Migliorate la qualità dei contenuti del vostro team con le bozze di Smartsheet

Nota dell’Editore: In questo articolo, il nostro Senior Product Manager Brian Bosché introduce nuovi miglioramenti per le bozze di Smartsheet che possono aiutare i team più disparati a gestire ancora più velocemente le revisioni e le approvazioni dei contenuti.

Negli ultimi anni, la domanda di contenuti è cresciuta in modo esponenziale, costringendo molti team a un difficile bilanciamento: vi viene chiesto di ridimensionare le operazioni sui contenuti, anche se il processo di produzione è diventato più complesso che mai.

I piani di contenuto oggi includono più formati, canali e personalizzazioni, che a loro volta richiedono tattiche, flussi di lavoro e strumenti aggiuntivi. Per stare al passo, i team hanno bisogno di un modo per integrare la gestione dei contenuti con i loro flussi di lavoro e una più ampia collaborazione progettuale. Lo scorso autunno, abbiamo introdotto le bozze di Smartsheetper aiutare a semplificare le bozze e le approvazioni dei contenuti laddove i nostri clienti già pianificano, gestiscono e riferiscono sulla produzione.

Oggi, sono lieto di condividere con voi come le ultime migliorie apportate alle bozze consentiranno al vostro team di completare più contenuti, ancora più velocemente, per stare al passo con la domanda.

Terminate con ottime recensioni di contenuti ottimizzati

Nel caso in cui non abbiate mai usato bozze prima d'ora, voglio fare un passo indietro e spiegare prima come offrano un percorso chiaro per ottenere le approvazioni finali di cui avete bisogno, in meno tempo.

Diciamo che siete dei responsabili del marketing online che preparano una serie di annunci digitali e avete bisogno dell'approvazione dei team di Contenuto e Marchio, oltre ad ottenere l'approvazione finale del vostro stesso manager. 

L'invio via e-mail degli annunci a numerosi revisori di più team potrebbe rapidamente trasformarsi in un incubo per diversi motivi:

• Strozzature causate dai singoli revisori
• Feedback che vengono suddivisi in silo tra le copie dei file e i diversi team
• Troppe versioni e inevitabile confusione man mano che il feedback viene implementato
• Rischi per la sicurezza quando si condividono i file via e-mail con fornitori esterni

Quando utilizzate una bozza in Smartsheet, potete immediatamente richiedere un feedback alle parti interessate all'interno o all'esterno della vostra organizzazione, inviandoli alla stessa pagina di revisione esterna dedicata, dove è chiaro che vorreste che approvassero o richiedessero modifiche. 

Da questa pagina, le parti interessate possono evidenziare il contenuto secondo le necessità e discutere il feedback con gli altri revisori. In questo modo è più facile per loro tenere traccia di quale file esaminare e dove trovarlo, e non si avrà a che fare con l'aggregazione di feedback in silo da più copie.

Se la bozza necessita di modifiche, in qualsiasi momento potete caricare una nuova versione per iniziare il prossimo ciclo di revisione con gli stessi o con nuovi revisori, e continuare fino all'approvazione finale. Lungo il percorso, il vostro team può seguire i progressi nel contesto del progetto più ampio rivedendo la bozza direttamente nel vostro foglio.

La bozza dei contenuti può aiutare ogni team

Se non fate parte di un team di marketing o di servizi creativi, potreste chiedervi: "Come possono aiutarmi le bozze? Durante i miei primi due anni in Smartsheet, ho parlato con molti clienti, che mi hanno aiutato a capire che molte delle sfide della produzione di contenuti sono universali, così come i vantaggi dell'utilizzo delle bozze di Smartsheet”. Volevamo che le recensioni semplificate diventassero una realtà per molti di voi, ed è per questo che ora potete rivedere le bozze dei file di Microsoft Office, i file video e altro ancora.

1. Microsoft Office

Le bozze di Smartsheet ora supportano i documenti Microsoft Word, le presentazioni PowerPoint e i fogli di calcolo Excel. 

Ci sono diverse opzioni per modificare direttamente i documenti in corso di elaborazione, ma senza un chiaro processo di revisione, ottenere l'approvazione finale su tali documenti può presentare molte sfide simili al contenuto visivo.

Sia che stiate sviluppando un piano di prodotto, preparando un contratto per un nuovo fornitore, progettando diapositive per una presentazione importante o lavorando su uno qualsiasi degli innumerevoli altri documenti possibili in Microsoft Office, voi e il vostro team meritate il processo di revisione e approvazione senza soluzione di continuità che le bozze Smartsheet forniscono.

2. Video

Ora potete anche utilizzare le bozze di Smartsheet per rivedere e approvare i file MP4, AVI e MOV. Le bozze video consentono al vostro team di raccogliere facilmente e tenere traccia dei feedback su specifici fotogrammi. Una volta annotato un fotogramma in un video, il suo produttore e le altre parti interessate possono saltare direttamente a quel fotogramma con la data e l'ora cliccando sul vostro commento o sull'immagine del vostro profilo nella timeline del video.

3. Altri file di Smartsheet collegabili

Mentre le nostre bozze ora supportano pienamente immagini, PDF, video e file di Microsoft Office, ho anche buone notizie per chi lavora con altri tipi di file come Google Docs. Tutto ciò che può essere allegato al vostro foglio, compresi i link (URL), ora può anche essere caricato in una bozza. 

Se il vostro file non è completamente supportato, i revisori non saranno in grado di visualizzare in anteprima o di marcare il contenuto direttamente nella bozza, ma il vostro team ne trarrà comunque grande beneficio. Potete comunque richiedere un feedback a qualsiasi stakeholder; raccogliere commenti e decisioni di approvazione in un unico luogo dedicato; e gestire le versioni con facilità.

In futuro, vi incoraggio a caricare contenuti in corso di elaborazione su una bozza ogni volta che richiedono una revisione.

Accelerate i cicli di revisione con strumenti di markup aggiuntivi

Con i lavoratori sempre più remoti e distribuiti geograficamente e tra i vari team, le revisioni di persona sono diventate molto meno frequenti. Ciò rende la condivisione di un feedback chiaro e attuabile ancora più cruciale per cicli di revisione efficienti ed efficaci. Quando gli stakeholder utilizzano le annotazioni per contrassegnare i contenuti nelle bozze, ciò aiuta il vostro team ad accelerare e ridurre il numero di iterazioni necessarie per raggiungere l'approvazione finale.

A partire da oggi, i revisori possono ora marcare i contenuti con caselle e frecce, oltre alle semplici puntine che erano già disponibili. Le caselle sono utili per commentare in modo più preciso una particolare area del contenuto, grande o piccola che sia. E le frecce sono un ottimo modo per mostrare esattamente dove deve essere spostato un certo elemento del contenuto.

Il futuro è roseo per la collaborazione sui contenuti in Smartsheet

Abbiamo grandi progetti per la gestione e la collaborazione sui contenuti di Smartsheet e ne avremo altri da condividere nel corso dell'anno. Nel frattempo, esorto tutti voi ad approfittare degli ultimi perfezionamenti delle bozze per completare più velocemente contenuti eccezionali. Potete saperne di più su come funzionano le bozze di Smartsheet leggendo il nostro articolo della guida.