Perché utilizzare il modellamento dei processi aziendali?
Le organizzazioni utilizzano il modellamento dei processi aziendali (BP Modeling) per documentare, comprendere e migliorare visivamente i propri processi. Una parte della Business Process Management (BPM), il BP Modeling, è stata utilizzato come strumento organizzativo per tracciare ciò che è (o "così com'è") come base e per determinare il futuro (o "ad essere") con eventuali miglioramenti assimilati. Il modellamento dei BP rappresenta visivamente tutte le attività, gli eventi e le risorse di collegamento del processo di un prodotto o servizio per renderlo più efficiente. Spesso combina le discipline di mappatura dei processi, della scoperta dei processi, simulazione dei processi, analisi dei processi e miglioramento dei processi. All'interno di un evento di Business Process Reengineering (BPR), il modellamento dei BP viene utilizzato per illuminare i processi già in uso e per rappresentarne di nuovi. Alcuni degli altri motivi per utilizzare il modellamento dei BP sono i seguenti:
- Creare modelli visivi di processi - La documentazione basata su Word spesso non è sufficiente per i dipendenti per comprendere il modo in cui viene eseguito un processo. Il backup con rappresentazioni visive aiuta a fornire un quadro completo.
- Allinea le operazioni - Con qualsiasi nuova strategia aziendale, mantenere i processi coerenti dopo una modifica richiede di capire come rimanere all'interno della strategia organizzativa complessiva. Vengono eseguite anche analisi per identificare i colli di bottiglia e le inefficienze e per consentire l'agilità dei processi.
- Migliorare la comunicazione dei processi - La comunicazione è la chiave di tutte le seguenti attività: formalizzazione dei processi esistenti (che una volta erano conoscenze informali), creazione di processi coerenti, eliminazione delle congetture con le regole aziendali, gestione delle eccezioni, fornitura di conformità alle normative, garantire la responsabilità degli uomini d'affari e sostenere nuove iniziative (come Lean Six Sigma).
- Migliora l'efficienza operativa - Il modellamento dei processi promuove l'ottimizzazione consentendo la simulazione e illustrando i miglioramenti necessari. Ciò riduce i tempi del ciclo e promuove un migliore utilizzo delle risorse.
- Ottieni un vantaggio competitivo - Un processo è migliore nel complesso quando è costantemente raffinato e allineato alle strategie aziendali. Questa efficienza pone l'azienda in una posizione di avanzamento per essere migliore della concorrenza.
Modellamento dei processi aziendali nello sviluppo di software
Lo sviluppo di software è un campo rischioso. Vent'anni fa, il report CHAOS del 1995 del gruppo Standish riportava che il 90% dei progetti software fallisce. Oggi i numeri sono più bassi, ma riflettono ancora il lavoro da fare. Nel report del 2015 dello stesso gruppo, il tasso di successo dei progetti di sviluppo software era ancora solo del 29%. Le raccomandazioni del gruppo per migliorare questi numeri nel corso degli anni sono state sempre più numerose e sono confluite con nuovi trend, ma una raccomandazione principale è quella di comunicare con tutte le parti interessate, in particolare gli utenti finali, poiché gli utenti finali sono coloro che finiscono per definire i requisiti in primo luogo. Gli esperti raccomandano di sviluppare modelli chiari con notazione comprensibile fin dalle prime fasi dei progetti, al fine di convalidare i requisiti del software. Il modellamento dei BP consente agli ingegneri del software di negoziare con le parti interessate per determinare il sistema che deve essere costruito, in base a ciò che è ottimale per entrambi i gruppi.
La maggior parte dei modelli di BP sono stati sviluppati come parte delle architetture aziendali esistenti, il che dimostra che l'intento durante lo sviluppo è che l'utente finale sia rappresentato. Tuttavia, questi modelli sono stati fatti da una serie di prospettive diverse, tra cui funzionale, comportamentale, organizzativa e informativa. Gli esperti concordano sul fatto che la combinazione di queste prospettive nella progettazione dei processi è il metodo migliore.
- La prospettiva funzionale mostra quali elementi di processo vengono eseguiti e quali informazioni sono rilevanti per loro.
- La prospettiva comportamentale (o dinamica) dimostra la sequenza di interazione e il modo in cui vengono eseguiti gli elementi del processo.
- La prospettiva organizzativa mostra chi e dove vengono eseguiti gli elementi di un processo.
- La prospettiva informativa rappresenta l'origine delle informazioni che vengono prodotte o analizzate.
Linguaggi di modellamento dei processi nel modellamento dei processi aziendali software
Tutti i linguaggi del modello di elaborazione aziendale esistenti provengono da diversi aspetti della tradizione scientifica e sono stati costruiti per adattarsi a una prospettiva o all'altra. C'è una sovrapposizione significativa nelle lingue, ma ci sono quattro grandi categorie di linguaggi di modellamento dei processi aziendali.
- Linguaggi tradizionali di modellamento dei processi: dalla tradizione del sistema informativo di gestione (MIS) dell'ingegneria dell'informazione, queste lingue sono pensate per essere comprese e non sono tipicamente formali. Includono IDEF, reti di Petri, EPC, diagrammi di attività ruolo, REA e BPML.
- Linguaggi di modellamento del flusso di lavoro: questi linguaggi di scripting servono a descrivere i flussi di lavoro per un sistema di gestione del flusso di lavoro (WfMS). Questi linguaggi molto formali includono Il linguaggio di descrizione dei processi del flusso di lavoro (WPDL) e i formati di interscambio proposti (PIF, PSL).
- Linguaggi di integrazione dei processi: questi linguaggi hanno lo scopo di integrarsi tra le aziende e di catturare diversi livelli della semantica nei processi. Questi includono RosettaNet, ebXML e BPEL4WS.
- Linguaggi orientati agli oggetti: concepiti per essere compresi da esperti IT e di dominio, questi linguaggi rappresentano il dominio del software. La maggior parte del modellamento orientato agli oggetti prende in considerazione le prospettive funzionali, comportamentali e informative.
Hafedh Mili e altri raccomandano ai team di utilizzare un linguaggio fondamentale per il modellamento e quindi di utilizzare parti diverse che si adattano al processo da altre lingue. In questo campo, gli esperti concordano sul fatto che anche le lingue dovrebbero essere guidate dai compiti.
Come affrontare un progetto di modellamento dei processi aziendali
La scelta di un approccio al modellamento dei BP è essenziale quanto eseguirlo. L'approccio, basato sul compito effettivo in sé, non è una cosa unica per tutti. Alcune classificazioni devono essere fatte prima di intraprendere un progetto. Secondo Bider, i professionisti devono considerare tre fattori: i processi aziendali effettivi, le caratteristiche dell'ambiente di modellamento e l'uso previsto del modello. Questi tre fattori possono essere suddivisi in considerazioni aziendali specifiche.
- I processi aziendali - Le aziende devono considerare i loro partecipanti attivi e passivi, quanto strettamente stanno soddisfacendo i loro obiettivi operativi, quanto strettamente il processo interagisce con il suo ambiente e la natura e l'ordine del flusso del processo.
- Le caratteristiche dell'ambiente di modellamento - Per l'ambiente di modellamento, le aziende dovrebbero considerare la maturità dei processi esistenti e la disponibilità di personale che comprenda la notazione formale.
- L'uso previsto del modello - Le aziende devono considerare i loro obiettivi per la progettazione dei modelli e le basi che stanno utilizzando per creare i modelli. Ad esempio, potrebbero cercare di migliorare i processi attuali, fornendo analisi o reingegnerizzazione o costruendo un nuovo sistema informatico.
Poiché non esiste un approccio universale al modellamento dei BP, gli esperti consigliano di considerare tutti i fattori aziendali unici. Alcuni professionisti consigliano un approccio formale specifico che raccoglie tutte le informazioni prima di scegliere gli strumenti, mentre altri consigliano strumenti specifici che hanno funzionato per loro in passato. Due dei nostri esperti formulano le loro raccomandazioni di seguito.
Secondo Dani Peleva, amministratore delegato di Local Fame Ltd:
“When approaching a business process modeling task, I’d always break it through the prism of project management as it helps me get an idea of the objective of the system that needs engineering, the time the process needs to be completed for, as well as the resources available. Once you know what the requirements are, i.e. the purpose of the process is, what the deliverables are, the budget/resource constraints and so forth, it is a lot easier to approach the design/engineering stage.
When it comes to process engineering at Local Fame, we always have efficiency and effectiveness in mind - the most cost-effective, timely and optimized manner that a process can flow. For this purpose, I always approach the task from a few different angles - from the start of the process, as well as from the end of the process backwards. When you do not limit yourself with the direction of the process flow you can identify gaps and possible flaws in the strategy and implementation, as well as possible bottlenecks. Once I come up with a few different models I test those applying different scenarios in order to understand how sustainable those are in turbulent environment. This is when usually you sift through the best models and shortlist one or two successful ones.
Additionally, an intrinsic part of business process modelling for me is risk management, more specifically, identifying the potential flaws of the model and where and under what circumstances the model can fail. Identifying those weaknesses of the process helps you create contingency plans and backups, and as you often may find yourself, you get to optimize the process even further and scrap some of the chunks you initially considered essential, but later on realized you could go without. When thinking about risk management, however, one should know a risk could be both a positive and a negative, risk can create opportunities for the process to fail or get delayed, but also speed up and become more efficient, which again leads to the process optimisation and potential changes in the model. Tools I often use when doing business process modelling are Gliffy, Activiti Modeller, and Gantt charts.
To conclude, when modelling a process or re-engineering an existing one, I usually approach the task from a project management perspective analysing the requirements fully before moving to the design stage. After design stage, I test the model numerous times in different scenarios and if needed I return to different stages to optimise and tweak it further. Lastly, I always think about risk management and contingency to make sure that the process is resilient and sustainable.”
Ray McKenzie, Founder and Principal, Red Beach Advisors, recommends, “As a management and business consultant for small- to medium-sized companies, a primary duty of mine is to develop efficient and optimized process for every organization to be productive. I always start with examining the problem and finding out the history of the problem, the different parts of the problem, and the effect the problem has on the business. Understanding the problem and components are core pieces to developing an effective process model to improve. Start with the problem. Examine the parties involved. Understand the current performance and measurements. Define the performance improvement goals. Outline an efficient process which drives results and displays success.”
Flussi di lavoro e approccio orientato ai servizi aziendali (BSOA)
Alcuni esperti considerano il modellamento dei BP per lo sviluppo software come una prospettiva prima e dopo che ruota intorno all'introduzione dei servizi web. Prima dello sviluppo del web, l'approccio principale per lo sviluppo dei processi era il flusso di lavoro. Nell'approccio del flusso di lavoro, i processi aziendali sono predeterminati. I linguaggi più adatti sono Business Process Execution Language (BPEL) e Flow Definition Language (FDL). L'approccio del flusso di lavoro è stato criticato in quanto non molto flessibile in un ambiente moderno.
Dopo lo sviluppo di servizi web, l'approccio per il modellamento dei BP per lo sviluppo di software è diventato più mirato e identificato come Business Service Oriented Approach (BSOA). Il modellamento dei processi si basa sulla composizione flessibile dei servizi aziendali. L'approccio può essere personalizzato per affrontare gli obiettivi e i requisiti del progettista nello sviluppo dell'architettura utilizzando elementi costitutivi. I servizi eseguono piccole attività, come lo sviluppo di dati o semplici procedure di servizio. Preso tutto insieme, BSOA rende un sistema estremamente riutilizzabile che può essere risolto e aggiornato regolarmente. Questo approccio è accreditato come Agile e applicabile a molti diversi tipi di organizzazioni.
Diversi modi per modellare i processi aziendali
Tra tutti gli standard e i linguaggi standardizzati, alcuni professionisti pensano che la creatività nella progettazione dei processi venga persa. Approcci alternativi possono ripristinare parte di questa creatività. Alcune delle tecniche più popolari che possono essere indipendenti o addirittura integrare approcci più formali sono le seguenti:
- Tecnica dei diagrammi di flusso
- Diagrammi di flusso di dati - Tecnica di Yourdon
- Diagrammi ruolo-attività (RAD)
- Diagrammi di interazione dei ruoli (RID)
- Diagramma di Gantt
- Definizione integrata per il modellamento delle funzioni (IDEF)
- Reti di Petri colorate (CPN)
- Metodi orientati agli oggetti (OO)
- Tecnica del flusso di lavoro
- Simulazione
- Notazione di modellamento dei processi aziendali (BPMN)
- Diagramma di attività UML
- Modelli di processo trasformazionale
- Narrazione
- Modelli di processo gerarchico
- Visualizzazione
According to Bernard Lee, President of Charlotte Search Engine Consultants, there are other ways to model your projects visually. He points out that, “As a lifelong entrepreneur who started my first business at 20, I am now 53 and am considered a ‘college dropout.’ It has always been about systems, automation, and measuring risks to achieve our stated goals. This has been true in my career as a wealth manager, a Healthcare IT executive, and now as the founder of a digital marketing agency that specializes in SEO. Yes, SEO is about metrics, analytics, and CTR (click-through rate). Nevertheless, I've found the creative aspects is what separates the pretenders from the achievers. We are Google partners so we believe in the usual success measurements, but get there differently. YouTube, Geo-Tagging, and unorthodox combinations of our client's digital properties consistently land multiple properties on page one for the most important keywords. The visual of multiple positions on page one always has an immediate impact on our client’s brand, traffic, and conversions while moving competitors to page two.”
Mappatura dei processi vs. Modellamento dei processi
La mappatura dei processi è una revisione di alto livello di un'organizzazione come un'unica entità con parti interconnesse. Il flusso dei processi aziendali attraverso l'organizzazione viene rivisto per chiarire chi fa cosa, come vengono eseguiti i processi e secondo quale standard vengono giudicati. Nel modellamento dei processi, i professionisti sono più concentrati sull'efficienza dei processi, utilizzando le best practice aziendali ed economiche. Anche se entrambi rappresentano i processi graficamente, il modellamento dei processi è un approfondimento delle relazioni che producono i servizi e i risultati.
Quadro per il modellamento e la valutazione dei processi software (FMESP)
Uno dei problemi complicati che derivano dallo sviluppo di processi aziendali standardizzati è l'idea che la loro efficacia debba essere determinata. In altre parole, quanto hanno successo i processi aziendali? L'FMESP si presenta come una serie di parametri per valutare i modelli concettuali dei processi aziendali: ciò che fanno e ciò che non fanno. L'FMESP misura la complessità strutturale dei modelli di processo software e quindi le attività, i ruoli e i prodotti di lavoro. Questo quadro ha lo scopo di fornire alle aziende informazioni oggettive sulla manutenibilità dei loro modelli.
Sviluppa buoni modelli di processo aziendale
Come inizia un professionista su un modello BP? Uno degli approcci comuni sostiene la scelta di un problema, la selezione del metodo e la risoluzione del problema. Mantenendole semplici si assicura che tutto ciò che è rilevante sia nel modello e che tutto nel modello sia rilevante.
Altri consigli professionali includono:
- Assicurati di sapere chi saranno le tue risorse. Sviluppa elenchi di attività, persone e il tempo necessario per completare il modello.
- Conduci i tuoi colloqui nell'ordine in cui i ruoli appaiono sul modello di processo.
- Documento. Documento. Documento.
- Ricontrolla tutti i tuoi simboli, assicurati che ci sia una chiave e segui ogni fase per assicurarti che il percorso ti porti indietro o avanti.
- Conosci il risultato desiderato in anticipo.
- Scopri i tuoi punti di inizio e fine.
- Ottieni in anticipo i documenti e i moduli che fanno parte del processo.
- Usa i modelli ogni volta che puoi.
Secondo Steve Wallis, cofondatore/analista/consulente presso ASK MATT, Foundation for the Advancement of Social Theory (FAST) - Teoria per un mondo migliore:
“BPM is incredibly useful for showing ‘what goes on’’ within a business organization. However, it can also create a false sense of comfort. When the map says, ‘You are here’ we feel a sense of security. However, unless the map shows how to get from ‘here’ to ‘there’ it is not going to be very useful. More importantly for the ever-shifting world of business, a map needs to show multiple paths so that leaders can take advantage of new options when unanticipated problems arise (and you know they will). Research in this area suggests that models (maps) which are more complex and have more interconnections are more useful for understanding how organizational processes work, and how they might be changed when the need arises. What does NOT work is a simple, linear model such as:
Fonte immagine: Steve Wallis
Oh, se solo la vita fosse così facile e così prevedibile! Invece non è così. Pertanto, abbiamo cercato un approccio leggermente diverso al modellamento dei processi aziendali. Chiamata Strategic Knowledge Mapping (SKM), ci concentriamo sugli aspetti trasformativi del modellamento. Piuttosto che modellare ciò che sta accadendo a livello di "superficie" (ad esempio la ricerca fornisce informazioni alla produzione), incoraggiamo i nostri clienti a vedere quali cambiamenti avvengono in tutte le fasi interconnesse del processo. Dalla nostra ricerca e dalla nostra esperienza, abbiamo sviluppato due tecniche facili per sviluppare buoni modelli.
In primo luogo, per comprendere una trasformazione in un modello, devono esserci più di una freccia che punta verso ogni casella. Ad esempio, se si tratta di fare dolci, il processo di creazione richiede materie prime (farina, uova, zucchero, cioccolato, ecc.) e attrezzature (forno, scaffalature, impastatori, ecc.) e cuochi (con un certo livello di competenza). Pertanto, per comprendere meglio la trasformazione, creiamo un modello che mostra come ciascuno di questi "input" si combina per creare l'"output" trasformato. Ad alcuni, può sembrare ovvio. Tuttavia, ecco l'intuizione nascosta (es: ripieno al cioccolato): se hai un modello in cui c'è solo una freccia che punta verso qualcosa, la mancanza di frecce aggiuntive indica una lacuna nel modello. Per la gestione del processo, manca un percorso alternativo.
Il secondo suggerimento per creare modelli efficaci è quello di capire che ogni freccia è "causale". Questo è uno dei grandi pezzi di "conoscenza dimenticata" nel mondo degli affari. La causalità è l'essenza della comprensione scientifica. Per comprendere il processo di trasformazione e i processi aziendali in generale, non è sufficiente dire semplicemente: "Il cuoco mescola gli ingredienti e prepara i dolci". Un buon manager comprende che avere più materie prime, più attrezzature e più competenze causerà la trasformazione in un prodotto (o servizio) vendibile. E, per la gestione di questo processo, potrebbero esserci alcuni compromessi tra loro (un esperto davvero bravo potrebbe essere in grado di allungare un po' la materia prima), ma ogni flusso è necessario per creare il prodotto finale. Senza materie prime, non avrò un dolcetto per il mio caffè!"
Notazione e modello dei processi aziendali (BPMN)
Il BPMN è stato sviluppato dalla Business Process Management Initiative (BPMI), uno standard aperto, ed è gestito dall'Object Management Group (OMG). Nessun software o società di consulenza lo possiede. È una notazione grafica per la creazione di modelli di processo, simile ai diagrammi di flusso, utilizzata e compresa in tutto il settore. Molti strumenti software supportano BPMN. Tuttavia, il significato delle forme e dei simboli è indipendente da questi strumenti e questi significati sono precisi. Il BPMN è una parte fondamentale della Business Process Management (BPM), un'iniziativa dell'architettura aziendale. La versione di BPMN attualmente in uso è v2.0, l'ultimo aggiornamento nel 2011. I professionisti possono ottenere la certificazione in BPMN v2.0 attraverso il processo di esame OMG. L'OMG offre anche guide che mostrano come la notazione è suddivisa in gruppi di eventi, attività, flussi, dati, artefatti, ecc. Gli elementi sono classificati in quattro gruppi principali che vengono chiamati oggetti di flusso, oggetti di connessione, corsie e artefatti.
Fonte: OMG
L'intento del BPMN è che gli utenti tecnici e gli utenti aziendali possano essere in grado di comprendere un linguaggio diagrammatico comune. Il BPMN si basa su una tecnica a diagramma di flusso simile a quella sviluppata dall'Unified Modeling Language (UML) ed è in grado di essere mappato direttamente al Business Process Execution Language (BPEL), un linguaggio basato su XML utilizzato per definire i servizi aziendali all'interno dei servizi web.
Critica del BPMN
L'opinione del settore varia sull'uso di BPMN per il modellamento dei BP. I critici sostengono che il BPMN sia molto più complesso e avanzato di quanto debba essere per le parti interessate, che potrebbero non essere molto vicine al processo reale. Inoltre, con così tanti simboli è facile sbagliare, sconfiggendo lo scopo del suo utilizzo.
I sostenitori del BPMN affermano che la maggior parte dei professionisti utilizza solo una manciata di simboli, rendendo superflua la conoscenza di simboli oscuri. Alcune aziende internazionali richiedono la coerenza del BPMN, soprattutto quando i linguaggi possono essere diversi. Comprendere i processi con una notazione standardizzata è meno impegnativo.
Altri tipi di notazioni e diagrammi
Nel 2012, Cristina Venera ha condotto uno studio su due linguaggi di notazione popolari, il BPMN e il diagramma di attività UML (UML AD). Tra i professionisti e la letteratura, ha scoperto che entrambe le lingue sono ugualmente facili da comprendere da parte delle parti interessate al modellamento dei BP, e che in effetti entrambe forniscono soluzioni simili. Tuttavia, la differenza è che BPMN è in grado di essere mappato a (WS)BPEL, mentre UML AD non è in grado di essere mappato automaticamente a nessun BPEL.
Altri tipi di notazioni includono Event Driven Process Chain (EPC), diagrammi di flusso di lavoro e mappe mentali. L'EPC è più spesso utilizzato per i processi aziendali di livello superiore, è composto da cinque elementi e regole e inizia sempre con e termina con un evento. Ci sono regole tra: "OR", "AND" o "XOR" rappresentati come connettori grafici.
I diagrammi del flusso di lavoro illustrano le fasi e le relazioni tra tutte le parti di un'azienda. Nei diagrammi del flusso di lavoro, non esiste un insieme di simboli (standard) concordati. È più difficile confrontare i modelli fatti all'interno di un'organizzazione, ma consente una maggiore libertà di creatività.
Le mappe mentali sono la meno restrittiva di una delle tecniche elencate qui. Anche se sono generalmente gerarchici, possono essere fatti a mano su un tovagliolo in un pub, se necessario. Le mappe mentali sono un modo per mostrare le relazioni intorno a un singolo concetto e a qualsiasi associazione. Sono scorrevoli e consentono la massima creatività.
Fonte: Jennifer Frith
Cosa cercare nel software di modellamento dei processi aziendali
Da tutte le opinioni e le ricerche degli esperti, non sembra esserci uno strumento che si adatti a tutte le esigenze per sempre di un'organizzazione. I requisiti principali consigliati per uno strumento o una suite di strumenti sono che sono veloci (da imparare) e poco costosi. La home page del BPMN elenca 74 strumenti conformi a BPMN. Se la conformità al BPMN è un requisito, la ricerca è già ristretta. In caso contrario, gli utenti dovrebbero specificare i loro obiettivi e requisiti, quali strumenti soddisfano i loro requisiti, quali sono i criteri più significativi e quali potrebbero essere utilizzati. Quindi, TEST. Trovare lo strumento giusto può essere un processo, ma non sarà spiacevole.
Secondo Norbert Nogrady, amministratore delegato e co-proprietario di JCM Ltd: norbert.nogrady.bpralumni@gmail.com, Twitter: @kgordos
“I started to reorganize organizational units more than 15 years ago. At the time, the number of available process modeling tools was very limited, much less their functionality. However, as time went by, I witnessed the evolution of such tools. In the beginning, I used large sheets, then Microsoft Word and Visio. However, I had a number of serious issues with these tools. The biggest problem is that BPR projects tend to be lengthy and thus overwhelming. The usual routine at the large corporations I worked for was (one of the following):
- La direzione ha incaricato il reparto IT di trovare uno strumento per la gestione dei processi aziendali (flusso di lavoro) che si adatti ai requisiti IT.
- I leader di livello gestionale con gli ingegneri BPR hanno creato i rispettivi processi
- I diagrammi di processo sono stati creati utilizzando vari strumenti.
- I processi sono stati quindi trasferiti al reparto IT, in modo che potessero valutare se i processi si adattano al sistema di flusso di lavoro di loro scelta.
- Dopo una serie di iterazioni, che di solito comportano compromessi per quanto riguarda i processi, il reparto IT ha iniziato a programmare i processi nel sistema del flusso di lavoro.
- I processi sono stati implementati nell'organizzazione, con l'immediata necessità di re-ingegnerizzarne molti.
- I punti da due a sei sono stati ripetuti a lungo fino alla creazione di un insieme un po' accettabile di processi aziendali.
Come è chiaro da quanto sopra, la BPR in questo modo non era facile, ma invece richiedeva molto tempo e risorse. Inoltre, ho capito molto presto che i reparti dovrebbero creare i propri processi, invece di iterare con l'IT; pertanto, si potrebbero evitare una serie di compromessi di processo. Inoltre, ci è voluto molto tempo per implementare i processi creati nel sistema di flusso di lavoro tramite la programmazione. Entrambi questi problemi mi hanno dato fastidio a tal punto che ho iniziato a cercare una soluzione che si adattasse ai soliti requisiti IT e che supportasse pienamente le mie attività di BPR."
Dopo molti tentativi ed errori Nogrady ha finalmente trovato una soluzione che ha funzionato per lui. Dopo la ricerca di successo, suggerisce di cercare un sistema di flusso di lavoro che abbia uno strumento integrato di editor di processi e flussi di lavoro con un'interfaccia grafica, rendendo quindi obsoleta la programmazione dei processi. Il vantaggio è che una volta creato un processo nell'editor del flusso di lavoro grafico, basta un clic di un pulsante per farlo eseguire immediatamente nel sistema di flusso di lavoro. Pertanto, tutti i reparti possono creare i propri processi aziendali, senza la necessità di programmazione. Seguire questa strada significa che i flussi di lavoro non sono compromessi e, soprattutto, molto tempo e risorse potrebbero essere risparmiati in questo modo. Infine, una buona soluzione consentirà di testare i processi con molto meno tempo e sforzi. In questo modo, se un processo può utilizzare un miglioramento, chiunque nel reparto può avere i propri suggerimenti e, se il capo reparto lo ha approvato, il processo modificato dovrebbe poter essere eseguito nel sistema del flusso di lavoro in un paio d'ore.
Il futuro del modellamento dei processi aziendali
Un'area critica di preoccupazione per il futuro del modellamento dei BP include il modo in cui gli approcci di modellamento potrebbero essere standardizzati. Molte aziende stanno passando a una piattaforma più Agile e il modellamento dei BP non va necessariamente di pari passo con i processi Agile. Un approccio di modellamento può essere considerato Agile solo per alcuni tipi di processi, secondo un recente studio di Nancy Alexopoulou.
Come osserva anche Ian Gotts, fondatore e CEO di Elements.cloud ed editorialista di Digital Business , "Ci sono grandi problemi nello spazio di modellamento dei BP. I fornitori di software di BPM, automazione e flusso di lavoro hanno dirottato la BPM, in modo che la B in BPM è scomparsa. Il modellamento significa definire i flussi di lavoro da parte dell'IT per l'IT. Tuttavia, la visualizzazione dei processi (modellamento dei processi aziendali) è preziosa per gli utenti finali. Utilizzano i diagrammi dei processi aziendali per concordare come viene svolto il lavoro. Questo fornisce quindi una prospettiva IT dietro le quinte. Tuttavia, è difficile da ottenere cercare di utilizzare la notazione BPMN come modello per tutti; con così tanti simboli sembra contorto e gli uomini d'affari si stanno rapidamente disimpegnando e si chiedono perché lo stanno facendo.
“There is a notation - Universal Process Notation (UPN) - that works for business people, that has been very successful. It is outlined in Chapter two of the e-book, Analysis, Automation & Adoption for #AwesomeAdmins. The first principle that is relevant here is that we are not building a huge flowchart, but a hierarchical process map, where every diagram is easier to follow. For example, at a bank, there may be 10,000 diagrams for all of the processes, but they are organized in a hierarchy so no diagram is overwhelming. Second, the notation is a simple model using an activity box or step with inputs and output, resources identified (or swimlanes), and hyperlinks to supporting information. This process map is useful for end users, but it is also valuable for compliance, IT, and management where metrics can be viewed in the context of a process. Using this approach is valuable for app vendors to improve adoption. An end-to-end process can make sense of the detailed flow of apps.”
Per saperne di più sul modellamento dei processi aziendali
Vuoi saperne di più sul modellamento dei BP e come implementarlo nella tua azienda? Di seguito sono riportati elenchi di risorse per ulteriori letture che possono aiutare.
Libri ed eBook
- Analysis, Automation & Adoption for #AwesomeAdmins - Manuale software UPN gratuito
- A Pragmatic Guide to Business Process Modelling, di John Holt
- Essential Business Process Modeling, di Michael Havey
- Business Process Modeling, Simulation and Design, Second Edition, di Manuel Laguna e John Marklund
White paper
- Strategic Knowledge Mapping For Improved Policy and Strategic Planning, di Steven E. Wallis e Bernadette Wright.
- Strategic Knowledge Mapping: The Co-Creation of Useful Knowledge, di Steven E. Wallis e Bernadette Wright.
Software
- Un elenco di software gratuiti per il modellamento dei processi aziendali
- Confronto degli strumenti di notazione del modellamento dei processi aziendali
- Market Guide for Enterprise Business Process Analysis - di Gartner
Altri tipi di diagrammi
Come Smartsheet può aiutare a migliorare i processi aziendali
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