L'automazione occupa il primo posto nella lista delle priorità di tutti i leader operativi, in particolare quelli delle operazioni IT in cui complessità e scalabilità incontrano la rivoluzione digitale e una massiccia proliferazione di dati. La semplificazione dei flussi di lavoro IT con l'automazione offre enormi vantaggi, poiché i team IT devono occuparsi di molte attività ripetitive e robotiche, il che nel corso degli anni porta a un accumulo di arretrati.
In realtà, l'IT consente anche l'automazione, ma si tratta per lo più di un'automazione frammentaria, sconnessa e non correlata a una strategia aziendale. L'automazione connessa ai risultati aziendali ha più senso, ma è un dato di fatto che molte organizzazioni prima automatizzano e solo in seguito pensano ai possibili vantaggi aziendali. L'automazione come strumento tattico è di basso valore e quindi scarsamente supportata nella maggior parte delle organizzazioni.
Cosa ancora più importante, alcune di queste organizzazioni IT non hanno nemmeno creato processi e flussi di lavoro unificati da sottoporre come candidati ideali per l'automazione.
La sfida dei CIO
Secondo un recente report, il 68% delle aziende non ha tratto benefici dalle proprie iniziative digitali, causando un'enorme pressione sui CIO, che devono dimostrare il valore di questi programmi guidati dall'IT. Per garantire il successo della trasformazione digitale guidata dall'IT, è necessario creare team più solidi, gestire meglio la capacità, e costruire un modello di consegna dinamico in grado di adattarsi rapidamente al cambiamento degli OKR (objectives and key results, obiettivi e risultati chiave). Con l'automazione, le organizzazioni IT possono acquisire la velocità e l'agilità necessarie per soddisfare le nuove aspettative di un ambiente di lavoro in trasformazione.
Casi d'uso dell'automazione per la gestione dei progetti IT
Esistono decine di casi d'uso di automazione per l'IT: gestione della pipeline, pianificazione della capacità, creazione del progetto, monitoraggio del progetto, documentazione e conformità.
1. Orchestrazione della pipeline: centralizza e automatizza le richieste di lavoro con visibilità in tempo reale sui backlog e la gestione delle approvazioni per garantire che la pipeline IT affollata proceda senza interruzioni.
2. Pianificazione della capacità: riguarda principalmente l'implementazione di un monitoraggio automatizzato in tutto il vasto spazio IT per tenere traccia dell'utilizzo delle risorse. L'automazione può anche aiutare con l'onboarding e l'offboarding dei dipendenti IT e la riassegnazione delle risorse tra i progetti IT.
3. Creazione del flusso di lavoro/progetto: la velocità dei progetti IT può essere fonte di stress anche per i project manager più esperti, motivo per cui l'utilizzo di modelli per la creazione di flussi di lavoro comuni e di blueprint di progetto per automatizzare la creazione di progetti può aggiungere un livello di coerenza e velocità che non è possibile raggiungere con le attività manuali.
4. Monitoraggio del progetto: l'uso di trigger basati su eventi per tenere sotto controllo scadenze, progressi, attività a rischio e reporting automatizzato può ridurre significativamente il tempo dedicato a ciascuna di queste attività.
5. Documentazione: l'uso di modelli per creare documentazione chiave, pianificazione e monitoraggio del progetto può ridurre al minimo le attività manuali relative al controllo delle versioni, alla pianificazione e al reporting.
6. Conformità: i requisiti di conformità aziendali sono in continua evoluzione, rendendo la creazione di documentazione e il monitoraggio della conformità processi molto dispendiosi e noiosi. La creazione di un processo operativo automatizzato e completamente integrato per un monitoraggio e un reporting costanti sulla conformità aiuta le organizzazioni a evitare le insidie della non conformità.
Come applicare l'automazione?
Sicuramente la maggior parte dei CIO pensa subito all'intelligenza artificiale, in quanto aiuta le aziende ad attingere a modelli di dati e apprendimento automatico per effettuare analisi predittive e approfondimenti al fine di migliorare i processi. Tuttavia, dati gli ingenti investimenti necessari per dare vita a un'orchestrazione dei processi guidata dall'intelligenza artificiale, l'automazione low-code è ancora oggi la scelta preferita, in quanto amplia la platea di chi è in grado di creare e distribuire flussi di lavoro e progetti.
Smartsheet offre molte di queste opzioni low-code per automatizzare diverse attività di gestione di progetti e programmi. Eccone alcune:
1. Creare un flusso di lavoro automatizzato
I flussi di lavoro automatizzati sono come una catena di montaggio digitale. Puoi crearli in Smartsheet da zero o utilizzare un modello personalizzato. Partendo da un blocco iniziale, puoi mettere insieme i trigger, le condizioni e le azioni in uno o più blocchi finali. Ad esempio, è possibile impostare trigger in tutto il progetto per avvisare le persone quando vengono assegnate loro attività specifiche, quando si avvicina una milestone o anche per il monitoraggio e il reporting relativi ai progressi.
2. Personalizzare i flussi di lavoro
È possibile aggiungere condizioni ai flussi di lavoro per creare un filtro per un percorso di azione specifico. Ad esempio, l'invio di un'e-mail automatica a una o più persone quando viene raggiunta una certa data per un'attività.
3. Creare avvisi Smartsheet
È possibile aggiungere avvisi e promemoria a un flusso di lavoro nuovo o anche a uno esistente per avvisare le persone e assicurarsi che ricevano le informazioni giuste al momento giusto. Gli avvisi sono reattivi, in quanto informano le persone quando viene intrapresa un'azione. I promemoria sono proattivi, e servono per ricordare ai team date e milestone importanti, ad esempio l'invio della documentazione per un imminente audit di conformità. Questi avvisi possono essere ricorrenti (giornalieri, settimanali o personalizzati) a seconda della prossimità della data di fine dell'attività.
4. Creare progetti e programmi
Utilizza il toolkit di modelli, che include un foglio di metadati, un foglio di parametri e un piano di progetto, per effettuare automaticamente il provisioning dei progetti senza dover creare tutto da zero. Questa operazione può essere eseguita a livello di programma, dove verrà creato automaticamente un workspace di programma costituito da dashboard, fogli di intake e di riepilogo e modelli di origine blueprint. Quando crei un programma, viene creata anche una WorkApp per portafoglio, in modo da fornire il reporting di tutti i progetti nel programma. Anche se le richieste di progetto provengono da sistemi di terze parti, come Jira o ServiceNow, la creazione del progetto può avvenire senza problemi in Smartsheet.
5. Report
Sono disponibili diverse opzioni per la creazione di report con Smartsheet. Ricorda: tutti i report sono automatizzati. I report possono essere creati a livello di attività granulare (supponendo che ogni riga sia un'attività, si può creare un report di riga) o a livello di programma/portfolio (utilizzando il raggruppamento e il riepilogo con dati provenienti da più fogli). I report possono anche essere redatti in base al profilo dell'utente.
È tutto pronto per automatizzare i tuoi progetti e programmi IT?
È giunto il momento di eliminare le inefficienze dei processi, automatizzare le attività ripetitive banali e concentrarti sulle attività che contano davvero utilizzando una piattaforma di automazione affidabile e basata su regole. Gestire programmi grandi e complessi con un numero limitato di risorse può essere scoraggiante. Tuttavia, puoi riuscirci ricorrendo all'automazione per aumentare la visibilità operativa in tempo reale lungo l'intera catena di risorse e soddisfare così la domanda. Aiuta i tuoi team a diventare agili oggi stesso e a rispondere alle mutevoli esigenze aziendali. Scopri di più su come usare l'automazione in Smartsheet.