Report di Smartsheet "Future of Work Management" 2023
La riuscita della gestione dei progetti dipende dall'efficacia dei processi che la supportano.
In questo report dell'anno in corso, abbiamo rivelato lo stato attuale della gestione dei progetti: le tendenze più in voga, i punti dolenti e le disconnessioni tra i vari livelli dell'organizzazione. Abbiamo anche indicato alcuni modi attuabili per ridefinire il tuo approccio al lavoro basato su progetti all'interno dell'organizzazione, così da aumentare al massimo il tuo successo e il benessere dei tuoi dipendenti.
Leggi il report del 2023Quale delle seguenti posizioni rappresenta al meglio il tuo ruolo nell'azienda?
Potresti credere di aver adeguatamente investito nei giusti strumenti di gestione dei progetti… ma cosa pensano veramente i tuoi team?
gli intervistati che hanno risposto che la loro azienda non investe abbastanza negli strumenti necessari per risolvere le difficoltà comuni della gestione dei progetti.
le persone che dicono di sentirsi oberate dai ritmi lavorativi richiesti da progetti e scadenze.
le persone che hanno accesso a software formali per la gestione dei progetti.
Quindi, come puoi organizzare al meglio i tuoi dipendenti e progetti per ottenere il successo?
Identifica i tipi di supporti ai progetti richiesti dai tuoi dipendenti e investi adeguatamente.
Verifica che tutti coloro che svolgono lavori basati su progetti abbiano accesso a strumenti e risorse validi.
Crea dei modi che permettano ai dipendenti di lasciare regolarmente dei feedback, per essere sempre al corrente circa le loro necessità.
Sei pronto ad approfondire tutti i punti?
La visibilità è un aspetto cruciale per creare processi snelli, sostenibili e scalabili ma la maggior parte dei lavoratori non ha realmente accesso ai dettagli dei progetti passati.
le persone che devono aggiornare manualmente il capo sul loro operato.
gli intervistati che dichiarano di non ricevere regolarmente gli aggiornamenti sui progetti all'interno dell'azienda.
le persone che dichiarano di avere difficoltà ad accedere agli insegnamenti e ai processi di progetti passati.
Pertanto, come puoi assicurarti che tutti abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno?
Crea un unico punto che ospiti i dettagli di tutti i progetti e processi e che sia accessibile a tutti.
Sfrutta l'automazione per risparmiare tempo prezioso, eliminare i colli di bottiglia dei processi e assicurarti che le persone giuste vengano aggiornate al momento giusto.
Conduci un riesame finale per parlare degli insegnamenti appresi dai progetti passati e usa queste informazioni per creare processi ripetibili e scalabili, che le persone possono usare per i lavori futuri.
Sei pronto ad approfondire tutti i punti?
Le scadenze sono quello che sono, ma la causa principale delle disfunzioni di progetto è in realtà il "lavoro intermedio".
le persone che prevedono che nell'immediato futuro la loro azienda chiederà ai team di progetto di realizzare ancora di più con meno.
i professionisti di progetto che prevedono che, in futuro, le scadenze rimarranno le stesse (ossia che le cose non rallenteranno, indipendentemente dall'avere o meno gli strumenti o le risorse per raggiungere il successo).
gli intervistati che affermano che i livelli di stress sono minori quando i progetti procedono senza intoppi dall'inizio alla fine.
Quindi, come puoi assicurarti che il lavoro quotidiano proceda al meglio, anche con tempi stretti e risorse limitate?
Elimina i processi manuali e ripetitivi ove possibile, in modo che il tuo team possa concentrarsi su ciò che più conta.
Crea un unico punto che ospiti i dettagli di tutti i progetti, in modo che chiunque possa accedere alle informazioni di cui ha bisogno e avere la certezza che siano aggiornate.
Identifica tutte le risorse necessarie per far tagliare la linea del traguardo al tuo progetto. Inoltre, appronta un piano di emergenza qualora dovessi riassegnare le risorse o ritoccare il budget.
Indipendentemente dalla tua posizione lavorativa, è probabile che finirai per occuparti di gestione dei progetti. Ma questo non vuol dire che avrai l'adeguato sostegno per svolgere efficacemente il tuo lavoro.
le persone che dichiarano di aver assunto il ruolo di project manager per necessità, anche se il loro titolo professionale ufficiale non lo prevede.
i team di progetto che riferiscono carenze di personale su base regolare.
le persone che dicono di sentirsi oberate dai ritmi lavorativi e dalle scadenze.
Dal momento che il lavoro basato su progetti è destinato a durare, come puoi lavorare in modo più intelligente, prevenendo esaurimenti e creando processi più sostenibili e scalabili?
Automatizza i processi ripetibili per evitare di perdere tempo su attività ridondanti, colli di bottiglia dei flussi di lavoro e ritardi dei progetti.
Elimina i silos di conoscenza sostenendo la visibilità nello stato di progetti e programmi e gli insegnamenti interfunzionali.
Assicurati di avere l'adeguato supporto per pianificare, monitorare e gestire il tuo progetto, dall'ideazione all'esecuzione, incoraggiando la leadership a investire negli strumenti giusti.
Sei pronto ad approfondire tutti i punti?
Which of the following best represents your role at your company?
You may think you’ve adequately invested in the right project management tools… but what do your teams really think?
of respondents say their company is not investing enough in the tools needed to address common project management challenges.
of people are overwhelmed by the pace of their projects and deadlines.
of people have access to formal project management software.
So, how can you better set up your employees and projects for success?
Identify the types of project support your employees need, and invest appropriately.
Ensure that all those working on project-based work have access to effective tools and resources.
Create ways for employees to regularly leave feedback so you can stay on top of the needs of your people.
Ready to dive into all the findings?
Visibility is crucial to creating streamlined, sustainable processes that scale – but the majority of workers don’t reliably have insight into past projects.
of people have to manually update their boss on what they’re doing.
of respondents say they aren’t getting regular updates on projects across the company.
of people say they face challenges accessing learning and processes from past projects.
So, how can you ensure everyone has access to the information they need, when they need it?
Create one place that houses all project and process-related details that everyone can access.
Leverage automation to save valuable time, eliminate process bottlenecks, and ensure the right people are looped in at the right time.
Conduct postmortems to discuss learnings from past projects and use that knowledge to build scalable, repeatable processes that people can use for future efforts.
Ready to dive into all the findings?
Deadlines are what they are – but the biggest source of project dysfunction is actually the “middle work.”
of people expect their company to ask project teams to accomplish even more with less in the near future.
project professionals expect deadlines to stay the same moving forward (i.e. things aren’t slowing down, regardless of if they have the resources or tools to be successful).
of respondents say their stress levels are lower when projects run smoothly from start to finish.
So, how can you ensure that the day-to-day work runs more smoothly — even with tight time and resources?
Eliminate repetitive, manual processes wherever possible so your team can focus on the most impactful work.
Create one place to house all project-related details so everyone has access to what they need – and they can be confident that it’s up-to-date.
Identify all necessary resources to get your project over the finish line. Plus, have a contingency plan in place if you need to reallocate resources or pull back on budget.
Regardless of your job title, it’s likely that you end up managing projects. But that doesn’t mean you have the proper support to do your work effectively.
of people say they step into the role of project manager out of necessity, even if it’s not part of their official job description.
of all project teams who report being understaffed on a regular basis.
of people say they are overwhelmed by the project pace and deadlines.
Since project-based work likely isn’t going away anytime soon, how can you work smarter — both to prevent burnout and create more sustainable, scalable processes?
Automate repeatable processes to avoid time spent on redundant tasks, workflow bottlenecks, and project delays.
Eliminate knowledge silos by advocating for visibility into project and program status and cross-functional learnings.
Ensure you have the proper support to plan, track, and manage your project from ideation to execution by encouraging leadership to invest in the right tools.
Ready to dive into all the findings?
