Modelli gratuiti di QBR e di business review

Le riunioni QBR sono un luogo e un momento in cui fornitori e clienti possono costruire una relazione strategica vantaggiosa per entrambe le parti. Utilizza questo modello di QBR per fornitori per misurare il valore quantitativo che i fornitori di servizi gestiti e i partner fornitori offrono alla tua azienda. Se sei il fornitore, utilizza questo modello in occasione del prossimo QBR per assumere un ruolo proattivo come prezioso partner commerciale, stabilendo il ritorno sull'investimento del tuo cliente.

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Utilizza questo modello di business review annuale per raccogliere i risultati principali delle riunioni trimestrali di business review e preparare la presentazione. Questo modello è stato concepito come presentazione formale per discutere gli obiettivi e i risultati aziendali principali. Personalizza le slide descritte per fornire una revisione concisa e d'impatto delle prestazioni passate e articolare gli obiettivi futuri per l'anno a venire.

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La gestione di una piccola impresa richiede l'ottimizzazione di tempo e denaro: con questo modello, i vostri fornitori dovranno rispettare gli stessi standard. Utilizza questo modulo per organizzare le informazioni sui prodotti e i servizi forniti dai tuoi principali fornitori. Utilizzalo anche per facilitare le riunioni di controllo trimestrali critiche, al fine di valutare il rapporto in base ai risultati.

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Utilizza questo documento di slide QBR personalizzabile per presentarlo alla leadership esecutiva. È stato progettato per presentare le informazioni più importanti in anticipo e per riassumere gli obiettivi e i risultati chiave a dirigenti impegnati con agende molto fitte. Questo modello è perfetto per le riunioni online a distanza che utilizzano un software di videoconferenza. È anche l'ideale per un pubblico non proprio partecipe.

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I professionisti delle vendite hanno bisogno di un efficace processo di pianificazione aziendale QBR per realizzare gli obiettivi di vendita trimestrali e misurare i risultati degli sforzi del proprio team di vendita. Condividi questo schema di slide QBR personalizzabile con il tuo team per migliorare le prestazioni e stabilire l’accountability. Possono modificare facilmente ogni slide per presentare le informazioni essenziali sul proprio mercato o sui propri clienti e pianificare i passi successivi da rivedere alla prossima riunione di QBR. Adatta le slide e crea una presentazione QBR per i tuoi clienti.  

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Lo scopo di una riunione QBR è comunicare gli obiettivi aziendali, determinare gli OKR per misurare il successo e costruire rapporti con i clienti o i dipendenti. La riunione è più efficace se condotta faccia a faccia, ma la tecnologia, la crescita del business globale e l'aumento dei team con diverse distribuzioni geografiche rendono le riunioni QBR a distanza un'opzione valida.

Le riunioni interne di QBR si svolgono a tutti i livelli, dalla leadership esecutiva ai team di prodotto. Come strumento di comunicazione esterna, la riunione QBR è un'opportunità per i responsabili del successo dei clienti (o per i professionisti delle vendite e del marketing che utilizzano la gestione strategica degli account) per discutere i KPI e il ritorno sugli investimenti (ROI), firmare contratti di vendita o negoziare accordi di rinnovo dei servizi con i clienti.

La determinazione degli obiettivi aziendali e l'utilizzo dei clienti chiave per identificare i risultati desiderati dei tuoi sforzi sono solo l'inizio di un’efficace pianificazione QBR. Resisti all'impulso di pensare isolando il resto quando crei la tua presentazione. Considera il cliente. Non trattare la riunione QBR come una qualsiasi altra telefonata di vendita, concentrandoti sui reclami, sulla revisione delle prestazioni passate, ecc. Crea invece un ordine del giorno orientato al cliente e condividilo con loro prima della riunione.

L'ordine del giorno della business review trimestrale delle vendite potrebbe includere i seguenti argomenti:

• Stato delle questioni in sospeso dalla riunione precedente

• Revisione degli obiettivi del programma

• Risultati e miglioramento delle prestazioni

• Notizie e aggiornamenti su prodotti e servizi

• Opportunità di business future

• Punti dell'ultima riunione

• Metriche dei programmi di vendita e marketing

• Revisione della scorecard (Customer Health Index o Net Promoter Score)

• Revisione dei ticket di supporto e delle metriche di risoluzione

• Benchmarking

• Recensione del desk di assistenza clienti

• Accoglienza e formazione

• Roadmap di prodotto e sviluppo di funzionalità

• Rinnovi di licenze e contratti di servizio

• Sintesi della riunione e degli impegni

• Programmazione del prossimo QBR

• L'audience prima delle ambizioni: Duarte sottolinea che è l’audience ad avere il potere, non tu. È necessario guardare oltre le ambizioni per la riunione e preparare una presentazione che tenga conto di chi è presente, del loro tempo prezioso e limitato e di ciò che ogni singolo cliente ha bisogno di trarre dalla riunione QBR. Duarte consiglia di regalare al cliente un'intuizione o un'informazione unica, di fornirgli una nuova abilità o mentalità per raggiungere i suoi obiettivi commerciali e di cercare opportunità per "sbloccarsi" con una soluzione se ha un problema con i suoi prodotti, servizi o operazioni.   

• Filtra le grandi idee: Come suggerisce il nome, il QBR consiste nell'esaminare le prestazioni passate, ma la maggior parte delle riunioni QBR dei clienti sono programmate per un'ora. Ciò non significa che non si debba cogliere l'occasione per presentare idee su come costruire futuri affari con i clienti e aggiungere valore alla discussione. Duarte è una sostenitrice del filtraggio delle grandi idee. "Se non si filtra la presentazione, sarà l’audience a doverlo fare e le persone si risentiranno per essere state costrette a lavorare troppo per identificare i punti più importanti", scrive. Questo consiglio è particolarmente importante per le riunioni QBR, che possono trasformarsi rapidamente in sessioni di risoluzione di problemi e reclami prima di avere il tempo di presentare le proprie idee.

• Anticipa le avversità: Secondo Duarte, in qualità di presentatore, spesso ci si trova di fronte a una resistenza al proprio messaggio e alle proprie idee. Le riunioni QBR non sono un'occasione per risolvere i problemi del servizio clienti o le prestazioni di prodotti e servizi. Duarte suggerisce di prepararsi a diversi tipi di resistenza (logica, emotiva, pratica) anticipando e affrontando le preoccupazioni del cliente prima che diventino ostacoli all'incontro. Si consideri la possibilità di aprire l'ordine del giorno della riunione con una dichiarazione che riconosca le questioni e il momento in cui saranno affrontate durante la presentazione. Scrive: “Mostrando di aver preso in considerazione punti di vista opposti, si dimostra di avere una mente aperta e si invita il pubblico a rispondere a sua volta”.  

• Regola d'oro: Il motto presso Duarte, Inc. è: “Mai proporre una presentazione a cui non si vorrebbe assistere”. Prova la tua presentazione prima della riunione del QBR. Chiedi a un collega o a un manager di analizzare le slide e la presentazione e di fornire un feedback. Duarte consiglia di preparare una versione più breve della presentazione nel caso in cui qualcosa vada storto e il tempo sia ridotto da un'interruzione o da problemi tecnici. Il cliente si accorge se si tenta di sviare, e si sentirà offeso. “Il messaggio che si manda in questo caso è quello di non dare valore a loro o al loro tempo”, scrive. “Forse la cosa più importante è che le prove permettono di essere più presenti nel discorso e di impegnarsi pienamente con le persone che si hanno di fronte", continua Duarte. In questo modo si creano maggiori opportunità per creare un business futuro, chiedere raccomandazioni e programmare i meeting futuri con il cliente.

Preparare e realizzare un'efficace business review trimestrale non deve essere un compito scoraggiante. Ecco una panoramica di alcune delle domande principali sulle riunioni QBR.

Ogni cliente riceve un QBR?

Le riunioni QBR favoriscono i rapporti con i tuoi clienti, rafforzano il valore dei tuoi prodotti e servizi e invitano a discutere onestamente del ROI e della probabilità di rinnovare gli accordi commerciali. Ogni cliente a cui vuoi offrire questa opportunità è un candidato per business review trimestrali programmate regolarmente.

Qual è la migliore strategia per riunioni QBR di successo?

I fornitori e i venditori che operano nell'ambito di contratti con fornitori di servizi gestiti (MSP) sfruttano la riunione QBR come strategia per gestire le aspettative e imparare a migliorare, discutere gli obiettivi aziendali del cliente e i risultati desiderati e comprendere i problemi che i clienti cercano di risolvere per sostenere i piani aziendali futuri. Se ti prepari e ti eserciti di conseguenza, le tue riunioni QBR creeranno un vantaggio competitivo per trasformare i rapporti con i clienti in partnership vincenti.

Dove posso ospitare un QBR per clienti?

Le probabilità di fissare una riunione QBR faccia a faccia costantemente nel calendario del cliente ogni 90 giorni sono scarse. Le riunioni vengono annullate, i contatti dei clienti chiave cambiano, i dirigenti hanno bisogno di flessibilità per incontrarsi in videoconferenza, ecc. Pianifica la tua presentazione QBR tenendo conto del luogo e sii flessibile rispetto alla sede delle riunioni. Invita i tuoi migliori clienti a un incontro presso il tuo ufficio e organizza il meeting durante colazione e caffè. Prepara una presentazione e un'agenda di riunioni online, in modo da poter offrire questi elementi come opzione di hosting per i clienti più impegnati.

Quando devo programmare il mio primo QBR per clienti?

La risposta dipende dal prodotto e dal servizio offerto. Programma il primo QBR una volta che il cliente è entrato a far parte del gruppo e ha avuto il tempo di implementare e valutare la tua attività e il tuo valore. Coordina i dettagli di questa riunione al momento della conclusione dell'affare e firma gli accordi contrattuali quando hai ottenuto l'attenzione del cliente. Questo dimostra il tuo impegno a fornire valore e un ritorno sull'investimento del cliente e a organizzare con quest’ultimo una riunione ogni 90 giorni circa per esaminare i risultati di questo impegno.

Chi devo invitare a partecipare a un QBR per clienti?

Programma le riunioni QBR con i clienti in modo da includere i decisori di entrambe le parti, compresi i dirigenti e la leadership esecutiva, se possibile. Assicurati di sapere in anticipo chi parteciperà a ogni riunione QBR e pianifica la tua presentazione in base al pubblico.

La mia presentazione QBR deve includere immagini e grafici?

Secondo Nancy Duarte, i presentatori più efficaci pensano come dei designer. “Ogni slide deve superare quello che io chiamo il test dello sguardo: Le persone dovrebbero essere in grado di comprenderla in tre secondi”, dice Duarte. “Bisogna pensare alle diapositive come a cartelloni pubblicitari. Quando le persone guidano, distolgono solo brevemente lo sguardo da ciò che è il fulcro della loro attenzione, la strada, per elaborare le informazioni dei cartelloni pubblicitari”, aggiunge. Immagini e grafici migliorano la risposta cognitiva del pubblico al tuo messaggio. Utilizzali nella tua presentazione QBR per ottimizzare il tempo e fornire informazioni cruciali che il pubblico ricorderà. È possibile trovare un software drag-and-drop gratuito e pronto all'uso, come lo strumento per la creazione di grafici Onomics disponibile su Priceonomics, che ti aiuterà a progettare una presentazione da professionista.

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