Gli esperti valutano le caratteristiche del software di gestione dei progetti creativi

Ti chiedi cosa usano i professionisti quando gestiscono un team di professionisti creativi? Abbiamo chiesto ai project manager creativi di condividere le proprie informazioni sulle funzionalità migliori che cercano nel software di gestione dei progetti. Ecco cosa hanno detto:

1. Interfaccia utente semplice e integrazione con altri strumenti

Quando si sceglie il software di gestione dei progetti creativi da implementare, è indispensabile ottenere il consenso delle persone che lo utilizzano. Se scegli una soluzione che non semplifica le attività e rende le cose più facili, probabilmente il team non la utilizzerà.

 

Abbey Brown​

"Se non è facile e veloce (da usare) e con un sacco di integrazioni, è difficile implementarlo e farlo utilizzare a un team. Qualcosa di appariscente non sarà utilizzato tanto quanto un'opzione equivalente con meno funzioni, ma un'interfaccia utente migliore", afferma Abbey Brown, Marketing Manager presso FM Outsource con sede nel Regno Unito. "È una cosa strana da considerare, ma ottenere un nuovo software in un team dipende dal suo gradimento da parte del team stesso e gran parte di questo gradimento deriva dalla facilità d'uso e dall'impatto visivo."

  

 

Bruce Harpham

Una semplice interfaccia utente (UI) e la possibilità di integrarsi con altri strumenti simili possono davvero portare le persone ad adottare un nuovo software. Bruce Harpham, fondatore di ProjectManagementHacks.com, consiglia di cercare software che si integrino con programmi già utilizzati come Adobe per la progettazione e MS Outlook per la pianificazione. Un'interfaccia utente semplice è anche flessibile. Se è troppo difficile aggiungere i campi necessari o personalizzare il software per soddisfare i requisiti di vari progetti, probabilmente non verrà utilizzata molto. "La capacità di definire campi personalizzati è importante perché i progetti creativi possono avere esigenze una tantum del cliente che non si mappano facilmente negli strumenti tradizionali", aggiunge Harpham.

 

 

2. Milestone e attività

 

 

 

 

Ben Thompson

Ben Thompson, co-fondatore e capo della customer experience di GitPrime, ha trascorso la sua carriera lavorando nel design e comprende l'importanza di condividere l'obiettivo generale con il team creativo. Queste informazioni danno al team creativo l'autonomia di fare ciò che sa fare meglio. Per mantenere un team in carreggiata, è importante stabilire delle milestone.

"È fondamentale stabilire limiti temporali chiari su tutti i deliverable. Il lavoro creativo non viene mai veramente "svolto" in senso tradizionale. Poiché le attività tendono a espandersi e a adattarsi a qualsiasi contenitore, è utile suddividere quelle grandi in milestone piccole e regolari", afferma Thompson. Un software di gestione creativa dei progetti che consenta di creare attività secondarie e milestone è molto utile.

 

 

3. Collaborazione e commenti su schermo

Nella gestione dei progetti tradizionale ci sono molte attività che vengono contrassegnate come svolte una volta completate. La gestione dei progetti di un'agenzia creativa ha requisiti diversi, poiché gran parte di essa utilizza modelli e illustrazioni. È indispensabile avere un modo semplice per condividere questi file e un'opzione per aggiungere input sul design. Un software di gestione creativa dei progetti che consente di commentare su schermo può fare la differenza.

 

 

Jon Lee

"Sarebbe un incubo se dovessimo descrivere i problemi che esistono all'interno di un modello invece di indicarlo direttamente sullo schermo. ciò è particolarmente vero quando si esegue un lavoro creativo attraverso diversi reparti all'interno dell'azienda: tutti descrivono le illustrazioni in modo diverso, quindi si tende a creare molta più confusione senza poter sfruttare i commenti a schermo", afferma Jon Lee, direttore creativo e fondatore di Rabbut.

 

 

4. Sequenze temporali visive

Alla fine della giornata, in qualità di project manager, devi comunque assicurarti che i deliverable siano consegnati in tempo. Poiché un team creativo tende a preferire gli approcci visivi, la creazione di linee temporali utilizzando i diagrammi di Gantt fornisce un modo semplice per vedere le scadenze. "I team creativi lavorano bene sotto pressione e tendono a fare i maggiori progressi con l'avvicinarsi di una scadenza. Comprimere le linee temporali in brevi raffiche mantiene alti la creatività, l'attenzione e il morale", afferma Thompson di GitPrime.

Non c'è motivo per cui non si possano utilizzare altri metodi di gestione dei progetti quando si lavora con un team creativo. Le schede Kanban e le metodologie Agile non sono ideali solo per lo sviluppo di software; possono anche essere strumenti molto utili quando si lavora su progetti pubblicitari e creativi. "Cerca di non perderti nei dettagli", afferma Brown di FM Outsource. "L'utilizzo delle metodologie Agile e delle schede Kanban ti aiuterà a muoverti rapidamente e a fornire risultati."

 

 

5. Dati accurati

Quando si creano progetti basati su annunci, i dati e la ricerca sono essenziali. Cerca uno strumento che ti permetta di eseguire rapidamente i report per generare i dati necessari da guidare o trovare. Se hai già un programma che lo fa, scegli un prodotto che si integri con quel software o che ti permetta di mantenere tutte le ricerche in un unico punto in modo che tutti i membri del team possano accedervi.

"I progetti creativi basati sulla pubblicità richiedono dati significativi e ricerche nel settore. La maggior parte dei creativi può creare elementi con un aspetto accattivante, ma che in realtà non faranno bene sul mercato. Un esempio potrebbero essere le inserzioni di Facebook. Indipendentemente dall'aspetto dei tuoi annunci, se vendi direttamente un prodotto o un servizio, ti troverai a sprecare denaro. La maggior parte delle persone su Facebook vuole sapere le cose e non sentirsi delle prediche e questo è un esempio classico del perché hai bisogno di informazioni dal punto di vista del marketing", afferma Lee di Rabbut.