Che cos'è un report sullo stato del progetto?
Un report sullo stato del progetto è un documento che riepiloga l'avanzamento complessivo di un progetto rispetto al piano previsto.
L'obiettivo di un report sullo stato del progetto è tenere informate tutte le parti interessate in merito ai progressi fatti, per mitigare i problemi prima che si verifichino e per garantire che il progetto venga definito entro i tempi previsti.
Un report sullo stato del progetto aiuta a migliorare la comunicazione in tutta l'organizzazione, poiché tutti vengono tenuti aggiornati sull'avanzamento del progetto. Aiuta inoltre a semplificare il processo di comunicazione con un unico report formale che tutti possono consultare per rimanere aggiornati.
Inoltre, un report sullo stato del progetto migliora il supporto organizzativo al progetto mantenendo una stretta comunicazione tra i membri del team, per garantire che tutti gli scopi e gli obiettivi siano raggiunti.
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Lo scopo dei report sullo stato del progetto
Uno dei numerosi vantaggi dell'utilizzo di un report sullo stato del progetto è che spinge un'organizzazione a concordare alcune milestone del progetto e misure di avanzamento all'inizio di quel progetto. Un project manager raccoglie questi criteri importanti e crea un report sullo stato del progetto che si rivelerà utile a tutti coloro che devono consultarlo.
I report sullo stato del progetto inoltre facilitano anche quanto segue:
- Promuovono il consenso da parte delle parti interessate
- Forniscono trasparenza sui progressi verso le milestone
- Aiutano a identificare problemi e rischi, in modo da correggere la rotta rapidamente
- Individuano l'avanzamento del lavoro svolto da individui, team e risorse, in modo da poter ruotare e includere il personale in modo tempestivo. Ad esempio, i designer UX intervengono all'inizio di un progetto di web design mappando l'architettura del sito e i wireframe. Segue il lavoro di copywriter e designer, e così via.
- Forniscono una misurazione di alto livello della salute del progetto
- Evitano sorprese spiacevoli (ai membri del team, ai clienti e alle parti interessate)
- Forniscono un metodo per mantenere responsabili membri e leader del progetto
- Forniscono una traccia cartacea
- Prevengono lo scope creep
- Presentano le informazioni giuste al pubblico previsto
Chris Daniel ha supervisionato i progetti per grandi aziende e per il governo statunitense e gestisce un programma di formazione per i project manager che studiano per la certificazione PMP. Secondo le sue dichiarazioni, i report sullo stato del progetto non sono cambiati molto negli ultimi due decenni, cosa che dimostra che gli elementi di base di un report sullo stato di avanzamento rimangono relativamente invariati.
“The basics are critical to include in any project status report. It’s especially important to show how budget and scope are tracking, as well as any risks and roadblocks that may have come up.” - Chris Daniel, CEO of Regroup Consulting and project management trainer. He continues, “Starting with a template is fine, but of course the first thing a project manager is going to do is modify it to reflect the relevant details of that specific project.”
Codici di stato del progetto
I codici di stato del progetto sono codici o frasi ottimizzati che identificano dove si trova un progetto nella sua progressione complessiva.
I codici di stato del progetto possono aiutare rapidamente i membri del team e le parti interessate a identificare se un progetto è attivo o inattivo, nonché la fase del piano del progetto in corso.
Tipi di report sullo stato del progetto: conosci il tuo pubblico
Gli esperti di gestione dei progetti consigliano un report settimanale sullo stato di avanzamento (WSR) per i membri del team e le parti interessate immediate, un report mensile o bimestrale sullo stato di avanzamento per i manager e le parti interessate di alto livello e un report periodico sullo stato di alto livello per CEO, direttori e altri che vogliono vedere i punti salienti e le vittorie più importanti.
È possibile utilizzare qualsiasi formato, tra cui Microsoft Word, Microsoft Excel e altro ancora. Successivamente esamineremo più da vicino ogni tipo di report sullo stato del progetto e il suo pubblico.
Report settimanale sullo stato del progetto
In generale, un project manager cura costantemente questo report, anche prima che debba essere consegnato, quindi se un manager vuole vederlo, il project manager può fornirlo entro un'ora.
Il pubblico tipico di questo report include i membri del team del progetto, il project manager, un resource manager e magari le parti interessate principali.
Il report settimanale sullo stato del progetto deve includere il maggior numero possibile di dettagli pertinenti e contenere più dettagli rispetto ai report consegnati ad altri pubblici. L'obiettivo del report settimanale sullo stato del progetto è dare a coloro che sono maggiormente coinvolti nel progetto una visione approfondita di come sta procedendo. Il report monitora il budget, indica le milestone, elenca i rischi, ecc.
Report mensile sullo stato del progetto
Un report mensile o bimestrale sullo stato del progetto può aiutare i manager di livello superiore a sentirsi coinvolti e a controllare i progetti che i project manager stanno gestendo. Questo pubblico non richiede lo stesso livello di dettaglio di un report settimanale (ad esempio chi sta facendo cosa o quanto tempo richiede).
Questo pubblico vuole una visione di alto livello dell'avanzamento del progetto. I manager di livello superiore sono interessati a monitorare il budget, le spese, la qualità dei risultati e la natura dei rischi o degli ostacoli. Tieni presente che se un project manager ha un rischio significativo, una battuta d'arresto o un ostacolo, non dovresti aspettare che il report mensile comunichi il problema al proprio manager. Niente in questi report mensili deve sorprendere i dirigenti, se non per le vittorie, le efficienze e i complimenti espressi da parte delle parti interessate. I dirigenti di alto livello devono sentirsi informati, quindi se i loro manager chiedono conto dei loro progetti, avranno a disposizione dei punti di discussione di primo livello. Essere aggiornati consente anche ai responsabili delle decisioni di agire, se necessario.
Report mensile sullo stato del progetto di livello CEO
Sebbene non tutti i progetti o l'azienda possano richiedere questo tipo di report sullo stato del progetto, molti esperti di gestione dei progetti pensano che il report di livello CEO possa essere fondamentale per il consenso e la visibilità dei vertici di un'azienda.
Chris Daniel parla degli elementi chiave per rendere questo particolare tipo di report sullo stato di avanzamento un successo. "Questo pubblico è responsabile di più progetti, quindi vuole vedere solo i punti salienti di livello superiore", afferma Daniel. "Per ottenere l'impatto che vuoi, devi dargli il giusto aspetto. Ciò significa che è necessario costruire un deck visivamente accattivante (in PowerPoint o Prezi) che richiami i dati visivamente. Inoltre, si deve includere la responsabilità degli elementi di azione: chi sta facendo o farà ciò che sta procedendo.
"Interpretare i dati dei report settimanali o mensili precedenti è fondamentale anche per questo pubblico. Il CEO si rivolge al project manager per indicazioni e raccomandazioni", continua Daniel. "Questo report deve avere un massimo di sei o sette diapositive. Qualsiasi altra cosa è da inserire in un'appendice. È fondamentale includere una slide delle domande frequenti con circa cinque domande, in modo che un project manager possa dimostrare di aver già previsto domande e fornito risposte succinte."
Report mensile sullo stato dei team e delle risorse
Se l'azienda e i team gestiscono più progetti in corso e che si sovrappongono, è utile anche creare un report separato sullo stato del team e delle risorse. Il pubblico di questo report include i resource manager, i direttori del team e altri che gestiscono vari tipi di risorse.
Questo report dovrebbe riportare il lavoro di diverse risorse. Dovrebbe anche indicare quando è necessario ridurre o aumentare le risorse del progetto. Ad esempio, dopo che i designer UX creano wireframe, possono ridurre le ore che hanno dedicato a un progetto web, mentre gli sviluppatori iniziano ad aumentare le loro ore, prendendo le informazioni dai wireframe (e dal design e dai contenuti) e iniziando a costruire struttura e pagine web.
Questo report fornisce ai resourse manager informazioni dettagliate su quando i loro membri del personale possono dedicare più o meno ore al progetto, in modo che possano allocare le risorse in modo appropriato.
Il report sullo stato di salute del progetto a semaforo
Questo tipo di report sullo stato del progetto sta diventando popolare, poiché molte aziende si rendono conto che preparare report settimanali o mensili con punti di dati infiniti grava solo sul project manager. Diverse aziende stanno passando a un report più semplice sullo stato del progetto.
Questo report più recente rappresenta visivamente lo stato di salute di un progetto codificando diversi elementi con un'immagine a semaforo: verde significa che budget e obiettivi sono rispettati, giallo che si pongono rischi potenziali e rosso che ci sono ostacoli reali, spese eccessive, ecc.
Chad Sauter is the Director at Conway MacKenzie and has managed projects for many years. Sauter comments that his company used to require extremely detailed project management status reports but now finds them unnecessary: “We try to stay away from complex reports now. This gives us more time to spend on actually working on the projects,” he says.
L'azienda Sauter utilizza un report sullo stato in stile rosso/giallo/verde per quasi tutti i suoi progetti. "Non perderemo tempo a parlare degli elementi che sono verdi o che procedono bene. La codifica a colori fornisce a tutti rapidamente informazioni su ciò che è urgente affrontare e cosa non lo è", conclude.
Skot Carruth, CEO di Philosophie Software, concorda che i progetti più sono semplici più sono migliori: "I progetti di successo richiedono fiducia e collaborazione stretta. Quando inizi a sovraccaricare i project manager con requisiti di reportistica, diventano più simili a macchine che a risolutori di problemi creativi.
"Quando i PM conoscono i loro obiettivi e i loro parametri", continua Carruth, "possono dirci se sono in linea o meno in modo semplice. Quando non lo sono, siamo qui per aiutarli invece di punirli... Promuovere valori quali fiducia e collaborazione è più importante per una gestione dei progetti di successo di qualsiasi strumento di reportistica."
“When PMs know their goals and metrics, they can simply tell us if they are on track or not, and when they aren’t, we’re here to help them instead of punish them.” - SKot Carruth, CEO, Philosophie Software
Molti dirigenti ritengono che quando sono necessari report dettagliati sullo stato di avanzamento, è fondamentale essere in grado di rilevare le dipendenze. "Può volerci del tempo per identificarle, ma il livello di comprensione è importante per la risoluzione dei problemi. Negli ultimi anni, budget, costi e pianificazione/tempistiche sono diventati elementi centrali nei report sullo stato", afferma Sauter.
In sintesi, un report settimanale sullo stato del progetto mostra gli sviluppi e le attività critiche di un progetto e viene solitamente consegnato alle persone più vicine al progetto: i membri del team, le parti interessate del cliente, i manager dei membri del team, ecc. Consegnato con minori frequenza e dettagli, i report sullo stato del progetto di livello superiore sono concepiti per chi in azienda desidera essere mantenuto aggiornati sulla salute di un progetto, ma non nei minimi dettagli. I CEO e altri dirigenti di alto livello vogliono vedere solo i punti salienti, soprattutto risparmi sui costi, prestazioni stellari e altri elementi positivi.
Come monitorare lo stato del progetto
Per tenere traccia dello stato del progetto, segui questi semplici passaggi per assicurarti che il tuo progetto sia completato in tempo:
- Crea un piano o uno schema del progetto: prima di iniziare ufficialmente il tuo progetto, crea una bozza del progetto dall'inizio alla fine, inclusi tutti i dettagli chiave, le risorse e i vincoli di tempo.
- Stabilisci obiettivi specifici: identifica ciò che desideri raggiungere con questo progetto, sia che si tratti di una nuova campagna di marketing, di una distribuzione di prodotti, ecc.
- Documenta le milestone chiave: determina le parti chiave della sequenza temporale del tuo progetto a cui desideri prestare particolare attenzione e che devi raggiungere nei tempi previsti.
- Stabilisci scadenze chiaramente definite: assicurati che tu e il tuo team siate ben consapevoli di tutte le scadenze che devono essere rispettate al fine di eseguire il tuo progetto in tempo.
- Verifica regolarmente il progetto: man mano che il tuo progetto parte, continua a controllare regolarmente i progressi fatti, facendo riferimento al tuo piano di progetto per controllare l'avanzamento rispetto alla sequenza temporale prevista.
Inizia scaricando un modello gratuito di stato del progetto.
Report sullo stato dei progetti nella gestione dei progetti
I report sullo stato del progetto sono molto comunemente utilizzati nella gestione dei progetti per monitorare e gestire un progetto man mano che avanza nella sequenza temporale.
In qualità di project manager, potresti rispondere alle seguenti domande all'interno del report sullo stato del progetto:
- Quali sono gli obiettivi del progetto? Saremo in grado di raggiungerli?
- Il progetto verrà completato nei tempi e nel budget?
- Quali successi devono essere evidenziati?
- Quali sfide potremmo dover affrontare potenzialmente?
- Quali apprendimenti dovremmo provare ad acquisire da questo progetto?
Sfide poste dai report sullo stato dei progetti
La creazione di report sullo stato del progetto può essere impegnativa e rischiosa. Ecco alcuni dei rischi da considerare durante la creazione di report sullo stato del progetto e modelli di report sullo stato del progetto:
- Previsioni dei costi, pianificazione e stima sono ipotesi: i project manager possono ancora fare solo ipotesi informate su questi componenti di un report. I rischi possono essere identificati ma non sempre quantificati: ad esempio, un'azienda potrebbe sapere che un altro progetto inizierà durante il periodo di svolgimento del progetto esistente, ma i tempi o l'ampiezza esatta di quel secondo progetto potrebbe essere sconosciuta per tutti. Se è più piccolo, i rischi che comporta per il tuo progetto in termini di personale e altre risorse possono essere minimi. Se è più ampio di quanto previsto, potrebbe rappresentare un rischio significativo.
- Procedere in modo più semplice è una tendenza forte ma rischiosa: c'è una maggiore possibilità di trascurare i dettagli che possono essere o diventare importanti.
- Potresti escludere una persona chiave: anche con le migliori intenzioni, non tutti coloro che hanno bisogno di consenso o visibilità li avranno.
- Ti stai affidando alla forza del tuo report: un report è utile solo quanto le informazioni che contiene, nonché le azioni intraprese di conseguenza.
Elementi dei report sullo stato del progetto
Per rendere i report sullo stato del progetto il più utili e rilevanti possibile, ci sono componenti chiave da includere. È possibile aggiungere ulteriori tipi di informazioni, ma gli elementi critici della mission di cui un project manager dovrebbe essere a conoscenza sono questi:
- Dettagli del progetto: indica il nome e il codice del progetto, se applicabile
- Team: indica il project manager e altri membri chiave del team
- Data dello stato: includi anche la cadenza (settimanale, settimanale, mensile, ecc.)
- Programma del progetto: hai raggiunto tutte le milestone di questo periodo?
- Ambito: il progetto è rimasto nell'ambito durante questo periodo?
- Budget: il progetto è rientrato nel budget, lo ha sforato o sottoutilizzato?
- Qualità: potrebbe non essere applicabile a ogni report durante ogni periodo, ma vale la pena rilevarla se ci sono problemi.
- Dipendenze: cosa sta aspettando il team per poter andare avanti?
- Problemi e ostacoli: quali ostacoli sono stati affrontati durante questo periodo? Fornisci una breve descrizione di quali sono, cosa stai facendo per risolverli e a chi fanno capo.
Questi componenti possono variare a seconda del pubblico, ma almeno il report settimanale dettagliato sullo stato del progetto deve contenere questi elementi. Inoltre, il project manager dovrebbe essere in grado di parlare di qualsiasi di questi fattori, se richiesto.
Come creare un report sullo stato
È fondamentale fare chiarezza sugli obiettivi del progetto, sul budget, sulle milestone, sui risultati e sui membri del team fin dall'inizio.
In questo modo, un project manager può garantire che i report settimanali e mensili sullo stato di avanzamento siano sempre in linea con la mission e la visione dell'intero progetto, anche se i membri del personale devono portare a termine attività dettagliate su base settimanale.
È inoltre fondamentale che il modello stabilisca il consenso e la misurazione esplicita dall'inizio. Man mano che un progetto procede, sono previste piccole modifiche, ma le principali pietre miliari del monitoraggio non devono cambiare in modo significativo.
Allo stesso tempo, è possibile definire e ridefinire le aspettative secondo necessità, poiché si verificano circostanze impreviste che richiedono attenzione.
Infine, un report sullo stato del progetto dovrebbe essere condivisibile, ma il project manager ne ha la proprietà finale.
Vantaggi offerti dai modelli di report sullo stato del progetto
Puoi risparmiare molto tempo utilizzando modelli per creare report sullo stato del progetto. Naturalmente, tutti i report del progetto richiedono adattamenti e modifiche per riflettere correttamente gli ingredienti individuali del progetto, ma un modello può essere un punto di partenza forte. Esistono diversi vantaggi nell'utilizzare modelli di report sullo stato del progetto:
- Sono gratuiti: molti modelli sono disponibili gratuitamente online.
- Sono stampabili: è possibile distribuire report per meeting, incontri e a coloro che desiderano una copia cartacea.
- Hanno un aspetto professionale: l'utilizzo di un modello già progettato in modo professionale agevola le operazioni del project manager.
- Hanno una struttura semplice: come già detto, i report sullo stato del progetto devono essere facili da analizzare e intuitivi da interpretare, anche per coloro che sono distanti dal progetto.
- Sono personalizzabili: i modelli più utili consentono al project manager di aggiungere e sottrarre campi ed elementi secondo necessità per ogni progetto.
- Hanno caratteristiche di collaborazione: modelli basati sul Web possono fornire a tutti i membri del team l'accesso al report sullo stato, in modo da poter vedere dove stanno le cose, nonché contribuire agli aggiornamenti, se lo si desidera.
- Tutte le attività sono in un unico posto: un modello può assicurarti di organizzare ogni pezzo di un progetto in un unico posto.
Modelli di report sullo stato del progetto
Anche se usare modelli per creare report sullo stato del progetto può essere un vero risparmio di tempo per i project manager, è importante che i PM pianifichino in anticipo e personalizzino il modello per adattarlo alle esigenze dell'intero progetto. In questo modo, il modello di report sullo stato creato all'inizio di un progetto può rimanere rilevante e utile durante il corso di quel progetto.
Ecco alcuni modelli di report sullo stato del progetto per aiutarti a iniziare:
Scarica il modello di report settimanale sullo stato del progetto - Excel
Scarica il modello di report settimanale sullo stato del progetto
Modello dashboard per la gestione dei progetti - Excel
Scarica il modello dashboard per la gestione dei progetti
Per ulteriori opzioni, consulta la nostra raccolta di modelli gratuiti di report di progetto.
Best practice per report sullo stato del progetto
Per creare il report sullo stato del progetto più efficace che mantiene tutti aggiornati sulle informazioni di progetto più rilevanti, prendi in considerazione questi suggerimenti:
- Scrivi una prima bozza, quindi correggila.
- Modifica il report sullo stato secondo necessità.
- Rendi tutti consapevoli del report sullo stato, insieme a eventuali aggiornamenti.
- Chiedi un feedback su come fornire la migliore visione dello stato del progetto.
- Utilizza coerenza tra tutti i report sullo stato del progetto.
- Report sui parametri più importanti per il progetto e per le principali parti interessate.
- Utilizza la visualizzazione, come diagrammi e grafici, quando possibile.
- Evita di aggiungere troppi dettagli.
- Rendi il report sullo stato accessibile a tutti, in qualsiasi momento.
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