Il direttore delle operazioni gestisce la campagna Pip Hare Ocean Racing con Smartsheet

Lou Adams ha trovato pane per i suoi denti. Come riunire dei perfetti sconosciuti e farli collaborare, assicurarsi gli sponsor di una regata velica a sei mesi dalla partenza e gestire a distanza un'intera campagna della durata di più mesi intorno al mondo… mentre hai ancora un lavoro a tempo pieno?

Una vera e propria sfida per Adams, entrata a far parte del team Pip Hare Ocean Racing come direttore delle operazioni nell'estate del 2020. Mentre dirigeva un reparto di emergenza sanitaria nel bel mezzo della pandemia da COVID-19, Adams è stata chiamata a sostenere la partecipazione di Pip alla regata Vendée Globe del 2020-2021 prima della partenza prevista a novembre.

Insieme agli altri volontari, la squadra operativa si è messa rapidamente al lavoro per trovare aziende che sponsorizzassero la regata di Pip. Fortunatamente, il team di volontari condivideva un obiettivo: aiutare Pip a coronare il suo sogno di portare a termine la Vendée Globe.

Considerato che il 97% dei dipendenti e dei dirigenti ritiene che non essere allineati sugli stessi obiettivi compromette l'esito di un progetto, secondo quanto emerge da uno studio di McKinsey, era fondamentale che tutti nel team condividessero l'obiettivo di sostenere la campagna di Pip. Sia che si trattasse di cercare gli sponsor, preparare Pip per la regata, assecondare le sue necessità da riva mentre era da sola in mezzo all'oceano a migliaia di miglia di distanza, è l'efficace lavoro di squadra ciò che ha permesso a tutti di tenere duro.

Ma non è andato sempre tutto liscio.

Campagne mission-critical condotte su Smartsheet

Mentre il team cercava sponsor aziendali e gestiva gli aspetti commerciali della campagna che precedevano il lancio della regata, Adams si è resa conto delle molte scadenze, tempistiche e sforzi che dovevano avvenire in contemporanea.

Senza una sola fonte di verità, e con i volontari della campagna e i partner che lavoravano in differenti sedi e fusi orari, il rischio di non rispettare qualche scadenza o di trascurare alcuni dettagli stava aumentando. Senza contare che a volte non sapeva nemmeno a chi fossero assegnate alcune attività, e questo poteva creare problemi di duplicazione del lavoro, una condizione non ideale quando un team di volontari ha anche un lavoro a tempo pieno da qualche altra parte e poco tempo a disposizione.

Adams aveva bisogno di una soluzione che invertisse la rotta. Ed è qui che è entrata in gioco la piattaforma Smartsheet.

"Per sua natura condurre una campagna sportiva esige il rispetto delle tempistiche. Una scadenza può essere mission-critical e, nel caso di Pip, la scadenza cruciale era l'inizio della regata. Non c'era un'unica soluzione che permettesse di gestire la sua campagna, ma poi è arrivato Smartsheet."

Usando Smartsheet, Adams ha creato i fogli per gestire gli sponsor che avrebbero dato il loro sostegno alla campagna di Pip. Ha quindi potuto tenere traccia di impegni contrattuali, deliverable e scadenze e favorire l'assunzione di responsabilità assegnando le attività a membri diversi del team. "Tutti potevano accedere e controllare ogni aspetto in un unico posto", ha sottolineato Adams.

E, una volta iniziata la regata di Pip, è sorta una nuova sfida: come controllare le sue condizioni di salute quando non aveva la possibilità di contattare il team sulla terraferma?

La Vendée Globe è una regata per barche a vela in solitaria, senza scalo, intorno al mondo. Pip avrebbe navigato nelle acque delle zone più remote del pianeta, come Point Nemo, così lontano dalla terraferma che, a parte i suoi avversari, le persone più vicine a lei sarebbero state quelle della Stazione spaziale internazionale. Tra potenziali problemi di connettività e altre situazioni che avrebbero richiesto tutta la sua attenzione, Pip non sarebbe stata sempre disponibile per comunicare eventuali aggiornamenti al team.

Come parte della sponsorizzazione di Smartsheet alla campagna di Pip, abbiamo creato una dashboard in modo che i fan potessero seguire i suoi progressi. Con integrazioni che includevano una mappa in tempo reale e report di dati in collaborazione con lo sponsor Aparito, sia i fan che il team di Pip potevano controllare in egual misura dove si trovasse la sua barca, l'ultima volta che aveva dormito e i dati sanitari tra cui la frequenza cardiaca e i passi percorsi.

Sfortunatamente, nell'Oceano Antartico, si è verificato un problema.

"C'è stato un momento in cui Pip ha perso il suo anemometro. Abbiamo subito controllato la dashboard di Smartsheet perché sapevamo che arrivavano regolarmente dati in tempo reale, e abbiamo potuto osservare un'anomalia nei dati relativi al vento", racconta Adams. "Non avevamo notizie da Pip, ma potevamo controllare la dashboard per capire dove fosse e visualizzare i dati. Abbiamo messo insieme l'ultima conversazione avuta con lei con l'ultima volta che avevamo ricevuto i dati sul vento dalla barca, e abbiamo capito che c'era un problema nella strumentazione."

In conclusione, la dashboard di Smartsheet non è stata solo un modo divertente di coinvolgere i fan durante la regata, ma anche un aiuto per il team che ha potuto tenere sotto controllo posizione e prestazioni di Pip ed evitare crisi lungo il percorso.

Immense possibilità di supportare i molteplici aspetti di una campagna

Una volta in acqua, l'attenzione di Pip è stata assorbita dalla regata, dalla sua salute e dalla funzionalità della barca. Ma dal lato commerciale le priorità di una campagna per una regata sono tante: gestire le richieste dei media, soddisfare gli accordi e le richieste degli sponsor, monitorare le prestazioni e le necessità di Pip, coordinare i programmi e molto altro.

Adams ha organizzato ogni cosa con l'aiuto delle funzioni e dei componenti aggiuntivi di Smartsheet, tra cui:

• App Calendario: con l'aiuto dell'app Calendario, Adams ha potuto tenere traccia di scadenze, impegni, interviste sui media e discorsi pubblici per Pip. Tutti nel team di gestione hanno potuto accedere alle ultimissime informazioni e restare informati.
• Moduli: i moduli Smartsheet hanno aiutato Adams a gestire le domande dei media e le richieste di interventi. Collegati direttamente dal sito Web di Pip Hare, i moduli inviati venivano inoltrati a un foglio dove Adams poteva smistare le richieste oltre che seguire e gestire le opportunità di impegno.
• Brandfolder: sfruttando Brandfolder, una soluzione di gestione delle risorse digitali, Adams ha potuto garantire sia al team della campagna che agli sponsor l'accesso a immagini, contenuti video HD, logo aggiornati e molto altro. Anziché affidarsi a un altro sito esterno, Brandfolder si integra perfettamente con Smartsheet, e Adams ha potuto mantenere una sola fonte comune di verità. "Avere tutto in un unico posto quando gestisci una campagna con scadenze strette è una grande salvezza", sostiene.
• Automazione: una delle funzioni preferite di Adam è l'automazione. Con un lavoro a tempo pieno nella sanità, era fin troppo facile che qualcosa andasse perduto nella miriade di richieste che gestiva per Pip. Per scongiurare il problema, Adams ha configurato l'automazione nel suo foglio di modo che, trascorsi tre giorni senza aver soddisfatto una richiesta, questa venisse contrassegnata con una priorità alta e lei potesse ricevere un promemoria.
• App per dispositivi mobili: dato che al giorno d'oggi il lavoro può essere fatto ovunque, Adams si è affidata all'app per dispositivi mobili di Smartsheet per restare aggiornata su tutto quanto riguardasse Pip, indipendentemente da dove si trovava.

"Sono contenta delle conoscenze che ho acquisito. Non è stato come imparare una nuova lingua; Smartsheet è molto più intuitivo e logico. Non puoi scomporlo, ma puoi adattarlo al lavoro che devi svolgere. Puoi creare il tuo Smartsheet personale e adattarlo a vantaggio dell'azienda e della campagna."

Tecnologia facile da usare

Che si tratti di una campagna sportiva o aziendale, i membri del team provengono da esperienze e contesti diversi, e hanno differenti livelli di competenza e familiarità con la tecnologia. Smartsheet ha funzionato subito per tutti i membri del team di Pip.

Se non fai parte del mondo tecnologico o non sei un esperto di tecnologia, un nuovo strumento può mandarti fuori di testa", ammette Adams. "Le persone non utilizzavano le stesse piattaforme, specialmente quelle che provenivano da una base di volontariato e da settori differenti. Smartsheet si è rivelato un mezzo eccellente per allineare e snellire il lavoro. Senza Smartsheet ci saremmo comunque riusciti, ma non così abilmente."

Scopri di più su come il team di Pip ha condotto la campagna su Smartsheet.