Che cos'è l'automazione delle attività?
L'automazione delle attività consiste nell'applicazione di tecnologie moderne per ridurre al minimo o eliminare la necessità di interventi umani per il loro completamento. Assistiamo a molte forme di automazione delle attività nella nostra vita quotidiana: chioschi per il check-in all'aeroporto, ATM, ordinazione nei fast-food, rinnovi di ricette e servizi di abbonamento. Queste automazioni hanno eliminato l'elemento umano da almeno una fase del processo. Ad esempio, il check-in all'aeroporto in passato richiedeva che tutti i passeggeri si presentassero di persona per ottenere la carta di imbarco o per ritirare i bagagli. Oggi queste attività sono automatizzate mediante la tecnologia: le carte di imbarco possono essere stampate a casa, utilizzando un chiosco dell'aeroporto o anche visualizzate sul cellulare. In molti casi, qualsiasi intervento umano è stato eliminato dal recupero delle carte di imbarco e dalla movimentazione dei bagagli.
I chatbot sono un'altra forma di automazione delle attività, ampiamente disponibile per l'uso personale e aziendale. Sono presenti sui siti Web aziendali per rispondere alle domande dell'utente o guidare un utente attraverso un processo. Possono essere usati in casa per accendere automaticamente le luci o regolare le impostazioni del riscaldamento; esistono inoltre chatbot come Amazon Alexa e Siri che sono diventati molto popolari e offrono una gamma impressionante di funzionalità.
Anche i telefoni cellulari, i tablet e altri dispositivi smart possono sfruttare applicazioni per l'automazione delle attività. Un'app popolare, IFTTT (If This Then That), consente ad altre app e dispositivi di interagire. Ad esempio, se sei stato taggato in un post di Facebook, IFTTT può twittare automaticamente lo stesso post.
Come automatizzare le attività aziendali
I professionisti aziendali trascorrono innumerevoli ore a svolgere attività che possono essere facilmente automatizzate con la giusta tecnologia. Di seguito sono riportati tre suggerimenti per iniziare con l'automazione delle attività aziendali:
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Ricerca le ultime novità su AI e apprendimento automatico (ML). Gli strumenti disponibili, insieme alle innovazioni costanti apportate ad AI e ML, ti preparano per l'automazione delle attività. I chatbot, ad esempio, utilizzano contenuti di basi di conoscenze; pertanto, costruire una base di conoscenze intelligenti ti prepara per l'automazione futura.
Dieci attività aziendali che puoi automatizzare oggi
Un fraintendimento comune è che l'automazione delle attività comporti licenziamenti. La realtà è che la maggior parte dei lavori non è completamente sostituibile dalla tecnologia. Piuttosto, avrai l'opportunità di ridefinire i ruoli di lavoro man mano che automatizzi attività e flussi di lavoro. I tuoi dipendenti diventeranno più produttivi e ridurrai i costi, risparmiando tempo e creando efficienza. Secondo un report pubblicato dal McKinsey Global Institute, "Il 45% delle attività individuali retribuite può essere automatizzato adattando le tecnologie attualmente comprovate."
Le principali candidate all'automazione sono le attività ricorrenti. Ecco le 13 attività aziendali che puoi automatizzare subito:
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Creazione di report
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Richieste di software/hardware/tecnologie
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Richieste delle risorse umane (assunzione/interruzione del rapporto di lavoro)
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Pianificazione degli appuntamenti
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Pagamento di fatture
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Fatturazione/contabilità
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Post sui social
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Risposte via e-mail, firme e ordinamenti
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Funzioni di elaborazione di testi (ad es. sostituzione di testo, rinomina di file)
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Data mining
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Modelli per proposte
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Comunicazione con i clienti
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Credenziali di accesso e la compilazione delle informazioni sui moduli
Secondo l'American Psychological Association, "Anche i blocchi mentali creati dal passare da un'attività all'altra per qualcuno possono costare fino al 40% del tempo produttivo." Quindi, perché non automatizzare il più possibile? Per determinare le attività che la tua azienda dovrebbe automatizzare, prendi in considerazione i vantaggi generati dall'uso della tecnologia piuttosto che da interventi umani, nonché il valore che i dipendenti possono apportare dedicandosi ad altre attività.
Chi può trarre vantaggio dall'automazione delle attività?
I professionisti aziendali in tutti i segmenti verticali e i reparti aziendali possono trarre vantaggio dall'automazione delle attività. Ad esempio, il McKinsey Institute stima che il 15% del tempo di un dirigente marketing può essere "automatizzato adattando la tecnologia attualmente comprovata".
Technology marketing executive Jennifer Holtvluwer utilizes task automation to encourage social selling that engages buyers and increases brand awareness. “Marketers tasked with growing voice share for a challenger brand understand the power of employee advocacy,” she says. “Leveraging the networks of your employees is one way to expand brand recognition — and having consistent messages to share externally is crucial for success.”
"L'uso dell'automazione delle attività per i social media fornisce ai dipendenti contenuti precisi, in linea col marchio e [che possono essere] facilmente condivisi nei loro profili social in pochi secondi", aggiunge Holtvluwer. "Ho utilizzato piattaforme come EveryoneSocial per rendere l'automazione delle attività estremamente semplice e rapida quando si sfruttano i canali social per aumentare la consapevolezza del marchio."
Dagli uffici legali ai team di vendita, fino ai professionisti del marketing, le attività che possono essere automatizzate sfruttando la tecnologia moderna sono infinite.
| Segmento/Reparto | Attività |
|---|---|
| Informazioni legali | Data mining |
| Assistenza sanitaria | Pianificazione del paziente, promemoria appuntamenti, rinnovi di ricette |
| Pubblica amministrazione | Permessi edilizi, licenze |
| Istruzione | Iscrizione a corsi |
| Vendite | Lead generation |
| Marketing | Modelli di e-mail, raggruppamento di post su social, sintesi dei contenuti |
| Contabilità | Pagamenti automatici |
| IT | Backup di dati, gestione della rete, manutenzione PC, disinstallazione di app/programmi, conversione in massa dei file, creazione di account, trasferimenti di file, estrazione di dati |
| HR | Pianificazione dei salari, reclutamento dei candidati |
| Sviluppo/Programmazione | Script per copiare i file ed eseguire azioni ripetitive, ottimizzazione delle immagini |
| Assistenza clienti | Sondaggi e questionari |
Come scegliere lo strumento di automazione delle attività giusto
Gli strumenti specializzati per desktop e cloud sono stati sviluppati per automatizzare le attività in quasi tutti i reparti aziendali. Di seguito troverai un elenco di strumenti utili alla maggior parte delle organizzazioni:
| Strumento | Attività |
|---|---|
| Hootsuite | Post sui social |
| Dropbox | Backup dei dati |
| Google Analytics | Report di traffico Web |
| Gmail | Risposte e-mail automatizzate |
| Wordpress | Pianificazione dei post del blog |
| Google Alert | Ricerca di termini |
| Microsoft Office | Trova/sostituisci, convenzioni per rinominare i file |
| Windows Focus Assist | La gestione degli avvisi MS Windows |
| SurveyMonkey |
Sondaggi e questionari per clienti, raccolta dati |
La selezione degli strumenti varia in base al business verticale e alla necessità ma, in qualsiasi processo di selezione software, crea un elenco di criteri che supportano le tue esigenze aziendali. Le funzioni generali di automazione delle attività possono includere le seguenti:
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Facile interfaccia con funzionalità drag-and-drop
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Integrazione con altri strumenti:
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Accesso Web e al dispositivo mobile
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Funzioni di ricerca e report
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Notifiche automatiche tramite e-mail e/o avvisi
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Programmi per attività ricorrenti
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Pianificazione in tempo reale che tiene conto di fine settimana e festivi
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La possibilità di configurare senza codificare
I vantaggi dell'automazione delle attività
L'intelligenza artificiale e i sistemi robotici stanno migliorando tutto ciò che si fa a livello sia professionale che personale. I dirigenti di livello C classificano il processo e l'automazione delle attività come priorità principale per creare efficienza. Inoltre, la tecnologia innovativa basata su intelligenza artificiale, robotizzazione e analisi predittive consente al personale di automatizzare tutte le funzioni aziendali. Con gli strumenti giusti, le aziende otterranno dall'automazione delle attività i vantaggi seguenti:
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Riduzione dei costi
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Maggiore produttività
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Maggiore disponibilità di sistemi
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Migliori precisione e affidabilità
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Prestazioni migliorate
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Maggiore disponibilità di risorse umane
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Maggiore attenzione ad attività strategiche di alto valore
Mike Palazzolo, Owner of Fintentional, relies on task automation for appointment planning: "Automating the task of scheduling client appointments is a major time saver for everyone. I use Calendly. Automation reduces the time I spend scheduling appointments, provides clients the flexibility to schedule at any time, and allows me to efficiently balance my day between appointments and office work."
Passato e futuro dell'automazione delle attività
L'automazione computerizzata è iniziata oltre 50 anni fa con il primo sistema operativo, che eseguiva lavori in serie. La tecnologia ha continuato a progredire nel corso degli anni, e oggi sono disponibili decine di strumenti per automatizzare varie attività, attività e processi aziendali.
Secondo le ricerche condotte dal McKinsey Institute, "nel 60% delle occupazioni si potrebbe automatizzare almeno il 30% delle attività." Ciò non significa che i robot sostituiscono il lavoro umano, ma che la tecnologia può automatizzare facilmente le attività più banali e quelle complesse, consentendo di ridefinire i ruoli e valorizzare l'azienda. L'automazione di attività e processi è una tendenza che vale la pena seguire, considerando che robotizzazione e intelligenza artificiale diventano sempre più intelligenti e integrabili nella nostra vita quotidiana.
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