Il nuovo processo della ONG è un punto di svolta per la salute globale

Focalizzata sul miglioramento della vita di centinaia di milioni di persone in tutto il mondo, The Task Force for Global Health è un'organizzazione no profit con 14 programmi dedicati al controllo, all'eliminazione e all'eradicazione delle malattie debilitanti. Il Centro di supporto per le malattie tropicali trascurate conduce ricerche su strumenti e tecniche per eliminare cinque di tali malattie che hanno un impatto collettivo su oltre un miliardo di persone in tutto il mondo.

“Il nostro lavoro e la nostra ricerca operativa devono rispondere alle lacune e agli ostacoli all'eliminazione delle malattie tropicali trascurate", spiega Marianna Stephens, Senior Associate Director for Special Programs. The Task Force supporta i ministeri della salute nel risolvere le sfide nella consegna di medicinali preventivi alle comunità. L'obiettivo finale di questo lavoro, condotto con i partner della comunità locale, è aiutare i Paesi a raggiungere gli obiettivi di controllo e di eliminazione delle malattie stabiliti dall'Organizzazione Mondiale della Sanità.

Con un portafoglio di quasi 200 progetti di ricerca in 55 Paesi, "c'è un'urgenza di condurre la ricerca e riuscire a giungere a conclusioni al fine di rispondere a tali lacune e barriere”, afferma Stephens.

Tempo perso nella ricerca di informazioni critiche

Nonostante questo senso di urgenza, il team si trovava spesso impantanato nel lavoro amministrativo, a volte a spese di cose più importanti. “La cosa più emozionante del mio lavoro è quando entro nelle comunità", afferma Stephens. “Scendo dall'aereo e sento che sono dove devo essere. Il nostro team vuole stare sul campo, nelle comunità. Ma c'è un sacco di lavoro amministrativo legato alla ricerca operativa, e spesso ci siamo trovati impantanati in queste attività".

Ad esempio, la ricerca delle informazioni necessarie per la stesura dei report destinati ai donatori e ai partner richiedeva a più membri del team giorni interi. Le informazioni sul progetto sono state principalmente rintracciate in un foglio elettronico molto lungo, con documenti di supporto archiviati in vari altri luoghi. “Dovevi scorrere all'infinito per trovare il progetto che stavi cercando", afferma Chelsea Toledo, Direttore associato, Comunicazione e sviluppo.

"Avevamo un mucchio di informazioni complesse, dettagli su tutte le diverse ricerche che sosteniamo, ed erano collocate proprio in posti diversi", aggiunge Allison Snyder, Specialista di supporto ai progetti.

In un caso, il team doveva scoprire dove stavano usando uno strumento diagnostico specifico, in quanti studi e con quali malattie. “Ho consultato quei documenti e non sono riuscita a trovare le informazioni. Poi ho contattato due dei miei colleghi, quindi eravamo in tre a cercare di trovare qualcosa che sembrava semplice", afferma Stephens. “Sono stati necessari quasi tre giorni in totale”.

La consapevolezza di Stephens del tempo che il team sprecava per rintracciare le informazioni l'ha portata a eseguire un progetto pilota di Smartsheet. “Sapevo che c'era il potenziale per sviluppare un sistema che potesse renderci più efficienti”, afferma. “E non ci è voluto molto tempo per convincere il mio capo”. Il team ha deciso di abbracciare Smartsheet su tutta la linea, distribuendolo nell'intero programma.

“Smartsheet ci è stato presentato come un possibile strumento che ci avrebbe aiutato a gestire la complessità del monitoraggio e del reporting su un numero molto elevato di progetti, su un numero molto elevato di Paesi", afferma Patrick Lammie, PhD, Senior Scientist presso The Task Force. “Sono sempre scettico su qualsiasi tipo di nuovo software, ma abbiamo avuto un'ottima esperienza con il prodotto, e devo dire a questo punto che ne siamo totalmente dipendenti”.

Più tempo trascorso a servire le comunità

Con Smartsheet, il team è stato in grado di trovare un modo migliore per gestire i propri progetti e ridurre le spese amministrative. "Smartsheet ha rappresentato per noi l'opportunità di riunire tutto in un unico sistema, facile da usare, in cui avesse senso avere tutto insieme e in cui potessimo progettare qualcosa che si adattasse al nostro contesto così complesso", afferma Snyder.

Il team utilizza Smartsheet per monitorare il proprio portafoglio di ricerca dall'inizio alla fine. I membri del team utilizzano i moduli per acquisire le informazioni, quindi gestiscono i progetti dall'inizio alla fine: esecuzione dei contratti, programmazione del lavoro sul campo, ordini delle forniture e altro ancora. Ciò ha reso molto più veloce la ricerca di informazioni accurate. "È ora molto più facile eseguire un report e chiedersi: che cosa è stato completato in questo trimestre? Quali progetti hanno generato delle pubblicazioni? E quali sono queste pubblicazioni?", spiega Toledo. “Le pubblicazioni sono allegate alla riga, molto semplicemente. Nessun problema. Ecco qui”.

“Non devo andare in otto posti diversi per accedere a otto cose diverse. Vado in singolo posto”, aggiunge Snyder. "Posso condividere un link con i membri del mio team e loro possono vedere le informazioni in tempo reale, e quando faccio delle modifiche alla mia scrivania, loro possono vederle".

Prima di avere Smartsheet, uno dei nostri donatori aveva fatto una richiesta per scoprire cosa stavamo facendo con un determinato strumento su cui facciamo ricerche”, afferma Snyder. “Furono necessarie tre persone e tre giorni per ottenere la risposta. Ora sono sufficienti tre minuti”.

E l'intero team ha accesso alle informazioni sul programma, quindi se un membro del team è in viaggio e non ha accesso a Internet, un altro membro del team può trovare le informazioni più aggiornate. Una volta Stephens era nel Kerala, in India, per avviare una sperimentazione clinica. Il team sul campo non sapeva se le informazioni sul budget finale fossero corrette, quindi Stephens ha guardato su Smartsheet e ha recuperato i dettagli necessari. “Mi ha davvero aiutato sapere che le informazioni che stavo trovando erano i documenti più recenti, i più recenti e quelli finali”, dice Stephens. Con Smartsheet, il controllo della versione non è più un problema.

Un ambiente trasparente per i donatori

Smartsheet ha anche aiutato il team a migliorare l'accuratezza e la tempestività dei report annuali per i tre donatori principali: Bill & Melinda Gates Foundation, USAID e UK Aid.

In passato, la creazione di report annuali per ciascuno dei loro donatori poteva richiedere mesi di lavoro. Ora, afferma Stephens, “siamo in grado di redigere un report annuale combinato anziché tre report destinati ai donatori. Siamo in grado di estrarre tutti i nostri dati, generare i report e presentare visivamente i dati nelle dashboard in un paio di settimane. Ciò ha creato un ambiente molto trasparente per i nostri donatori”.

Il team utilizza anche delle dashboard per riferire i risultati della ricerca ai partner e ai donatori, al fine di definire i passi successivi. Stephens afferma: “Siamo in grado di estrarre i dettagli dello studio da un foglio e metterli in elementi visivi, che si tratti di un diagramma a torta, un grafico, una mappa, per dimostrare ciò su cui stiamo lavorando in modo visivo”.

Questa visualizzazione dei dati agevola il team nella condivisione dei risultati con le persone e i partner delle comunità in cui opera, riducendo al contempo il tempo dedicato alle attività amministrative. “Smartsheet ci consente di utilizzare un'unica piattaforma per tutto il nostro lavoro e di concentrarci davvero sulla ricerca sul campo”, afferma Stephens.

“Attraverso l'uso di Smartsheet, ci stiamo avvicinando agli obiettivi globali di eliminazione delle malattie stabiliti dall'Organizzazione Mondiale della Sanità", aggiunge Snyder. “Mi sto occupando della gestione di 188 progetti che interessano la vita di milioni di persone in tutto il mondo”.

Lammie aggiunge, "ho cominciato questo lavoro perché credo che laddove c'è l'opportunità di sbarazzarci delle malattie, abbiamo l'obbligo di farlo. Essere coinvolti nella scienza che ci consente di fare progressi verso quegli obiettivi, è molto gratificante. Essere in grado di risparmiare più tempo [con Smartsheet] per svolgere effettivamente la parte scientifica del mio lavoro è un vero dono”.

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.