Smartsheet supporta Pip Hare nella sua missione di diventare l'ottava donna al mondo ad eseguire il giro del mondo in solitaria

Pip Hare è l'ottava donna ad aver completato l'ardua impresa di compiere il giro del mondo in barca: la regata Vendée Globe. Le sue incredibili capacità e la sua resistenza inarrestabile le hanno fatto completare con successo il percorso di 24.365 miglia in appena 95 giorni.

Con tutte le incognite poste dalla vita in mare aperto, è fondamentale evitare il caos il più possibile. Usando fogli e piani di progetto, Pip ha gestito il suo team di volontari prima della partenza e ha usato le dashboard per condividere dal vivo i suoi progressi, coinvolgendo nella sua impresa tutti i suoi fan.

Esperienze di apprendimento nella gestione dei progetti

Partecipare a questa regata incredibilmente impegnativa richiede una pianificazione e una gestione della campagna dettagliate, dal marketing e dalle operazioni fino al tracciamento dell'imbarcazione per tutta la durata della regata. Il suo successo dipende dal rispetto delle tempistiche critiche nel periodo antecedente alla regata, ad esempio nell'assicurarsi uno sponsor, nel rispettare i budget limitati e nel coordinare i progetti correlati ai media.

Il team di Pip, composto da volontari part-time, non aveva mai lavorato insieme e aveva al suo interno diversi approcci lavorativi. Inoltre, c'era l'ulteriore sfida di garantire una collaborazione continuativa lavorando da remoto quando erano in vigore le restrizioni legate al COVID-19. La piattaforma per la gestione dei progetti da adottare avrebbe dovuto parlare la stessa lingua, essere semplice da usare e offrire un'ampia gamma di background e conoscenze tecniche.

Sebbene Pip avesse la tempra, la resistenza e le competenze per completare l'impresa, lei e il suo team erano sotto pressione per organizzare molti aspetti della sua campagna e della sua spedizione. Con così tanta carne sul fuoco, era necessaria una sola destinazione alla quale il team potesse connettersi, da cui collaborare da remoto e da cui supervisionare completamente tutti gli aspetti della campagna.

Nella fase precedente alla regata, e durante la stessa, Pip e il suo team hanno usato Smartsheet. Con la nostra piattaforma dinamica, hanno  gestito il suo viaggio fino alla linea di arrivo e tracciato i suoi progressi mentre affrontava l'oceano in solitaria. Il direttore delle operazioni di Pip, Lou Adams, ha estrapolato i tre principali vantaggi che Smartsheet ha apportato alla campagna.

Un membro extra della squadra

Lou afferma che Smartsheet ha reso il processo della campagna "più snello", in modo da potersi dedicare maggiormente ad attività importanti piuttosto che impantanarsi nell'amministrazione e in lavori duplicati. Lou ha potuto assegnare attività ai membri del team, tracciare i budget, le sequenze temporali, gli obiettivi e le comunicazioni direttamente e in tempo reale.

La possibilità di convertire i moduli e-mail in Smartsheet per gestire, organizzare e sistemare in ordine alfabetico è stato "come avere un assistente virtuale", secondo Lou. "È una merce assolutamente rara... equilibrare due diversi lavori e avere una macchina che fa risaltare all'istante i dati di cui ho bisogno", ha aggiunto. 

Affidarsi esclusivamente a Smartsheet per consegnare la campagna ha significato inoltre risparmiare denaro sugli abbonamenti a piattaforme multiple. Invece, Pip, Lou e il team hanno usato una sola piattaforma in cui sapevano di poter gestire e trovare tutto il necessario. Ciò si è rivelato particolarmente importante per i tempi di risposta stretti prima che Pip dovesse salpare.

Una lingua comune per un team diversificato

Per un team con al suo interno diversi background, l'interfaccia semplice e intuitiva di Smartsheet ha offerto un campo di gioco allineato che ha promosso una collaborazione produttiva ed efficiente.

Avere una visibilità a 360° gradi della campagna ha significato che tutte le persone coinvolte erano aggiornate nei loro rispettivi ruoli. Lou ha potuto assegnare le attività ed eseguire i controlli, tutto in tempo reale. Inoltre, ai meno esperti, Smartsheet è sembrato sufficientemente "familiare, logico e sistematico" per tutti da adottare e iniziare a usare rapidamente. Come spiegato da Lou, lo strumento non ha presentato ostacoli:

"Non si è trattato di dover apprendere una nuova lingua, ma un sistema intuitivo, logico e metodico. Non puoi scomporlo, ma puoi adattarlo al lavoro che devi svolgere. Puoi creare il tuo Smartsheet da te e adattarlo a vantaggio dell'azienda e della campagna: aggiungere nuove persone o condividere cose solo con Pip."

Coinvolgere i fan nel viaggio con il tracciamento in tempo reale

In mare, la dashboard di Smartsheet ha consentito al team di Pip di immettere i dati chiave della regata, della barca, di Pip stessa. I sostenitori potevano tracciare parametri come la sua posizione nautica e i dati sul suo stato di salute provenienti dai suoi dispositivi indossabili, come i passi, il sonno e la frequenza cardiaca.

Questa visibilità in tempo reale del suo viaggio ha consentito ai fan di osservare da vicino cosa affronta un'atleta in mare aperto: 95 giorni di sonno interrotto e tutto il resto.

Fondamentalmente, ha significato per il medico di Pip poter monitorare eventuali segnali preoccupanti provenienti dai suoi dispositivi indossabili e per il team poter tracciare l'attrezzatura presente sull'imbarcazione. Ad esempio, la dashboard Smartsheet ha avvisato il team di un'anomalia nei dati relativi al vento, cosa che ha consentito di dedurre che Pip aveva perso la sua bacchetta antivento nell'Oceano Antartico. Affidandosi ai dati in tempo reale che entravano nella dashboard, il team ha potuto verificare che Pip fosse viva quando si verificava un rallentamento nelle sue comunicazioni al team a terra.

Avanti verso l'orizzonte

Pip ha già fatto alcuni piani per superare nuove sfide e tornare a solcare i mari in occasione della regata Vendée Globe 2024. Ciò comporterà una campagna ancora più grande e strutturata e mantenere Smartsheet al timone come strumento di gestione del progetto per il team.

"Nel 2024 useremo Smartsheet per pianificare e fornire un programma quadriennale." Lou Adams

Potendo valorizzare ulteriormente in così tanti modi la prossima campagna di Pip e tracciare i suoi dati mentre è in mare aperto, Smartsheet è entusiasta di fornire al team l'accesso a una serie estesa di possibilità e funzioni. Non vediamo l'ora di scoprire i prossimi successi di Pip!

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