Definizione di "utilizzo delle risorse"
L'utilizzo è definito come la quantità di tempo disponibile di un dipendente che viene utilizzato per il lavoro produttivo e fatturabile, espresso in percentuale.
Il tasso di utilizzo di un dipendente è un parametro critico da monitorare per le organizzazioni. È una misura dell'efficienza della fatturazione, che aiuta l'azienda a capire se la fatturazione è sufficiente coprire i costi e le spese generali.
Quando si tratta della gestione delle risorse, i tassi di utilizzo aiutano a prevedere, ottimizzare le risorse e sono utili per molte altre funzioni aziendali essenziali. È una semplice misurazione che ha effetti importanti su come procede l'azienda.
Formula del tasso di utilizzo
Ecco la formula per calcolare l'utilizzo:
Ore totali fatturabili / Ore totali disponibili
Diciamo che vogliamo trovare il tasso di utilizzo per Leslie, una sviluppatrice front-end presso una società di progettazione Web. In una data settimana, ha 40 ore disponibili. Ciò significa 2.080 ore l'anno. Presumendo che si prenda due settimane di ferie, il totale delle ore disponibili è di 2000 l'anno.
Ora diciamo che durante l'anno fattura 1.500 ore per vari progetti dei clienti. Utilizzando questo rapporto di utilizzo, possiamo calcolare il tasso di utilizzo come:
1.500 / 2.000 = 0,75
Il tasso di utilizzo è del 75%. Ciò significa che nell'ultimo anno il tasso di utilizzo (fatturabilità) di Leslie è stato del 75%. Se avesse fatturato tutte le 2.000 ore disponibili per la fatturazione ai clienti, il suo tasso di utilizzo sarebbe stato del 100%, ma non accade quasi mai e non è desiderabile.
Perché? Poiché, realisticamente, i dipendenti hanno altre responsabilità lavorative che non sono fatturabili ai clienti e i tassi di utilizzo ottimali devono tenere conto dei tempi non fatturabili.
Leslie è il capo del suo reparto, quindi è incaricata di formare i membri del reparto junior. È responsabile di coadiuvare le stime del progetto. Inoltre, si prende del tempo per il pranzo e le pause caffè (estremamente necessarie). Nessuna di queste funzioni è fatturabile, quindi il tasso di utilizzo ottimale di Leslie dovrebbe tenere conto del tempo dedicato a queste attività.
Per questo motivo, la maggior parte delle organizzazioni imposta tassi di utilizzo target per i loro dipendenti che tengono conto di quante delle ore disponibili devono dedicare a lavori non fatturabili e quante ne devono fatturare per l'azienda per mantenere la redditività.
I tassi di utilizzo target variano da persona a persona e tra le posizioni. I manager hanno generalmente tassi di utilizzo inferiori, mentre il personale front-line ha tassi più alti.
Nel caso di Leslie, il tasso di utilizzo target è del 75%. Ciò significa che almeno il 75% del suo tempo disponibile deve essere speso per lavori fatturabili, mentre il 25% al massimo deve essere dedicato ad attività amministrative o revisioni non fatturabili, oppure a lavori pro-bono. Fintanto che rimane a queste percentuali, o le migliora, è considerata efficiente.
Cosa puoi imparare dai tassi di utilizzo?
Quantificando i tassi di utilizzo puoi ottenere molte informazioni preziose.
Esaminando i tassi di utilizzo dei dipendenti per reparto o per funzione lavorativa, puoi vedere dove la domanda è più pesante (hanno i tassi di utilizzo più alti). Ciò aiuta a identificare le opportunità di crescita dell'azienda e dove potresti voler considerare l'aggiunta di personale.
Se colleghi i tassi di utilizzo al profitto, ottieni informazioni su quali servizi sono più redditizi.
Entrambi questi approfondimenti aiutano i venditori. Sapendo quali tipi di progetti sono più redditizi e quali giocano a vantaggio dei punti di forza unica dell'azienda, non perderanno tempo prezioso su opportunità di vendita che non sono in linea con la strategia aziendale dell'azienda.
Un tasso di utilizzo che si avvicina costantemente al 100% indica che stai sovraccaricando il personale e che potrebbe essere il momento di espanderti.
Un tasso di utilizzo costantemente basso indica invece che non c'è abbastanza lavoro nella pipeline, che troppe ore vengono sprecate su funzioni amministrative non fatturabili, oppure che la tua azienda ha troppi freelance sui progetti
Tassi di utilizzo troppo alti o troppo bassi non sono buoni per la tua organizzazione e in genere indicano rischi futuri.
Ma cosa significa troppo alto? E troppo basso? Per scoprirlo, devi prima conoscere il tasso di utilizzo ideale per la tua situazione specifica.
Qual è il tasso di utilizzo ideale?
Il tasso di utilizzo ideale per la tua organizzazione bilancia il tasso di fatturabile mirato con tutte le spese di personale dell'azienda, oltre ai costi generali e al profitto. Ma stiamo andando un po' avanti.
In primo luogo, dobbiamo parlare dei tassi di utilizzo dell'organizzazione o dei tassi di utilizzo della capacità.
Tasso di utilizzo della capacità
Il tasso di utilizzo della capacità è il tasso di utilizzo medio per ogni dipendente dell'organizzazione, che può essere calcolato utilizzando questa formula di utilizzo:
Totale di tutti i tassi di utilizzo dei dipendenti / Numero totale di dipendenti
Quindi se immaginiamo che Leslie lavori per una piccola azienda con cinque dipendenti fatturabili, possiamo calcolare il tasso di utilizzo della loro capacità come:
(75% + 80% + 60% +85% + 70%) / 5 =
370% / 5 = 74%
(Le prime cinque percentuali in questa formula rappresentano il tasso di utilizzo dei cinque dipendenti)
Ciò significa che il tasso di utilizzo medio presso l'azienda di Leslie è del 74%.
Il tasso di utilizzo della capacità è un dato importante perché illustra quanto l'intera azienda è efficiente nell'utilizzare le loro ore disponibili.
Un'azienda con un basso tasso di utilizzo della capacità perde il valore fatturabile di tutte queste ore, lasciando molto denaro sul tavolo.
Uso del tasso di utilizzo della capacità per calcolare il tasso di fatturazione ottimale
In genere, quando un'azienda vuole scoprire quanto dovrebbe addebitare all'ora per tutte le sue risorse lavorative, utilizza questa formula:
(Costi di risorse + spese generali + margine di profitto) / Ore di manodopera totali
Diciamo che il costo medio della manodopera all'azienda di Leslie è di 100.000 dollari, la spesa per dipendente è di 20.000 dollari e l'obiettivo è un margine di profitto del 20% (120.000 x 0,20 = 24.000 dollari). Se tutti hanno 2.000 ore disponibili, puoi calcolare il loro tasso di fatturazione come segue:
(100.000 + 20.000 + 24.000) / 2.000 =
144.000 / 2.000 = 72
L'azienda di Leslie dovrebbe addebitare 72 dollari all'ora per coprire le spese e realizzare un profitto del 20%.
Tuttavia, questa formula presume che ogni dipendente disponga di un tasso di utilizzo del 100%, e abbiamo già detto come questo sia incomprensibile e indesiderabile.
Includendo il tasso di utilizzo della capacità in questa equazione, abbiamo una cifra molto più realistica:
(144.000 / 2.000) / Tasso di utilizzo della capacità (che era del 74% per l'azienda di Leslie, o 0,74)
(144.000 / 2.000) / 0,74 =
72 / 0,74 = 97,29
Arrotondando, il tasso ottimale di fatturabile per realizzare il loro margine di profitto del 20% è di 97 dollari all'ora. Questo tasso è più alto perché deve tenere conto dell'altro 26% delle ore disponibili dell'azienda che non sono fatturabili, e che quindi non generano alcun fatturato.
Calcolo del tasso di utilizzo ideale
Ora siamo pronti a capire il tasso di utilizzo ideale. Per quanto vada bene usare il tasso di utilizzo della capacità di un'organizzazione per elaborare un addebito orario ottimale, ciò presume che il tasso di utilizzo della capacità sia buono.
Cosa sarebbe successo se il tasso di utilizzo della capacità dell'azienda di Leslie fosse stato del 50% invece che del 74%? Il risultato sarebbe stato un tasso di fatturazione oraria ottimale di 144 dollari, e non di 97 dollari, che potrebbe corrispondere a più di quanto i clienti dell'azienda vogliono pagare all'ora. Penalizzeresti i clienti per via della mancanza di ore fatturabili.
È meglio iniziare con un tasso orario fatturabile target, quindi lavorare nuovamente a un tasso di utilizzo ideale che consenta al tasso di fatturazione target di raggiungere il margine di profitto desiderato del 20%.
Quindi, la formula per il tasso di utilizzo ideale sarà:
(Costi di risorse + spese generali + margine di profitto) / Ore disponibili totali x Tasso fatturabile target
Diciamo che vogliamo raggiungere un tassi fatturabile orario di 80 dollari. Utilizzando i costi totali di prima, otteniamo:
144.000 / 2.000 x 80 =
144.000 / 180.000 = 0,80
Questo ci dice che l'azienda di Leslie, per poter coprire tutte le spese, oltre a un profitto del 20% avrebbe bisogno di un tasso di utilizzo della capacità dell'80% se volesse addebitare ai clienti 80 dollari all'ora.
A questo punto potresti chiederti: come fanno ad aumentare i tassi di utilizzo?
Come aumentare i tassi di utilizzo
Per aumentare il tasso di utilizzo della capacità di un'azienda, è necessario aumentare tutti i tassi di utilizzo dei dipendenti, poiché la capacità è una media degli individui.
Un buon passo è stabilire le linee di base per ogni dipendente, come abbiamo discusso in precedenza. Se ricordi, il tasso di utilizzo di Leslie è del 75%, che le consente di dedicare del tempo al lavoro amministrativo non fatturabile.
È fondamentale condividere questi tassi di utilizzo target con ogni dipendente e i relativi manager. È impossibile raggiungere un target se non si sa cosa si sta mirando. Consenti ai dipendenti di assumersi la responsabilità del loro tasso di utilizzo e non punire i dipendenti che non raggiungono il tasso target (a meno che ciò non avvenga per negligenza). Probabilmente non è colpa loro se non c'è abbastanza lavoro fatturabile da addebitare.
Premia invece i dipendenti che riescono a raggiungere o superare i target di utilizzo. I dipendenti motivati positivamente a raggiungere i loro obiettivi avranno un ruolo più attivo nell'azienda. Possono anche andare oltre per provare ad aumentare le ore fatturabili per l'azienda. Idealmente, i tuoi dipendenti dovrebbero vedere il tasso di utilizzo target come una sfida eccitante, non come un peso sulle spalle.
Usa software di tracciamento dei tempi
Sono molti i vantaggi offerti dall'uso di un software di tracciamento dei tempi per tenere traccia delle ore fatturabili, a condizione che lo strumento sia facile da utilizzare. È possibile che i dipendenti fatturino già a tassi più alti, ma poiché il tracciamento dei tempi è molto complicato, non fatturano adeguatamente o accuratamente tutte le loro ore. O forse parte delle loro ore è categorizzate male a causa di una scarsa progettazione e implementazione del software.
Il software di tracciamento dei tempi rende il processo il più facile e accurato possibile. Una volta che i tuoi dipendenti iniziano a registrare accuratamente le loro ore in modo tempestivo, potresti scoprire che la tua organizzazione sta facendo meglio di quanto pensi.
Riduci al minimo i tempi non fatturabili
È un punto importante. Come detto, ogni azienda ha bisogno di tempi non fatturabili integrati nel programma, ma troppo tempo non fatturabile segnala degli sprechi. Può indicare che:
- Non hai abbastanza lavoro fatturabile per completare la tua pipeline e i dipendenti stanno senza fare niente
- Ci sono inefficienze nei processi interni che causano tempi amministrativi troppo lunghi
- I manager devono tornare in trincea e prendere più lavoro fatturabile
- Il tempo di formazione disponibile non prepara adeguatamente i membri junior del team alla gestione del carico di lavoro disponibile
Sappiamo già che il tempo disponibile è una risorsa limitata. Se buona parte di esso viene risucchiato da lavori non fatturabili (come il lavoro amministrativo), ciò stravolge la disponibilità del team, distorcendo la percezione del numero di ore che potrebbero essere dedicate al lavoro pagato.
Ciò può portare a conseguenze disastrose, come venire rifiutati per una percepita mancanza di capacità di svolgere il lavoro, e degradando ulteriormente il backlog di lavori fatturabili che potrebbero rialzare i tassi di utilizzo.
Da questo punto di vista, la riduzione delle ore non fatturabili sprecate può creare un ciclo di feedback positivo che fa schizzare in alto i tassi di utilizzo.
C'è un modo migliore
Il modo migliore per ottimizzare i tassi di utilizzo è raccogliere informazioni buone e accurate. Comprendere a fondo i dati di utilizzo storici aiuta a comprendere le tendenze passate. Questi approfondimenti possono quindi essere utilizzati per prevedere l'utilizzo in modo più accurato, in modo da poter pianificare e prendere decisioni più intelligenti sulla tua pipeline aziendale.
10,000ft di Smartsheet offre strumenti di reportistica potenti per aiutarti a comprendere l'utilizzo delle risorse della tua azienda e a ottenere una gestione aziendale delle fasi che puoi intraprendere per aumentare (o ridurre) i tassi di utilizzo.
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