La soluzione di Xencor porta la priorizzazione e la collaborazione del team a un livello superiore

Xencor è un'azienda di biotecnologie con sede nella California meridionale, che sviluppa farmaci bioterapici impiegando tecnologie di ingegneria proteica all'avanguardia, che potenzialmente possono migliorare le vite di pazienti oncologici e affetti da patologie autoimmuni. Xencor, insieme ai suoi partner del settore farmaceutico, vanta oltre 20 candidati farmaci sviluppati con tecnologie proprietarie in fase di sperimentazione clinica, e molti altri sono in fase di sviluppo preclinico. 

Uno degli ingredienti principali del successo di Xencor è la cultura dell'azienda e la sua passione per l'efficienza. "Sappiamo bene che tutti hanno l'agenda piena", spiega Julie Silverio, Senior Manager of Program Leadership presso Xencor. "Facciamo tutto il possibile per ridurre il tempo trascorso nei meeting o per darci reciprocamente la possibilità di concentrarci". Per evitare intoppi, Xencor negli ultimi anni si è affidata a Smartsheet. "Adoriamo usare i pannelli di controllo, i report e i calendari per gestire l'organizzazione", aggiunge Silverio. "Smartsheet viene utilizzato in tutta l'organizzazione. Il nostro reparto di ricerca usa ampiamente lo strumento Control Center per gestire i progetti. I responsabili della sperimentazione clinica lo usano per tracciare le timeline degli studi e per supervisionare l'andamento dei pazienti arruolati nei nostri studi clinici".

Un passo avanti in termini di efficienza

Julie ha deciso di rivolgersi di nuovo a Smartsheet per ideare una soluzione che stesse al passo con i team in crescita, i gruppi multifunzionali e i progetti ad alto rischio.

"Dover gestire diverse centinaia di attività secondarie può essere opprimente", ricorda. "Avevo bisogno di un modo più semplice per assegnare le priorità, rimanere organizzata e accertarmi di non tralasciare informazioni importanti o date di scadenza".

Silverio ha iniziato cercando l'ispirazione nella galleria di modelli Smartsheet e altre risorse. "Uso tutto quello che Smartsheet ha da offrire per sfruttare al massimo i vantaggi della soluzione", afferma. "Gli articoli della guida, la Smartsheet University, la community, che trovo particolarmente utile per ricordare formule e sintassi, e i webinar. Quindi, mi sono messa a curiosare nella galleria dei modelli per vedere se c'era una soluzione al mio problema. Ma ho realizzato che dovevo fare un passo oltre per comunicare in modo davvero più flessibile". Stavolta Silverio ha deciso di sviluppare da sola una soluzione e ha aiutato gli altri team della community Smartsheet partecipando all'ENGAGE’22 Template Contest di Smartsheet. "Il contest è una valida opportunità per mostrare cosa si sa fare con Smartsheet e condividere con altre persone ciò a cui si sta lavorando".

Modello vincitore del contest

Usando le valide capacità di base offerte da fogli, report e pannelli di controllo Smartsheet, Silverio ha sviluppato un modello orientato alla soluzione che consente ai singoli di migliorare il processo di pianificazione, gestione e visualizzazione delle attività. Le colonne seguenti aiutano gli utenti a tenere traccia delle attività: punti di contatto e note su come vorrebbero lavorare, colonne per priorità delle attività, salute, data, parametri, stato, predecessori e successori, per osservare le correlazioni. Gli utenti si affidano agli avvisi automatizzati per le attività critiche e possono generare report e riepiloghi per avere un'immagine completa.

"È così semplice vedere quante attività ho pianificato e quante di queste sono a rischio", spiega Silverio. "So che molte persone sono intimorite dalle formule, ma una volta che si familiarizza con la sintassi sono un modo fantastico per riepilogare tutte le informazioni in un'unica posizione. Il foglio di riepilogo è veramente potente e dobbiamo assolutamente iniziare a implementarlo maggiormente e insegnare a tutti come utilizzarlo. Nel complesso, Smartsheet è stato un valido aiuto, offrendomi tante soluzioni che ho potuto combinare per adattarle alle mie esigenze".

Prima di introdurre la soluzione nella sua organizzazione e all'interno del suo contesto, Silverio l'ha sperimentata in prima persona per mantenersi organizzata ed efficiente. "Lavoriamo in modo interfunzionale con diverse persone, gruppi e progetti, e ora so esattamente a che punto è ogni cosa", ha spiegato. "Posso filtrare agevolmente le attività a rischio, priorizzare e visualizzare i miei progressi. La cosa più importante è che risparmio circa il 10% della giornata grazie alla priorizzazione e all'annotazione ordinata".

A riprova del suo successo, tutti e sette i giudici del contest dei modelli hanno indicato la soluzione di Silverio come di spicco e utile per altri utenti per potenziare il posto di lavoro in modo semplice ed efficace. Il lavoro che Silverio ha dedicato a trasformare la sua soluzione comprovata ed efficace in un modello che fosse utile a tutti è stato riconosciuto quando si è aggiudicata il titolo di "soluzione migliore" tra le partecipanti al contest, o come categoria di gestione destrutturata del lavoro. Il modello per la gestione delle singole attività è ora disponibile per tutti gli utenti, e si può scaricare dalla galleria di modelli Smartsheet.

Competenze e capacità migliorate

L'impiego della soluzione ha inoltre consentito a Silverio di comunicare in modo più efficiente con i colleghi. "Ora che so quanto tempo richiede un'attività media, riesco a dare sempre alle persone una stima attendibile e definire aspettative realistiche per le attività future", spiega. "Inoltre, anche la comunicazione dei miei progressi con la mia superiore è diventata molto più trasparente: devo solo mostrarle il mio pannello di controllo per farle vedere a cosa sto lavorando. Smartsheet mi ha assolutamente aiutata nelle relazioni interpersonali sul lavoro".

Infine, la soluzione ha rafforzato la motivazione di Silverio e l'ha fatta crescere. "Ora vedo chiaramente i miei punti di forza e i punti deboli, o il tempo che impiego per eseguire diversi tipi di attività", dichiara.

"Mi dà la possibilità di individuare le aree di miglioramento e accelerare la mia crescita professionale. Inoltre, tenere traccia dei miei risultati reali mi mantiene motivata".

Mentre Xencor continua a integrare Smartsheet nei suoi processi interni e ad avvalersi sempre di più dell'automazione per mantenere aggiornate le informazioni aziendali, Silverio è pronta a introdurre la sua soluzione (uno dei quattro modelli vincitori del contest pubblicato nella galleria di modelli) nel suo team. "A volte si condivide la propria creazione con la community, ma non si sa mai se qualcuno la userà", ha aggiunto. "Sono davvero felice di sapere che questo modello continuerà probabilmente ad aiutare altri team negli anni a venire". 

Fai clic qui per scaricare il modello di Silverio e condividerlo con il tuo team.