Gli Overachiever di Smartsheet trovano modi per svoltare e scalare i progetti durante la pandemia

Nota del redattore: nel 2020, abbiamo lanciato un nuovo programma per i nostri ambasciatori Smartsheet più appassionati: gli Overachiever di Smartsheet. Questo gruppo elitario di clienti non è solo esperto dei prodotti, ma si tratta di innovatori, promotori di cambiamenti ed eccezionali ottimisti. Si tratta del quinto di una serie di post del blog che presentano la nostra iniziale coorte di Overachiever che ti parleranno dei loro risultati, delle sfide e dei consigli su Smartsheet.

È difficile trovare qualcuno che non abbia dovuto cambiare il suo modo di lavorare e trovare una nuova normalità dopo lo scorso anno.

Le Overachiever di Smartsheet Jennifer Greenough e Deanna Vandermeer non sono un'eccezione, sebbene forse le loro particolari carriere le abbiano avvicinate al cambiamento dato dalla pandemia più di altri.

Deanna supporta più di sette diversi dipartimenti per il Mesa County Valley School District 51, un distretto scolastico di Grand Junction, Colorado, USA.

E Jennifer è la responsabile della gestione dei progetti e del portafoglio del Center for Vaccine Access and Innovation (CVIA) di PATH, un team globale di innovatori che lavorano per accelerare l'uguaglianza sanitaria in modo che tutte le persone e le comunità possano prosperare.

Sebbene il COVID-19 abbia sconvolto le loro giornate lavorative, hanno trovato un modo non solo per sopravvivere ma anche per ampliarsi.

In un'epoca prima del coronavirus

Dopo aver completato la laurea in Business Administration, Jennifer è stata coinvolta nel lavoro di un incubatore con sede a Seattle e ha incontrato il CEO di Smartsheet Mark Mader durante una presentazione. L'esperienza ha lasciato il segno e quando per il suo futuro datore di lavoro, PATH, era giunto il momento di scegliere uno strumento PPM, Jennifer ha ripensato a quell'incontro. Dopo un rigoroso processo di valutazione e un periodo di prova, l'azienda ha iniziato con 20 utenti con licenza e da allora è arrivata a più di 200.

Deanna dice che il suo obiettivo è sempre stato quello di realizzare il numero maggiore di risorse possibile, non solo per lei ma per tutti i dipartimenti nella sua divisione. "Una volta che mi sono innamorata di Smartsheet, mi sono resa conto che non mi bastava mai", afferma, e ricorda di aver passato serate e weekend a guardare video, leggere articoli della guida e seguire corsi della Smartsheet University.

Una volta terminato il periodo di prova gratuito, Deanna ha redatto una proposta basata sulle evidenze per la leadership. Si è assicurata di ottenere il sostegno del reparto IT e dei dirigenti, mostrando, e non raccontando, il valore di Smartsheet. Infine, si è concentrata sulla formazione e sul supporto agli utenti che avevano appena ottenuto la licenza una volta che la divisione ha adottato la soluzione, e se ne occupa ancora oggi. "Voglio che sappiano di poter contare su di me", spiega.

Trasformare il lavoro in lavoro dinamico

La volontà di Deanna di aiutare gli altri ha avuto un'accelerata all'inizio del 2020, quando, come molte altre scuole, la sua ha dovuto passare alla didattica a distanza. Con insegnanti e studenti a casa, Deanna ha usato Smartsheet per creare un processo grazie al quale gli insegnanti potessero chiedere supporto online.

"L'ho sviluppato usando DataMesh, che metteva in connessione i nostri insegnanti con la giusta figura di supporto tramite l'automazione", afferma. "Per esempio, un insegnante di matematica delle scuole medie poteva essere messo facilmente in contatto con uno specialista di contenuti di matematica".

Ripensando al suo obiettivo di aiutare gli altri, deve avere avuto successo perché afferma che il suo dipartimento Risorse umane ora ha sviluppato un pannello di controllo che condivide il tracciamento COVID-19 per la zona.

"Vivo in Smartsheet. È la prima cosa che apro e l'ultima che chiudo a fine giornata".

Per Jennifer, la capacità di PATH di rispondere agilmente alle minacce sanitarie attuali e future è stata messa alla prova quando anche la sua azienda è passata online nel 2020. Prima del COVID-19, il suo team era impegnato a gestire progetti in tutto il mondo. Con la pausa forzata degli studi clinici dovuta al COVID-19 e il conseguente annullamento dei viaggi, i progetti erano in standby. Come potevano svoltare e riassegnare le risorse avendo al contempo anche un impatto sulla pandemia?

La risposta è stata la creazione di un team di iniziativa per il COVID-19 e l'implementazione di una soluzione Control Center che includeva uno strumento di tracciamento e valutazione per i nuovi finanziamenti, tutto con Smartsheet.

"Tutti nella nostra azienda avevano accesso in tempo reale e abbiamo abilitato le notifiche nel foglio. In questo modo, gli scambi di informazioni erano veloci e abbiamo potuto prendere decisioni tempestive sulle opportunità e concentrarci su progetti di maggiore impatto in linea con la nostra mission".

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Guardare avanti al futuro del lavoro

"La mia priorità per il futuro è assicurarmi che le persone dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro", afferma Jennifer a proposito delle prospettive per il 2021 e oltre. Entrambe le Overachiever sono d'accordo sul fatto che chi si approccia per la prima volta a Smartsheet non deve avere paura di fare domande.

"Non combattete troppo a lungo contro voi stessi", dice Jennifer. "So che molti di noi hanno un approccio pratico, ma contattate la community Smartsheet o l'esperto della vostra azienda, se ne avete uno".

Deanna concorda e incoraggia i nuovi utenti a provare le diverse funzioni. "Non pensate a Smartsheet come a un qualunque foglio di lavoro. È un punto di riferimento per tutte le vostre esigenze".

"Vi garantisco che potrete fare tutto in modo più veloce ed efficace in Smartsheet".

Nell'attesa che gli effetti della pandemia si attenuino, Jennifer si gode l'aria aperta con la famiglia e si dedica alla corsa, alle escursioni e al relax in giardino. Deanna non vede l'ora di tornare al cinema e di visitare Disneyland con i suoi nipoti. Speriamo che quel giorno sia proprio dietro l'angolo.

Conosci gli altri Overachiever di Smartsheet e non dimenticare di entrare nella community Smartsheet per ulteriori consigli da altri utenti come Deanna e Jennifer.