Nota dell’Editore: In questo articolo, il nostro Senior Product Manager Chris Mathews presenta il generatore di documenti di Smartsheet, che aiuterà i nostri clienti a utilizzare i dati dei fogli per generare rapidamente più PDF personalizzati, allo stesso tempo.
Ogni giorno, i team di tutto il mondo utilizzano i documenti per avviare i processi, migliorare le loro comunicazioni, formalizzare gli accordi e molto altro ancora. Ma i nostri clienti ci dicono che, troppo spesso, il processo di creazione di questi documenti è un ostacolo per far progredire il loro lavoro con sufficiente velocità.
In qualità di responsabile di prodotto per la creazione di contenuti in Smartsheet, mi sforzo di aiutare i team come il vostro a concentrarsi maggiormente sui vostri importanti flussi di lavoro aziendali e a dedicare meno tempo alla creazione dei documenti che li supportano. Sono lieto di annunciare il lancio del nuovo generatore di documentidi Smartsheet, che vi aiuterà a fare proprio questo.
Generatore di documenti: Dite addio al copia e incolla
Se il vostro team è responsabile della compilazione di contratti, ordini di acquisto, rapporti di garanzia della qualità (QA), richieste di informazioni sulla costruzione (RFI), o qualsiasi altro documento ampiamente standardizzato, sapete che la preparazione spesso richiede troppo tempo.
Il problema non è che un documento sia così lungo da preparare o che sia difficile da fare. La sfida consiste piuttosto nel far corrispondere la portata e l'urgenza dei processi aziendali che i vostri documenti supportano.
In alcuni scenari, il vostro team potrebbe aver bisogno di generare un gran numero di documenti personalizzati su base intermittente, come i rinnovi dei contratti di locazione ogni mese o le revisioni delle prestazioni su base annuale o semestrale.
Altre volte, la necessità è specifica e continuativa, ma c'è l'urgenza di far uscire ogni documento il più rapidamente possibile. Dopo una lunga ricerca di candidati, per esempio, probabilmente vorrete inviare l'offerta di lavoro al più presto possibile. E quando una nuova richiesta di preventivo arriva da un potenziale cliente, ritardare la risposta potrebbe comportare la perdita di una vendita.
Le fasi manuali per la personalizzazione dei documenti standard sono di solito troppo lente e soggette a errori per soddisfare la richiesta. In effetti, la monotonia di copiare e incollare ripetutamente i valori aumenta la probabilità di errori, impedendo ai membri del vostro team di concentrarsi sul quadro generale
Sul mercato sono disponibili soluzioni specializzate, ma hanno un costo elevato e richiedono l'ennesima integrazione tra sistemi di registrazione.
Ora avete un'opzione migliore in Smartsheet. Il nostro nuovo generatore di documenti richiede solo pochi clic per inserire i dati del foglio in un PDF standardizzato esistente e creare rapidamente decine di versioni personalizzate allo stesso tempo. Niente più copia e incolla. Niente più costose integrazioni
Esistono due semplici passi per utilizzare il generatore:
- Usare il trascinamento dell'interfaccia utente per selezionare i campi che vi serviranno dal vostro foglio e mapparli in un PDF compilabile.
- Poi generate una versione del vostro documento per una o più righe e allegatele ad ogni riga, dove le parti interessate possono rapidamente intraprendere ulteriori azioni.
Cosa otterrete con il generatore di documenti?
“Entro il primo mese dall'utilizzo del generatore di documenti come parte di un nuovo processo di acquisto altamente automatizzato, siamo stati in grado di liberare almeno due dipendenti a tempo pieno che ora stanno facendo altre cose molto più produttive che inseguire un ordine di acquisto”.
-Rob Waite, Vice Presidente Esecutivo, American Roofing & Metal
Da quando ho rilasciato il generatore di documenti a un gruppo di primi utilizzatori, sono stato continuamente impressionato da ciò che hanno realizzato. Sono sicuro che il generatore contribuirà a far sì che il vostro team si concentri nuovamente sul lavoro che conta di più. Il team di creazione dei contenuti è ora concentrato sulla generazione di integrazioni all'interno e all'esterno di Smartsheet per snellire ulteriormente i flussi di lavoro che dipendono dai vostri documenti. Non vediamo l'ora di condividere con voi gli aggiornamenti in futuro.
Potete saperne di più su come funziona il generatore di documenti di Smartsheet leggendo il nostro articolo di aiuto.
