I segreti di un Overachiever di Smartsheet: impara a scalare le iniziative più complesse

Nota del redattore: nel 2020, abbiamo lanciato un nuovo programma per i nostri ambasciatori Smartsheet più appassionati: gli Overachiever di Smartsheet. Questo gruppo elitario di clienti non è solo esperto dei prodotti, ma si tratta di innovatori, promotori di cambiamenti ed eccezionali ottimisti. Si tratta dell'ottavo (e ultimo) di una serie di post del blog che presentano la nostra iniziale coorte di Overachiever che ti parleranno dei loro risultati, delle sfide e dei consigli su Smartsheet.

Rachel Schiele ha un lavoro importante. In qualità di direttrice dei servizi professionali e del successo dei clienti, funge da supervisore del team di implementazione e della divisione per le integrazioni tecniche della sua azienda nonché della divisione per il successo dei clienti. In breve? Lavora con i clienti in ogni fase del loro rapporto con Motus, un provider SaaS che aiuta le aziende a gestire il loro parco veicoli, a rimborsare i dipendenti per gli spostamenti e a generare dati aziendali sfruttabili per le loro operazioni. 

Quando si hanno responsabilità lavorative dinamiche, è necessario uno strumento che stia al passo. Rachel ha scelto per questo Smartsheet e fa affidamento su Control Center per le distribuzioni automatizzate e Bridge come motore delle e-mail automatizzate.  

Tuffarsi nel lavoro dinamico  

Quando Rachel si è assunta la responsabilità del team di implementazione nel 2018, il suo predecessore aveva avviato un flusso di lavoro tramite Smartsheet Control Center. Con l'ambizione che la contraddistingue, Rachel ha colto subito la palla al balzo.

"Quando ho assunto questo ruolo, ho visto le potenzialità dell'applicazione", afferma. "Mi sono impegnata al massimo per sviluppare una tattica per usare Control Center e portare il team a un livello superiore".

Per quanto riguarda l'implementazione, il suo team stava ancora creando manualmente i piani di progetto in Excel, pratica descritta da Rachel come "terribile". Rachel ha dato al team la possibilità di adottare Smartsheet e ha chiesto loro come potevano implementare ulteriori funzioni. 

"Abbiamo iniziato a chiedere: potremmo magari usare avvisi automatici per i promemoria per i clienti?", afferma. "Come facciamo a usare i pannelli di controllo e renderli belli esteticamente? Vedevo ciò che la piattaforma poteva fare per il team".

Usare Control Center per crescere  

Quando al team di implementazione si è presentato il compito di definire il processo di implementazione senza aumentare il numero di persone, Rachel si è impegnata per trovare una soluzione che consentisse al team di fare tutto: scalare, eseguire report efficacemente e fornire una solida esperienza di acquisizione clienti.

La soluzione consisteva in una combinazione di Salesforce Connector in Smartsheet, più Control Center per distribuire i progetti dei clienti. 

"Questo nuovo processo ci ha consentito di lanciare tutti i componenti necessari del piano di progetto del cliente, la creazione di report a livello dirigenziale e un pannello di controllo personalizzato per i clienti che offre trasparenza: il tutto in due minuti", spiega Rachel.

"Il mio team usa Smartsheet per fare meglio il suo lavoro perché ha più tempo per concentrarsi sui clienti".

Nel primo periodo, Rachel ha calcolato che dopo un anno con questo nuovo processo l'azienda aveva risparmiato l'equivalente dello stipendio di un dipendente full-time. 

Creare un ponte con Smartsheet 

La successiva sfida aziendale si è formata tramite le e-mail automatizzate di Salesforce. L'ambiente era diventato un collo di bottiglia e ancora una volta la necessità di scalare velocemente ha portato Rachel a osservare che cosa poteva offrire Smartsheet. La soluzione è stata Bridge, presentato lo scorso anno. 

Rachel è stata in grado di estrapolare le e-mail automatizzate del team di implementazione da Salesforce e di passarle a Bridge tramite l'uso di un'API con SendGrid. Questo spostamento ha consentito un risparmio di tempo e un'accelerazione dei miglioramenti dei processi. 

"Abbiamo maggiore controllo sul nostro processo nel complesso e, di conseguenza, velocizziamo la capacità del nostro team di supportare l'azienda quando Motus aggiunge prodotti e servizi che richiedono supporto all'implementazione", dice.

Quando Rachel non è impegnata a promuovere la crescita della sua azienda, dei membri del team o dei suoi due bambini, si dedica alla corsa, alla lettura o ai viaggi. 

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