Il nuovo processo dell’ONG è un punto di svolta per la salute globale

Con Smartsheet, il team è stato in grado di trovare un modo migliore per gestire i propri progetti e ridurre le spese amministrative, concentrandosi invece sulla fornitura di soluzioni sanitarie per le comunità che ne hanno maggiormente bisogno.

Industria

  • No profit

Dimensione dell'organizzazione

  • Medium (50 - 999 dipendenti)

Regione

  • Mondiale

Utilizzo dei casi

  • Gestione dei dati
  • Reporting

Accelerare il progresso verso l’eliminazione della malattia

The Task Force for Global Health, un'organizzazione non governativa che lavora per controllare, eliminare e sradicare le malattie debilitanti, ha utilizzato Smartsheet per gestire il monitoraggio e la comunicazione di quasi 200 progetti.

Prima di avere Smartsheet, uno dei nostri donatori aveva fatto una richiesta per scoprire cosa stavamo facendo con un determinato strumento su cui facciamo ricerche. Furono necessarie tre persone e tre giorni per ottenere la risposta. Ora sono sufficienti tre minuti.

Allison Snyder, Specialista di supporto progetto

 

Incentrata sul miglioramento della vita di centinaia di milioni di persone in tutto il mondo, la Task Force per la salute globale è un'organizzazione no profit con 14 programmi dedicati al controllo, all'eliminazione e all'eradicazione delle malattie debilitanti. Il Centro di supporto per le malattie tropicali trascurate conduce ricerche su strumenti e tecniche per eliminare cinque di tali malattie che hanno un impatto collettivo su oltre un miliardo di persone in tutto il mondo.

“Il nostro lavoro e la nostra ricerca operativa devono rispondere alle lacune e agli ostacoli all'eliminazione delle malattie tropicali trascurate", spiega Marianna Stephens, Direttore associato senior per i programmi speciali. La Task Force supporta i ministeri della salute nel risolvere le sfide nella consegna di medicinali preventivi alle comunità. L'obiettivo finale di questo lavoro, condotto con i partner della comunità locale, è aiutare i Paesi a raggiungere gli obiettivi di controllo delle malattie e di eliminazione stabiliti dall'Organizzazione Mondiale della Sanità.

Con un portafoglio di quasi 200 progetti di ricerca in 55 Paesi, afferma Stephens, "c'è un'urgenza nel condurre la ricerca e riuscire a giungere a conclusioni al fine di rispondere a tali lacune e barriere”.

Tempo perso alla ricerca di informazioni critiche

Nonostante questo senso di urgenza, il team si trovava spesso impantanato nel lavoro amministrativo, a volte a spese di cose più importanti. “La cosa più eccitante del mio lavoro è quando entro nelle comunità", afferma Stephens. “Scendo dall'aereo e sento che sono dove devo essere. Il nostro team vuole essere sul campo, nelle comunità. Ma c'è molto lavoro amministrativo che continua in relazione alla ricerca operativa e spesso ci siamo trovati impantanati da questi compiti”.

Ad esempio, rintracciare le informazioni necessarie per riferire a donatori e partner stava impiegando più membri del team alla volta. Le informazioni sul progetto sono state principalmente rintracciate in un foglio elettronico molto lungo, con documenti di supporto archiviati in vari altri luoghi. “Dovresti scorrere, scorrere, scorrere per trovare il progetto che stavi cercando", afferma Chelsea Toledo, Direttore associato, Comunicazione e sviluppo.

“Avevamo un sacco di informazioni complesse, dettagli su tutte le diverse ricerche che supportiamo, ed è stato appena ospitato in luoghi diversi", aggiunge Allison Snyder, Specialista di supporto del progetto.

In un caso, il team doveva scoprire dove stavano usando uno strumento diagnostico specifico, in quanti studi e con quali malattie. “Ho consultato quei documenti e non sono riuscito a trovare le informazioni. Poi ho contattato due dei miei colleghi, quindi eravamo in tre a cercare di trovare qualcosa che sembrava semplice", afferma Stephens. “Furono necessari quasi tre giorni per svolgere l’attività”.

La realizzazione di Stephens del tempo che il team stava sprecando per rintracciare le informazioni l'ha portata a gestire un pilota di Smartsheet. “Sapevo che c'era il potenziale per sviluppare un sistema che potesse renderci più efficienti”, afferma. “E non ci è voluto molto tempo per convincere il mio capo”. Il team ha deciso di abbracciare Smartsheet su tutta la linea, distribuendolo all'intero programma.

“Siamo stati introdotti a Smartsheet come uno strumento possibile che ci avrebbe aiutato a gestire la complessità del monitoraggio e del reporting su un numero molto elevato di progetti, su un numero molto elevato di Paesi", afferma Patrick Lammie, PhD, Scienziato Senior presso The Task Force. “Sono sempre scettico su qualsiasi tipo di nuovo software, ma abbiamo avuto un'ottima esperienza con il prodotto, e devo dire a questo punto che siamo veramente dipendenti da esso”.

Più tempo trascorso a servire le comunità

Con Smartsheet, il team è stato in grado di trovare un modo migliore per gestire i propri progetti e ridurre le spese amministrative. “Smartsheet è stata l'occasione per noi di riunire tutto in un unico sistema che fosse facile da usare e dove aveva senso riunirli tutti insieme e dove potevamo progettare qualcosa che potesse adattarsi al nostro complesso paesaggio", afferma Snyder.

Il team utilizza Smartsheet per monitorare il proprio portafoglio di ricerca dall'inizio alla fine. I membri del team utilizzano i moduli per acquisire informazioni, quindi gestire i progetti dall'inizio alla fine: esecuzione di contratti, programmazione di lavori sul campo, ordinazione di forniture e altro. Ciò ha reso molto più veloce la ricerca di informazioni accurate. “È stato molto più semplice eseguire un rapporto e dire: "Che cosa è stato completato in questo trimestre?" "Quali progetti hanno prodotto pubblicazioni?" "E quali sono quelle pubblicazioni?’”, afferma Toledo. “E queste pubblicazioni sono semplicemente allegate alla riga. Nessun problema. Eccolo”.

“Non devo andare in otto posti diversi per accedere a otto cose diverse. Vado in singolo posto”, aggiunge Snyder. “Posso condividere un link con i membri del mio team e possono vedere informazioni in tempo reale e mentre apporto modifiche alla mia scrivania, possono vedere quelle”.

Prima di avere Smartsheet, uno dei nostri donatori aveva fatto una richiesta per scoprire cosa stavamo facendo con un determinato strumento su cui facciamo ricerche”, afferma Snyder. “Furono necessarie tre persone e tre giorni per ottenere la risposta. Ora sono sufficienti tre minuti”.

E l'intero team ha accesso alle informazioni sul programma, quindi se un membro del team è in viaggio e non ha accesso a Internet, un altro membro del team può trovare le informazioni più aggiornate. In un caso, Stephens era nel Kerala, in India, e stava avviando una sperimentazione clinica. Il team sul campo non sapeva se avessero le informazioni sul budget finale corrette, quindi Stephens ha guardato in Smartsheet e ha raccolto i dettagli. “Mi ha davvero aiutato", afferma Stephens, "sapere che le informazioni che stavo ottenendo erano i documenti più recenti, i più recenti e quelli finali”. Con Smartsheet, il controllo della versione non è più un problema.

Un ambiente trasparente per i donatori

Smartsheet ha anche aiutato il team a migliorare l'accuratezza e la tempestività delle relazioni annuali per i tre donatori principali: Bill & Melinda Gates Foundation, USAID e UK Aid.

In passato, la creazione di relazioni annuali per ciascuno dei donatori poteva richiedere mesi per riunirsi. Ora, afferma Stephens, “siamo in grado di redigere un report annuale combinato anziché tre rapporti sui donatori. Siamo in grado di estrarre tutti i nostri dati, generare i report e presentare visivamente i dati nei pannelli di controllo in un paio di settimane. Ciò ha creato un ambiente molto trasparente per i nostri donatori”.

Il team utilizza anche pannelli di controllo per riferire sui risultati della ricerca ai partner e ai loro donatori, al fine di definire i passi successivi. Stephens afferma: “Siamo in grado di estrarre i dettagli di studio da un foglio e metterli in elementi visivi, che si tratti di un diagramma a torta, un grafico, una mappa, per dimostrare ciò su cui stiamo lavorando in modo visivo”.

Questa visualizzazione dei dati rende più facile per il team condividere i propri risultati con persone e partner nelle comunità in cui operano, spendendo meno tempo nelle attività amministrative. “Smartsheet ci consente di utilizzare un'unica piattaforma per tutto il nostro lavoro e di concentrarci davvero sulla ricerca sul campo”, afferma Stephens.

“Attraverso l'uso di Smartsheet, ci stiamo avvicinando agli obiettivi globali di eliminazione delle malattie stabiliti dall'Organizzazione Mondiale della Sanità", aggiunge Snyder. “Mi sto occupando della gestione di 188 progetti che interessano la vita di milioni di persone in tutto il mondo”.

Aggiunge Lammie, "Ho cominciato questo lavoro perché credo che laddove abbiamo l'opportunità di sbarazzarci delle malattie, abbiamo l'obbligo di farlo. Essere coinvolti nella scienza che ci consente di fare progressi verso quegli obiettivi, è molto gratificante. Essere in grado di risparmiare più tempo [con Smartsheet] per svolgere effettivamente la parte scientifica del mio lavoro è un vero dono”.