Cos'è la gestione della forza lavoro?
La gestione della forza lavoro (WFM) è un insieme di processi destinati ad aumentare la produttività dei dipendenti di un'azienda. Le aziende utilizzano sistemi WFM su diversi livelli (individuale, dipartimentale, aziendale) e per una serie di motivi che vanno dalle assunzioni e la pianificazione al libro paga. In sostanza, la WFM è una strategia integrata progettata per semplificare i processi interni in modo che i dipendenti possano dedicare più tempo al proprio lavoro effettivo (e dedicare meno tempo a compilare moduli, completare elementi per i team interni disaggregati, richiedere informazioni, ecc.). La WFM mira anche a standardizzare questi processi tra i vari reparti, piuttosto che svolgere il lavoro attraverso team in silos che lavorano tutti con sistemi diversi.
I sistemi WFM possono aiutare la tua azienda a raggiungere una serie di obiettivi diversi, ma non esiste un'unica strategia generale per garantire il successo. Al contrario, le aziende possono applicare politiche e programmi specifici che si adattano alle loro esigenze e mantenere l'uso di tutti i sistemi attuali che sono già produttivi. Pensa alla WFM come a una serie di programmi di efficienza che puoi selezionare e implementare all'interno della tua azienda per aiutarti a organizzare e gestire tutti gli aspetti delle relazioni con i dipendenti.
Negli anni '80 le aziende hanno iniziato a rivolgere l'attenzione alla WFM per semplificare i processi interni. Tuttavia, l'attenzione sulla WFM negli anni '90 è stata principalmente sulla catena di approvvigionamento e su altre pipeline di vendita, e non ha mai guadagnato molta trazione con altri team di amministrazione dei dipendenti (o con i lavoratori stessi). Oggi, la WFM sta riscontrando una crescente popolarità in quanto si è espansa fino a includere molte attività di risorse umane (HR), nonché lavoro, budget e previsioni di successione. In seguito, parleremo con gli esperti del perché questa tendenza si sta diffondendo ora. Per prima cosa, approfondiamo la WFM stessa.
Cosa comprende la gestione della forza lavoro?
Come già detto, la gestione della forza lavoro può essere applicata a una vasta gamma di programmi per i dipendenti. I sistemi WFM si applicano più comunemente agli aspetti dell'amministrazione delle risorse umane e sono utilizzati per semplificare e uniformare l'assunzione di dati. In questo modo si crea un sistema più efficiente che può ridurre le ridondanze, risolvere le discrepanze e risparmiare tempo. Di seguito è riportato un elenco di categorie comuni basate sulle attività che fanno parte della WFM:
- Pianificazione: per i lavoratori a ore, un sistema WFM può essere utilizzato come costruttore di piani.
- Assenza/congedo: i dipendenti e le risorse umane lavorano insieme per richiedere e approvare i tempi di ferie.
- Timbrature: molti sistemi WFM rendono ancora più semplice la gestione dei cartellini e delle timbrature per garantire che non ci siano discrepanze.
- Buste paga: semplifica il libro paga avendo tutti i dipendenti il lavoro e le informazioni di deposito diretto in un unico posto centrale.
- Vantaggi: tieniti aggiornato su aumenti, bonus e altri vantaggi senza dover consultare più fonti o database.
- Attività di onboarding: i dipendenti possono completare nuovi documenti di assunzione e altre attività di onboarding e le risorse umane possono monitorare lo stato di questi elementi nello stesso hub.
Più recentemente, la WFM si è ampliato oltre questi elementi di attività tangibili in un'arena chiamata "tracciamento della forza lavoro", che monitora i dati nel tempo (piuttosto che un singolo input o output). Alcuni esempi di questo tipo di lavoro includono:
- Previsione della domanda: prevedi lacune o cambiamenti nel personale, in modo da poter iniziare a contattare potenziali sostituzioni.
- Budget della manodopera: pianifica nuovi progetti o valuta la larghezza di banda dei dipendenti/team per assicurarti di avere sempre il personale a disposizione per soddisfare le tue esigenze di crescita.
- Monitoraggio delle prestazioni: tieni traccia dei dettagli sulle prestazioni dei tuoi dipendenti (questo ti aiuterà a fare previsioni su altre aree del personale).
- Abbinamento delle competenze dei dipendenti: identifica le competenze dei candidati o dei dipendenti attuali in modo da poterli collocare dove saranno più preziosi.
- Monitoraggio delle risorse: tieni traccia delle risorse aziendali che si muovono tra reparti o team.
Sebbene la WFM includa in genere la gestione delle risorse interne sopra elencate, può anche estendersi ad altri aspetti come la gestione della catena di approvvigionamento (SCM), la gestione delle risorse della forza lavoro (WAM), i servizi di pianificazione della produzione (PPS) o la gestione dei servizi sul campo (FSM). Il tuo sistema WFM non deve includere tutti gli aspetti del business; tuttavia, se si stanno implementando sistemi di efficienza in questi settori, può essere utile standardizzarli sotto l'ombrello WFM per coerenza.
Qualunque sia l'ambito di lavoro che scegli di applicare al tuo sistema WFM, l'obiettivo rimane lo stesso: snellire e standardizzare i processi interni per massimizzare la produttività. In casi di successo, i sistemi WFM funzioneranno come strumento di gestione delle attività per aiutarti a ridurre i rischi, soddisfare la conformità, aumentare la mobilità e l'agilità della forza lavoro, aumentare i tassi di fidelizzazione e, in ultima analisi, diventare un team interno più efficiente.
Spiegare la recente popolarità della gestione della forza lavoro
Anche se il concetto di WFM è iniziato negli anni '80 e ha continuato a formarsi negli anni '90, non ha mai goduto di molta popolarità, fino a poco tempo fa. Volevamo capire cosa ha portato a questo aumento di popolarità, quindi abbiamo parlato con un paio di esperti nel campo del project management.
Tim Hiller, Consultant Relations Manager at Surety Systems offers the following explanation. “WFM is a hot topic right now because of it's immense impact on how a business operates and performs. Anything ranging from labor costs to employee satisfaction can fall under this umbrella, and companies that do it well can see huge cost savings and increased productivity within their workforce.”
D'altra parte, Hiller afferma: "Le aziende che scelgono di ignorarne l'importanza vedranno un impatto negativo in una serie di aree, tra cui l'impegno dei dipendenti, la fidelizzazione e, in ultima analisi, i loro profitti".
Hiller ha anche citato un recente studio del The Workforce Institute presso Kronos Incorporated e Coleman Parkes Research. Lo studio ha rilevato che le aziende statunitensi sprecano 687 miliardi di dollari all'anno in attività amministrative non necessarie: è qui che entra in gioco la WFM (e il software WFM). "Molti dei compiti ... possono essere automatizzati, o almeno resi più efficiente, utilizzando efficacemente la tecnologia", afferma Hiller. "E questa tecnologia è diventata sempre più facile da usare, rendendola più accessibile che mai per i team di tutte le dimensioni."
Secondo Hiller, la tecnologia è in gran parte responsabile della generazione di nuovo interesse intorno alla WFM. Automatizzando i programmi amministrativi e facilitando l'uso dei vecchi sistemi, i dipendenti trovano più facile tenere traccia dei loro dati interni.
We also talked to Charina Flores, Vice President of Human Resources at Barbelo Group. She credits the rapid rise of WFM software with making WFM such a hot topic: “Although many organizations recognize the importance of WFM, most organizations did not have the time and resources to correctly implement WFM across multiple disciplines,” she says.
"La disponibilità e la convenienza di nuove tecnologie che tracciano la KSA della forza lavoro e la collegano alla strategia e alle previsioni aziendali hanno portato a un accesso più facile alla WFM, aumentandone così la popolarità."
Flores cita anche i cambiamenti demografici come l'invecchiamento della forza lavoro, l'ascesa del "mercato dei lavori occasionali" e l'ascesa dei lavoratori freelance (tra le altre cose) come motivi per le aziende di adottare nuovi sistemi di organizzazione. "Le aziende devono ripensare i loro approcci all'occupazione e alla formazione e smettere di essere reattive", afferma.
Infine, il software WFM rende i dati e le metriche più disponibili, facilitando il monitoraggio delle risorse da parte degli amministratori. "La WFM può portare a una migliore gestione dei talenti, a un reclutamento e a una fidelizzazione più efficaci, a una fornitura di servizi ottimale a costi migliorati, a una maggiore agilità della forza lavoro e, soprattutto, a un migliore valore per gli azionisti", afferma Flores. Inoltre, i dati facilitano la misurazione dell'efficacia del sistema WFM.
Guardando al futuro, Hiller ritiene che la WFM rimarrà un argomento caldo. "Il software WFM è qui per rimanere e continuerà a essere un obiettivo più importante nei prossimi anni per tutte le aziende", afferma. "Le aziende che riconoscono l'importanza del loro capitale umano quanto qualsiasi inventario o prodotto che creano vedranno risultati positivi in tutta la loro organizzazione."
Flores è d'accordo, ma sollecita la leadership e i professionisti senior delle risorse umane a imparare la parte "strategica" della WFM. "La maggior parte delle organizzazioni non ha ancora una comprensione approfondita di cosa sia effettivamente la WFM, di come si colleghi alla strategia aziendale e di come utilizzare gli strumenti o la tecnologia", afferma. "La creazione di una forza lavoro qualificata, motivata, accessibile ed efficiente, con una strategia allineata al business, sarà sempre più un fattore chiave di differenziazione delle prestazioni aziendali e del successo finanziario."
Vantaggi del software di gestione della forza lavoro
Sebbene si possa certamente progettare un sistema da zero, esistono molte piattaforme WFM complete che ti consentiranno di integrare automaticamente i tuoi sistemi e di gestirli in modo interfunzionale. La chiave della WFM basata sul software è l'ottimizzazione, il che significa sfruttare appieno le efficienze del software, piuttosto che affidarsi a sistemi goffi, record multipli o processi in lenta evoluzione. Di seguito è riportato un elenco aggiuntivo dei principali vantaggi offerti dal software WFM:
- Visibilità: ottieni una visione a colpo d'occhio dei tuoi processi e risorse.
- Automazione: cerca sistemi che automatizzino determinati processi per te, riducendo il tempo dedicato agli aggiornamenti manuali.
- Algoritmi di pianificazione: poiché gran parte della WFM consiste nella pianificazione, gli algoritmi ti faranno risparmiare tempo e frustrazione dedicando le risorse appropriate.
- Scalabilità: la maggior parte dei software WFM è progettato per le aziende in crescita, in modo che i processi interni possano rimanere organizzati man mano che ci si evolve.
- Valutazione in tempo reale: non aspettare la fine del trimestre per valutare i tuoi lavoratori: monitora le prestazioni in tempo reale in modo da poter prevedere con maggiore precisione la domanda e continuare le assunzioni.
Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi che un programma WFM di successo offrirà al tuo team. Nella selezione di un prodotto, tieni a mente le tue esigenze aziendali (e guarda al futuro) per selezionare lo strumento più adatto a te.
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