Smartsheet aiuta NHS Tayside a rispondere alla pandemia da COVID-19 tracciando le forniture di dispositivi di protezione e accessori

Con davanti la diffusione della pandemia da COVID-19, NHS Tayside in Scozia doveva creare rapidamente la sua piattaforma Smartsheet per tracciare le forniture di dispositivi di protezione individuale (DPI). In aggiunta, il comitato sanitario doveva monitorare lo stato di formazione dei Face Fit Tech (FFT) responsabili di garantire che ciascun lavoratore del settore sanitario indossasse una mascherina corretta. Lavorando con Smarter Business Processes (SBP), un partner Gold di Smartsheet, NHS Tayside ha migliorato ed espanso una soluzione di tracciamento esistente in meno di due settimane, per garantire che il personale sanitario di tutta la regione acquisisse e segnalasse i dati richiesti a livello governativo per mantenere i livelli di fornitura dei DPI e lo stato di formazione degli FFT, per superare la crisi sanitaria globale.

"Siamo felicissimi del Face Fit Test Register di SBP, consegnato in tempi molto brevi e che ora ci offre il processo di gestione del registro, statistiche di primo livello e visibilità tramite i report e le dashboard di cui avevamo bisogno per portare avanti questo importante lavoro in questi tempi difficili", afferma Debbie Priest, Smartsheet Champion e assistente personale del responsabile di salute e sicurezza presso NHS Tayside. "Grazie a David Bower e allo Smarter Business Processes Team per la soluzione per flussi di lavoro ben strutturata e la giusta visibilità su tutti i livelli."

NHS Tayside è uno dei 14 comitati sanitari National Health Service definiti geograficamente in Scozia, con ospedali, infermerie e altre strutture che impiegano oltre 30.000 persone tra Angus, Dundee, e Perth e Kinross. Quando Priest si è unita al team NHS Tayside, ha lavorato con SBP per guidare lo sviluppo di una serie di soluzioni per dati amministrativi specifici usando Smartsheet. Insieme al suo team, ha deciso di espandere diverse soluzioni, tra cui il Face Fit Test Register, che fortunatamente significava che il lavoro era già in corso quando la diffusione della COVID-19 ha reso i DPI più importanti che mai. 

"Coprirsi con un semplice panno arresta solo le particelle di grandi dimensioni, ma se si vuole fermare realmente la contaminazione da aerosol, devi indossare qualcosa che aderisca bene al viso", afferma David Bower, Smartsheet and AppSheet Consultant per Smarter Business Processes. "Realizzare maschere che si adattino all'anatomia è un processo abbastanza complesso, perché esistono tantissime forme del viso, quindi altrettanti tipi di maschere. Ogni addetto al test di aderenza al viso deve rinnovare la formazione ogni due o tre anni, ed esiste un requisito legale per mantenere in modo accurato le informazioni."

Una soluzione per aiutare i lavoratori ad avvalersi delle maschere più idonee

Priest e Bower hanno collaborato a una soluzione Smartsheet che tracciasse lo stato di formazione dei tecnici addetti all'aderenza sul volto, con una codifica a colori per segnalare i tecnici la cui formazione fosse scaduta, quelli con formazione in scadenza entro 30 giorni e quelli con formazione in scadenza entro 90 giorni. Il foglio acquisisce quali tipi di maschera sono stati adattati a specifici lavoratori del settore sanitario e, cosa importante, quali stili non si adattano a determinate persone, risparmiando tempo e denaro dal momento che i supply manager non acquisteranno un numero eccessivo di maschere costose che il team non potrà usare. 

NHS Tayside usa inoltre Smartsheet per monitorare i livelli di fornitura per 28 tipi diversi di DPI, raggruppandoli per categorie quali maschere facciali, schermi, disinfettanti e protezioni per gli occhi, per semplificare i grafici e visualizzare i numeri relativi alla fornitura. Ogni giorno i membri del personale registrano l'inventario di DPI corrente per ciascun reparto, nonché gli articoli ricevuti e i livelli di utilizzo quotidiano. Oltre 4.500 punti di dati specifici vengono raccolti ogni giorno. Anche il comitato NHS Highland limitrofo ha adottato le soluzioni.

Reportistica flessibile per portare alla luce le informazioni di cui necessitano gli amministratori

Le dashboard visualizzano i dati del giorno precedente presso il reparto, la struttura o a livello regionale, insieme alla categoria, e consentono agli amministratori di tracciare l'uso settimanale in modo da pianificare le settimane successive. La codifica a colori automatica segnala quando i livelli di scorta scendono troppo, così i supply manager possono immettere gli ordini tempestivamente per evitare l'esaurimento delle scorte. 

"Le strutture NHS Highland hanno tutte catene di fornitura diverse, quindi acquistano diversi prodotti e diverse unità", afferma Bower. "Un reparto potrebbe avere 10 scatole da 50 guanti ciascuna, mentre un altro potrebbe avere 5 scatole da 200 guanti l'una. Highland è più interessata a tracciare lo stato, pertanto un reparto risulterà verde, perché le scorte sono sufficienti, o rosso, a indicare che ne servono altre. Il sistema Tayside è più grande e complesso, e vogliono numeri specifici. Ciascun comitato sanitario ha la flessibilità di interpretarli nel modo che li aiuta di più a mantenere la fornitura." 

L'ovvio valore del Face Fit Register consiste nello spingere i team di NHS Tayside a creare soluzioni aggiuntive per superare altre sfide. Gwen Rymill, Communications Director presso Smarter Business Processes, fa notare che Smartsheet non solo ha aiutato i membri del personale non di prima linea a rimanere produttivi e connessi durante il lockdown dovuto dalla pandemia, ma ha portato a creare soluzioni tecnologiche per le sfide future difficili da prevedere in modo da averle a portata di mano. La piattaforma online sicura è accessibile praticamente da qualsiasi posto, quindi gli amministratori possono eseguire il loro lavoro senza recarsi in siti specifici ed entrare a contatto con gli altri.

"Penso davvero che se c'è qualcosa di buono da imparare da questa crisi, è che ha aperto le menti di molte persone al fatto che il lavoro da remoto funziona: quello che serve sono questo tipo di strumenti", afferma Rymill. "Coloro che resistevano al cambiamento hanno dovuto semplicemente mettersi in pari e iniziare a lavorare con gli strumenti giusti."