte quelle iniziative che avevano luogo simultaneamente in tutta l'azienda. ADI aveva bisogno di uno strumento che  consentisse ai leader aziendali di gestire con successo i progetti e di automatizzare i flussi di lavoro all'interno dell'organizzazione.

Affrontare meglio le sfide

Loucks sapeva che ADI doveva trovare un modo migliore per affrontare le sfide poste dalla gestione dei progetti che si interponevano tra ADI e i suoi obiettivi aziendali. Cercando tra i possibili strumenti di gestione dei progetti del portafoglio aziendale, ha capito che non doveva cercare chissà dove. È saltato fuori che altre aree di Resideo, capogruppo di ADI, disponevano di licenze per Smartsheet e che i suoi utenti si trovavano molto bene con questo strumento. Molto presto fu lo stesso anche per Loucks.

"Mi piaceva l'aspetto no-code/low code di Smartsheet: significava che poteva essere utilizzato direttamente dai nostri responsabili aziendali senza interventi da parte del reparto IT", afferma Loucks. "Inoltre, era così semplice ed economicamente conveniente condividere i fogli in modo da promuovere la collaborazione senza incorrere in costi di licenza aggiuntivi solo per aggiornare un foglio".

L'azienda ha acquistato Smartsheet Advance, l'offerta premium di Smartsheet, completa di funzionalità operative dinamiche di livello aziendale per permettere ai clienti di lavorare su scala. In particolare, ADI ha sfruttato i vantaggi offerti dai componenti di Smartsheet Advance tra cui Control Center, Dynamic View, e Salesforce Data Connection. 

"Ci piaceva il fatto che Smartsheet Advance fosse un'offerta su scala per la nostra organizzazione, che opera a livello globale", continua Loucks: "Ci piaceva anche il fatto che potesse continuare a supportare la nostra azienda man mano che cresceva".

Gestione completa dei progetti dal reparto all'azienda

Grazie a Smartsheet Control Center e ai pannelli di controllo, ADI ha ottenuto una vista completa sulla gestione dei progetti, da progetti di trasformazione e investimento imponenti fino a progetti di miglioramento contenuti. Loucks e i suoi colleghi hanno regolato i blueprint di Smartsheet, adattandoli a qualsiasi dimensione servisse loro per l'ambito dei progetti in questione. 

ADI usa i pannelli di controllo Smartsheet per tracciare lo stato del progetto e fattori quali pianificazioni, budget, elementi in sospeso, milestone e rischi. Ad esempio, Smartsheet offre al personale delle risorse umane un modo immediato per tracciare i progressi dei dipendenti relativamente alle certificazioni nel sistema aziendale per la gestione degli apprendimenti. Le informazioni sul progetto nell'azienda vanno dal livello di reparto e regionale fino al livello globale, e alimentano la piattaforma di gestione globale dell'azienda, che viene anch'essa eseguita su Smartsheet.

L'automazione dei flussi di lavoro velocizza processi e approvazioni

Oltre alla gestione dei progetti del portafoglio, ADI utilizza Smartsheet anche per l'automazione dei flussi di lavoro. Ad esempio, l'azienda automatizza e velocizza i processi e le approvazioni necessari per aggiungere un nuovo account utente nel sistema CRM Salesforce con il componente Salesforce Data Connection di Smartsheet. La tecnologia consente inoltre aggiornamenti alla pipeline di vendita e gestisce il processo di reso per i clienti. 

Grazie a Smartsheet Data Mesh, ADI automatizza le ricerche di dati tra i fogli, ad esempio ID e indirizzi dei dipendenti, e aggiorna e combina i dati in report periodici, ad esempio aggiunte settimanali alla lista dei dipendenti. 

Se da un lato ADI usa Smartsheet per offrire più dati a più utenti, dall'altro lo usa per filtrarli e offrire maggiore valore e sicurezza. Ad esempio, l'azienda esegue un'analisi dei talenti trimestrale dalla quale genera piani per la fidelizzazione dei talenti. Usa Smartsheet Dynamic View per garantire che i responsabili vedano solo i dati dei dipendenti affidati alla loro supervisione, in modo da disporre di dati pertinenti e salvaguardandone la sicurezza. 

Automazione del flusso di lavoro per risparmiare centinaia di ore ogni anno

Per Loucks, l'aspetto più sorprendente di Smartsheet è stata la sua utilità nell'automazione dei flussi di lavoro.

"Cercavamo uno strumento di gestione dei progetti e Smartsheet è l'ideale", ha detto. "Ma abbiamo capito subito che potevamo usarlo per automatizzare i flussi di lavoro e aumentare la produttività dell'azienda. Era qualcosa di enorme per noi".

Loucks stima che l'azienda risparmi centinaia di ore ogni anno su "lavori deprimenti" come l'aggiornamento dei report, che viene ora gestito mediante il flusso di lavoro automatizzato di Smartsheet. Ad esempio, un processo di reso, precedentemente gestito da tre lavoratori, viene ora curato in modo efficace da una sola persona utilizzando l'automazione di Smartsheet.

Gli strumenti di collaborazione portano a meeting "meno frequenti, più brevi e più efficaci"

Usando Smartsheet per fornire in modo proattivo informazioni ed elementi di azione ai dipendenti, ADI ha rinnovato la collaborazione tra i dipendenti promuovendo un processo più efficiente e agile. 

Prendiamo ad esempio i meeting. Prima di usare Smartsheet, i responsabili inviavano settimanalmente tramite e-mail i report dell'inventario ai dipendenti, con istruzioni per la revisione e la correzione dei relativi problemi riscontrati. Ora l'azienda inserisce le informazioni in Smartsheet, che automatizza notifiche, escalation, promemoria e viste con pannelli di controllo ai relativi dipendenti. Il nuovo processo elimina la necessità di tenere meeting per rivedere lo stato dell'inventario e per assegnare le attività. Piuttosto, i dipendenti partecipano ai meeting sull'inventario principalmente per gestire le eccezioni.

"Usiamo Smartsheet per lavorare insieme con maggiore collaborazione ed efficienza, che aiuta a ridurre il tempo impiegato dal nostro team in meeting non necessari e gli consente di operare in modo più efficiente", afferma Loucks. "Ora si fanno meno meeting, che sono più brevi e più impattanti. Sono orientati più che altro all'avanzamento dei progetti, piuttosto che all'enunciazione e alla revisione di cose che tutti dovrebbero già conoscere".

Loucks indica i suoi meeting settimanali di mezz'ora con il team, che richiedevano 20 minuti su quello che lui chiama "contabilità" e 10 minuti su "quello che conta davvero". Ora questa divisione del tempo si è letteralmente invertita. 

Un'esperienza del cliente migliore promuove la soddisfazione dei clienti

ADI usa il tempo risparmiato con Smartsheet per migliorare l'esperienza dei clienti. Ad esempio, il processo di reso dei prodotti basato su Smartsheet offre al team ADI informazioni più accurate e tempestive su un reso richiesto da un cliente, consentendogli  di rispondere rapidamente alla richiesta del cliente o di fornirgli proattivamente le informazioni. In senso più ampio, il tempo risparmiato sui processi manuali grazie a Smartsheet può essere dedicato dal team delle vendite alle interazioni con i clienti.

Loucks e i suoi colleghi condividono inoltre i fogli con i clienti, promuovendo interazioni più proficue e una maggiore collaborazione, che si traducono in clienti più soddisfatti. "Parlo sempre di Smartsheet", afferma Loucks. "Aiuta me e l'azienda ad avere maggiore successo, dentro e fuori la società".

Con Smartsheet, ADI ottiene risultati che vanno oltre l'esperienza del cliente. "Smartsheet è fondamentale per noi", afferma Loucks. "Implementandolo in modo omnicomprensivo, promuoviamo l'automazione, l'efficienza e la possibilità di ottenere il massimo con il minimo sforzo".

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