Cos'è l'assegnazione delle priorità?
Il processo di assegnazione delle priorità permette di organizzare le attività in base alla loro urgenza e importanza. L'obiettivo è migliorare la gestione dei tempi e la produttività concentrandosi e organizzando le attività da completare.
Assegnare le priorità può spesso significare accantonare un'attività che si desidera svolgere per dedicarsi a responsabilità più complesse o più impegnative. L'assegnazione delle priorità è un processo e puoi usare diverse procedure, tecniche e suggerimenti che ti aiutano a gestire in modo ottimale le tue energie e il tuo tempo.
Procedura generale per l'assegnazione delle priorità
La priorità può essere assegnata basandosi su una serie di fattori che caratterizzano ciascuna attività. Comprendendone la priorità, puoi organizzare le attività e stabilire quando e come portare a termine ciascuna di esse.
- Crea un elenco: individua le attività che devono ancora essere completate. Prendi nota di tutte le attività o incarichi che ti vengono in mente in modo da avere un'idea chiara dell'entità del lavoro che ti aspetta.
- Individua le scadenze: aggiungi le scadenze delle attività all'elenco. In questo modo puoi distinguere più efficacemente le attività urgenti dalle attività meno sensibili al fattore temporale.
- Valuta il tempo e l'impegno: comprendendo le risorse necessarie per completare ciascuna attività, puoi stabilire in modo più efficace la priorità di un'attività e pianificare una linea d'azione per gestire il tuo elenco.
- Individua le attività con priorità più alta: basa la classifica sulle scadenze delle attività e sui tempi stimati per il completamento. Individuare le attività con priorità più alta in base all'urgenza e all'importanza ti permetterà di vedere con chiarezza ciò che richiede maggiore attenzione.
- Completa prima le attività con priorità più alta: a volte l'attività con la priorità più alta è anche quella più complessa. Completando prima le attività con priorità più alta rispetto a quelle che preferiresti svolgere, puoi gestire con più efficienza le tue priorità e il tuo tempo.
- Rimani sempre flessibile: le esigenze delle tue attività possono cambiare quando meno te lo aspetti, una scadenza può essere posticipata o anticipata oppure un incarico può essere improvvisamente eliminato. È importante rimanere flessibili in modo da poter adattare le priorità delle attività e affrontare il tuo elenco di cose da fare nel modo più efficiente.
- Rivedi e riesamina spesso le tue attività: monitora le tue attività e scadenze. Aggiornare frequentemente l'elenco delle cose da fare ti aiuterà a completare le attività prioritarie, a non trascurare le attività importanti e a rimuovere quelle che non sono più urgenti o importanti.
Come assegnare le priorità al lavoro
Per organizzare le attività in base alla priorità, devi sapere anzitutto cosa fare e quando farlo. Potresti trovare difficile lavorare alle attività con priorità più alta anziché dedicarti alle tue attività preferite.
Phoebe Gavin, scrittrice ed esperta di produttività, consulente di carriera e produttività per aiutare le persone a bilanciare lavoro e vita privata, consiglia:
- Stabilisci una scadenza per ciascuna attività: indipendentemente da quanto l'attività sia grande, è sempre utile avere una scadenza. Se un elemento di lavoro non ha già una scadenza fissa, potrebbe essere necessario coordinarsi con i colleghi.
Supponiamo che un collega ti invii un'e-mail chiedendoti di rivedere una presentazione quando hai tempo. Poiché non c'è una scadenza specifica, potrebbe essere necessario collaborare con il collega per tenere conto della data di scadenza della presentazione e di eventuali altre attività in sospeso nel tuo elenco delle cose da fare. - Concediti cinque minuti per fare appello alla tua forza di volontà: a volte iniziare è la parte più difficile del rimanere produttivo e concentrato. Iniziare un'attività complessa, o che personalmente consideriamo poco interessante, può scoraggiare e indurre a continui rinvii. Prenditi cinque minuti per concentrarti sull'attività da svolgere, potresti presto accorgerti che i cinque minuti sono diventati il tempo necessario per svolgere in parte l'attività o persino completarla.
Supponiamo ad esempio che tu abbia un incarico che richiede molto tempo e la cui data di scadenza si sta pericolosamente avvicinando. Mentre guardi il foglio bianco, prendi la tua decisione: "Lavorerò a questa attività per altri cinque minuti". Dopo esserti concentrato per questi cinque minuti, potresti renderti conto di aver già creato un piano e di sentirti pronto a dedicare ancora del tempo a questa attività. - Concentrati su un'attività alla volta: evita il multitasking, non è una pratica efficace o produttiva come concentrarsi su una singola attività. Anche se il multitasking può sembrare un uso efficace del tempo, alla fine ti accorgerai di aver perso tempo eseguendo male molte attività.
Immagina di essere in riunione e di pensare di poter cogliere a un certo punto l'opportunità per rispondere alle e-mail in sospeso. Mentre scrivi le tue e-mail, la conversazione diventa un rumore di fondo indistinto. Per questo motivo, finisci per non accorgerti che un collega ti ha posto una domanda e altri devono sollecitarti a rispondere. A riunione terminata, ti rendi conto che una delle e-mail che hai inviato era indirizzata alla persona sbagliata e conteneva diversi errori, devi quindi riscriverla e inviarla di nuovo. - Non dimenticare le tue motivazioni: per assegnare le priorità, è importante sapere perché ti è stato assegnato un lavoro, gli obiettivi che vuoi raggiungere o i tuoi valori personali. Più riesci a valutare in che modo le attività del tuo elenco riguardano le tue aspirazioni e la tua identità, più facile sarà capire quali devono essere svolte per prime.
Immagina di aver iniziato un nuovo lavoro e di voler conquistare la stima del capo e dei colleghi mostrando di essere diligente e affidabile. Tra le varie attività a te assegnate, ce ne è una in particolare che hai promesso a un collega di completare. Decidi di terminare per prima questa attività perché così facendo avrai soddisfatto il tuo principio, mostrarti come una persona diligente e affidabile.
Tecniche per assegnare le priorità
Puoi adottare diverse tecniche per assegnare le priorità, ad esempio puoi creare un elenco delle cose da fare e limitare così le distrazioni, ciò può migliorare la produttività e le prestazioni. Le seguenti tecniche possono aiutarti a organizzare e completare con successo le tue attività ancora in sospeso.
Creare un elenco delle cose da fare
Crea un elenco delle cose da fare che identifichi e fornisca un quadro d'insieme di tutte le attività in sospeso. Ciò ti aiuterà a tenere traccia e visualizzare le attività che devi svolgere. Creare giornalmente un elenco delle cose da fare può essere fondamentale per rimanere concentrati e rispettare le scadenze.
Supponiamo infatti che tu abbia in mente una serie interminabile di attività da svolgere a cui pensi incessantemente. Affrontare tutte le attività sembra impossibile e devi continuamente attingere alla tua memoria per ricordare le diverse richieste e incarichi. Organizza i tuoi pensieri e prendi nota di ciascuna attività. Scrivendo l'elenco, ti renderai conto che c'è anche una conclusione e potrai visualizzare i tuoi progressi.
Guarda questi modelli gratuiti di elenchi delle attività per avere una base da cui partire per il tuo elenco delle cose da fare.
Matrice di Eisenhower
La matrice di Eisenhower è un metodo che aiuta a scegliere le attività che devono essere svolte per prime in base all'urgenza e all'importanza. La matrice è composta da quattro quadranti progettati per mettere in prospettiva il livello di priorità di ciascuna attività.
Supponiamo che tu abbia un elenco molto lungo delle attività da svolgere in giornata e che ti senta sopraffatto. Inserisci ogni attività nella matrice di Eisenhower e individua le attività più importanti e urgenti. In questo modo, puoi distinguere tra le attività che devi affrontare e pianificare e le attività che devi assegnare a qualcun altro. Potresti anche scoprire che alcune attività possono essere tranquillamente rimosse.
Guarda i nostri modelli di matrici delle priorità.
Metodo ABCDE
Il metodo ABCDE assegna una lettera a ciascuna attività: un'attività valutata con una A ha la priorità più alta e deve essere lavorata per prima; un'attività classificata con una E ha la priorità più bassa e può essere svolta in un secondo momento.
Supponiamo sia lunedì mattina e tu abbia un elenco di attività che richiedono la tua attenzione. Nell'elenco è inclusa anche la creazione di un breve documento, un'attività che hai continuamente posticipato svolgendo prima altri incarichi. Ora però la scadenza si sta avvicinando e ti è stato chiesto di condurre una riunione, incarico che richiederà una buona dose di preparazione. La riunione si svolgerà venerdì, mentre il documento breve deve essere consegnato martedì. Adottando il metodo ABCDE, puoi assegnare il valore A alla stesura del documento breve e il valore B alla preparazione della riunione, che può essere affrontata in un secondo momento.
Chunking
La tecnica chunking ottimizza il tuo tempo e produttività individuando le caratteristiche simili tra le attività incluse nell'elenco delle cose da fare. Raggruppando attività simili, puoi svolgere più lavoro in modo più rapido ed efficace rispetto al multitasking. Si tratta di un approccio più mirato e gestito per completare le attività nel tuo elenco delle cose da fare.
Supponiamo che tu abbia già una serie di attività da completare e riceva richieste aggiuntive dai tuoi colleghi e dal tuo capo. Adotta il metodo chunking per prendere nota di ogni richiesta e attività. Esamina l'elenco e identifica le caratteristiche simili tra le attività (ad esempio, tutte quelle che comportano comunicare con un cliente, come inviare messaggi, effettuare telefonate o prendere appuntamenti). Raggruppando queste attività, sarai più concentrato e orientato alla comunicazione con il cliente, rendendo il completamento delle attività più veloce e più facile.
Metodo 1-3-5
Il metodo 1-3-5 permette di trasformare l'elenco delle cose da fare giornalmente per affrontare le attività con chiarezza e concentrazione. Inizia scrivendo nove attività che devono essere completate in giornata. Di queste nove attività, una deve essere grande, tre di dimensioni medie e cinque più piccole. Organizzando il tuo elenco delle cose da fare con il metodo 1-3-5, puoi gestire in modo più efficace il tuo tempo al lavoro e soddisfare le necessità di ogni attività.
Supponiamo che ultimamente tu ti senta disorganizzato. Le attività che svolgi sembrano sbilanciate e ti sembra di lavorare solo su progetti grandi trascurando quelli più piccoli, ugualmente importanti. Con il metodo 1-3-5 puoi riorganizzare la tua giornata lavorativa decidendo di limitare il tempo dedicato ai progetti grandi in modo da poter svolgere anche le attività di media o piccola entità. Piuttosto che passare l'intera giornata a lavorare su progetti grandi, programma la giornata in modo da completare un progetto grande, tre attività di media entità e cinque attività più piccole. Questo metodo ti aiuterà a sentirti meno sopraffatto e più produttivo.
Metodo Getting Things Done (GTD)
Il metodo Getting Things Done (GTD), sviluppato dal consulente di produttività David Allen, si basa su cinque pilastri, raccogliere, esaminare, organizzare, verificare e fare. La prima fase, raccogliere, consiste nel mettere in ordine tra le attività a cui stai pensando scrivendo un elenco delle cose da fare. Quindi esamina le attività suddividendole in base alla loro entità e rimuovendo quelle superflue. Organizza poi le attività dell'elenco, classificandole e raggruppandole in base alle caratteristiche simili e all'urgenza. Mentre lavori, verifica frequentemente l'elenco per aggiornarlo e modificarne le voci. Infine, passa all'azione completando le attività.
Supponiamo che tu abbia cambiato ruolo al lavoro e ti senta stressato dalle diverse attività da completare, tra cui l'onboarding, lo studio di tutte le aree del nuovo reparto e le riunioni con diverse persone che devono istruirti. Il metodo GTD può esserti utile nel farti strada nell'elenco delle cose da fare. Inizia scrivendo ogni attività e suddividendo alcune delle attività più grandi in attività più piccole e più gestibili. In seguito, classifica le attività del tuo elenco in base alle caratteristiche simili. Poiché il ruolo che svolgi ora è frenetico e in costante cambiamento, dovrai rivedere l'elenco spesso per assicurarti che le tue attività siano allineate alle tue esigenze. Con un piano di lavoro chiaro, puoi concentrarti meglio sulle tue attività e completarle.
Non procrastinare
Non procrastinare, ovvero secondo un modo di dire della lingua inglese, Eat the Frog, ossia completa l'attività più difficile e importante prima di tutte le altre. Si tratta probabilmente dell'attività che temi di più e che spesso rimandi. Terminando per prima l'attività che più ti scoraggia ma che ha anche la priorità più alta, è probabile che migliorerai la tua produttività.
Supponiamo che all'inizio della giornata di lavoro un tuo collega ti invii un promemoria per rivedere una bozza. Tremi al solo pensiero di leggere la lunga bozza e preferiresti completare attività più piccole, ma decidi comunque di affrontare la revisione. Dopo aver completato la revisione, ti sentirai sollevato, proprio come il tuo collega, e potrai continuare a svolgere le altre attività più leggere per il resto della giornata.
Individuare le fonti di distrazione
Due tipi principali di distrazioni possono ostacolare la produttività. Le distrazioni ambientali sono quelle che possiamo controllare più facilmente e che possiamo evitare con azioni semplici come rimuovere il telefono dalla tua area di lavoro o mettere in ordine la scrivania. Le distrazioni causate dalla procrastinazione si verificano quando una distrazione ambientale prende il sopravvento e diventa un meccanismo di difesa per gestire in modo morboso lo stress. La procrastinazione ci impedisce di completare il nostro lavoro in modo efficace e può portare a maggiore stress.
Individuando e limitando le distrazioni ambientali puoi prevenire anche la tendenza a procrastinare.
Supponiamo che tu stia cercando di terminare un report quando squilla il telefono. Hai messo il telefono proprio accanto al computer e puoi vedere ogni notifica che arriva. Smetti quindi di lavorare al report per controllare la notifica e senza quasi accorgertene ti ritrovi a scorrere i messaggi sul telefono per diversi minuti. Anche dopo aver riposto il telefono, ti senti ancora distratto e non riesci a concentrarti sul report. Invece di continuare a scorrere i post, spegni il telefono e riponilo in un luogo lontano dal tuo campo visivo. Potrai concentrarti sul tuo lavoro senza distrazioni.
La strategia delle due liste di Warren Buffett
La strategia delle due liste di Warren Buffett prevede di mettere su carta 25 degli obiettivi più importanti che al momento ti girano in testa. Tra i 25 obiettivi, evidenziane cinque che ritieni siano i più importanti per te. Gli obiettivi possono riguardare la tua vita, il tuo percorso professionale o altri temi.
A partire da questo elenco, creane due:
- Obiettivi più importanti: evidenzia gli obiettivi che ritieni siano essenziali per te
- Da evitare a tutti i costi: individua gli obiettivi che non ti aiutano a raggiungere le tue priorità a lungo termine
Ad esempio, hai sempre avuto un lungo elenco di obiettivi che vorresti realizzare nella vita, molti dei quali richiedono anni di lavoro. Vuoi tornare all'università e prendere finalmente il master in business administration, vuoi diventare professore di economia aziendale e fare carriera nel tuo attuale lavoro diventando direttore di marketing, per non parlare del settore sanitario che ti ha sempre attirato. Allo stesso tempo, desideri crearti una famiglia e curartene il più possibile, oltre ad altri numerosi obiettivi personali. Adotta quindi la strategia delle due liste di Warren Buffett e scrivi 25 obiettivi importanti per la tua vita. Evidenzia quindi i cinque obiettivi che si allineano maggiormente ai tuoi obiettivi più generali. Evidenzierai il master in business administration, diventare direttore di marketing, crearti una famiglia, risparmiare per avere una buona pensione e lavorare quattro giorni a settimana per trascorrere più tempo con la famiglia. In questo modo, potrai decidere di dedicare meno tempo agli obiettivi dell'elenco Da evitare a tutti i costi, o di tralasciarli del tutto. Avrai così più tempo a disposizione per realizzare i cinque obiettivi che hai individuato come i più importanti per te.
Metodo Ivy Lee
Il metodo Ivy Lee richiede di organizzare la giornata seguendo un insieme di regole che sono state sviluppate dal consulente di produttività Ivy Lee più di 100 anni fa. Le regole del metodo Ivy Lee sono:
- Concludi ogni giornata lavorativa scrivendo le sei attività più importanti che devi completare il giorno dopo.
- Ordina le sei attività per grado di importanza per assicurarti che le attività con priorità più alta siano all'inizio del tuo elenco delle cose da fare per l'indomani.
- Il giorno successivo, se possibile, completa ciascuna attività nell'ordine che hai stabilito.
- Rimani concentrato su ogni attività ed evita di passare all'attività successiva prima di aver completato l'attività precedente.
- Alla fine della giornata lavorativa, sviluppa un nuovo elenco di sei attività da completare il giorno dopo. Se non completi un'attività, verifica di aggiungerla all'elenco del giorno successivo.
- Ripeti poi il processo.
Supponiamo che tu ti senta sopraffatto dal numero di incarichi e attività di lavoro. Devi preparare il prima possibile una presentazione, prepararti per un incontro con un cliente tra un paio di giorni e individuare e contattare i partecipanti per la prossima conferenza, oltre a scrivere numerosi contenuti per il nuovo corso di formazione. È necessario quindi rivalutare le attività e assicurarti di completare le attività con la priorità più alta.
Provi il metodo Ivy Lee e scrivi sei attività che ritieni più importanti e prevedi di completare il giorno dopo al lavoro. Ordina le attività in base al loro livello di priorità. Assegna la priorità numero uno al completamento della presentazione, la priorità due alla ricerca dei partecipanti alla conferenza, la priorità tre a contattarli e la priorità quattro a prepararti per la riunione con il cliente. Nelle ultime due voci dell'elenco, prevedi di concentrarti sulla preparazione di due dei diversi contenuti di formazione che devi redigere. Il giorno successivo al lavoro, segui ogni attività, una per una, assicurandoti di non eseguire il multitasking o di interrompere un'attività a metà per passare ad un'altra. Alla fine della giornata, scoprirai di aver terminato cinque delle sei attività e ti sentirai molto più soddisfatto del giorno prima. Crea un nuovo elenco di sei attività per il giorno successivo, assicurandoti di includere la scrittura dei contenuti di formazione che non hai ancora potuto completare.
Suggerimenti degli esperti per assegnare le priorità
Puoi seguire molti suggerimenti per assegnare le priorità. Sfrutta al massimo il tuo tempo e completa le attività del tuo elenco seguendo alcuni dei suggerimenti proposti da Phoebe Gavin:
- Affina la tua intelligenza emotiva: a volte le emozioni possono costituire un ostacolo a svolgere le attività che devi svolgere. Diventa consapevole delle tue emozioni, del tuo stato d'animo in generale come dei sentimenti che provi verso l'attività specifica che devi svolgere, ed evita di mettere in atto meccanismi di difesa che portano alla procrastinazione. Una maggiore intelligenza emotiva può aiutarti a creare meccanismi di difesa più forti e sani che ti aiutano a concentrarti sulle attività da svolgere, anche quelle più difficili.
- Suddividi le attività grandi: suddividi le attività grandi in attività più piccole e gestibili in modo che sia più semplice affrontarle. La suddivisione ti aiuta anche a mettere in risalto i progressi che fai nello svolgere l'attività più grande. Scopri di più sulla gestione dei carichi di lavoro grandi leggendo la nostra guida completa.
- Limita le distrazioni ambientali: le distrazioni che provengono dall'ambiente esterno possono indurci a ritenere impossibile il completamento di un'attività. Evita le distrazioni come il cellulare, le chat di messaggistica istantanea, l'e-mail e qualsiasi altra occasione di distrazione dall'attività che devi svolgere. Eliminando le distrazioni ambientali, puoi migliorare la tua concentrazione sulle attività con priorità alta.
Ecco altri utili suggerimenti degli esperti:
- Applica il principio di Pareto: il principio di Pareto propone che l'80% dei tuoi risultati derivi dal 20% dei tuoi sforzi. Tenendo a mente questo principio, puoi assegnare efficacemente le priorità svolgendo le attività che soddisfano i tuoi obiettivi e ti permettono di conseguire i risultati.
- Usa uno strumento di programmazione: ti aiuterà a tenere traccia delle attività e delle date di scadenza per accertarti di non trascurare le attività urgenti o importanti. Organizzare le tue attività ti aiuterà a rimanere produttivo e a gestire il tuo tempo in modo ottimale.
- Delega le attività: se le liste delle cose da fare si sommano e ti impediscono di dedicare tempo a ciò che è importante nel tuo lavoro, prova a delegare le attività da completare a qualcun altro. Ciò ti aiuterà a liberare tempo per dedicarti alle attività più importanti del tuo ruolo.
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