Che cos'è Microsoft Project Online?
Presentato nel 2013, Project Online è l'offerta basata sul cloud di Microsoft. Include un modello di piano a tre livelli che fornisce funzionalità già offerte in soluzioni Microsoft Project on-premise.
Questi piani, Microsoft Professional Online, Microsoft Premium Online e Microsoft Essentials Online, forniscono funzionalità complete per l'amministrazione centrale della PPM per le risorse. Sono anche molto più facili da aggiornare e scalare perché non richiedono infrastrutture o server aggiuntivi sul sito. A seconda del piano di abbonamento, gli utenti possono accedere a MS Project Online attraverso un'app web o utilizzando un client desktop.
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Quanto costa Microsoft Project Online?
Project Online è disponibile in un modello basato su abbonamento a livelli come versione professionale o aziendale di Office 365. I piani basati sul cloud forniscono funzionalità secondo necessità e aggiornamenti continui. Il prezzo è al mese, a utente per Project Online Professional, Project Online Premium e il componente aggiuntivo facoltativo Project Online Essentials.
Prezzi di Microsoft Project Online
Project Online offre piani basati su piani di abbonamento a livelli che includono la gestione dei progetti, la gestione del portafoglio e moduli di gestione delle risorse. Di seguito è presente un confronto tra i tre piani.
Licenze di Microsoft Project Online
Microsoft Project Online è una soluzione basata su abbonamento che consente agli utenti di pagare un abbonamento mensile o annuale. Ogni utente richiede una licenza di abbonamento che include l'installazione su cinque dispositivi supportati e accesso online. Inoltre, gli abbonamenti Microsoft Online richiedono sia una versione di Office 365 che di SharePoint. I costi di licenza on-premise possono anche tenere conto di una configurazione ibrida con Project Server.
Project Online Essentials è un'aggiunta facoltativa alle versioni Online Professional od Online Premium e non è disponibile come prodotto indipendente. Tutti gli utenti interni ed esterni sono soggetti ai requisiti di licenza Project Online.
Se la tua azienda ha già una licenza per Project Server, ci sono modi per integrare il modello di abbonamento Project Online con Project Server come servizio ibrido. Tutti gli utenti, sia esterni che interni, devono avere una licenza di abbonamento Project Online.
Dovrei acquistare Microsoft Project Online o on-premise?
La decisione di acquistare una soluzione online o on-premise deriva da preferenze personali e requisiti aziendali. Molte aziende, per motivi di sicurezza, limitano l'uso delle applicazioni cloud. Queste organizzazioni scelgono solitamente soluzioni locali. I prodotti Standard, Project Professional e Project Server sono prodotti Microsoft on-premise. Tuttavia, ci sono requisiti di infrastruttura per l'installazione, e poiché l'infrastruttura prevede una manutenzione che alcune organizzazioni non possono gestire, molti optano per Project Online, che richiede un abbonamento a Office 365 per ogni utente. Per alcune organizzazioni, la facilità d'uso, l'integrazione con altri prodotti Office e nessun requisito di infrastruttura on-premise rende la scelta facile da usare.
Esistono molti partner Microsoft che guidano nella scelta del modello e del piano di distribuzione appropriati, oltre a fornire i servizi necessari per aiutarti a iniziare a usare Project Online. I servizi di distribuzione, l'istruzione, la formazione e l'assistenza tecnica sono alcune delle offerte più comuni che aiutano le organizzazioni a ottimizzare il modo in cui utilizzano Project Online.
Caratteristiche di Microsoft Project Online
Secondo l'azienda, le funzionalità di Microsoft Project Online Professional e Microsoft Online Premium includono "un accesso in qualsiasi momento/da dovunque attraverso un browser Web." Queste funzionalità includono report integrati che utilizzano diagrammi di Gantt e modelli personalizzabili. Forniscono anche la possibilità di monitorare burndown chart e dati finanziari, nonché gli aggiornamenti. Entrambi i servizi offrono reportistica e assegnazione delle risorse.
Microsoft Online Premium include anche report sulle prestazioni del portafoglio, analisi avanzate per allineare obiettivi e strategie complessive e la capacità di ottimizzare le risorse tra più progetti. Consulta il diagramma di Microsoft Project Online per ottenere una panoramica delle diverse funzionalità supportate dal piano. Puoi anche aggiungere funzionalità presenti in Project Online Essentials per consentire ai team di condividere le comunicazioni, aggiornare lo stato delle attività e inviare timesheet.
Chi utilizza Microsoft Project Online?
Project Online è uno strumento utile per amministrazione, responsabili di portafogli, responsabili delle decisioni, leader dei progetti e responsabili delle risorse. Un amministratore può impostare l'accesso specifico dei ruoli per i leader del team o altri membri chiave di un progetto. I ruoli si basano sulle opzioni di servizio di abbonamento e possono essere attivate o disattivate. Un ruolo può essere semplice (come permettere a un dirigente si visualizzare l'avanzamento del progetto utilizzando un Microsoft Project Viewer) o di alto livello (come fornire al project manager una funzionalità completa per eseguire la gestione del portafoglio di progetti Agile).
I project manager e i program manager utilizzano Project Online per la gestione delle attività, l'assegnazione delle risorse e la reportistica quando si esegue la strategia e la gestione dello sviluppo di un nuovo prodotto. I membri del team di progetto utilizzano le funzioni di tracciamento del prodotto nel tempo e di comunicazione del progetto.
A seconda del piano di abbonamento, puoi accedere a MS Project Online attraverso un'app web con l'account Office 365 qualificato o utilizzando un client desktop. Una volta effettuato l'accesso a Office 365, Project viene visualizzato nell'elenco delle applicazioni Microsoft. Il link ti porta a una pagina home predefinita del progetto, in cui troverai i progetti esistenti e potrai creare nuovi progetti.
Come condividere Microsoft Project Online
La condivisione di progetti MS con altre persone nel team di progetto in SharePoint è semplice. Un membro del team può essere un visitatore (visualizza il progetto), un membro (aggiunge, elimina e apporta modifiche generali al progetto) o un proprietario (ha il pieno controllo del progetto). Se la persona non dispone di una licenza assegnata per MS Project Online, puoi esportare dati dal tuo progetto a Excel o utilizzare un lettore MS Project Viewer online di terze parti.
Per saperne di più sui visualizzatori, leggi l'articolo "What You Need in un Microsoft Project Viewer" (Cosa devi sapere in un Microsoft Project Viewer).
In che modo Microsoft Project Online si adatta alla famiglia Microsoft?
Microsoft Project Online è un prodotto con servizi basati sul cloud che fa parte della famiglia di prodotti Microsoft Office, consegnati tramite Office 365. Lo strumento si integra con MS SharePoint per condividere file, con Outlook per inviare incarichi di attività e con MS Planner per semplificare il lavoro tra i team.
Vantaggi dell'utilizzo di Microsoft Project Online
La gestione dei progetti è essenziale per la pianificazione, la priorizzazione, la gestione e l'esecuzione di portafogli di progetti. Uno dei vantaggi chiave dell'utilizzo di una soluzione di gestione dei progetti online è una manutenzione hardware minima. Project Online non richiede infrastruttura server; è accessibile dal browser dell'utente. L'unico requisito è disporre di un dispositivo supportato e di una connessione Internet. Gli utenti godono inoltre dell'accesso alla versione più recente del prodotto (l'opzione di licenza PPM on-premise non fornisce accesso istantaneo alla versione più recente e, di conseguenza, molti utenti non riescono ad accedere con versioni incompatibili). Project Online è un servizio attivo che aggiorna regolarmente le funzionalità. I vantaggi aggiuntivi includono i seguenti:
- Allinea e rafforza il portafoglio di progetti.
- Migliora le previsioni.
- Aumenta il controllo sulle risorse e identifica i colli di bottiglia.
- Ottieni visibilità su tutto il lavoro del progetto.
- Raccogli informazioni per prendere decisioni migliori.
- Aumenta la produttività.
- Standardizza e semplifica la gestione dei progetti.
Limiti di Microsoft Project Online
Le soluzioni Microsoft PPM sono in circolazione da decenni, anche con nuove versioni e integrazioni; i reclami si concentrano sulle complessità delle funzionalità, i costi elevati, le curve di apprendimento poco ripide e le difficoltà con la condivisione file. Alcuni affermano che piani e prezzi multipli, insieme ai requisiti di SharePoint e Office 365, sono confusionali. Inoltre, Project Online non supporta l'uso di un Mac, cosa complicata per molti utenti.
Requisiti di sistema di Microsoft Project Online
Come già detto, Project Online non richiede ulteriori hardware o infrastrutture per utilizzare la soluzione. La manutenzione e i backup sono inclusi nell'abbonamento. Tuttavia, i dispositivi devono avere funzionalità minime per browser, memoria adeguata e spazio su disco rigido, nonché funzionalità grafiche. Guarda il diagramma di Microsoft Project Online per i requisiti di sistema di ogni piano. I requisiti aggiuntivi includono un account Office 365 qualificato e SharePoint.
Il futuro di Microsoft Project Online
Nel settembre 2018, Microsoft ha annunciato miglioramenti per la prossima generazione di Project Online, che sarà chiamata semplicemente "Project". Questa rivalutazione di Project Online si concentra sull'aggiunta di progetti con co-autore, di un migliore monitoraggio dei progetti interfunzionali su larga scala e di migliori funzioni di pianificazione grazie a Dynamic 365. L'aspetto visivo di Project, che molti utenti trovano carente, si concentra sulle funzionalità più intuitive che riguardano l'azienda. Il nuovo strumento Project migliorerà l'usabilità e si integrerà con altri strumenti e sistemi nella famiglia Microsoft, diventando la soluzione principale per la gestione dei progetti di Microsoft.
Alternative a Microsoft Project Online
Le soluzioni per PPM di Microsoft sono prevalenti, ma a causa dei limiti e della richiesta di una gestione dei progetti flessibile ed efficace, le alternative che si concentrano sul portare maggiore facilità e usabilità alla gestione dei progetti potrebbero essere un'opzione migliore per alcune aziende. Molti prodotti basati sul cloud incorporano dashboard, visualizzazioni incredibili, portali di comunicazione senza intoppi, importazione di documenti facile e visualizzazioni multiprogetto. Questi prodotti facili da usare con funzionalità pronte all'uso stanno allontanando molti project manager di oggi da Project Online. Le alternative includono Smartsheet, Asana, TeamGantt, Trello, Wricke, Projectmanager.com e altro ancora. Di seguito troverai un confronto tra i software di gestione dei progetti.
Ogni strumento alternativo ha affrontato i difetti, le difficoltà e le limitazioni che gli utenti sperimentano durante la gestione di progetti complessi. Molti fornitori si concentrano sulla semplificazione delle interfacce, incorporando modelli di base (come fogli di calcolo) e aggiungendo elementi visivi facili da interpretare per supportare una vasta gamma di opzioni di gestione dei progetti. La maggior parte dei prodotti supporta anche Mac, qualcosa che Microsoft non ha ancora fatto. Proprio come Microsoft Project Online, queste soluzioni offrono periodi di prova gratuiti che durano fino a 30 giorni.
Microsoft ha fatto molti passi avanti per migliorare i propri strumenti PPM locali di successo spostando l'attenzione sul cloud. Microsoft, proprio come qualsiasi provider di servizi cloud, può offrire un controllo più semplice degli aggiornamenti e delle versioni. Microsoft Project Online inoltre non supporta Mac, il che limita la sua fattibilità per alcune aziende. Il cloud riduce inoltre i costi dell'infrastruttura ed è disponibile in qualsiasi momento, su qualsiasi dispositivo di accesso a progetti e portafogli. Una cosa è certa: la domanda di servizi accessibili, utilizzabili e la gestione Agile dei progetti si sta spostando rapidamente e Microsoft Project Online sta incontrando una concorrenza spietata da molti fornitori più giovani e dinamici.
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