Che cos'è la gestione del lavoro?
La ricerca di Gartner e società di consulenza definiscono la gestione del lavoro come "una serie di prodotti software e servizi che applicano la struttura del flusso di lavoro al movimento delle informazioni e all'interazione tra processi aziendali e processi di lavoro umano che generano le informazioni. La gestione del lavoro ottimizza e trasforma i processi aziendali cruciali e, quindi, può migliorare i risultati e le prestazioni." Suddividere questa definizione può essere difficile perché il termine "gestione del lavoro" si applica a molte funzioni aziendali diverse. In sostanza, la gestione del lavoro definisce i modi in cui le organizzazioni gestiscono e migliorano i propri processi interni per massimizzare il successo.
L'adozione di un framework di gestione del lavoro significa esaminare l'intera gamma di operazioni aziendali, identificare i punti di forza e di debolezza dei processi attuali e migliorarli. Ciò include flussi di lavoro individuali, amministrativi, di supporto e sistemi IT, nonché la pianificazione, la produzione e la distribuzione di beni o servizi. Complessivamente, la gestione del lavoro si basa su tutti i processi dietro le quinte che influiscono sui profitti di un'azienda.
Nella gestione del lavoro, i professionisti sono interessati alle domande che iniziano con "come": come possiamo aumentare il successo dei nostri prodotti/progetti? Come possiamo migliorare i nostri processi per supportare meglio i nostri obiettivi aziendali? Spesso, impiegare strategie di gestione del lavoro risponde a queste domande e aiuta le aziende a semplificare i processi, eliminare la ridondanza e ridurre gli sprechi. A tal fine, le organizzazioni devono sviluppare flussi di lavoro più efficienti (che definiscono l'ordine di lavoro, cioè l'assegnazione delle attività): si tratta di gestione del lavoro.
Gestione del lavoro vs. Gestione dei progetti
Sebbene la gestione del lavoro e la gestione dei progetti (PM) condividano molti degli stessi principi sottostanti (aumento dell'efficienza, riduzione degli sprechi, semplificazione dei processi), sono due quadri distinti. La gestione del lavoro riguarda ogni livello della gestione aziendale/organizzativa complessiva, dal singolo dipendente fino ai processi stessi. La gestione dei progetti, d'altra parte, riguarda i singoli processi del progetto.
Nella gestione tradizionale dei progetti, le aziende organizzano (o riorganizzano) la loro struttura di lavoro per massimizzare l'efficienza e il successo di ogni singolo progetto. Nella gestione del lavoro, le aziende vanno più a fondo ed esaminano il quadro generale, l'intero sistema operativo e apportano modifiche per massimizzare il successo complessivo dell'azienda. A livello personale, la gestione dei progetti è interessata dalla progettazione di team con competenze complementari per garantire il successo del progetto, mentre la gestione del lavoro migliora il sequenziamento del lavoro e i processi in modo che ogni individuo possa offrire le performance migliori all'interno del sistema.
Poiché la PM di occupa di singoli progetti, ha alcuni limiti. In teoria, la gestione rigorosa dei progetti può creare silos di lavoro, con conseguente scarsa comunicazione tra i reparti. Inoltre, molte soluzioni software mirate alla gestione dei progetti possono compartimentare il lavoro. Quindi, anche se adattando le metodologie di gestione dei progetti spesso si migliorano i tassi di successo dei singoli progetti e si riducono gli sprechi di tempo e risorse, questo approccio non può risolvere tutte le tue esigenze operative. È qui che entra in gioco la gestione del lavoro.
La gestione del lavoro condivide anche le caratteristiche delle seguenti aree di gestione:
- Gestione del lavoro aziendale: questa struttura è quasi identica alla gestione del lavoro, ma è applicabile solo alle organizzazioni su larga scala. Nella gestione del lavoro aziendale, le risorse sono organizzate in allineamento diretto con la missione e gli obiettivi dell'azienda.
- Gestione delle operazioni: come suggerisce il nome, la gestione delle operazioni si occupa del processo di produzione e delle operazioni aziendali strategiche. Nella gestione delle operazioni, il successo è definito dalla crescita organizzativa continua nel tempo.
- Gestione delle attività di lavoro (WAM): si tratta di una strategia emergente per aiutare i team a delegare e monitorare i progressi degli elementi di lavoro. L'obiettivo della WAM è mantenere i processi in movimento in modo tempestivo, in modo che i team possano identificare dove il lavoro si sta bloccando.
- Gestione delle risorse: include tutti i tipi di risorse di un'azienda (finanziarie, materiali, umane, ecc.) e si occupa di accedere con successo e/o distribuire tali risorse quando necessario.
Sebbene molte di queste discipline specifiche si sovrappongano, questo articolo è principalmente dedicato alla gestione del lavoro come un mondo a sé stante.
Sistemi e software di gestione del lavoro
Se la gestione del lavoro è la metodologia teorica per aiutare i team a migliorare l'efficienza, un sistema di gestione del lavoro è lo strumento che la rende possibile. Con così tante parti in movimento in qualsiasi organizzazione, dalle grandi aziende fino a piccole organizzazioni non profit, è necessaria una piattaforma per tracciare i processi, monitorare l'avanzamento e l'assegnazione delle risorse e archiviare tutta la documentazione chiave. Inoltre, un valido sistema di gestione del lavoro fornisce agli utenti funzionalità di comunicazione e collaborazione che semplificano il lavoro e riducono i meeting in presenza e le e-mail a catena. Inoltre, aiuta a controllare le versioni.
Considerato ciò che un sistema di gestione del lavoro dovrebbe fornire agli utenti, è logico che i sistemi di gestione del lavoro più popolari siano soluzioni software. A differenza dei sistemi di gestione manuali e poco agevoli, gli strumenti software consentono comunicazione e revisione più rapide, una maggiore archiviazione dei dati e opzioni su facilità d'uso e personalizzazione di livello.
La richiesta di sistemi software per la gestione del lavoro sta aumentando nell'età digitale di oggi. Questo bisogno riflette l'aumento delle dimensioni e della complessità dei sistemi di gestione e il mercato sempre più competitivo che richiede servizi più veloci (e quindi processi interni più efficienti). In risposta a questa crescente dipendenza dalle soluzioni software, ci sono diversi strumenti di gestione del lavoro disponibili tra cui scegliere.
I vantaggi offerti dai sistemi di gestione del lavoro
Il vantaggio più importante del software di gestione del lavoro è che può migliorare le prestazioni aziendali complessive. Utilizzando strumenti che rendono più facile tracciare, gestire e organizzare il lavoro, non solo scoprirai le inefficienze all'interno delle operazioni e dei sistemi di flusso di lavoro attuali, ma ridurrai anche il tempo dedicato manualmente al tracciamento e all'aggiornamento manuale dei progressi. In definitiva, l'utilizzo di un solido sistema di gestione del lavoro renderà la produzione più affidabile e veloce i processi interni più efficienti.
Indipendentemente dal tipo di sistema di gestione del lavoro scelto, otterrai questi vantaggi:
- Gestione collaborativa delle attività: i membri del team possono utilizzare i sistemi di gestione del lavoro per collaborare e portare a termine il lavoro. Molti sistemi consentono di assegnare attività, aggiornare i progressi fatti, creare elenchi e collaborare in tempo reale.
- Comunicazione centralizzata: molti programmi offrono anche funzionalità come commenti, note e chat che consentono ai lavoratori di "parlare" all'interno della piattaforma. Piuttosto che assemblare note da meeting in presenza multipli, e-mail a catena e chiamate telefoniche, un sistema di gestione del lavoro archivia tutte le comunicazioni rilevanti per poterle consultare facilmente. Questa funzionalità supporta la collaborazione tra i membri del team e tra team e reparti.
- Flessibilità: poiché l'utilizzo di un sistema completo di gestione del lavoro rende più facile visualizzare e monitorare il lavoro, ottieni flessibilità nella sequenza temporale del processo. Identifica i colli di bottiglia o gli ostacoli e sfrutta il tempo extra nella pianificazione attuale delle operazioni. Spesso i team che utilizzano soluzioni software di gestione del lavoro utilizzano metodologie Agile per aumentare l'efficienza.
L'utilizzo di un sistema di gestione del lavoro ha anche vantaggi diretti per il personale. Ottenendo visibilità nei processi, puoi ottimizzare l'allocazione delle risorse, in modo che le persone abbiano un carico di lavoro appropriato e giusto. Inoltre, i sistemi di gestione del lavoro possono liberare tempo ai manager, riducendo il tempo speso per tracciare e gestire i processi manualmente. Ciò consente ai manager di dedicare maggiore tempo a prendere decisioni di strategia importanti, il che significa che anche il tempo dei dipendenti sarà gestito meglio e quindi speso meglio. In definitiva, tutti questi vantaggi orientati ai lavoratori possono portare a una forza lavoro più felice, autogestita ed efficiente, aspetto importante per la reputazione dell'azienda, il morale e la fidelizzazione dei dipendenti.
Ricorda: l'adozione di un sistema di gestione del lavoro non significa che devi eliminare i processi aziendali attuali. Piuttosto, puoi integrare i principi di gestione del lavoro nel flusso di lavoro esistente e migliorare il sistema che usi già. Un sistema di gestione del lavoro rende più efficaci le tue operazioni, aiutandoti a organizzare, gestire e tracciare il lavoro e consentendo una comunicazione più rapida e facile tra i membri del team.
Come selezionare un sistema di gestione del lavoro per la tua organizzazione
Sebbene siano molti i sistemi di gestione del lavoro con funzionalità sofisticate, la determinante più importante per il successo è la capacità di adattamento all'azienda. Prima di iniziare a esaminare le soluzioni, tuttavia, è necessario analizzare prima i processi di flusso di lavoro attuali. Al fine di migliorarli e adottare un sistema completamente nuovo e che aiuterà a risolverli e a gestirli, è necessario essere completamente informati sullo stato degli affari attuali.
Per iniziare questa indagine, poniti domande come queste:
- Cosa funziona nei processi lavorativi attuali? Cosa non funziona?
- Quali processi devi cambiare completamente, quali devi adattare e quali vuoi mantenere?
- Qual è l'area più critica da migliorare nell'azienda (il successo del prodotto sul mercato, la velocità e l'efficienza della produzione, la comunicazione tra reparti, ecc.)?
- Che cosa limita attualmente il successo? Nei tuoi processi, dov'è che puoi superare tali limiti e migliorare?
Dopo aver risposto a queste domande e determinato le aree in cui hai bisogno di migliorare, pensa a ciò che desideri il sistema di gestione del lavoro ti fornisca. Ancora una volta, tieni a mente le tue esigenze specifiche: un programma software ideale potrebbe non sempre essere la scelta migliore per tutte le organizzazioni. Quindi prendi in considerazione i seguenti dati mentre sei alla ricerca di una soluzione:
- Dimensioni dell'azienda/Longevità: quante persone, team e reparti dovrà fornire? Quanto sono concreti i tuoi processi attuali e quanto il tuo personale è propenso ad adattarli? Pianificare il volume di lavoro che attraverserà il sistema ti darà informazioni critiche in merito alla possibilità di gestirlo manualmente o se dovrai optare per una soluzione software.
- Tipo/i di sistemi attualmente utilizzati: aggiorni processi e progressi manualmente, oppure usi già un software? Quanto sarà difficile adottare un nuovo sistema? Tieni presenti l'integrazione effettiva del software e la facilità d'uso per i dipendenti.
- Storia dei processi attuali: considera le prestazioni del sistema e la soddisfazione dei dipendenti. Identifica i punti di forza e i punti deboli del tuo attuale sistema, in modo da poter simulare o migliorare al momento dell'aggiornamento.
Questi principi guida ti aiuteranno a determinare quale tipo di sistema fornirà il massimo vantaggio alla tua organizzazione. Nella prossima sezione, esamineremo diversi criteri da considerare se si sceglie di perseguire una soluzione software.
Selezione di una soluzione software per la gestione del lavoro
In generale, le soluzioni software offrono tre grandi vantaggi rispetto ai sistemi manuali di gestione del lavoro:
- Automazione: risparmia tempo grazie alla sincronizzazione automatica di dati, aggiornamenti e avvisi.
- Basato sul cloud: accedi in qualsiasi momento, da qualunque posto, da qualsiasi dispositivo. Inoltre, i sistemi basati sul cloud permettono l'accesso simultaneo di più membri del team.
- Aggiornamenti in tempo reale: mantieni il controllo delle versioni in un unico hub centralizzato delle informazioni che si aggiorna nei vari dispositivi in tempo reale.
Se, in base a come si presentavano in passato i processi attuali, decidi che una soluzione software è la scelta migliore per la tua organizzazione, dovrai affrontare un altro processo decisionale lungo per scegliere un prodotto specifico. Esamina la funzionalità specifica che ogni programma ha da offrire e scegli il programma che si adatta meglio alle tue esigenze. Ricorda: gli elementi accessori non si traducono in successo aziendale, a meno che non rispondano a esigenze specifiche e lacune nei processi dei flussi di lavoro attuali.
Ecco alcune funzioni da considerare:
- Assegnazione delle attività
- Software di programmazione
- Versione mobile
- Dashboard/reportistica
- Geolocalizzazione
- Diagrammi di Gantt (e dipendenze)
- Condivisione di documenti
- Integrazione (con altri programmi software)
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