Cos'è il fast tracking nella gestione dei progetti?
I project manager utilizzano diversi strumenti e tecniche per rispettare le scadenze critiche. Tra i più efficaci segnaliamo il fast tracking o pianificazione multilivello. Il metodo permette di consegnare i prodotti in anticipo completando le attività in parallelo senza modificare l'ambito.
"Quando le scadenze sono corte, spesso la strada da percorrere prevede di sovrapporre le attività per abbreviare i piani di progetto," afferma Bonnie Biafore, consulente di gestione dei progetti e autrice di Your Project Management Coach: Best Practices for Managing Projects in the Real World. "Il fast tracking non è la prima scelta di un project manager, ma è spesso una necessità. E rende felice la direzione, dal momento che non richiede di aggiungere altro denaro al budget del progetto."
Cos'è la compressione della pianificazione?
Il termine compressione della pianificazione si riferisce all'uso di varie tecniche per accorciare le pianificazioni. I project manager comprimono le pianificazioni quando le attività del progetto sono in ritardo rispetto a una data di scadenza stabilita, terminano un progetto prima del previsto o sfruttano una nuova opportunità di business.
"La compressione della pianificazione riduce la durata di un progetto senza influire sull'ambito," afferma Praveen Malik, PMP, docente di gestione dei progetti, coach e consulente. "I project manager hanno diversi strumenti e tecniche dedicati alla compressione della pianificazione che possono usare per rispettare le scadenze critiche. A seconda dello spostamento della scadenza e della complessità del progetto, applicare più tecniche può rivelarsi utile ai fini della risposta."
Le tecniche di compressione della pianificazione includono:
- Crashing (compressione dei tempi): utilizzando questo metodo, è possibile aggiungere risorse a pagamento a un progetto per recuperare tempo sulle attività del percorso critico.
- Riassegnazione delle risorse: questo termine si riferisce allo spostamento delle risorse (personale o attrezzature) da attività non critiche ad attività critiche al fine di abbreviare il percorso critico. A differenza del fast tracking, questa tecnica non modifica le sequenze di pianificazione né richiede di aumentare il budget.
- Tecniche miste: puoi combinare fast tracking, crashing e riassegnazione delle risorse per accelerare il processo per una scadenza ravvicinata o, se si verifica uno scenario di crash budget, per progetti ad alta visibilità o mission-critical.
"La combinazione di tecniche può essere l'unica via da seguire quando le pianificazioni si restringono," afferma Biafore. "Puoi sovrapporre le attività e decidere di spendere soldi se il progetto è critico, hai ampia disponibilità di fondi e sei in grado di riassegnare il personale."
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Confronto tra fast tracking e crashing
Il fast tracking richiede di eseguire attività in parallelo per raggiungere una scadenza di progetto, mentre il crashing si riferisce all'aggiunta di risorse a un progetto per rispettare scadenze critiche. Il crashing comporta l'aggiunta di costi per comprimere la pianificazione.
La pianificazione di progetti fast track richiede al team di eseguire più attività contemporaneamente. Questo cambiamento di velocità può aumentare lo stress dei membri del team e allontanarli da altri progetti. Anche se il crashing può sembrare la via più semplice da percorrere, richiede un ulteriore investimento finanziario che può influire sul budget destinato ad altri progetti. Pertanto, il crashing ha dei limiti, poiché spesso può aumentare i costi senza soddisfare il suo scopo principale e si basa su fornitori esterni e denaro speso.
| Fast tracking | Crashing | |
| Sequenza | Le attività si sovrappongono o si svolgono in parallelo | La sequenza rimane invariata |
| Risorse | Risorse interne o esterne inizialmente preventivate | Risorse esterne e budget aggiunti ad attività del percorso critico |
| Costi | Nessun costo aggiuntivo | Budget aggiuntivo per personale, materiali e altre risorse |
| Rischio | Aumento del rischio | Alto rischio o potenziale perdita di controllo su processi e budget |
Qual è l'uso principale della pianificazione fast track?
La pianificazione fast track accelera il completamento di un progetto per recuperare il tempo perso. Un team può accelerare l'esecuzione di un progetto per rispettare una data di consegna aggiornata, completare un'opportunità competitiva senza modificare l'ambito o abbreviare un progetto con milestone mancate.
"Quando si tratta del fast tracking da solo, devi capire ogni elemento," consiglia Biafore. "Rivedi tutti gli elementi del percorso critico. Determina cosa puoi rimuovere, cosa puoi spostare e cosa deve rimanere al suo posto. Quando si accorciano le tempistiche dei percorsi critici, i vantaggi dell'accelerare un progetto possono scomparire a causa dell'aumento dei rischi."
Cosa richiede il metodo di consegna di progetti fast tracking?
Il fast tracking richiede la comprensione dei requisiti, degli obiettivi e delle finalità del progetto, delle esigenze dei clienti, delle priorità, delle best practice e delle milestone sul percorso critico.
Biafore sostiene che, per accelerare un progetto, devi essere preparato e consapevole: "Prima di apportare modifiche devi conoscere gli obiettivi, le finalità e il percorso critico."
Dai un'occhiata al percorso critico per stabilire quali attività possono essere svolte in parallelo (piuttosto che in sequenza) per accelerare la pianificazione del progetto. Determina eventuali punti in cui le dipendenze tra attività e relazione possono essere modificate. Controlla che, una volta accelerato il progetto, il percorso critico rimanga invariato. Se altre attività del percorso critico hanno la stessa durata, valuta la possibilità di gestire due percorsi critici (e se vale la pena rischiare).
L'eccellente gestione dei progetti dipende in larga misura dalla comprensione del percorso critico. Per saperne di più, leggi laguida più aggiornata sul metodo del percorso critico.
Come accelerare un progetto
Per accelerare un progetto, devi comprendere gli obiettivi, dettagliare ogni attività e organizzare queste attività in sequenza. Dopo aver considerato tutte le dipendenze tra le attività, reimposta la pianificazione del progetto per visualizzare eventuali attività parallele. Infine, convalida tutte le risorse per garantire la fattibilità della pianificazione e monitorare i progressi.
Il successo di una pianificazione di un progetto fast track dipende dalla tua capacità di:
- Identificare gli obiettivi: capire come deve essere il prodotto finale al momento della consegna. Esamina le capacità delle risorse per assicurarti che il tuo team possa eseguire progetti paralleli alla velocità richiesta.
- Esaminare la pianificazione del progetto: identifica le attività che è possibile completare contemporaneamente, insieme a tutte le dipendenze rigide e flessibili.
- Trovare opportunità: esamina le opzioni di aggiustamento della pianificazione per rispettare la scadenza e adattale di conseguenza.
- Convalidare tutte le risorse: prima di definire e distribuire la nuova pianificazione accelerata, verifica tutte le risorse necessarie per assicurarti di poter soddisfare il piano rivisto.
- Monitorare costantemente: tieni traccia di più attività, gestisci le questioni man mano che si presentano e risolvi immediatamente i problemi per rispettare i tempi previsti.
Dopo aver completato il progetto, rivedi ogni aspetto della pianificazione accelerata. Determina se puoi applicarla a progetti futuri per consegnare in tempi più brevi senza commettere errori o caricare eccessivamente il personale o altre risorse.
Pannello di controllo per la gestione dei progetti
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Se una scadenza viene spostata ma il budget resta invariato, puoi comunque raggiungere i tuoi obiettivi. Mantieni in pista il tuo progetto accelerato e apporta rapidamente le modifiche necessarie con questo modello, che ti consente di tenere traccia a prima vista delle attività, del modo di lavorare dei membri del team, dello stato, del budget e altro ancora. Usa le informazioni raccolte sul pannello di controllo per la revisione del progetto.
Quando accelerare un progetto
I team dovrebbero accelerare un progetto quando il percorso critico si estende oltre una scadenza rigida, sia che si tratti della data originale assegnata al progetto o di una nuova data imposta dalla direzione o di un'altra situazione.
Ecco alcune situazioni in cui potresti voler accelerare un progetto:
- Ritardi del progetto: il raggiungimento della milestone può slittare a causa di cambiamenti nel personale o nella gestione, una consegna tardiva del materiale o altri problemi all'interno di un'azienda. In queste situazioni, il fast tracking può far recuperare il tempo perso.
- Nuova opportunità: accelerare il tuo progetto attuale ti consente di lavorare su un altro.
- Richiesta del cliente: il cliente potrebbe aver bisogno del prodotto finale più velocemente per diversi motivi, tra cui un'imminente riunione del consiglio di amministrazione, una fiera o un'altra decisione aziendale.
- Rischio non precedentemente identificato: il PMI (Project Management Institute) definisce incognite sconosciute o rischi non identificati come incidenti impossibili da scoprire o prevedere in anticipo ma che possono influire negativamente sul progetto senza colpa alcuna del project manager o del team.
- Concorrenza: tu (e la tua direzione) non volete essere battuti sul tempo dalla concorrenza, e se ritieni che possano lanciare un prodotto simile al tuo in una data precedente, potresti prendere in considerazione il fast tracking.
- Circostanze impreviste: note anche come forza maggiore o eventi incontrollabili che influiscono sui tempi di consegna, non per colpa del project manager o dei team. Gli esempi includono terremoti, incendi, inondazioni o una pandemia.
Il fast tracking può aiutarti a superare uno o tutti questi fattori per rimanere nell'ambito e consegnare in tempo.
Come decidere se è necessario usare il fast tracking
Per decidere se accelerare la tua pianificazione, assicurati di conoscere i requisiti, tutti i fattori di rischio, quali attività del percorso critico saranno interessate, eventuali dipendenze e le pratiche di supervisione in atto.
Prima di procedere al fast tracking, sono necessari tutti i seguenti elementi:
- Chiarezza dei requisiti: assicurati di avere un documento SOW (Scope of Work) che chiarisca cosa comporta il progetto. Questo ti aiuterà a determinare le risorse e le aspettative e a sostenere eventuali modifiche necessarie in caso di variazione della scadenza.
- Fattori di rischio definiti: oltre ai rischi relativi a prestazioni, ambito, qualità e tecnologia, si aggiungono quelli associati alla compressione delle pianificazioni e al raddoppio delle attività. Assicurati di essere chiaro in merito a potenziali problemi prima di iniziare in base all'ambito.
- Attività del percorso critico "accelerabili": per abbreviare la durata del progetto, devi essere in grado di sovrapporre le attività essenziali al progetto. Questo non è sempre possibile pertanto devi rendere tali attività sequenziali. Spesso, queste attività sono di lunga durata, quindi potresti semplicemente non essere in grado di risparmiare abbastanza tempo.
- Comprensione delle dipendenze delle attività: la relazione tra un'attività precedente e quella successiva è chiamata dipendenza. Spesso i progetti presentano molte attività precedenti e successive, che devi considerare quando decidi di ripianificare a favore del fast tracking. Se il progetto include attività che devono essere completate in sequenza, senza possibilità di sovrapposizione e poco o nessuno scarto temporale per comprimere il tempo, potresti dover procedere al crashing o rinegoziare la scadenza o l'ambito del progetto con il cliente.
- Pratiche di supervisione: un project manager dovrebbe avere un sistema per supervisionare i progetti in corso. Per i progetti accelerati, prendi in considerazione di istituire un controllo orientato ai dettagli, potenzialmente quotidiano, relativamente a prestazioni del team, gestione delle risorse, raggiungimento delle milestone, comunicazioni e altre funzioni. Il software di gestione dei progetti, che include strumenti di comunicazione, è estremamente prezioso per mantenere i progetti sotto controllo e per consegnarli in tempo.
Una volta soddisfatti i suddetti requisiti, puoi definire una pianificazione realistica relativamente priva di rischi. A questo punto, puoi procedere con il fast tracking.
Esempi di progetti fast track
Esempi rapidi esistono in ogni settore che gestisca sistematicamente i progetti, il che significa che si applica praticamente a ogni tipo di attività e organizzazione governativa a scopo di lucro e non, dalle promozioni di marketing ai progetti di costruzione da miliardi di dollari.
Di seguito sono riportati alcuni esempi di fast-tracking in vari settori:
- Editoria: Biafore sostiene che un tipico esempio di fast tracking del suo lavoro avviene nella pubblicazione e nell'aggiornamento dei suoi libri sulla gestione. "Scrivere o aggiornare un manoscritto per una seconda edizione è un processo lungo, ma puoi suddividerlo in vari pezzi per accelerare il raggiungimento di una scadenza tassativa," afferma Biafore. "Le parti sono modificate per sezione o capitolo [il che evita di dover aspettare] per il completamento dell'intero manoscritto."
- Settore edile: nell'edilizia, la tecnica di fast tracking offre molti vantaggi, tra cui la riduzione delle spese generali, dei costi di finanziamento e degli effetti dell'inflazione durante la fase di costruzione. Per un progetto inerente la guardia costiera a Boston, Massachusetts, nel 2019, la costruzione in tempi brevi è stata fondamentale per raggiungere gli obiettivi di sicurezza nazionale. Con una costruzione accelerata, BlueScope Construction ha completato la struttura due settimane prima del previsto. Le unità della guardia costiera si sono trasferite tempestivamente e hanno proseguito le loro missioni relative agli obiettivi di sicurezza nazionale.
- Mitigazione dei cambiamenti climatici: il Pacific Institute for Climate Solutions (PICS) ha ora un programma accelerato per allineare la ripresa da COVID-19 con l'azione per il clima del governo locale in Canada. Il PICS identifica le azioni prioritarie per le comunità per creare posti di lavoro e collabora con la Community Energy Association per migliorare l'equità con un basso impatto ambientale. Il programma fast-track mette in evidenza le mosse importanti nei trasporti, negli edifici e nei rifiuti per una significativa riduzione delle emissioni. Inoltre, offre raccomandazioni per azioni in comunità grandi e piccole per accelerare la ripresa economica mitigando al contempo i rischi climatici.
- Industria della moda: nel mondo del pronto moda, l'attenzione non è più concentrata sui prezzi concorrenziali bensì sulla creazione del maggior numero di collezioni di prodotti nel minor tempo possibile. I produttori di moda ora utilizzano strategie, tra cui il fast tracking, per soddisfare i desideri dei clienti nel mercato al dettaglio.
- Marketing e promozioni: Biafore è stata incaricata di creare uno stand per espositori a una convention per un'azienda tecnologica, per mostrare le demo di nuovi prodotti. Con una scadenza inamovibile, "All'inizio ho rifiutato," dice Biafore, "perché la direzione non aveva obiettivi definiti. Abbiamo dovuto lavorare prima su questo aspetto, e poi ho creato il documento di ambito e ho iniziato a pianificare." Una volta stabiliti gli obiettivi, Biafore ha creato il programma. A causa di una serie di battute d'arresto, ha dovuto accelerare il programma e creare un programma parallelo per gli elementi del percorso critico per progettare e costruire lo stand, oltre a produrre materiali di marketing e video, per completare il progetto in tempo e nel rispetto del budget.
- Riunioni ed eventi su larga scala: Biafore fornisce un facile esempio di fast tracking raccontando di quando era responsabile di un simposio con relatori provenienti da tutto il paese. Gli sponsor sono stati un po' lenti nell'iscriversi. "Per l'onboarding di uno sponsor, le normali fasi del processo sono firmare il contratto, effettuare il pagamento, raccogliere i risultati finali e far partire le promozioni," spiega Biafore. "Per accelerare, ho iniziato a raccogliere i risultati finali (fase tre) prima che i contratti fossero firmati e il pagamento fosse riscosso (passaggi uno e due). Il rischio di dover rifare il lavoro è minore."
- Approvvigionamento tecnologico: alla luce dei problemi di salute pubblica, molti governi locali e fornitori di servizi pubblici hanno dovuto procurarsi nuove tecnologie per digitalizzare i servizi, autorizzare pagamenti online e consentire pagamenti di persona contactless sicuri. Queste entità hanno esaminato i loro processi abituali per controllare i punti in cui le attività del percorso critico potevano sovrapporsi, ad esempio inviando RFP, per eseguire pianificazioni in parallelo. L'obiettivo era quello di abbreviare i processi di approvvigionamento tipicamente complessi e lunghi e di mantenere standard elevati, in altre parole, ridurre la burocrazia in modo che potessero servire le loro comunità in modo tempestivo e prudente.
- Sviluppo dei prodotti: al giorno d'oggi, l'industria automobilistica ha bisogno di introdurre sul mercato auto innovative e attraenti a intervalli sempre più brevi. Ora, i progettisti di automobili iniziano a lavorare sullo sviluppo del prodotto prima ancora che il design sia completo. Tradizionalmente, lo sviluppo di un prodotto avviene alla fine della fase di progettazione ma diverse aziende automobilistiche ora utilizzano programmi paralleli per rimanere competitive.
- Ingegneria civile: sulla scia delle gravi inondazioni del 2019, il corpo degli ingegneri dell'esercito degli Stati Uniti nel distretto di Omaha ha deciso di utilizzare il fast tracking per riparare i progetti di difesa contro le inondazioni sui sistemi di argini di Salt Creek e Papillion Creek. A causa della compressione della pianificazione, lo sforzo ha fatto risparmiare miliardi di dollari di infrastrutture e ha protetto diverse centinaia di migliaia di persone. Con un programma aggressivo, il corpo degli ingegneri dell'esercito degli Stati Uniti ha completato il progetto di riparazione per oltre 40 luoghi danneggiati e i documenti di costruzione entro 120 giorni, in modo che le riparazioni potessero procedere prima della successiva stagione delle inondazioni.
- Sviluppo software: la compressione della pianificazione è uno standard nello sviluppo software per rispettare scadenze ravvicinate e la soluzione abituale è quella di sovrapporre le attività. Ad esempio, la progettazione e la creazione di un'applicazione potrebbero cambiare prima che sia definitiva. Le modifiche finali possono comportare un cambio di lavoro e forzare alcune sovrapposizioni di pianificazione verso la fine del progetto. "È una prassi normale creare documentazione in parallelo con lo sviluppo e poi modificarla alla fine," afferma Biafore. "Questo crea alcune rilavorazioni, ma consente di anticipare la consegna. Un altro esempio di progetto fast track associato allo sviluppo software è il test di app o modifiche software modulo per modulo. Si tratta di un buon metodo per risparmiare tempo, invece di eseguire tutti i test alla fine."
Vantaggi del fast tracking nella gestione dei progetti
Con l'aumento della concorrenza, le aziende si sentono obbligate a introdurre prodotti e servizi sul mercato entro intervalli più brevi. Qualsiasi strategia come il fast tracking che consente di creare prodotti o servizi più velocemente è vantaggiosa, in particolare una che non comporta costi aggiuntivi.
"Il fast tracking è un'ottima soluzione all'inevitabile problema della necessità di consegnare un progetto in meno tempo senza ulteriori costi," osserva Biafore. "È un dato di fatto di qualsiasi tipo di azienda che vuole rimanere competitiva man mano che il mondo accelera."
Il fast tracking nella gestione dei progetti offre molti vantaggi, tra cui l'assenza di costi aggiuntivi, la flessibilità nel soddisfare le esigenze aziendali e una migliore reputazione per il team di gestione dei progetti.
Quando il fast tracking è ben eseguito, ci sono molteplici vantaggi per la tecnica:
- Nessun costo aggiuntivo: il fast tracking come strategia di compressione della pianificazione è "gratuito" perché il team non aggiunge un soldo in più al progetto. Tuttavia, c'è un costo, poiché le ore del team interno possono aumentare per completare le attività sovrapposte.
- Consegna anticipata del progetto: battere un programma fa felice la direzione, poiché così facendo consegna il prodotto o il servizio in anticipo e libera il tempo per lavorare su nuove attività per conto dell'azienda o del cliente. La consegna anticipata è un obiettivo per i project manager professionisti in quanto migliora la posizione nella comunità imprenditoriale.
- Riportare il progetto nei tempi previsti: quando le circostanze ritardano l'avanzamento di un progetto, il fast tracking lo riporta in opera in modo da poterlo consegnare al momento previsto.
- Libera risorse: la consegna anticipata ti consente di usare il tempo del team per passare oltre e raggiungere nuovi obiettivi.
- Miglioramento della reputazione: la consegna anticipata viene molto apprezzata dalla direzione e può migliorare la reputazione dell'azienda con clienti, membri del consiglio di amministrazione e analisti finanziari.
- Vantaggio competitivo: la consegna anticipata dei prodotti può creare o distruggere le sorti di un'azienda, in particolare nei settori tecnologico e manifatturiero.
Nonostante tutti i vantaggi del fast tracking, considera alcuni svantaggi prima di utilizzare la strategia.
Svantaggi del fast tracking nella gestione dei progetti
Il principale svantaggio dell'utilizzare il fast tracking su un progetto è il potenziale dei rischi che possono verificarsi a causa della sovrapposizione delle attività e delle dipendenze. Per essere efficace, il fast tracking richiede un elevato livello di analisi durante la riorganizzazione delle sequenze di attività.
Rischi del fast tracking
Il fast tracking è intrinsecamente rischioso. Muoversi rapidamente, spingere al massimo le capacità del team e sovrapporre le attività sono tutti aspetti che mettono a dura prova. È fondamentale eseguire un'analisi dei rischi di un progetto nella fase di valutazione e pianificazione, piuttosto che creare un'azione in risposta ai problemi quando si presentano.
"L'aspetto peggiore del fast tracking è che introduci il rischio perché potresti trovarti nella condizione di dover rifare il lavoro a causa di attività che vanno di traverso o che non sono sincronizzate o eseguite correttamente," avverte Biafore. "Poi, devi pensare a stanziare fondi per il crashing o per gli straordinari in caso di problemi."
Devi essere consapevole di questi potenziali rischi nel fast tracking:
- Perdita dello scorrimento del progetto: i project manager esperti procedono alla creazione in uno scorrimento temporale, o cuscinetto temporale, dopo aver stabilito le date di scadenza per le attività. Con pianificazioni più serrate, non c'è spazio per errori, ed è allora che le singole attività, le tempistiche o persino l'intero progetto possono perdere il filo.
- Omissione delle fasi di progetto: nella fretta di raggiungere una scadenza critica, potresti trascurare le attività in un modo che può devastare il prodotto finale.
- Incomprensione del percorso critico: i passaggi essenziali in un progetto possono essere visti come non essenziali nella fretta di soddisfare una nuova tempistica.
- Errori del percorso critico: alcuni percorsi critici non possono semplicemente essere eseguiti contemporaneamente. Se non ti senti sufficientemente sicuro o a tuo agio nel calcolare il percorso critico, non procedere al fast track senza prima consultare degli esperti.
- Monitoraggio inadeguato: esercita uno sforzo aggiuntivo nel monitoraggio di ogni aspetto del progetto, in particolare degli elementi del percorso critico, man mano che fai avanzare il progetto più velocemente del normale.
- Rilavorazione: quando acceleri un progetto e ne perdi lo scorrimento, è più difficile individuare e correggere gli errori. Le modifiche apportate all'ultima fase del progetto spesso portano a rilavorazioni, il che significa rifare un'attività o un processo che è stato eseguito scorrettamente la prima volta. Sebbene questi problemi non siano limitati ai progetti accelerati, la frequenza è relativamente più alta con questo approccio.
"È il confronto tra rischio e costo," afferma Malik. "Se il rischio è basso e il risparmio di costi o di tempo è elevato, dovresti optare per il fast tracking."
Come calcolare il rischio nella gestione dei progetti di fast tracking
Le strategie di fast tracking spesso hanno un impatto sui progetti in termini di rischi, che derivano dalla velocità del progetto che può causare sviste, ordini di modifica, variazioni e rilavorazioni. Sebbene non siano specifici al fast tracking, questi rischi sono un sintomo frequente di questa strategia.
Malik propone il seguente calcolo rapido del rischio: "Elenca tutti i rischi connessi e assegna qualitativamente un numero di probabilità (P) e impatto (I) a ciascuno di essi. Moltiplicando P per I, il project manager può ricavare una nuova cifra di rischio. Quindi, determina il costo del progetto interessato al giorno, in termini di sforzo e riduzione del tempo in giorni, grazie al fast tracking. Moltiplicando queste due cifre insieme, il project manager può arrivare a una riduzione complessiva dei costi e aiutare a determinare la necessità o meno di adottare il fast track.
"Nella mia esperienza", osserva Malik, "il fast tracking viene solitamente utilizzato durante la parte a basso rischio di un progetto, in cui i benefici in termini di costi superano le considerazioni di rischio."
Le origini del fast tracking
I termini fast track e fast tracking sono stati utilizzati per la prima volta dal Project Management Institute (PMI) nel 2000 in una pubblicazione dedicata alla gestione di progetti a ridotta durata. Il PMI osserva che il metodo richiede il monitoraggio e la comunicazione costanti.
Best practice per il fast tracking
Le best practice per i progetti di fast tracking si concentrano sulle capacità di gestione e di leadership. Entrambe sono necessarie per guidare e motivare il team quando devi abbreviare un programma e hai poco spazio per gli errori.
"Quando inizi un progetto e stai creando il tuo programma," avverte Biafore, "una best practice prevede di non utilizzare il fast tracking nella fase di pianificazione. Non avrai spazio di manovra né spazio una volta avviato il progetto."
Le capacità di leadership di fast-tracking includono:
- Visione positiva: i project manager devono trasmettere uno spirito di innovazione, guardare oltre le sfide e concentrarsi sull'obiettivo finale.
- Motivazione del team: i progetti accelerati comportano rischi e possono essere impegnativi per tutti i soggetti coinvolti. Ecco perché uno dei compiti più importanti di un project manager è motivare il team a mantenere il progetto in movimento, nonostante gli ostacoli che si presentano, incoraggiando un clima di sostegno reciproco e ottimismo.
- Esperto di comunicazione: il fast tracking richiede una comunicazione costante, di solito quotidiana, con i membri essenziali del team, le risorse esterne e l'interazione e il sostegno dell'alta dirigenza.
Le competenze di gestione del fast-tracking includono:
- Dichiarazione di ambito precisa: quando le tempistiche o le attività cambiano, chiedi al cliente (interno o esterno) di approvare una chiara ridefinizione scritta dell'ambito. Con questa chiarezza, è possibile elaborare solo le attività che portano al prodotto richiesto e prevenire lo scorrimento dell'ambito.
- Gestione dei rischi: identifica tutti i potenziali rischi e crea un piano di emergenza. Per gestire le aspettative e aiutare i clienti a capire le implicazioni in termini di rischio, parla con il cliente per identificare e creare strategie appropriate.
- Gestione dei cambiamenti: con il fast tracking, i membri del team completeranno le attività in sequenze diverse. I leader devono motivare il team a lavorare in modi insoliti e sostenere il lavoro anche in caso di problemi.
- Gestione della qualità: la supervisione e la comunicazione dell'obiettivo finale e del suo scopo essenziale, nonché il mantenimento di controlli rigorosi (nonostante i cambi di velocità e le attività sovrapposte) sono fondamentali per il successo di progetti fast track.
- Gestione dello stress: i tempi stretti sono stressanti per tutte le persone coinvolte. In quanto tale, il project manager deve trovare i modi per affrontare lo stress e sostenere i membri del team che si sentono sotto pressione, cosa che possono fare incoraggiando pause, esercizio fisico, riposo e una buona alimentazione.
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