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Il distacco tra la leadership e il resto del personale (e la forza dei manager intermedi)
I dirigenti senior hanno il compito di essere sempre informati su numerosi aspetti: i venti contrari nell'economia, tutti i dettagli riguardanti l'organizzazione, il contesto culturale entro il quale operano e così via.
Tuttavia, quando si tratta del lavoro che viene svolto quotidianamente, le persone che occupano i piani più alti della piramide aziendale sono spesso viste come "scollegate dalla realtà", con una scarsa comprensione della pianificazione, delle risorse e dei presupposti per l'esecuzione del lavoro. Forse non sorprenderà sapere che lo studio descritto nel Future of Work Management Report redatto da Smartsheet nel 2023 conferma questa visione. Dal report emerge un enorme distacco tra i leader che sovrintendono il "lavoro intermedio" e i singoli contribuenti che lo svolgono effettivamente. Mentre i team si considerano a corto di risorse, la leadership vede le cose diversamente. Il 60% dei dirigenti senior dichiara che l'azienda sta facendo gli opportuni investimenti sugli strumenti necessari a risolvere le complicazioni comuni ai progetti, ma solo il 36% del personale non dirigente concorda con questa osservazione.
In questo articolo esploreremo i punti di forza dei manager in posizione intermedia tra la fascia dirigenziale e i lavoratori di prima linea e vedremo come sfruttarli al meglio per tracciare un percorso volto al miglioramento.
Un elogio ai manager intermedi
Eliminiamo lo stigma fin dal principio. I manager intermedi hanno una cattiva reputazione. Questa generalizzazione è dovuta al fatto che impongono molta burocrazia, producendo pile di documenti cartacei. E qui viene subito in mente Michael Scott di "The Office".
Ma chiariamo subito una cosa: il lavoro dei manager intermedi ha un impatto tangibile. In qualità di manager, non fai solo da ponte tra la dirigenza e il resto del personale, ma hai anche la responsabilità di monitorare il lavoro del tuo team, motivarlo e aiutare il macro-gruppo a gestire il burnout. Inoltre, hai il compito di trattenere in azienda i talenti più validi, oltre che di assumerli e inserirli. In sostanza, sei il punto cruciale dell'organizzazione.
Tu sei il collegamento strategico
In quanto collegamento strategico, hai la visione necessaria per implementare le strategie e le competenze per coordinare i membri del team. Hai il potere di far collimare gli obiettivi perseguiti dall'azienda con il modo in cui il tuo team contribuisce alle iniziative più ampie a livello organizzativo per portare avanti le strategie. A questo proposito, aiuta molto riformulare il modo in cui pensi al tuo ruolo e a come superare le sfide che l'organizzazione deve affrontare.
Riformula il modo in cui pensi a ciò che fai.
Cosa rispondi quando qualcuno ti chiede di che cosa ti occupi? Probabilmente che sei a capo del tuo team, che si tratti di progettazione, di user experience o di qualunque altro incarico. Riformulare la tua risposta può trasformare il modo in cui ti approcci al tuo lavoro. Ad esempio, dire "Applico la strategia x" o "Promuovo il cambiamento per raggiungere l'obiettivo y" può aiutarti ad allinearti meglio con gli obiettivi aziendali.
Pensa alle sfide dell'organizzazione come se fossero le tue.
Ci sono sfide e iniziative che si estendono oltre il tuo campo di competenza e che richiedono, quindi, che diversi reparti lavorino fianco a fianco per raggiungere obiettivi specifici. Il fatto di dover tenere in considerazione tutte le sfumature del caso richiede un investimento mentale non indifferente, ma può anche aiutarti a creare dei traguardi e dei piani con obiettivi strategici di business più ambiziosi, rendendoti di fatto un prezioso contribuente.
Questi cambi di direzione si traducono nella creazione di iniziative più in linea con gli obiettivi o con gli OKR a livello aziendale, che si tratti di contribuire alla crescita dell'azienda, reinventare il modo in cui i clienti usufruiscono dei prodotti o influenzare la domanda.
Tu allinei i punti di forza del tuo team con gli obiettivi aziendali
In quanto manager, sei la figura che vede più da vicino i punti di forza che contraddistinguono ciascun membro del tuo team. È molto probabile che i tuoi dipendenti diretti siano altamente competenti in un'area con cui il tuo manager e il manager del tuo manager hanno molta meno familiarità. Più si sale di livello, meno è chiaro il modo in cui si svolge effettivamente quel lavoro.
Ciò può potenzialmente spiegare perché, secondo il nostro Future of Work Management Report del 2023, solo il 20% dei leader della fascia dirigenziale ritiene che i team di progetto siano generalmente a corto di personale, mentre la percentuale sale più ci si avvicina alla fascia dei lavoratori di prima linea: il 36% degli upper manager, il 41% dei manager intermedi e il 43% del personale che svolge effettivamente il lavoro, come singoli contribuenti, personale di prima linea e junior manager, ritiene che il personale sia numericamente inferiore rispetto alle esigenze.
In qualità di manager, sei in grado di vedere il quadro completo e sai di che cosa hanno bisogno i membri del tuo team dal punto di vista delle risorse e del supporto.
Libera il team dagli ostacoli.
Solitamente, per determinare l'efficienza, ai manager viene chiesto di misurare le ore che i dipendenti impiegano per svolgere una mansione. Tuttavia, il parametro più utile su cui concentrarsi sono i risultati effettivi. Puoi mettere i membri del team nelle condizioni di svolgere le proprie mansioni al meglio stabilendo delle linee guida chiare e capendo in che modo le loro attività incidono direttamente sugli obiettivi di business aziendali.
Adotta un approccio combinato per supportare l'impegno del team e rimuovere il maggior numero di ostacoli possibile, in modo che le persone riescano sia a portare a termine i propri compiti, sia a realizzare i propri obiettivi personali. In questo modo, si sentiranno più in linea con la strategia dell'organizzazione e riconosceranno il ruolo che i loro sforzi giocano nel raggiungimento degli obiettivi a livello aziendale.
Gestisci lateralmente
Se riscontri un problema, è probabile che uno dei tuoi colleghi ne abbia riscontrato uno simile. Sfruttare le esperienze condivise per collaborare e allinearsi con il resto dell'organizzazione (ossia "gestire lateralmente") può catalizzare il cambiamento che vorresti vedere.
Scambia le idee e con i colleghi e ascolta i loro dubbi.
Delle conversazioni a tu per tu regolari possono creare uno spazio in cui porre domande e condividere le frustrazioni per capire meglio il punto di vista dei membri del team. Una volta comprese le loro esigenze e preoccupazioni, lavora con loro per risolvere i problemi strategici, creando una solida narrativa e un piano d'azione chiaro per ottenere il via libera dalla leadership.
Questa esperienza condivisa può trasformarsi in una cooperazione che permette di sviluppare delle competenze a livello di team, colmare eventuali vuoti di risorse o realizzare una presentazione che convinca la dirigenza a fornire gli strumenti necessari per soddisfare determinate esigenze. I tuoi colleghi sono i tuoi più grandi alleati.
Tu ti allinei con il team di leadership sfruttando gli strumenti che hai a disposizione.
Per quanto soddisfare le esigenze di tutti contemporaneamente sembri poco plausibile, è possibile mostrare esattamente quali strumenti sono necessari per svolgere il lavoro. Descrivere nel dettaglio che cosa serve per trasformare un'idea in realtà può colmare le lacune dei dirigenti senior, aiutandoli ad acquisire le stesse conoscenze che avete tu e i tuoi colleghi.
Mostra come il tuo team impiega il suo tempo.
Un modo per mostrare come e in quali attività i membri del tuo team impiegano il loro tempo è documentarlo. Un buon punto di partenza per accorciare le distanze tra i membri del team e l'upper management può essere creare un documento che riporti il tempo medio necessario per completare determinati progetti e attività o una matrice dei processi esistenti. Partendo dalla matrice si possono creare dei programmi dettagliati per la consegna dei file di lavoro nell'ambito dei piani di progetto. Con le matrici e i piani di progetto in un'unica soluzione come Smartsheet, completa di dashboard che offrono una visibilità immediata sullo stato dei progetti, è possibile colmare le lacune e allineare il lavoro del team con la strategia in atto.
Monitora il lavoro in totale trasparenza.
Con piattaforme come Resource Management di Smartsheet, puoi vedere la capacità del tuo team, fornendo alla leadership piena visibilità su chi sta lavorando a quali attività, che tipi di risorse sono necessari per completare il lavoro e chi è disponibile per iniziare un nuovo progetto. In questo modo, il team di leadership avrà una migliore comprensione del tempo necessario per completare le attività o i progetti. Le piattaforme come Smartsheet semplificano la comunicazione e forniscono visibilità con un solo clic.
Misura tutto.
Non puoi migliorare qualcosa che non misuri, né richiedere più supporto quando non hai una valida ragione per farlo. Quando inizi a misurare elementi come l'efficienza operativa, come stai agendo per soddisfare i KPI o il percorso di crescita dei tuoi dipendenti diretti, stai tracciando un percorso per allineare i membri tra loro i team e migliorare l'efficienza.
Poter mostrare a che punto è il lavoro e chi si sta occupando di quali attività non significa semplicemente comunicare cosa sta facendo il tuo team, ma anche segnalare potenziali rischi che impediscono il completamento delle attività o scalare il lavoro a mano a mano che l'azienda cresce. Oltre a fornire queste informazioni, pensare a come ridurre i rischi può non solo colmare le lacune, ma anche mostrare esattamente come ti stai allineando agli obiettivi generali e specifici dell'organizzazione.
Unire i puntini (e le persone)
Comunicare in che modo ti stai allineando agli obiettivi generali e specifici dell'organizzazione, gestire lateralmente e aiutare i membri del team a svolgere il proprio lavoro al meglio sono solo alcuni dei punti di forza che i manager possono sfruttare per colmare il divario tra la leadership e il resto dell'organizzazione.
Un aspetto su cui insistiamo molto è mettersi nei panni degli altri, che si tratti del manager del tuo manager, di un collega o di un dipendente diretto. Questo tipo di connessione e di anticipazione di pensiero costituisce la base dell'allineamento in tutto l'organigramma aziendale. Colmare le lacune permette di fornire un quadro chiaro del lavoro in corso, supportato da dati più facilmente digeribili da stakeholder e leader. Con questa commistione di comunicazione, dati e interiorizzazione delle sfide dell'azienda, considera la connessione che stabilisci come un KPI non ufficiale che ti aiuta a trovare il modo giusto di svolgere il lavoro, che si tratti di gestire lateralmente, verso l'alto o verso il basso.
Dal distacco della leadership ai principali trend e punti deboli, il Future of Work Management Report 2023 rivela lo stato attuale della gestione dei progetti e offre alcune pratiche soluzioni per approcciarsi al lavoro sui progetti, in modo da massimizzare il successo e il benessere dei dipendenti.