Modello di istruzioni di lavoro di progetto
Utilizza questo modello per spiegare il processo specifico per progetti di lavoro generali e specifici del settore. Include spazio per documentare obiettivi, azioni e attività, insieme a nomi e descrizioni di attività sequenziali. Questo modello è stato progettato per darti la libertà di fornire istruzioni su una varietà di progetti, ma è abbastanza mirato per fornire una struttura e migliorare la comunicazione aziendale.
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Modello di istruzioni di lavoro edilizio
Questo modello è orientato alla scrittura di istruzioni logiche e complete per un progetto o un processo edilizio. Grazie allo spazio per documentare le singole fasi, la data di completamento prevista ed effettiva, la programmazione di produzione principale e le autorizzazioni, questo modello tiene traccia di tutti i dettagli necessari per completare un processo edilizio specifico.
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Modello di istruzioni di lavoro
Questo modello è stato progettato per documentare un processo di lavoro di base con istruzioni e passaggi dettagliati. Utilizza questo modello per delineare le istruzioni per una varietà di processi di lavoro: include uno spazio per elencare il titolo del lavoro, la persona responsabile, i passaggi e gli elenchi numerati e i risultati attesi. Questo modello di base e personalizzabile aiuterà a semplificare la comunicazione tra i team per garantire coerenza e trasparenza.
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Modello di istruzioni di lavoro di sicurezza
Questo modello fornisce istruzioni per i processi di lavoro che comportano politiche e procedure di sicurezza rigorose. Usa questo modello per documentare i componenti chiave dei processi di lavoro di sicurezza, come i rischi, i controlli di sicurezza, i requisiti e le procedure di chiusura. Questa guida istruttiva passo-passo garantirà che chiunque segua questo modello soddisfi tutti i requisiti di sicurezza.
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Modello di istruzioni di lavoro di produzione
Questo modello è ideale per i progetti di produzione, in quanto aiuta a definire la struttura e le istruzioni. Con questo modello, è possibile fornire indicazioni dettagliate su ogni procedura di produzione, come il numero o l'ID del processo, la data di scadenza, l'ambito, i costi, le programmazioni principali e le date di completamento previste. Questo modello facile da modificare aiuterà a eliminare la confusione delineando i singoli lavori di produzione e tutti i loro dettagli.
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Modello di istruzioni di lavoro di assemblaggio
Utilizza questo modello per documentare ogni singolo dettaglio di un processo di assemblaggio, dal numero di passaggi e dai controlli di qualità ai tempi stimati per il completamento e alle note aggiuntive. Sfrutta questo modello per semplificare ogni processo di lavoro di assemblaggio, documentare eventuali modifiche alle istruzioni e tenere traccia dell'avanzamento di più progetti, come tipico in un ambiente di assemblaggio.
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Modello di istruzioni di lavoro di ingegneria
Questo modello è pensato per i progetti di ingegneria e le istruzioni specifiche di tali processi. Usa questo modello per fornire istruzioni dettagliate per le singole attività di ingegneria, con spazio per documentare il titolo e la descrizione del progetto, il numero di versione, l'ambito del progetto, la programmazione e la data di completamento. Gestisci tutti i tuoi progetti di ingegneria con questo modello di istruzioni, semplificando la comunicazione e assicurando il rispetto dei processi.
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Modello di istruzioni di lavoro visive
Si tratta di una versione visiva di un semplice modello di istruzioni di lavoro, che offre sia istruzioni passo-passo di un processo di lavoro sia immagini cruciali che aiutano a spiegare ogni fase di un processo. Utilizza questo modello per processi complessi e dettagliati che richiedono più spiegazioni di quanto le istruzioni scritte possano fornire.
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Modello di istruzioni di lavoro di produzione
Questo modello fornisce istruzioni dettagliate su come svolgere le attività nel processo di produzione, comprese istruzioni passo-passo. Troverai aree all'interno del modello per documentare gli aggiornamenti del processo, le date di rilascio, i costi, la programmazione e l'autorizzazione dei vertici aziendali.
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Modello di istruzioni di lavoro ISO 9001
Questo modello fornisce istruzioni dettagliate per il completamento di progetti conformi allo standard 9001 e agli altri standard di gestione della qualità correlati. Questo modello include dettagli completi che delineano e descrivono le istruzioni coinvolte in un processo conforme allo standard 9001. Include anche spazio per documentare mappe dei processi, descrizioni, responsabilità, obiettivi chiave e altro ancora.
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Qual è lo scopo di un modello di istruzione di lavoro?
Un'istruzione di lavoro, nota anche come istruzione operativa, o un'istruzione di lavoro visiva è fondamentale per il processo aziendale perché presenta informazioni specifiche, sequenziali e dettagliate su come eseguire un determinato compito. Fornisce semplici istruzioni non solo su progetti e processi, ma anche su varie politiche e procedure in settori quali la sicurezza, le risorse umane e i sistemi di ingegneria.
Un'istruzione di lavoro riduce il rischio o gli errori durante l'esecuzione di un processo, aumentando quindi l'efficienza aziendale e l'accuratezza. Suddividendo le procedure e i flussi di lavoro complessi di un processo in istruzioni dettagliate passo-passo, le istruzioni di lavoro semplificano i processi di lavoro, aumentano la comunicazione e il processo decisionale e chiariscono il lavoro per chiunque segua il documento.
Inoltre, un'istruzione di lavoro fornisce molti più vantaggi alla tua azienda quando viene applicata. Un'istruzione di lavoro può aiutarti a fare quanto segue:
Documentare il modo corretto di eseguire tutte le attività, in modo generico o approfondito
Assicurarti che tutte le parti rispettino standard, regolamenti e politiche operative
Fornire i contenuti necessari in modo che gli utenti non debbano cercare da soli informazioni esplicative
Mantenere informazioni accurate e precise in tutti i reparti
Descrivere come eseguire attività specifiche all'interno di un processo più ampio, con più dettagli e maggiore chiarezza
Aiutarti a formare i nuovi dipendenti o a ricordare ai dipendenti attuali i processi
Definire tutte le parti di un processo o di un'attività, come le responsabilità, i requisiti, gli strumenti e altre informazioni importanti
Stabilire un metodo coerente per tutti i processi, dall'IT alle risorse umane, fino all'ingegneria
Tenere traccia degli acquisti e descrivere tutti i loro componenti chiave, come la quantità, il prezzo unitario e le date di spedizione
Ottenere l'approvazione sull'acquisto di un articolo o una modifica di un processo di sistema
Come scrivere un'istruzione di lavoro
Scrivere un'istruzione di lavoro completa, chiara ed educativa può essere un compito scoraggiante perché richiede un'attenzione approfondita ai dettagli e un'immensa conoscenza del compito o del processo specifico. Per eliminare le congetture dalla scrittura di un'istruzione di lavoro, segui questi passaggi facili:
Scrivi l'introduzione. Fornisci un contesto al progetto, identifica i proprietari e documenta chiaramente il compito o il lavoro da svolgere. Includi una breve panoramica sullo scopo del lavoro descritto nelle istruzioni.
Descrivi come eseguire il lavoro. Suddividi ogni fase in indicazioni più piccole e facili da seguire per assicurarti che ogni azione sia chiara e comprensibile per chi la legge. Includi tutti i componenti necessari per completare il lavoro, come materiali, riferimenti e immagini che supportano le fasi scritte.
Convalida le informazioni. Consulta gli esperti in materia (ubject matter experts,SME) e i principali stakeholder per assicurarti che ogni fase all'interno delle istruzioni sia accurata e aggiornata.
Usa un formato adatto a una facile lettura. Una volta scritti tutti i passaggi, assicurati che le istruzioni siano facili da usare. Verifica che le istruzioni siano sequenziali, che i passaggi siano in grassetto per distinguersi e che le istruzioni includano elenchi numerati o puntati per ogni fase.
Semplifica e riscrivi, se necessario. Rileggi il documento e assicurati che tutto abbia senso. Semplifica i passaggi in caso di confusione e riscrivi o riformula quando necessario per garantire la coerenza.
Provalo. Dai il documento a un/a collega e chiedigli/le di seguire i passaggi. Cerca di capire se subentri confusione, se le istruzioni non sono chiare o se portano all'obiettivo finale sbagliato.
Salva e condividi. Dopo aver completato tutti i passaggi precedenti, salva il documento, invialo ai tuoi team e archivialo dove chiunque possa accedervi se necessario.
Come creare un'istruzione di lavoro visiva
Un'istruzione di lavoro visiva offre le stesse funzionalità di un modello di istruzione di base, ma fornisce anche un modo più semplice per visualizzare le istruzioni descritte nel documento. Le istruzioni di lavoro visive sono solitamente utilizzate in reparti e campi che richiedono una spiegazione più grafica di un compito, come l'ingegneria, lo sviluppo del prodotto e la produzione.
Per scrivere un'istruzione di lavoro visiva, segui semplicemente gli stessi passaggi di un'istruzione di lavoro regolare, ma aggiungi grafici, immagini, diagrammi o diagrammi di flusso, ove appropriato. Documenta i passaggi in forma scritta, quindi mostra gli stessi passaggi attraverso i componenti visivi.
Ad esempio, supponiamo che tu stia scrivendo come impostare una scrivania per un nuovo dipendente. Annota ogni fase consecutiva: individuare l'area in cui andrebbe posizionata la nuova scrivania, assemblare le gambe, posizionare il bancone della scrivania sopra le gambe, ecc. Quindi, scatta una foto di qualcuno che completa ogni fase o includi diagrammi che mostrano esattamente come dovrebbe essere eseguita. Ricorda che un'istruzione di lavoro si concentra sulle modalità dietro ogni fase di un processo, in modo da documentare e trascrivere un processo in quanto tale.
Suggerimenti per scrivere le tue istruzioni di lavoro
Per aiutarti a mettere insieme le migliori e più complete istruzioni di lavoro per tutti i tuoi processi aziendali, fai riferimento a questi utili suggerimenti quando scrivi, modifichi e mantieni le tue istruzioni di lavoro.
Assicurati che il significato sia chiaro e facile da comprendere per ogni dipendente, membro del team o stakeholder che le leggerà.
Raccogli in anticipo tutte le informazioni necessarie per farti un'idea di come strutturare le tue istruzioni e scrivi il processo consultando persone che sono consapevoli del compito o del lavoro.
Determina tutte le procedure, i criteri e le dipendenze generali che governano l'attività o il lavoro per cui stai creando le istruzioni.
Evita parole e frasi complesse, gergo non necessario, acronimi e termini tecnici, mantenendo allo stesso tempo un linguaggio coerente.
Usa la voce attiva in modo che la persona che legge le istruzioni possa sentirsene parte.
Mantieni il documento il più breve e conciso possibile, assicurati che tutti i dati e le informazioni siano utili e accurati, e organizza tutte le fasi in modo logico.
Includi immagini quando necessario per rendere il documento coinvolgente e per completare le parti scritte delle istruzioni.
Assicurati che il documento finale sia facilmente accessibile.
Esamina il documento regolarmente e aggiorna le istruzioni secondo necessità.
La differenza tra un'istruzione di lavoro e una procedura operativa standard
Le istruzioni di lavoro e le procedure operative standard (standard operating procedures, SOP), note anche come aiuti al lavoro e manuali utente, sono strumenti importanti utilizzati in un luogo di lavoro, in quanto aiutano a descrivere in dettaglio un processo e forniscono istruzioni sul modo migliore per eseguire una procedura. Entrambi sono considerati più dettagliati di una procedura e forniscono istruzioni sulle specifiche di un processo di lavoro. Tuttavia, differiscono in termini di ciò che descrivono esattamente.
In poche parole, le SOP aiutano a descrivere cosa dovrebbe essere fatto, da chi e in quali tempi. Le SOP descrivono tutto ciò che dovresti fare in una determinata situazione o mentre esegui un determinato processo di lavoro.
Al contrario, un'istruzione di lavoro descrive come dovrebbe essere completato un processo, documentando come ogni singola fase dovrebbe essere eseguita nel tentativo di semplificare l'operazione complessiva. Le istruzioni di lavoro supportano ciascuna delle procedure delineate da un SOP e, di solito, c'è un'istruzione di lavoro che completa ogni SOP o procedura.
Perché un'istruzione di lavoro è importante?
Le aziende spesso trascurano le istruzioni di lavoro perché i processi sembrano semplici da comprendere, ci sono già persone formate per aiutare gli altri a imparare i processi, o le aziende semplicemente non vogliono dedicare il tempo necessario a creare istruzioni dettagliate per ogni processo. Detto questo, un'istruzione di lavoro è fondamentale per il successo di un'azienda, per molti motivi.
Un'istruzione di lavoro aiuta sia a costruire la knowledge base dell'azienda sia a conservarla attraverso istruzioni documentate. Le istruzioni di lavoro aiutano a evitare interpretazioni sbagliate di un processo, a escludere l'errore umano, a ridurre lo "scaricabarile" quando un processo va male e a garantire la massima sicurezza durante l'esecuzione di un compito. A lungo termine, un'istruzione di lavoro può anche far risparmiare tempo a un'azienda, stabilendo e documentando il modo più efficiente di completare un processo.
Tutto sommato, l'investimento in termini di tempo per creare un'istruzione di lavoro per un processo si ripagherà una volta diffusa in tutta l'azienda e utilizzata da molti dipendenti.
Risorse di istruzioni di lavoro
Mentre componi il tuo documento, fai riferimento a queste risorse per ottenere ulteriori informazioni su come scriverla, sul perché sia importante e su come un'istruzione di lavoro ben scritta possa avere un impatto positivo sulla tua azienda. Inoltre, consulta esempi per creare le istruzioni di lavoro più complete per le tue esigenze aziendali.
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